Zapytania ofertowego

Transkrypt

Toruń, 01 /czerwiec/2015 roku
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 09/06/2015- III i V
Kujawsko-Pomorska Organizacja Pracodawców Lewiatan oraz uczestnicy przedsięwzięcia zapraszają do
składania ofert przez Wykonawców (zw. też Oferentami) na wykonanie:
- kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług
świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy KujawskoPomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan. Działania polegają na przygotowaniu oferty handlowej,
działaniach promocyjno-marketingowych, organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi partnerami w kraju i
za granicą, organizacji podróży, w tym: wynajem sal z uposażeniem, organizacja noclegów, oraz tłumaczeń
powstałych dokumentów i organizacji usług tłumacza
- kompleksowej usługi opracowania i wykonania obcojęzycznych materiałów informacyjno-promocyjnych,
ofercie handlowej uczestników przedsięwzięcia oraz dystrybucji materiałów za granicę
dla uczestników przedsięwzięcia w ramach projektu Wdrożenie I etapu Strategii Klastra Turystyki Medycznej i
Uzdrowiskowej.
Niniejsza informacja zostanie wysłana, do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców i równocześnie
zostanie zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego www.kpoplewiatan.pl
ZAMAWIAJĄCY/BENEFICJENT
Kujawsko-Pomorska
Organizacja Pracodawców LEWIATAN
z siedzibą:
ul. Moniuszki 10
87-100 Toruń
ORAZ UCZESTNICY PRZEDSIĘWZIĘCIA (PROJEKTU) TJ.
1.1.1.1. Wyższa Szkoła Gospodarki w Bydgoszczy,
2. Lecznice Citomed Sp. z o. o
3. Rutkowski Ltd Sp. z o. o
4. Czarna Firma Handlowo-Usługowa Marcin Kurasz
5. NZOZ Amimed Henryk Kuliński
6. Przedsiębiorstwo Uzdrowisko Ciechocinek
I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
W związku z prowadzonym przez Kujawsko-Pomorską Organizację Pracodawców Lewiatan projektem
„Wdrożenie I etapu Strategii Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej” zapraszamy do składania ofert na
wykonanie: kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług
świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy KujawskoPomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan, działania polegają na przygotowaniu oferty handlowej,
działaniach promocyjno-marketingowych, organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi partnerami w kraju i za
granicą, organizacji podróży, w tym: wynajem sal z uposażeniem, organizacja noclegów, oraz tłumaczeń
powstałych dokumentów i organizacji usług tłumacz; oraz kompleksowej usługi opracowania i wykonania
obcojęzycznych materiałów informacyjno-promocyjnych, ofercie handlowej uczestników przedsięwzięcia oraz
dystrybucji materiałów za granicę dla uczestników przedsięwzięcia.
Zadanie realizowane jest zgodnie z treścią aplikacji na konkurs 2/FPK/2014/02/03 w ramach projektu Funduszu
Powiązań Kooperacyjnych pt.: „Wspieranie powiązań kooperacyjnych przedsiębiorstw w województwie
kujawsko pomorskim” a zapytanie zgodnie z „Regulaminem udzielenia zamówienia(…)” opublikowanym na
stronach
str. 1
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 oraz ze środków budżetu państwa
http://kpoplewiatan.pl/uploads/Regulamin%20zapytania%20ofertowego%20Klaster%20_ostateczna%2025.05.
2015.pdf
W związku z realizacją zadania będącego podstawą niniejszego zamówienia, które jest współfinansowane przez
Zamawiającego i Uczestników Przedsięwzięcia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do otrzymania więcej niż
jedną fakturę, za opisane w Zamówieniu usługi oraz, że będą one wystawione na kilka z wymienionych firm
(Uczestników Przedsięwzięcia i Zamawiającego).
II ZAKRES ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych
odbiorców i grup odbiorców dla usług świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej
i Uzdrowiskowej działającego przy Kujawsko-Pomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan, działania polegają
na przygotowaniu oferty handlowej, działaniach promocyjno-marketingowych, organizacji spotkań
z wyselekcjonowanymi partnerami w kraju i za granicą, organizacji podróży, w tym: wynajem sal
z uposażeniem, organizacja noclegów, oraz tłumaczeń powstałych dokumentów i organizacji usług tłumacz; a
także kompleksowej usłudze opracowania i wykonania obcojęzycznych materiałów informacyjnopromocyjnych, ofercie handlowej uczestników przedsięwzięcia oraz dystrybucji materiałów za granicę.
Działania te mają na celu pozyskanie nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług świadczonych przez
uczestników projektu i członków Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy KujawskoPomorskiej Organizacji Pracodawców, w szczególności z branży usług medycznych w tym opieki
długoterminowej, SPA-wellness i estetyczno-pielęgnacyjnych/kosmetycznych oraz edukacyjnych dla ww branż.
Uczestnicy przedsięwzięcia finansujący działania tj.: Rutkowski Ltd Sp. z o. o, Lecznice Citomed, NZOZ Amimed
Henryk Kuliński, Wyższa Szkoła Gospodarki, Przedsiębiorstwo Uzdrowisko Ciechocinek oraz KPOP Lewiatan.
Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje następujące elementy:
1. kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług
świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy KujawskoPomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan w tym:
1.1. usługa doradcza w zakresie przygotowania opracowania i wzoru ofert i negocjacji handlowych
skierowanych na poszczególne rynki krajów arabskich, dla usług spa/welness w powiązaniu z
usługami medycznymi, pielęgnacyjno/kosmetycznymi i edukacyjnymi, w zakresie turystyki medycznej
do Polski z tych krajów, oferta ma zawierać elementy formalne tj:
- Forma (sucha, ozdoba, opisy, zdjęcia – tak/nie)
- Oprawa graficzna
- Poziomy cen w porównaniu z krajami arabskimi, innymi europejskimi (w szczególności Niemcy,
Czechy)
poz.3.6
1.2. zakup usług w zakresie organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami
handlowymi dla usług spa/welness w powiązaniu z usługami medycznymi, 4 spotkania, w tym dwa w
Polsce, jedno w Wielkiej Brytanii i jedno w Turcji/Arabii Saudyjskiej polegającej na:
1.2.1. w Polsce - organizacji 2 spotkań z potencjalnymi partnerami zagranicznymi dla 10 osób, oraz
organizacji max 4 noclegów z wyżywieniem, wynajem sal i cateringiem na spotkania (przerwy
kawowe), przygotowanie sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55” + system audio),
łącze HDMI, full HD
1.2.2. w Wielkiej Brytanii - organizacja podróży z wyżywieniem dla max 4 os, oraz organizacja jednego
spotkania z potencjalnymi partnerami zagranicznymi: dla 12-20 osób, wynajem sali 1 dzień,
poczęstunek, przerwy kawowe, przygotowanie sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55”
+ system audio), łącze HDMI, full HD, wynajem tłumacza (obsługa tłumacza podczas spotkań
1.2.3. Turcja/Arabia Saudyjska - organizacja podróży z wyżywieniem dla max 4 os, oraz organizacja
jednego spotkania z potencjalnymi partnerami zagranicznymi dla 12-20 osób, wynajem sali 1
dzień, rozesłanie zaproszeń, poczęstunek, przerwy kawowe, przygotowanie sprzętu do
str. 2
prezentacji (rzutnik lub led tv min.55” + system audio), łącze HDMI, full HD, wynajem tłumacza
(obsługa tłumacza podczas spotkań)
Wykonawca ma pozyskać kontrahentów na w/w spotkania.
