Podstawy obsługi pakietu biurowego, Excel i Calc cz2 do wydruku

Podstawy obsługi pakietu biurowego, Excel i Calc cz2 do wydruku

Zajęcia
e-kompetencje
Podstawy obsługi pakietu biurowego. Excel i Calc cz.2
Projekt pt:. „E-dzi@dek, e-b@bcia i nauczyciel wnuczek”
1
Plan dzisiejszych zajęć
Podstawy obsługi pakietu biurowego. Excel i Calc część 2:
1. Modyfikacje arkusza
2. Formuły,
3. Funkcje,
4. Wykresy,
5. Operacje na danych
2
Modyfikacja arkusza: scalanie komórek
Scalanie komórek to tworzenie jednej komórki z kilku innych.
Często scala się komórki w nagłówkach zestawień.
Przykłady komórek scalonych:
Najpierw należy zaznaczyć komórki, które mają się połączyć.
Do scalania można zastosować przycisk lub polecenie z menu:
o Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Wyrównanie >> przycisk
Scal i wyśrodkuj
o Excel 2003: pasek Formatowanie >> przycisk Scal i wyśrodkuj lub menu
Format >> Komórki >> zakładka Wyrównanie >> pole wyboru Scalaj,
3
Modyfikacja arkusza: scalanie komórek
o Calc: pasek Formatowanie >> przycisk Scal komórki lub menu Format >>
Scal komórki,
Analogicznym poleceniem z jednej scalonej komórki "odzyskuje" się jej
składowe (za wyjątkiem programu Excel 2003, gdzie trzeba zrobić to przez
menu Format, a nie przez przycisk).
Scalone komórki czasem utrudniają zaznaczanie i wykonanie niektórych
operacji (np. w programie Calc usuwanie i wstawianie kolumn czy wierszy)
4
Modyfikacja arkusza: zmiana szerokości
kolumny i wysokości wiersza
Domyślnie wszystkie kolumny arkusza mają tę samą szerokość.
Często już na etapie wprowadzania danych warto dostosować szerokość
kolumny do jej planowanej zawartości.
Najprostszym sposobem na zmianę szerokości kolumn jest przeciągnięcie
brzegu kolumny koło jej nazwy (litery) u góry arkusza.
Przeciąganie na granicy kolumn powoduje zmianę szerokości kolumny:
5
Modyfikacja arkusza: zmiana szerokości
kolumny i wysokości wiersza
Inne sposoby na zmianę szerokości kolumn to:
o dwukrotne kliknięcie na granicy dwóch kolumn – powoduje ustawienie
takiej szerokości, by zmieścił się aktualnie najszerszy element.
o wybranie polecenia:
Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Komórki >> przycisk
Format >> polecenie Szerokość kolumny
Excel 2003: menu Format >> Kolumny >> Szerokość,
Calc: menu Format >> Kolumny >> Szerokość,
W programie Calc szerokość kolumny podawana jest w cm.
W programie Excel jest to średnia liczba cyfr 0-9 w standardowej czcionce, mieszcząca
się w komórce, domyślnie 8,43.
Polecenie można stosować do jednej kolumny – tej, w której znajduje się kursor lub do
kilku zaznaczonych kolumn – powstaną kolumny jednakowej szerokości.
Analogicznie – np. korzystając z przeciągania myszką w górę lub w dół pomiędzy
numerami wierszy – można zmienić wysokość wiersza.
6
Modyfikacja arkusza: wstawianie kolumn i
wierszy
Często przy pracy z arkuszem zachodzi konieczność wstawienia kolumny lub
wiersza.
7
Modyfikacja arkusza: wstawianie kolumn i
wierszy
Najlepiej przed wywołaniem polecenia zaznaczyć kolumnę, przed którą
program ma wstawić kolumnę.
Aby wstawić kolumnę, można wywołać menu podręczne (pod prawym
przyciskiem myszki na zaznaczonej kolumnie) lub polecenie:
o Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Komórki >> przycisk Wstaw
>> polecenie Wstaw komórki.
o Excel 2003: menu Wstaw >> Kolumny,
o Calc: menu Wstaw >> Kolumny,
Gdy użytkownik zaznaczy więcej kolumn – zostanie wstawionych tyle kolumn,
ile zaznaczył.
