pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU
WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ
PROTOKÓŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ
NR PS-II.431.3.6.2015
Przeprowadzonej w Środowiskowym Domu Samopomocy
w Wielu gm. Karsin.
Gdańsk 14 sierpnia 2015 r.
1
I.
Warunki organizacji kontroli
Jednostka kontrolowana;
Kontrolę przeprowadzono w Środowiskowym Domu Samopomocy w Wielu gm. Karsin,
który funkcjonuje jako jednostka organizacyjna Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Karsinie.
Reprezentowaną przez:
Kierownika GOPS Karsin: Magdalenę Jereczek
p.o. Koordynatora ŚDS : Annę Datta
Jednostka kontrolująca:
Kontrolę prowadził Zespół Inspektorów Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Gdańsku w składzie:
- Ewa Szczypior – starszy inspektor wojewódzki - kierująca zespołem inspektorów upoważnienie Nr 219/2015 z dnia 4 sierpnia 2015 r.
- Małgorzata Szady – starszy inspektor wojewódzki – upoważnienie Nr 220/2015 z dnia
4 sierpnia 2015 r.
Termin kontroli: Kontrolę przeprowadzono w dniu 14 sierpnia 2015 r.
Okres podlegający kontroli: realizacja zadań merytorycznych ŚDS w roku 2014.
Podstawy prawne przeprowadzonej kontroli:
 art.28 ust.1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej
w województwie (Dz. U. Nr 31 poz. 206 z późn. zm.),
 art.126 i art.127 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013
poz. 182 z późn zm. ),
 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie
nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61 poz. 543 z późn. zm. ),
 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r.
w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz. U. Nr 238 poz. 1586).
 art.1, art. 9 ustawy z dnia 19 sierpnia 1994r. o ochronie zdrowia psychicznego (Dz. U.
z 2011 r. Nr 231, poz. 1375 z późn. zm.)
Zakres kontroli problemowej:
Ocena merytoryczna działań w zakresie realizacji zadań umożliwiających wsparcie osób
z zaburzeniami psychicznymi, służących poprawie jakości życia uczestników, rodzaj i zakres
usług świadczonych w Środowiskowym Domu Samopomocy w Wielu (określanego dalej
jako ŚDS) oraz realizacja standardów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy.
W trakcie czynności kontrolnych analizie poddane zostały następujące zagadnienia:
 dokumenty formalne, dotyczące funkcjonowania ŚDS (Uchwała Rady Gminy
dotycząca utworzenia ŚDS w Wielu, Uchwała Rady Gminy dotycząca zmiany statutu
GOPS Karsin, statut i regulamin ŚDS, program, plan pracy),
 liczba osób przebywających w ŚDS w 2014 roku,
 formy działań terapeutycznych i innych usług skierowanych na rzecz uczestników
ŚDS,
 współpraca z rodzinami, instytucjami w środowisku lokalnym w celu integracji
społecznej uczestników ŚDS,
 przygotowanie merytoryczne zatrudnionych pracowników ŚDS,
2


przebieg i efekty oddziaływań terapeutycznych wobec uczestników ŚDS,
stan bazy technicznej i wyposażenia budynku ŚDS w odniesieniu do obowiązujących
standardów.
Osoby udzielające wyjaśnień:
Kierownik GOPS Karsin: Magdalena Jereczek
p.o. Koordynatora ŚDS : Anna Datta
Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych dokonano wpisu do zeszytu kontroli Gminnego Ośrodka Pomocy
Społecznej w Karsinie oraz poinformowano kierownika o prawie odmowy podpisania protokołu i obowiązku
złożenia na piśmie do dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku
w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu, wyjaśnień przyczyn tej odmowy oraz umotywowanych zastrzeżeń,
dotyczących ustaleń zwartych w protokole. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu, o których mowa
powyżej, termin odmowy podpisania protokołu wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia doręczenia
stanowiska dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku wobec zastrzeżeń.
Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez zespół
inspektorów i sporządzenia zaleceń pokontrolnych (§ 16 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23
marca 2005r w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 61 poz. 543 z późn. zm.).
II.