poz.3.7
1.3. zorganizowanie 4 zagranicznych podróży służbowych dla max 4 osób do Wielkiej Brytanii, Skandynawii,
Zjednoczonych Emiratów Arabskich i Turcji/Arabii Saudyjskiej polegających na: zakupie biletów i organizacji
transportu podczas podróży, organizacji noclegów z wyżywieniem do: Wielkiej Brytanii (Londyn), Norwegii
(Oslo), Zjednoczone Emiraty Arabskie (Dubaj) i Turcji/Arabia Saudyjska oraz zakupu ubezpieczania podróży
oraz wiz
Czas trwania wyjazdów zagranicznych europejskich tj. 1-3 dni, wyjazdów zagranicznych do krajów
arabskich tj. 1-4 dni.
poz.3.8
1.4. organizacji 6 wyjazdów służbowych krajowych dla
zakwaterowania z wyżywieniem do miast tj:
- Gdańsk
- Wrocław
- Szczecin
- Łódź
- Warszawa
- Poznań
Czas trwania wyjazdów krajowych tj. 1-2 dni.
poz. 3.9
max 4 osób, w tym zapewnienie dojazdu i
1.5. organizacji 3 spotkań konsultacyjnych (zagranicznych) w zakresie oferty, technik i taktyk
wprowadzenia oferty na rynki polegającej na analizie ofert konkurencyjnych i dopasowanie do specyfiki
rynku, oraz wyszukania potencjalnych Partnerów, w tym wynajem sal+ oprawa techniczna spotkania oraz
organizacji
cateringu
(przerwy
kawowe).
Organizacja wyjazdów dla max 4 os/ prezentacje dla potencjalnych przyszłych klientów.
poz. 3.10
1.6. dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych w kraju i za granicą (Wielka Brytania,
Skandywania, Turcja/Arabia Saudyjska i Zjednoczone Emiraty Arabskie) polegającej na dystrybucji w
powyższych krajach z podziałem na:
- wysyłka materiałów bezpośrednio z Polski
- wysyłka materiałów na terenie danego kraju
- wysyłka mailowa materiałów
- obdzwanianie
Dystrybucja wynika z pkt. 1.7. (ilości 150 kompletów).
Po zakończeniu działań powstanie raport zawierający ilościowe informacje odnośnie dystrybucji
materiałów, zgodnie ze wzorem przekazanym od Zamawiającego.
poz. 3.11
1.7. wydruk i przygotowanie materiałów niezbędnych na spotkania, konsultacje celem pozyskania nowych
klientów polegające na opracowaniu wzorców i kompletów promocyjnych w ilości 150 kompletów
zawierający w 4 językach:
a) broszury (format A4, gramatura: 200 g wnętrze, 300 g okładka, liczba stron: wnętrze 24 + okładka 4)
b) teczki (format A4+, gramatura min. 350 g)
c) notatniki format (A4, gramatura 100 g, liczba stron (kartek) = 16
d) długopisy automatyczne
poz. 3.12
1.8 organizacji 4 spotkań w Wielkiej Brytanii (Londyn), Norwegii (Oslo), Zjednoczone Emiraty Arabskie
(Dubaj) i Turcja/Arabia Saudyjska z kontrahentami polegającej na przygotowaniu spotkań, wynajmu
str. 3
miejsc, przygotowaniu sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55” + system audio), łącze HDMI, full
HD) zgodnie z pkt. 1.3.
Wykonawca ma pozyskać kontrahentów na w/w spotkania
poz. 3.13
1.9. usługi wynajmu tłumacza podczas spotkań i wyjazdów/ lub tłumacz miejscowy do dyspozycji na miejscu
docelowym (7 wyjazdów/ max 12 dni) wraz z tłumaczeniem powstałych dokumentów (dokumentacji i umów
potrzebnych podczas spotkań), koszty tłumaczeń 4 kpl. dokumentów (na 4 języki)
poz. 3.14
2. kompleksowej usługi opracowania i wykonania obcojęzycznych (j. angielski, j. niemiecki, j. arabski)
materiałów informacyjno-promocyjnych, ofercie handlowej uczestników przedsięwzięcia oraz dystrybucji
materiałów za granicę
2.1 opracowanie merytoryczne, koncepcyjne i graficzne obcojęzycznych materiałów informacyjnopromocyjnych (tj. j. angielski, j. niemiecki, j. arabski)
prezentujących powiązane oferty podmiotów projektu oraz elementy wizerunkowe (15 rodzajów folderów,
i 3 rodzajów plakatów)
- przygotowanie wzorca graficznego dla 3 wielkości folderów i ulotek (A4, A5, DL)
wielo i –dwustronicowych
- przygotowanie wzorca graficznego dla plakatu
- przygotowanie koncepcji przekazu marketingowego wg wytycznych dla 15 folderów i 3 plakatów
- opracowanie tekstów do folderów i plakatów
- wybór i dopasowanie grafik do koncepcji i tekstów (ew. dodatkowe sesje foto) do folderów i plakatów
- zróżnicowanie materiałów w zależności od grupy docelowej i funkcji (wizerunkowa, informacyjna,
sprzedażowo-produktowa)
poz. 5.1
2.2 opracowanie materiałów audiowizualnych
Opracowanie założeń i scenariusza 2 materiałów audio-wizualnych zgodnie z koncepcją komunikacyjną.
Pierwszy materiał wizerunkowy, drugi produktowy.