Analogicznie przebiega wstawianie wiersza.
8
Modyfikacja arkusza: wstawianie komórek
W arkuszu możliwe jest wstawianie dowolnych zakresów komórek pomiędzy
komórki już istniejące (i najczęściej wypełnione treścią).
9
Modyfikacja arkusza: wstawianie komórek
Najpierw należy zaznaczyć obszar, w którym pojawią się nowe komórki.
Po wybraniu np. z menu podręcznego polecenia Wstaw komórki pojawi się
okno dialogowe pozwalające na ustawienie, w którym kierunku należy
przesunąć dotychczasowe komórki.
Wstawienie komórek zmienia organizację arkusza. W znacznej większości
przypadków dane, formaty i formuły zachowują swą funkcjonalność, np.
zakresy w sumowaniu rozszerzają się, gdy wstawia się komórki wewnątrz
zakresu sumowania, adresy bezwzględne odnoszą się do właściwych komórek.
Aby wstawić komórki, można wywołać polecenie z menu podręcznego lub
polecenie:
o Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Komórki >> przycisk Wstaw
>> polecenie Wstaw komórki.
o Excel 2003: menu Wstaw >> Komórki,
o Calc: menu Wstaw >> Komórki,
10
Modyfikacja arkusza: usuwanie komórek
Analogicznie przebiega usuwanie komórek. W oknie dialogowym, takim jak
powyżej, użytkownik ustala, które komórki (z dołu czy z prawej) mają zająć
miejsce komórek usuwanych.
Nie należy mylić usuwania komórek z usuwaniem zawartości. Usuwanie
zawartości (np. poprzez naciśnięcie klawisza Delete) nie zmienia położenia
komórek sąsiadujących z komórkami zaznaczonymi.
11
Modyfikacja arkusza: przenoszenie i
kopiowanie komórek
W arkuszach kalkulacyjnych można przenosić i kopiować zawartość oraz
format komórek.
Kopiowanie powoduje przepisanie zawartości i formatu do komórek
docelowych przy zachowaniu ich w komórkach źródłowych.
Przeniesienie usuwa dane z komórek źródłowych.
12
Modyfikacja arkusza: przenoszenie i
kopiowanie komórek
Uwaga! W programie Excel po wycięciu (przeniesieniu) pozostaje pusta
komórka (bez formatu).
Zawartość i format komórek można przenosić i kopiować w ramach jednego
arkusza, pomiędzy arkuszami, pomiędzy skoroszytami i pomiędzy
programami.
Do kopiowania i przenoszenia wykorzystuje się mechanizm Schowka i
polecenia Kopiuj, Wytnij, Wklej.
Należy zwrócić uwagę na zachowanie się adresów w formułach podczas
przenoszenia i kopiowania.
Operacja przenoszenia nie zmienia formuł – adresy w formułach pozostają
takie, jak były.
Operacja kopiowania zmienia adresy w formułach – wszystkie adresy
względne zmieniają swoją wartość (adresowanie omówione jest w dalszej
części zajęć).
13
Modyfikacja arkusza: przenoszenie i
kopiowanie komórek
Można kopiować i przenosić pojedynczą komórkę lub zakres komórek.
Przy wklejaniu zakresu wystarczy zaznaczyć jedną komórkę, w której
program umieści lewy górny róg kopiowanego zakresu.
Należy ostrożnie stosować polecenie Wklej – nowa zawartość nadpisuje
poprzednią. Czasem korzystniej jest użyć polecenia Wstaw skopiowane
komórki.
Można kopiować tylko pewne elementy związane z komórką np. tylko format.
Wygodnym narzędziem do kopiowania formatu jest malarz formatów (lub
polecenie Wklej specjalnie).