Montaż materiału na podstawie:
- dostarczonych materiałów filmowych, zdjęciowych
- „dokręcenie” brakujących scen
- ew. dodatkowe sesje foto
a. Uwzględnienie kodowania na różne platformy:
- pc / mac
- smartfony (win / android / iphone)
- tablety (win / android / iphone)
b. Przygotowanie wersji plikowych:
- mov / vob =wysoka rozdzielczość
- ppt = prezentacje
- flv = internet / prezentacje
poz. 5.1
2.3. tłumaczenia językowe materiałów drukowanych około 30 stron uwzględniające słownictwo branżowe
(turystyka, medycyna) i praktyczne na języki: angielski, niemiecki, arabski obejmujące tłumaczenie:
a) folderów
b) plakatów
c) materiałów filmowych (hasła i podpisy)
poz.5.2
2.4. wydruk materiałów informacyjno-promocyjnych w trzech językach (tj. j.angielski, j.niemiecki, j.arabski)
oraz produkcja dwóch filmów promocyjnych zgodnie z poniższą specyfikacją:
a) wydruk folderów łącznia ilość 25 000 szt, w trzech językach (tj. j.angielski, j.niemiecki, j.arabski), druk
offsetowy, pełen kolor, kreda błysk, format A4, 8 str., szycie zeszytowe, kreda błysk 300-350 g, ew. lakier
selektywny
str. 4
(poniżej podane nakłady dla różnych języków a) j. angielski b). j. niemiecki c) j. arabski
Typ 1:
a. = 1 500
b. 500
c. = 2 000
Typ 2:
a. = 3 000
b. = 500
c. = 2 000
Typ 3:
a. = 2 500
b. = 500
c. = 2 000
Typ 4:
a. = 2 500
b. = 500
c. = 2 000
Typ 5:
a. = 4 500
b. = 500
c. = 500
poz.5.3
b) Wydruk ulotek łącznie: 10 000 szt. w trzech językach (angielski, niemiecki, arabski), druk offsetowy, pełen
kolor, kreda błysk, Format DL, 6 str., kreda błysk 300 g, ew. lakier selektywny + ew. karta:
Typ 1:
a. = 5 500
b. = 3 500
c. = 1 000
Typ 2:
a. = 5 500
b. = 3 500
c. = 1 000
poz. 5.3
c) Wydruku plakatów łączna ilość 900 szt w trzech językach (angielski, niemiecki, arabski), druk offsetowy lub
cyfrowy, pełen kolor, kreda błysk, format A1, kreda błysk plakatowa:
Typ 1:
a. = 100
b. = 100
c. = 100
Typ 2:
a. = 100
b. = 100
c. = 100
Typ 3:
a. = 100
b. = 100
c. = 100
poz.5.3
2.5 produkcja dwóch rodzajów filmów, na które składa się:
1. Montaż materiału na podstawie:
- opracowanej koncepcji dostarczonych materiałów filmowych, zdjęciowych
str. 5
2. Uwzględnienie kodowania na różne platformy:
- pc / mac
3. Przygotowanie wersji plikowych:
- ppt = prezentacje
poz. 5.3
Filmy każdy w trzech wersjach językowych (j.angielski, j. niemiecki, j.arabski), w trzech wersjach montażu:
jeden o długości 15min, 5min, 1 min, drugi 3min,1 min, 30sek
2.6. Dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych za granicą (Wielka Brytania, Skandynawia,
Turcja/Arabia Saudyjska i Zjednoczone Emiraty Arabskie) polegającej opracowaniu optymalnego planu
komunikacji / wysyłek w poszczególnych krajach z podziałem na:
- wysyłkę pocztowa z Polski
- wysyłkę pocztową z danego kraju
- wysyłka mailowa
- rozdawnictwo oraz realizację wysyłek w ramach przydzielonego budżetu
Dystrybucja dotyczy łącznej ilości 13 000 szt. z pkt 2.4
Po zakończeniu działań powstanie raport zawierający ilościowe informacje odnośnie dystrybucji materiałów,
zgodnie ze wzorem przekazanym od Zamawiającego.
poz. 5.4
Całość zamówienia w ramach ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 09/06/2015- III i V realizowana będzie zgodnie z
harmonogramem prac Zamawiającego tj. przygotowanie materiałów promocyjnych na spotkania (termin
realizacji do 30.06.2015r), konsultacji zagranicznych w celu pozyskania praktycznych taktyk i technik
wprowadzania usług na rynek (termin realizacji do 30.06.2015) organizacji spotkań w kraju (do 12.07.2015r.)
organizacji spotkań zagranicą (termin realizacji do 30.07.2015 r.) .
Kody CPV:
Główny przedmiot - CPV 79000000-4 (Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji,
drukowania i zabezpieczania)
Dodatkowe przedmioty
CPV 73000000-2- Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze
CPV 73200000-4- Usługi doradcze w zakresie badań i rozwoju
CPV 79300000-7- Badania rynkowe i ekonomiczne; ankietowanie i statystyka
CPV 79400000-8 - Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne
CPV 79900000-3 - Różne usługi branżowe i podobne
CPV 72320000-4- Usługi bazy danych
CPV 72000000-5- Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i
wsparcia
CPV 72300000-8 - Usługi w zakresie danych
CPV 64121100-1 - Usługi dostarczania poczty
CPV 64100000-7 - Usługi pocztowe i kurierskie
CPV 64000000-6 Usługi pocztowe i telekomunikacyjne
III. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONANIA OCENY SPEŁNIANIA
TYCH WARUNKÓW
str. 6
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy:
1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy bądź inne
przepisy prawne nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień oraz wiedzę niezbędną do
prawidłowego wykonania zadania określonego w opisie przedmiotu zamówienia
2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie – min. 2 letnie doświadczenie w zakresie prowadzonej
działalności i zorganizował minimum: 3 spotkania biznesowe krajowe, oraz 2 spotkania biznesowe
zagraniczne do krajów docelowych, co zostanie potwierdzone referencjami.
3) złożą oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia
4) złożą oświadczanie o braku powiązań kapitałowych rozumianych jako min. 25% udział w strukturze
kapitałowej Zamawiającego i Uczestników Projektu lub Wykonawcy, oraz braku powiązań
osobowościowych rozumianych jako występowanie wzajemne osób w organach zarządczych bądź
nadzorczych Zamawiającego oraz Uczestników Projektu i Wykonawcy.
5) załączą wszystkie niezbędne, prawidłowo podpisane dokumenty, zgodnie z „Regulaminem udzielenia
zamówienia (…)” opublikowanym na stronach www.kpolewiatan.pl (adres podano wyżej) w tym:
a) ofertę na załączonym wzorze,
b) załącznik nr 1 na załączonym wzorze,
c) kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do
składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, aktualnych dokumentów
rejestrowych,
d) pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, podpisane
przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy,
e) referencje, zaświadczenia, listy polecające potwierdzające zorganizowanie min 3
spotkań biznesowych krajowych, oraz 2 spotkań biznesowych zagranicznych do
krajów docelowych, lub ich kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem,
przez osobę/y upoważnioną/e do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy.
6) termin wykonania przedmiotu zamówienia nie przekroczy daty 30.07.2015r.
7) niezgodność załączników z treścią oferty dyskwalifikuje ofertę na etapie oceny formalnej
8) poświadczenie nieprawdy dyskwalifikuje Oferenta.
9) Wykonawca akceptuje warunku umowy, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego „Zapytania
ofertowego”.
Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia –nie
spełnia” na podstawie dokumentów, załączników i oświadczeń określonych w dziale IV niniejszego
zapytania ofertowego, które dotyczą Wykonawcy, w ramach oceny formalnej.
Nie załączenie przez Oferentów referencji, zaświadczeń lub listów polecających dokumentujących
doświadczenie za wykonanie zlecenia wymienionych w III, pkt 2, dyskwalifikuje Wykonawcę.
IV. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU
POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA FORMALNYCH WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
W celu potwierdzenia spełnienia formalnych warunków określonych w dziale III, Wykonawca zobowiązany jest
złożyć wraz z prawidłowo wypełnioną i podpisaną ofertą (wzór w załączeniu), niżej wymienione oświadczenia,
załączniki i dokumenty, które także muszą być prawidłowo podpisane i spełniać opisane niżej warunki:
1) oświadczenie o spełnieniu przez Wykonawcę warunków określonych w dziale III m.in. poprzez
załącznik nr 1 do Oferty (wzór - załącznik nr 1),
2) aktualny wpis do CEIDG lub KRS bądź kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem
3) oryginał pełnomocnictwa do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy, jeśli dotyczy, bądź
kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do składania
oświadczeń w imieniu Wykonawcy.