Polecenia kopiowania, wycinania i wklejania można wywołać poprzez:
• menu podręczne (pod prawym przyciskiem myszki),
• skróty Ctrl + C (kopiuj), Ctrl + X (wytnij) i Ctrl + V (wklej)
14
Modyfikacja arkusza: przenoszenie i
kopiowanie komórek
o oraz dodatkowo:
Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Schowek
Excel 2003: przyciski na pasku Standardowy oraz menu Edycja,
Calc: przyciski na pasku Standardowy oraz menu Edycja,
Uwagi dotyczące przeciągania zawartości komórek myszką:
o Excel: należy najechać wskaźnikiem myszki na brzeg zakresu, przeciąganie
należy rozpocząć, gdy wskaźnik myszki ma postać czterech czarnych
strzałek skierowanych w cztery strony świata.
o Calc: zakres komórek przeciąga się bez problemu, po najechaniu na niego
myszką (wskaźnik myszki wygląda jak biała strzałka skierowana w lewo).
Aby przeciągnąć pojedynczą komórkę, trzeba najpierw ją zaznaczyć,
rozszerzyć zaznaczenie na komórkę obok i z powrotem zawęzić
zaznaczenie do pojedynczej komórki. Dopiero po dokonaniu takiego
manewru można rozpocząć przeciąganie.
15
Modyfikacja arkusza: operacje na arkuszach
Skoroszyt może zawierać wiele arkuszy.
Arkusze można m.in.:
o wstawiać,
o usuwać,
o kopiować,
o przenosić,
o zmieniać im nazwy.
Można kopiować i przenosić arkusze w ramach jednego i wielu skoroszytów.
Prosty sposób na wywołanie poleceń dotyczących arkuszy to kliknięcie
prawym przyciskiem myszki na zakładce danego arkusza i wybranie
odpowiedniego polecenia w menu podręcznym.
Polecenia związane z arkuszami znajdują się także w:
Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Format >> opcje obszaru
Organizuj arkusze
Excel 2003: menu Format >> Arkusz, menu Wstaw >> Arkusz,
Calc: menu Format >> Arkusz, menu Wstaw >> Arkusz,
16
Formuły: adresowanie komórek
Zasadniczą częścią formuł są adresy komórek, w których pobierane są dane
do przeliczania.
Adresy te mogą (ale nie muszą) się zmieniać, gdy zawartość komórki jest
kopiowana do innych komórek.
Konstruując formułę, użytkownik ma możliwość zaprojektowania sposobu
zachowania się adresu po przekopiowaniu formuły do innej komórki poprzez
zastosowanie różnych rodzajów (trybów) adresowania.
17
Formuły: adresowanie komórek
Wyróżnia się 3 sposoby (tryby) adresowania:
o adresowanie względne,
o adresowanie bezwzględne,
o adresowanie mieszane.
Adresowanie względne powoduje zmianę adresu – "dostosowanie się"
zakresu, z którego pobierane są dane do położenia komórki, w której
umieszczono kopię formuły. Adres względny ma przykładowo postać A1, B5.
Ten rodzaj adresowania wystąpił w przykładzie "Wyniki czytelnictwa" np. w
formule = D6+E6. Przeciągnięcie formuły o wiersz niżej spowodowało
utworzenie formuły =D7+E7. Adres względny zmienia się o tyle wierszy i
kolumn, o ile komórka pierwotna jest oddalona od komórki docelowej.
18
Formuły: adresowanie komórek
Adresowanie bezwzględne zapobiega zmianie adresu w formule po
przekopiowaniu do innej komórki. Adres bezwzględny (zwany zamrożonym,
zablokowanym) zawiera znak $ (dolara) przed literą kolumny i numerem
wiersza np.$A$1. W formule przekopiowanej do innej komórki pozostaje ten
sam zablokowany adres.
Adresowanie mieszane polega na zablokowaniu albo wiersza, albo kolumny
np. $A1, A$1. Po przekopiowaniu zmienia się tylko niezablokowany wymiar.
W jednej formule mogą wystąpić zarówno adresy względne, jak i
bezwzględne.
Zmiana adresowania następuje podczas kopiowania i przeciągania za pomocą
uchwytu wypełnienia, natomiast nie dotyczy przenoszenia zawartości
komórek (czy to mechanizmem Wytnij, czy poprzez przeciąganie).