4) zebrane referencje, listy polecające, zaświadczenia lub ich kopie potwierdzone za zgodność z
oryginałem przez upoważnionego, do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy.
Dla potwierdzenia warunków formalnych udziału w zamówieniu konieczne jest załączenie
przynajmniej 5 referencji, zaświadczeń lub listu polecającego potwierdzającego zorganizowanie 3
spotkań biznesowych krajowych, oraz 2 spotkań biznesowych zagranicznych do krajów docelowych, w
okresie minimum 2 lat licząc od dnia złożenia oferty.
str. 7
5) niezgodność danych pomiędzy formularzem oferty a załącznikami dyskwalifikuje ofertę na etapie
oceny formalnej.
V. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ
PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO
POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI
1) Oświadczenia, wnioski i zawiadomienia oraz inne informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie
lub droga e-mailową, w tytule emaila należy napisać: „Zapytanie ofertowe nr 09/06/2015- III i V”
2) Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego,
00
00
3) Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami w godz. 9 -13 jest:
w sprawach formalnych - Dominika Przybylińska, email: [email protected]
VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę jako Oferent podstawowy, rozumiany jako strona umowy z
Zamawiającym.
2) Oferta musi obejmować wszystkie oferowane usługi, nie przewiduje się składania ofert na cząstkowe usługi.
3) Cena oferty musi być kwotą brutto, podaną cyfrowo i słownie. Kwota brutto rozumiana jest jako wszystkie
koszty Zamawiającego w tym VAT (w tym także wszystkie zobowiązania publiczno-prawne).
Na formularzu oferty należy podać cenę brutto, w tym VAT (także podaną słownie i cyfrowo)
4) Treść oferty musi odpowiadać treści „Zapytania ofertowego NR 09/06/2015- III i V”,
5) Musi składać się z: formularza ofertowego wraz załącznikami, w tym pełnomocnictwo uprawniające do
składania oferty w imieniu Wykonawcy składającego ofertę lub Wykonawców wspólnie ubiegających się o
udzielenie zamówienia, jeżeli uprawnienie takie nie wynika wprost z dokumentów złożonych we wniosku o
dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
6) Oferta musi być sporządzona:
w języku polskim,
komputerowo,
trwale spięta, poukładana w następujący sposób: formularz ofertowy, załącznik nr 1 , pełnomocnictwo
do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, jeśli dotyczy, aktualny CEiDG lub KRS, zebrane
referencje, listy polecające, zaświadczenia, świadectwo ukończenia uczelni zagranicznej (jeśli dotyczy)
zgodne z przedmiotem zamówienia, wszystkie kserokopie muszą być potwierdzone za zgodność z
oryginałem przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy.
wszystkie strony oferty muszą zostać ponumerowane, przy czym pierwszą stroną oferty jest pierwsza
strona formularza ofertowego, ostatnią zaś, ostatnia strona referencji, listu polecającego lub
oświadczenia odbiorcy usługi; numeracja może być naniesiona pismem „odręcznym” (nie
komputerowym)
na formularzu oferty i załącznikach, podpis osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu
Wykonawcy, musi być czytelny i umieszczony w miejscach do tego przeznaczonych, możliwe jest
podpisanie podpisem nieczytelnym jeśli osoba podpisująca się, przystawi pieczęć imienną. We
wszystkich wskazanych miejscach przeznaczonych do przystawienia pieczęci firmowej, jej brak
zostanie uznany za brak na etapie oceny formalnej i oferta nie przejdzie do etapu oceny
merytorycznej.
7) Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności,
8) Zamawiający dopuszcza złożenie dodatkowo, innych dokumentów i oświadczeń na potwierdzenie, że
oferowane usługi bądź dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego, jeżeli konieczność ich
złożenia wynika z treści zapytania lub z załączników do zapytania.
VII. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT
1. ofertę należy złożyć w zamkniętym opakowaniu z dopiskiem NIE OTWIERAĆ ZAPYTANIE OFERTOWE
NR 09/06/2015- III i V
1) ofertę należy złożyć do 9 czerwca 2015r. do godz. 11.00, otwarcie ofert nastąpi 9 czerwca 2015 r.
o godz. 12.00, przy czym Zamawiający opublikuje informacje dotyczące Oferentów (nazwa, adres)
na stronach www.kpoplewiatan.pl
str. 8
2) ofertę należy złożyć podpisaną tylko w formie papierowej :
osobiście w biurze Zamawiającego w Bydgoszczy, ul. Chodkiewicza 15 lok 302 (II piętro) lub
pocztą na adres: KPOP Lewiatan, ul. Chodkiewicza 15 lok. 302 (II piętro), 85-065 Bydgoszcz
3) Wykonawca może wprowadzić zmiany do oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne
powiadomienie o wprowadzeniu zmian.
4) Wykonawca nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert.
5) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
6) Osobą upoważnioną do kontaktu w sprawie oferty jest Pani Dominika Przybylińska tel. 603-174-803,
email: [email protected]
VIII. Kryterium wyboru oferty
Kryterium dostępu:
a) Złożenie wszystkich wymaganych dokumentów zgodnie z działem IV i VI zapytania ofertowego
b) Zaoferowana cena nie jest kwotą „skrajnie niską”. „Skrajnie niska” cena występuje wtedy, gdy cena brutto
oferty jest niższa, co najmniej o 10 % (lub więcej) od średniej arytmetycznej wyliczonej na podstawie cen brutto
wszystkich złożonych ofert, które pozytywnie „przeszły” ocenę formalną i zostały przekazane do oceny
merytorycznej. W pierwszej kolejności zostaje zbadane kryterium dostępu opisane w niniejszym podpunkcie.
Kryterium wyboru oferty stanowić będą:
1) cena brutto (Pc) waga kryterium 65 %
2) czas realizacji usługi (Pcz) waga kryterium 35 % w szczególności chodzi o czas wykonania usługi
Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostania oferta, która zdobędzie największą liczbę punktów obliczonych ze
wzoru:
P=(Pcx0,65)+( Pczx0,35)
W którym:
Ad. 1)
C min
Pc - liczba punktów w zakresie ceny
Pc=
----------x 100 pkt.
C min- najniższa cena spośród złożonych ofert
C bad
C bad- cena badanej oferty
Ad. 2)
Pcz - liczba punktów w zakresie czasu zaplanowanego na realizację
cz min
Pcz=
----------cz bad
zadania
x 100 pkt.
cz min- najkrótszy zaplanowany czas na realizację zlecenia
cz bad- czas zaplanowany przez Oferenta badanej oferty.
.
IX . TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z
upływem terminu składania ofert, o którym mowa w punkcie VII Zapytania.
X. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU
ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA
1) O wyborze najkorzystniejszej oferty poinformowani zostaną wszyscy biorący udział w postępowaniu drogą emailową, oraz wynik zostanie opublikowany na stronie internetowej www.kpoplewiatan.pl
2) W przypadku braku możliwości wybrania najkorzystniejszej oferty ze względu na taką samą cenę i inne
kryteria Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami
3) Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia w terminie max. 7 dni od daty zawiadomienia o wyborze
oferty.
str. 9
Załączniki:
- Formularz ofertowy
- Załącznik nr 1
- Załącznik nr 2 (wzór umowy)
str. 10
.....................................................
miejscowość, data
Kujawsko-Pomorska Organizacja Pracodawców Lewiatan
Ul. Chodkiewicza 15, lok. 302 (II piętro)
85-065 Bydgoszcz
FORMULARZ OFERTOWY
Oferta złożona przez ……………………………………………………………………………
(imię i nazwisko)
Reprezentującego Oferenta podstawowego ………………………………………………………………………………..
(nazwa przedsiębiorstwa Wykonawcy)
Dane kontaktowe:
nr telefonu:
………………………………………….………………………
Adres email:
…………………………………………………………………..
Adres do kontaktu:
ul………………………………………………………………..
kod pocztowy/miejscowość:
…………………………………………………………………
Oferuję wykonanie usługi do dnia 30.07.2015 r. (proszę o krótki opis wykonywanej usługi)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
I. Oferowana cena:
L.p
Wyszczególnienie
1.
usługa doradcza w zakresie przygotowania
opracowania i wzoru oferty i negocjacji
handlowych skierowanych na poszczególne
rynki krajów arabskich, dla usług spa/welness w
powiązaniu z usługami medycznymi
3.6
2.
zakup usług w zakresie organizacji spotkań z
wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami
handlowymi dla usług spa/welness w
powiązaniu z usługami medycznymi
3.7
3.
zorganizowanie 4 zagranicznych podróży
służbowych
3.8
4.
5.
organizacji 6 wyjazdów służbowych krajowych
3.9
3.10
6.
organizacji 3 spotkań konsultacyjnych
(zagranicznych)
dystrybucji materiałów promocyjnoinformacyjnych w kraju i za granicą (150
szt. Kompletów)
Pozycja
KPOP
Lewiatan
Kwota netto w
PLN
(wartość do
dwóch miejsc po
przecinku)
Stawka
VAT %
Kwota VAT w PLN
(wartość do dwóch
miejsc po przecinku)
Całkowita
kwota brutto w
PLN (wartość do
dwóch miejsc
po przecinku)
3.11
str. 11
7.
wydruk i przygotowanie materiałów
niezbędnych na spotkania
organizacji 4 spotkań z kontrahentami
3.12
9.
Usługi tłumacza (tłumaczenia ustne podczas
spotkań/wyjazdów, tłumaczenie pisemne
powstałych dokumentów)
3.14
10.
opracowanie merytoryczne, koncepcyjne i
graficzne obcojęzycznych materiałów
informacyjno-promocyjnych (j. angielski, j.
niemiecki, j. arabski) w tym również
opracowanie materiałów audiowizualnych
tłumaczenia językowe materiałów
drukowanych (j. angielski, j. niemiecki,
j.arabski)
wydruk materiałów informacyjnopromocyjnych (tj, folderów 25000 szt,
ulotek 10000szt.,plakatów 900szt) oraz
produkcja dwóch filmów w trzech wersjach
językowych (j.angielski, j. niemiecki,
j.arabski),
Dystrybucji materiałów promocyjnoinformacyjnych za granicą (13 000szt)
5.1
8.
11.
12.
13.
5.
3.13
5.2
5.3
5.4
Łączna wartość
Łączna wartość oferowanej ceny zamówienia ………………………….(podać liczbowo)
słownie: …………………………………………………………………………………………………….……………………………………………
II. Oferuję wykonanie usługi w terminie, w ciągu……….…………………………….. dni od podpisania umowy (podać
cyframi ilość dni)………………………………………………………………………………………………………………………….(podać słownie
ilość dni)
III. Załączam poświadczone za zgodność z oryginałem referencji, listów lub oświadczeń odbiorców usług w
zakresie organizacji 3 spotkań biznesowych krajowych i 2 spotkań biznesowych zagranicznych do krajów
docelowych podać łączną ilość ………. szt
(słownie) ……………………………………………………………….………………
Oraz w zakresie
innych usług na rynku krajowym i zagranicznym w ramach prowadzonej działalności: podać łączną ilość (bez
wymienionych wyżej z wymienionych) ………… szt
(słownie) ……………………………………………………………….………………
III. Lista załączników do Oferty:
1) Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego „Oświadczenie”
2) Kopię wpisu do (proszę wybrać poprawne): CEiDG, lub KRS*
3) Pełnomocnictwo od składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, (jeśli dotyczy zostawić, w
przeciwnym wypadku usunąć lub skreślić)*
4) Ilość zebranych referencji, listów polecających, podać łączną ilość wszystkich ……….…szt.
5) Inne dokumenty, jeśli są dołączane, w przeciwnym wypadku proszę skreślić niniejszy punkt;,
proszę wymienić jakie dodatkowe dokumenty są załączane:
str. 12
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
i podać zakres stron od …………..do……………..
6) Łączna ilość stron oferty** :…………………………..
*Dokument przygotowany zgodnie z działem VI zapytania ofertowego ppkt 5
**Pierwszą stroną oferty jest pierwsza strona formularza ofertowego, ostatnią zaś ostatnia referencja, list polecający lub
oświadczenie.
……..…….………………………………………………………………………………………….
Czytelny podpis i pieczątka firmowa lub pieczątka imienna i pieczątka firmowa oraz podpis
osoby/ób upoważnionej/nych do reprezentowania Wykonawcy
str. 13
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego nr 09/06/2015- III i V
.....................................................
miejscowość, data
OŚWIADCZENIE
Niniejszym, oświadczam, że ........................................................................................................
Pełna nazwa Wykonawcy
reprezentowana przez ………………………………………………………………………………………………….
imię i nazwisko osoby reprezentującej Wykonawcę
spełnia warunki określone w dziale III zapytania ofertowego:
1) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy, bądź inne
przepisy prawa, nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
2) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie min. 2 letnie doświadczenie w zakresie prowadzonej
działalności i zorganizował minimum: 3 spotkania biznesowe krajowe, oraz 2 spotkania biznesowe
zagraniczne do krajów docelowych co jest poświadczone załączonymi referencją/ami, listem/ami,
zaświadczeniem/ami,
3) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
4) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia
5) oświadcza, że nie istnieją powiązania kapitałowe lub osobowościowe pomiędzy Zamawiającym
i Uczestnikami Projektu, a Wykonawcą rozumiane jako min. 25% udział w strukturze kapitałowej
Zamawiającego i Uczestników Projektu lub Wykonawcy, oraz powiązania osobowościowe rozumiane
jako występowanie wzajemne osób w organach zarządczych bądź nadzorczych Zamawiającego,
Uczestników Projektu i Wykonawcy
6) oświadcza, że wszystkie informacje zawarte w formularzu ofertowym i wszystkich załączonych
dokumentach są zgodne z prawdą
7) oświadcza gotowość podpisania Umowy załączonej w postaci załącznika nr 2 do Zapytania ofertowego
nr 09/06/2015- III i V z dnia 1 czerwca 2015r.