19
Formuły: adresowanie komórek
Domyślnie do formuły wpisywany jest adres względny. Szybkim sposobem na
zamianę trybu adresowania jest naciśnięcie klawisza Shift + F4 (Calc) lub F4
(Excel), gdy kursor znajduje się za danym adresem w formule lub wewnątrz
adresu. Naciskanie tego klawisza zmienia rotacyjnie adres. Oczywiście można
z klawiatury wpisywać znak $ (dolara).
20
Formuły: błędy w formułach
Jeżeli program nie może wyliczyć wyniku formuły w komórce, wyświetlany
jest komunikat o błędzie (lub pokazywana nieprawidłowa wartość).
Przykłady komunikatów o błędzie:
o Calc:
Błąd :503
#NAZWA np. gdy użyto niewłaściwej
nazwy funkcji np. SREDNIA zamiast ŚREDNIA.
o Excel:
#ARG np. gdy działanie jest wykonywane na niewłaściwych argumentach np.
mnożenie tekstu (Excel wyświetliłby błąd w komórce C4 w przykładzie,
zamiast 0).
#NAZWA np. gdy użyto niewłaściwej nazwy funkcji np. SREDNIA zamiast
ŚREDNIA.
Gdy wynik formuły nie mieści się w komórce, wyświetla się ciąg znaków ###
(hash).
21
Funkcje:
Funkcje to zaprojektowane algorytmy obliczające lub wyszukujące określone
wartości (np. średnia, maksimum).
Funkcja pobiera wartości z określonych komórek i podaje wynik. Komórki, z
których funkcja pobiera wartości, nazywają się argumentami funkcji.
Składnia funkcji obejmuje:
o nazwę (wyświetlaną wielkimi literami) np. SUMA , ŚREDNIA,
o nawiasy okrągłe – nawias otwierający zaczyna się bezpośrednio po nazwie
funkcji, nawias zamykający następuje po argumentach,
o argumenty – adresy komórek, zakresy; jeżeli funkcja ma kilka argumentów
rozdzielone są one średnikiem.
Przykładowe formuły zawierające funkcje:
=SUMA(A5:A10),
=ŚREDNIA(A3;B12;C12),
=SINUS(G5),
=LICZ.JEŻELI($B$5:$B$10;A5)
22
Funkcje:
Arkusze kalkulacyjne posiadają kilkaset
funkcji. Funkcje zebrane są
w kategorie.
Wstawianie funkcji do formuły
ułatwia kreator Wstawiania funkcji.
W formułach nazwy funkcji wyświetlane
są WIELKIMI LITERAMI.
Informacji o funkcji i jej
argumentach należy szukać podczas
wstawiania funkcji w kreatorze
funkcji oraz w systemie pomocy
programu.
Formułę zawierającą funkcję można poprawiać, zmieniając bezpośrednio jej
składnię w komórce lub na pasku formuły.
Można też – co jest wygodniejsze – wywołać ponownie kreator funkcji w danej
komórce.
23
Wykresy:
Wykres (diagram) to graficzna prezentacja danych, w której liczbom zapisanym w
arkuszu odpowiadają słupki, linie czy wycinki koła.
Zmiana danych w arkuszu powoduje automatycznie odpowiednią zmianę na
wykresie.
Wykresy znakomicie ułatwiają interpretację i analizę danych.
Wykresy tworzy się prosto i intuicyjnie. Należy:
o wpisać do arkusza dane,
o zaznaczyć dane (niekonieczne, ale zalecane),
o wybrać odpowiednie polecenie do tworzenia (wstawiania) wykresów i narysować
prostokątny obszar, w którym pojawi się wykres.
24
Wykresy:
W programach Calc i Excel 2003 pojawia się kreator wykresów. W czterech
kolejnych oknach kreatora dokonuje się ustawień dotyczących wykresu.
W programie Excel 2010 użytkownik może kliknąć na przycisku z wybranym typem
wykresu, a wykres pojawi się w arkuszu. (Jest też możliwość wywołania kreatora).
Po wstawieniu wykresu możliwa (i wskazana) jest jego modyfikacja:
o wykres można przesunąć w inne miejsce, zmienić jego rozmiar,
o można zmienić niemal wszystkie elementy,
o można ustawić elementy, do których nie było dostępu w kreatorze.