……..…….………………………………………………………………………………………….
Czytelny podpis i pieczątka firmowa lub pieczątka imienna i pieczątka firmowa oraz podpis
osoby/ób upoważnionej/nych do reprezentowania Wykonawcy
str. 14
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego nr 09/06/2015- III i V
Umowa nr …………….
Zawarta dnia …………… r. w Toruniu pomiędzy: Kujawsko-Pomorską Organizację Pracodawców Lewiatan
z siedzibą w Toruniu, ul. Moniuszki 10, NIP: 9562180609, REGON 340200460, reprezentowaną przez :
Marię Annę Karwowską - Prezesa Zarządu
………………………………………………………………………… Wiceprezesa Zarządu, zwaną dalej Zamawiającym,
a firmą …………..… z siedzibą w …………., przy ul. …, … wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru
Sądowego/Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, numer KRS (jeśli dotyczy) …,
prowadzonego przez Sąd Rejonowy w …………, ………….. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego,
NIP …, kapitał zakładowy w wysokości …,- zł , Regon…………..
reprezentowanym przez:
Zwaną dalej Wykonawcą.
Zamawiający i Wykonawca zwani są w dalszej części umowy także Stronami.
PREAMBUŁA
Niniejsza umowa została zawarta w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy
w postępowaniu w związku z prowadzonym przez KPOP Lewiatan projektem „Wdrożenie I etapu Strategii
Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej”. Zadanie realizowane jest zgodnie z treścią aplikacji na konkurs
2/FPK/2014/02/03 w ramach projektu Funduszu Powiązań Kooperacyjnych pt.: „Wspieranie powiązań
kooperacyjnych przedsiębiorstw w województwie kujawsko pomorskim”. Przedmiotem zamówienia jest
wyłonienie wykonawcy kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych odbiorców i grup odbiorców
dla usług świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy
Kujawsko-Pomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan, działania polegają na przygotowaniu oferty
handlowej, działaniach promocyjno-marketingowych, organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi partnerami w
kraju i za granicą, organizacji podróży, w tym: wynajem sal z uposażeniem, organizacja noclegów, oraz
tłumaczeń powstałych dokumentów i organizacji usług tłumacz; a także kompleksowej usłudze opracowania i
wykonania obcojęzycznych materiałów informacyjno-promocyjnych, ofercie handlowej uczestników
przedsięwzięcia oraz dystrybucji materiałów za granicę.
§1
1. Zamawiający zleca a Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług z zakresu wykonania i
wdrożenia programu promocji usług pielęgnacyjnych i promocji wspólnej marki na rynku krajowym oraz
zakup internetowej bazy danych.
2. Zlecenie obejmuje w szczególności wykonywanie następujących czynności:
a) zapoznanie się z celami do osiągnięcia w ramach ww Projektu, przez Zamawiającego,
W ramach zamówienia Zamawiający oczekuje:
1. kompleksowej usługi zmierzającej do pozyskania nowych odbiorców i grup odbiorców dla usług
świadczonych przez uczestników Klastra Turystyki Medycznej i Uzdrowiskowej działającego przy KujawskoPomorskiej Organizacji Pracodawców Lewiatan w tym:
1.1 usługa doradcza w zakresie przygotowania opracowania i wzoru ofert i negocjacji handlowych
skierowanych na poszczególne rynki krajów arabskich, dla usług spa/welness w powiązaniu z usługami
medycznymi, pielęgnacyjno/kosmetycznymi i edukacyjnymi, w zakresie turystyki medycznej do Polski z
tych krajów, oferta ma zawierać elementy formalne tj:
- Forma (sucha, ozdoba, opisy, zdjęcia – tak/nie)
str. 15
- Oprawa graficzna
- Poziomy cen w porównaniu z krajami arabskimi, innymi europejskimi (w szczególności Niemcy, Czechy)
poz.3.6
1.2. zakup usług w zakresie organizacji spotkań z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami
handlowymi dla usług spa/welness w powiązaniu z usługami medycznymi, 4 spotkania, w tym dwa w
Polsce, jedno w Wielkiej Brytanii i jedno w Turcji/Arabii Saudyjskiej polegającej na:
a) w Polsce - organizacji 2 spotkań z potencjalnymi partnerami zagranicznymi dla 10 osób, oraz
organizacji max 4 noclegów z wyżywieniem, wynajem sal i cateringiem na spotkania (przerwy
kawowe), przygotowanie sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55” + system audio), łącze
HDMI, full HD
b) w Wielkiej Brytanii - organizacja podróży z wyżywieniem dla max 4 os, oraz organizacja jednego
spotkania z potencjalnymi partnerami zagranicznymi: dla 12-20 osób, wynajem sali 1 dzień,
poczęstunek, przerwy kawowe, przygotowanie sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55” +
system audio), łącze HDMI, full HD, wynajem tłumacza (obsługa tłumacza podczas spotkań
c) Turcja/Arabia Saudyjska - organizacja podróży z wyżywieniem dla max 4 os, oraz organizacja jednego
spotkania z potencjalnymi partnerami zagranicznymi dla 12-20 osób, wynajem sali 1 dzień, rozesłanie
zaproszeń, poczęstunek, przerwy kawowe, przygotowanie sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv
min.55” + system audio), łącze HDMI, full HD, wynajem tłumacza (obsługa tłumacza podczas spotkań)
Wykonawca ma pozyskać kontrahentów na w/w spotkania.
poz.3.7
1.3. zorganizowanie 4 zagranicznych podróży służbowych dla max 4 osób do Wielkiej Brytanii, Skandynawii,
Zjednoczonych Emiratów Arabskich i Turcji/Arabii Saudyjskiej polegających na: zakupie biletów i organizacji
transportu podczas podróży, organizacji noclegów z wyżywieniem do: Wielkiej Brytanii (Londyn), Norwegii
(Oslo), Zjednoczone Emiraty Arabskie (Dubaj) i Turcji/Arabia Saudyjska oraz zakupu ubezpieczania podróży
oraz wiz
Czas trwania wyjazdów zagranicznych europejskich tj. 1-3 dni, wyjazdów zagranicznych do krajów
arabskich tj. 1-4 dni.
poz.3.8
1.4. organizacji 6 wyjazdów służbowych krajowych dla
zakwaterowania z wyżywieniem do miast tj:
- Gdańsk
- Wrocław
- Szczecin
- Łódź
- Warszawa
- Poznań
Czas trwania wyjazdów krajowych tj. 1-2 dni.
poz. 3.9
max 4 osób, w tym zapewnienie dojazdu i
1.5. organizacji 3 spotkań konsultacyjnych (zagranicznych) w zakresie oferty, technik i taktyk
wprowadzenia oferty na rynki polegającej na analizie ofert konkurencyjnych i dopasowanie do specyfiki
rynku, oraz wyszukania potencjalnych Partnerów, w tym wynajem sal+ oprawa techniczna spotkania oraz
organizacji
cateringu
(przerwy
kawowe).
Organizacja wyjazdów dla max 4 os/ prezentacje dla potencjalnych przyszłych klientów.
poz. 3.10
1.6. dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych w kraju i za granicą (Wielka Brytania,
Skandywania, Turcja/Arabia Saudyjska i Zjednoczone Emiraty Arabskie) polegającej na dystrybucji w
powyższych krajach z podziałem na:
- wysyłka materiałów bezpośrednio z Polski
- wysyłka materiałów na terenie danego kraju
- wysyłka mailowa materiałów
- obdzwanianie
str. 16
Dystrybucja wynika z pkt. 1.7. (ilości 150 kompletów).
Po zakończeniu działań powstanie raport zawierający ilościowe informacje odnośnie dystrybucji
materiałów, zgodnie ze wzorem przekazanym od Zamawiającego.
poz. 3.11
1.7. wydruk i przygotowanie materiałów niezbędnych na spotkania, konsultacje celem pozyskania nowych
klientów polegające na opracowaniu wzorców i kompletów promocyjnych w ilości 150 kompletów
zawierający w 4 językach:
a) broszury (format A4, gramatura: 200 g wnętrze, 300 g okładka, liczba stron: wnętrze 24 + okładka 4)
b) teczki (format A4+, gramatura min. 350 g)
c) notatniki format (A4, gramatura 100 g, liczba stron (kartek) = 16
d) długopisy automatyczne
poz. 3.12
1.8 organizacji 4 spotkań w Wielkiej Brytanii (Londyn), Norwegii (Oslo), Zjednoczone Emiraty Arabskie
(Dubaj) i Turcja/Arabia Saudyjska z kontrahentami polegającej na przygotowaniu spotkań, wynajmu
miejsc, przygotowaniu sprzętu do prezentacji (rzutnik lub led tv min.55” + system audio), łącze HDMI, full
HD) zgodnie z pkt. 1.3.
Wykonawca ma pozyskać kontrahentów na w/w spotkania
poz. 3.13
1.9. usługi wynajmu tłumacza podczas spotkań i wyjazdów/ lub tłumacz miejscowy do dyspozycji na miejscu
docelowym (7 wyjazdów/ max 12 dni) wraz z tłumaczeniem powstałych dokumentów (dokumentacji i umów
potrzebnych podczas spotkań), koszty tłumaczeń 4 kpl. dokumentów (na 4 języki)
poz. 3.14
2. kompleksowej usługi opracowania i wykonania obcojęzycznych (j. angielski, j. niemiecki, j. arabski)
materiałów informacyjno-promocyjnych, ofercie handlowej uczestników przedsięwzięcia oraz dystrybucji
materiałów za granicę
2.1 opracowanie merytoryczne, koncepcyjne i graficzne obcojęzycznych materiałów informacyjnopromocyjnych (tj. j. angielski, j. niemiecki, j. arabski)
prezentujących powiązane oferty podmiotów projektu oraz elementy wizerunkowe (15 rodzajów folderów,
i 3 rodzajów plakatów)
- przygotowanie wzorca graficznego dla 3 wielkości folderów i ulotek (A4, A5, DL)
wielo i –dwustronicowych
- przygotowanie wzorca graficznego dla plakatu
- przygotowanie koncepcji przekazu marketingowego wg wytycznych dla 15 folderów i 3 plakatów
- opracowanie tekstów do folderów i plakatów
- wybór i dopasowanie grafik do koncepcji i tekstów (ew. dodatkowe sesje foto) do folderów i plakatów
- zróżnicowanie materiałów w zależności od grupy docelowej i funkcji (wizerunkowa, informacyjna,
sprzedażowo-produktowa)
poz. 5.1
2.2 opracowanie materiałów audiowizualnych
Opracowanie założeń i scenariusza 2 materiałów audio-wizualnych zgodnie z koncepcją komunikacyjną.
Pierwszy materiał wizerunkowy, drugi produktowy.
Montaż materiału na podstawie:
- dostarczonych materiałów filmowych, zdjęciowych
c. Uwzględnienie kodowania na różne platformy:
- pc / mac
d. Przygotowanie wersji plikowych:
str. 17
- ppt = prezentacje
poz. 5.1
2.3. tłumaczenia językowe materiałów drukowanych około 30 stron uwzględniające słownictwo branżowe
(turystyka, medycyna) i praktyczne na języki: angielski, niemiecki, arabski obejmujące tłumaczenie:
a) folderów
b) plakatów
c) materiałów filmowych (hasła i podpisy)
poz.5.2
2.4. wydruk materiałów informacyjno-promocyjnych w trzech językach (tj. j.angielski, j.niemiecki, j.arabski)
oraz produkcja dwóch filmów promocyjnych zgodnie z poniższą specyfikacją:
a) wydruk folderów łącznia ilość 25 000 szt, w trzech językach (tj. j.angielski, j.niemiecki, j.arabski), druk
offsetowy, pełen kolor, kreda błysk, format A4, 8 str., szycie zeszytowe, kreda błysk 300-350 g, ew. lakier
selektywny
Typ 1:
a. = 1 500
b. 500
c. = 2 000
Typ 2:
a. = 3 000
b. = 500
c. = 2 000
Typ 3:
a. = 2 500
b. = 500
c. = 2 000
Typ 4:
a. = 2 500
b. = 500
c. = 2 000
Typ 5:
a. = 4 500
b. = 500
c. = 500
poz.5.3
b) Wydruk ulotek łącznie: 10 000 szt. w trzech językach (angielski, niemiecki, arabski), druk offsetowy, pełen
kolor, kreda błysk, Format DL, 6 str., kreda błysk 300 g, ew. lakier selektywny + ew. karta:
Typ 1:
a. = 5 500
b. = 3 500
c. = 1 000
Typ 2:
a. = 5 500
b. = 3 500
c. = 1 000
poz. 5.3
c) Wydruku plakatów łączna ilość 900 szt w trzech językach (angielski, niemiecki, arabski), druk offsetowy lub
cyfrowy, pełen kolor, kreda błysk, format A1, kreda błysk plakatowa:
Typ 1:
str. 18
a. = 100
b. = 100
c. = 100
Typ 2:
a. = 100
b. = 100
c. = 100
Typ 3:
a. = 100
b. = 100
c. = 100
poz.5.3
2.5 produkcja dwóch rodzajów filmów, na które składa się:
1. Montaż materiału na podstawie:
- opracowanej koncepcji dostarczonych materiałów filmowych, zdjęciowych
2. Uwzględnienie kodowania na różne platformy:
- pc / mac
3. Przygotowanie wersji plikowych:
- ppt = prezentacje
poz. 5.3
Filmy każdy w trzech wersjach językowych (j.angielski, j. niemiecki, j.arabski), w trzech wersjach montażu:
jeden o długości 15min, 5min, 1 min, drugi 3min,1 min, 30sek
2.6. Dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych za granicą (Wielka Brytania, Skandynawia,
Turcja/Arabia Saudyjska i Zjednoczone Emiraty Arabskie) polegającej opracowaniu optymalnego planu
komunikacji / wysyłek w poszczególnych krajach z podziałem na:
- wysyłkę pocztowa z Polski
- wysyłkę pocztową z danego kraju
- wysyłka mailowa
- rozdawnictwo oraz realizację wysyłek w ramach przydzielonego budżetu
Dystrybucja zgodna dotyczy łącznej ilości 13 000 szt.