25
Wykresy:
Do dyspozycji jest wiele typów i podtypów wykresów.
Najpopularniejsze to:
o kolumnowe,
o słupkowe,
o liniowe,
o Kołowe,
o Pierścieniowe,
o radarowe.
Poniżej zamieszczono przykłady wykresów różnego typu.
Uwaga! Wykresy pochodzą z programu Calc. W programie Excel mogą się
nieznacznie różnić wyglądem.
26
Wykresy: kolumnowy
o
o
o
o
o
Zawiera wszystkie dane.
Typ kolumnowy grupowany.
Legenda na dole.
Oś Y ma tytuł i zmienioną skalę.
Nad serią danych Szkoły podstawowe wyświetlają się etykiety.
27
Wykresy: słupkowy
o
o
o
o
o
Bez szkół zawodowych.
Słupkowy, serie w wierszach.
Oś X ma tytuł, oś Y – nie.
Legenda po prawej.
Zmienione kolory serii – zielony, pomarańczowy, niebieski.
28
Wykresy: liniowy
o
o
o
o
o
Tylko szkoły podstawowe i gimnazja.
Liniowy.
Pogrubione linie.
Pokazywane etykiety.
Zmieniona skala na osi Y od 1000 do 3000 co 500
29
Wykresy: kołowy
o Tylko rok 2005/06.
o Pokazywane etykiety.
o Zmienione kolory
30
Wykresy: dane do wykresu
Przed przystąpieniem do tworzenia wykresu należy wpisać do arkusza dane.
Zwykle dane stanowią prostokątny obszar, w którym zarówno wiersze jak i
kolumny liczb posiadają tekstowe nagłówki.
Gdy kolumn (i wierszy) z danymi jest kilka, użytkownik wskazuje, czy dane mają
być czytane kolumnami, czy wierszami, czyli gdzie znajdują się serie danych.
31
Wykresy: dane do wykresu
W przykładzie przy czytaniu danych kolumnami na osi X znajdą się poszczególne
wydatki, a dla każdego z wydatków powstanie po 12 słupków po jednym na
miesiąc:
32
Wykresy: dane do wykresu
przy czytaniu danych wierszami – na osi X znajdą się miesiące, a dla każdego
miesiąca 6 słupków z wydatkami.
Gdy w pierwszej kolumnie lub w pierwszym wierszu znajdują się liczby (np. rok),
kreator domyślnie traktuje je jako dane do wyświetlenia na wykresie – w
przypadku, gdy liczby te mają stanowić opis osi, należy zmienić ustawienie.
33
Wykresy: wstawianie wykresu
Wykresy wstawia się za pomocą:
Excel 2010: karta Wstawianie >> grupa Wykresy.
Excel 2003: pasek Standardowy >> przycisk Kreator wykresów lub menu Wstaw >>
Wykres,
34
Wykresy: wstawianie wykresu
Wykresy wstawia się za pomocą:
Calc: pasek Standardowy >> przycisk Wstaw wykres lub menu Wstaw >> Wykres,
Dobrze jest przed rozpoczęciem wstawiania zaznaczyć dane, które mają znaleźć się
w arkuszu.
35
Operacje na danych:
Często dane w arkuszu mają postać tabeli.
W tabelach (zwanych też listami) można wykonywać szereg operacji ułatwiających
reorganizację i analizę zawartości. Do operacji na danych należą:
o sortowanie – zmiana kolejności występowania wierszy tabeli, poukładanie
według określonego kryterium (np. nazwiska, daty urodzenia, wyniku
sportowego),
o filtrowanie – wyświetlenie danych spełniających warunek, a chwilowe "ukrycie"
pozostałych danych np. pokazanie osób z jednej miejscowości, dat z określonego
miesiąca,
o sprawdzanie poprawności wpisywanych danych (np. ustalenie, że w danym
zakresie można wprowadzać tylko liczby dodatnie),
o sumy częściowe (podsumowanie danych w grupach wartości),
o tabela przestawna (pilot danych) (słynna ang. Pivot table) – trójwymiarowe
podsumowanie danych.