Po zakończeniu działań powstanie raport zawierający ilościowe informacje odnośnie dystrybucji materiałów,
zgodnie ze wzorem przekazanym od Zamawiającego.
poz. 5.4
3. Harmonogram prac został opracowany przed podpisaniem umowy i stanowi jej załącznik nr 1.
§2
1. Przedmiot umowy zostanie wykonany do dnia ……………………………………….. zgodnie z załączonym
harmonogramem.
2. Wykonawca oświadcza, iż dysponuje odpowiednią kadrą wykwalifikowanych osób, które zrealizują
przedmiot niniejszej umowy (lub sam dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem), które
dysponują wiedzą, doświadczeniem i kwalifikacjami niezbędnymi do należytego wykonywania umowy i
nie istnieją z jego strony żadne przeszkody prawne i faktyczne uniemożliwiające lub utrudniające mu
wykonywanie umowy.
3. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji i składania oświadczeń wymaganych przez
Zamawiającego w związku z wymogami wynikającymi z Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego
str. 19
(zw. d. RPO WKP) (2007-13) i zgodnie z treścią aplikacji nr 2/FPK/2014/02/03 i konkursu w ramach
projektu Funduszu Powiązań Kooperacyjnych pt.: „Wspieranie powiązań kooperacyjnych
przedsiębiorstw w województwie kujawsko pomorskim”.
§3
1.
Za wykonywanie przedmiotu umowy Zamawiający otrzyma wynagrodzenie w wysokości …………………………
zł.
brutto
…………………………………………………………..(słownie,
w
tym
VAT
………………………zł.
………………………………………………………….(słownie)………………………………………………… ……………………
2.
Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie do 14 dni od otrzymania rachunku/faktury VAT po wykonaniu
przedmiotu umowy i uzyskaniu akceptacji protokołu zdawczo-odbiorczego przez Zamawiającego zgodnie
ze wzorem przekazanym przez Zamawiającego
Strony zgadzają się, że nie będzie wypłacanych zaliczek na poczet wykonanych prac.
3.
4.
Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia związane z opóźnieniem wypłaty wynagrodzenia, które
wynikają z opóźnień w przekazywaniu na rachunek Zamawiającego środków z Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego (i budżetu Państwa).
5.
Wynagrodzenie jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego.
1.
2.
3.
§4
Wykonawca oraz działające w jego imieniu osoby będą utrzymywać stały kontakt
z Zamawiającym i na bieżąco uzgadniać i informować o przebiegu prac, również
na każdorazową prośbę wyrażoną przez Zamawiającego. Wykonawca ustanawia następującą osobę do
kontaktu w związku z wykonywaniem niniejszej umowy - ……………… tel. ……………… E-mail ………………………..
Zamawiający ustanawia następującą osobę do kontaktu w związku z wykonywaniem niniejszej umowy –
……………………. tel. ………………….. E-mail ………………………………[email protected]
Wszystkie dokumenty powielane, kopiowane i/lub w kopiach wynoszone poza siedzibę Zamawiającego
będą przez cały czas zabezpieczone przed dostaniem się do rąk osób trzecich oraz przed ich utratą.
Po zakończeniu prac wszystkie materiały zostaną zwrócone Zamawiającemu.
§5
1. Wykonawca oraz działające w jego imieniu osoby ponoszą pełną odpowiedzialność za prawidłowe i
rzetelne wykonanie badania oraz zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji i
danych uzyskanych w trakcie prowadzonych prac zarówno w trakcie realizacji niniejszej umowy jak
oraz do 31.12.2025 roku. Wykonawca obowiązuje się do nierozpowszechniania wiadomości, które
mogłyby naruszyć interes lub dobre imię Zleceniodawcy.
2. W przypadku niewykonywania lub nienależytego wykonywania przez Wykonawcę umowy, w tym
niedotrzymania ustalonych terminów, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy bez wyznaczania
terminu dodatkowego i odmówić wypłaty wynagrodzenia.
3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, jak
również zobowiązany jest do naprawienia szkody powstałej z tego tytułu.
4. Wykonawca ponosi całkowitą i wyłączną odpowiedzialność za wszelkie szkody Zamawiającego lub
osób trzecich spowodowane w związku z nienależytą realizacją przez niego przedmiotu umowy.
5. Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 70.000,00 zł
(dziesięciu tysięcy złotych) w przypadku każdorazowego niewykonywania lub nienależytego
wykonywania umowy, w tym niedotrzymania przez niego terminów.
6. Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego zastrzeżone w
umowie kary umowne.
§6
Wykonawca oświadcza, że:
1.
W związku z wykonywaniem niniejszej umowy i realizacją oraz promocją projektu wyraża zgodę na
nieodpłatne wykonywanie zdjęć, nagrywanie filmu, reportażu, materiału z jego wizerunkiem oraz
rozpowszechnianie jego wizerunku przez Zamawiającego oraz dalsze rozpowszechnianie jego wizerunku
str. 20
przez jakiekolwiek podmioty działające na zlecenie Zamawiającego lub współpracujące z Zamawiającym na
utworach fotograficznych, filmowych itp. bez ograniczeń co do terytorium, czasu i liczby egzemplarzy.
2. Nie zgłasza i nie będzie zgłaszać do Zamawiającego i do jakichkolwiek podmiotów działających na zlecenie
Zamawiającego lub współpracujących z Zamawiającym, instytucji i organów jakichkolwiek roszczeń
wynikających z rozpowszechniania jego wizerunku;
3. Wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o
ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 Nr 101 poz. 926 z późn. zm.) w celu realizacji niniejszej umowy
i projektu.
§7
W przypadku, gdy w ramach niniejszej umowy powstanie utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i
prawach pokrewnych, autorskie prawa majątkowe do utworu przysługują Zamawiającemu w ramach
wynagrodzenia określonego w par. 3 umowy. Wykonawca przenosi wszelkie autorskie prawa majątkowe i
prawa pokrewne do nieograniczonego w czasie korzystania z utworu na wszystkich znanych obecnie polach
eksploatacji w kraju i za granicą.
§8
Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§9
W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz
Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach RPO WKP oraz warunki konkursu w ramach
projektu Funduszu Powiązań Kooperacyjnych pt.: „Wspieranie powiązań kooperacyjnych przedsiębiorstw w
województwie kujawsko pomorskim”.
§ 10
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
................
................
................
................
Zamawiający
Wykonawca
Załącznik nr 1 do Umowy nr………..
HARMONOGRAM PRAC
str. 21

Zapytania ofertowego

Transkrypt

Podobne dokumenty

Wzór protokołu - Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Łodzi

UMOWA O POPROWADZENIE I OBSŁUGĘ MUZYCZNĄ IMPREZY

UMOWA projekt przewóz dzieci na basen 2017 I półrocze

WZÓR UMOWY nr WF/AO/ /2014

Umowa o Dzieło - APOKALIPSA

Załącznik nr 4a U mowa – projekt Umowa Nr

Załącznik numer 3 OŚWIADCZE IE O SPEŁ IE IU WARU KÓW