Arkusze kalkulacyjne dają użytkownikowi wygodne narzędzia do reorganizacji
danych.
36
Operacje na danych: sortowanie
Przykład zamieszczony poniżej pokazuje zastosowanie filtrowania i sortowania.
Dane wpisane do arkusza powinny mieć określony układ:
o w pierwszym wierszu tabeli są nagłówki kolumn (zazwyczaj wyróżnione jakimś
sformatowaniem np. pogrubione lub z tłem),
o w kolejnych wierszach tabeli są dane, nie ma wolnych wierszy pomiędzy danymi,
o dane w kolumnach są jednego rodzaju np. w kolumnie B tylko nazwiska, w
kolumnie C imiona,
o zazwyczaj kolumny nie są podsumowane.
37
Operacje na danych: sortowanie
Sortowanie to zmiana
kolejności wierszy w
tabeli.
Możliwe jest
sortowanie:
o rosnące lub
malejące,
o według jednej
kolumny lub według
kilku kolumn.
38
Operacje na danych: sortowanie
W przykładzie dzięki sortowaniu można zmienić kolejność wierszy np. tak, by u góry
tabeli byli uczniowie, którzy uzyskali najlepszy czas w biegu (sortowanie rosnące)
lub skoku wzwyż (sortowanie malejące).
Typowym przykładem na sortowanie według dwóch kolumn jest konieczność
posortowania listy według nazwisk i imion (gdy w przypadku tego samego nazwiska
decyduje imię).
W przykładzie sortowania według dwóch kolumn wskazane byłoby np. "poukładanie"
wyników według płci, a w ramach płci według uzyskanego czasu biegu.
Przywrócenie pierwotnej kolejności w tabeli jest możliwe tylko poprzez przycisk
Cofnij (jeżeli sortowanie odbyło się przed chwilą) lub poprzez sortowanie według
innej kolumny (jeżeli pierwotna kolejność nie była przypadkowa).
39
Operacje na danych: sortowanie
Do sortowania według jednej kolumny służą:
Calc, Excel 2003: dwa przyciski na pasku narzędzi Standardowy – przycisk Sortuj
rosnąco i przycisk Sortuj malejąco,
Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Edycja >> przycisk Sortuj i filtruj
(lub karta Dane >> grupa Sortowanie i filtrowanie >> przycisk Sortuj rosnąco i
przycisk Sortuj malejąco).
Uwaga! Przyciski Sortuj rosnąco i Sortuj malejąco działają różnie w omawianych
programach.
Excel: wystarczy umieścić kursor w wybranej kolumnie i kliknąć na przycisku, aby
nastąpiło sortowanie według kolumny, w której znajduje się kursor.
Calc: należy zaznaczyć zakres sortowania (bez nagłówka tabeli, wszystkie kolumny z
danymi). Kliknięcie przycisku sortuje według pierwszej (od lewej) kolumny w
zaznaczonym zakresie. Nie da się więc poprzez kliknięcie przycisku posortować
według kolumny znajdującej się w środku zakresu. Jest to mało wydajny
mechanizm, lepiej od razu zastosować menu Dane >> Sortuj.
40
Operacje na danych: filtrowanie
Filtrowanie to wyświetlenie danych spełniających warunek, a chwilowe "ukrycie"
pozostałych danych.
Bardzo przydatnym mechanizmem jest Autofiltr.
Autofiltr zamienia nagłówki kolumn w listy rozwijane, w których można wybierać
żądane wartości.
41
Operacje na danych: filtrowanie
Aby włączyć autofiltr, należy:
1. umieścić kursor w dowolnej komórce tabeli z danymi,
2. wywołać polecenie włączenia autofiltru.
Polecenie włączenia autofiltru to:
Calc, Excel 2003: menu Dane >> Autofiltr,
Excel 2010: karta Narzędzia główne >> grupa Edycja >> przycisk Sortuj i filtruj >>
polecenie Filtruj
(lub karta Dane >> grupa Sortowanie i filtrowanie >> przycisk Filtruj).
42
Zajęcia
e-kompetencje
Do zobaczenia na następnych zajęciach
i
Dziękuję za uwagę
43