Podstawa do ustaleń kontroli:
Ustaleń do protokołu dokonano na podstawie:
 oględzin bazy technicznej, lokalowej i kadrowej ŚDS w Wielu, jako miejsca realizacji
zadania (czy gwarantuje niezbędną jakość usług),
 wyjaśnień udzielonych przez Kierownika GOPS oraz p.o. Koordynatora ŚDS,
 wglądu w dokumenty merytoryczne, dotyczące realizowanych zadań (Uchwały Rady
Gminy dotyczące utworzenia i funkcjonowania ŚDS Wiele, statut, regulamin, plan
i program działalności ŚDS, procedury postępowania w ŚDS, dokumentacja
indywidualna i zbiorowa uczestników, dokumenty dotyczące kwalifikacji
pracowników).
III. Ustalenia kontrolne:
Środowiskowy Dom Samopomocy (ŚDS) w Wielu funkcjonuje od 2010 r. i jest placówką
wsparcia dziennego typu A i B. Decyzja o jego utworzeniu podjęta została Uchwałą
Nr XXX/197/09 Rady Gminy w Karsinie z dnia 26 listopada 2009 r. (Załącznik Nr 1).
Zgodnie z zapisem ww. uchwały jak i zmian wprowadzonych w Statucie Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej (GOPS) w Karsinie Uchwałą Nr I/5/10 Rady Gminy Karsin
z dnia 30 listopada 2010 r. (Załącznik Nr 2) - ŚDS wchodzi w skład GOPS jako jednostka
organizacyjna pomocy społecznej. Zasady funkcjonowania placówki określone zostały
w Statucie ŚDS wprowadzonym Uchwałą Nr XV/105/12 Rady Gminy Karsin z dnia 26
stycznia 2012 r. (załącznik nr 3). Szczegółowe zadania ŚDS określa zatwierdzony przez
Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Karsinie z Regulamin
Organizacyjny
Środowiskowego Domu Samopomocy w Wielu (załącznik nr 4).
Merytorycznymi
podstawami działalności ŚDS są: program działalności, zawierający osobne części dla
placówki typu A i B (Załącznik Nr 5 - rok 2014, Załącznik Nr 6 – rok 2015) oraz plan pracy
(Załącznik Nr 7 - rok 2014, Załącznik Nr 8 – rok 2015), ustalany corocznie w uzgodnieniu z
Wojewodą Pomorskim oraz zatwierdzany przez jednostkę prowadzącą. Kierownik ŚDS,
zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r.
w sprawie środowiskowych domów samopomocy, zobowiązany jest także do składania
Wojewodzie Pomorskiemu rocznego sprawozdania z działalności ŚDS (Załącznik Nr 9),
z którego to obowiązku wywiązuje się terminowo.
Budynek ŚDS w Wielu, (ul. Derdowskiego 1) przejęła Gmina Karsin od Parafii
rzymskokatolickiej św. Mikołaja w Wielu w nieodpłatne użytkowanie na okres 10 lat.
3
Obiekt znajduje się jest w miejscu zapewniającym bezpieczeństwo i spokój uczestników
zajęć. Usytuowany jest przy głównej drodze, przebiegającej przez miejscowość – co daje
możliwość łatwego dotarcia do placówki i przemieszczenia się uczestników ŚDS, ale
jednocześnie sam lokal jest oddzielony od jezdni szeregiem drzew, które wyciszają
dobiegający od niej hałas. Jest budynkiem trzykondygnacyjnym, pozbawionym barier
architektonicznych. Na zewnątrz znajduje się podjazd umożliwiający dostęp do pomieszczeń
uczestnikom na wózkach. Osoby niepełnosprawne ruchowo mogą swobodnie poruszać się na
parterze, gdzie znajdują się toalety, szatnia i część pracowni, w tym pomieszczenia do terapii
ruchowej. Ponadto w placówce zamontowany jest schodołaz umożliwiający osobom
niepełnosprawnym dotarcie na piętro i korzystanie ze znajdujących się tam pozostałych
pracowni. Budynek spełnia konieczne wymogi dotyczące powierzchni użytkowej,
przypadającej na jednego uczestnika (na 160 m² powierzchni ŚDS przebywa maksymalnie 20
podopiecznych) - zgodnie z Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie
środowiskowych domów samopomocy. Dom czynny jest od poniedziałku do piątku
w godzinach 7.30 – 15.30 ( w tym co najmniej przez 6 godzin prowadzone są zajęcia)
Pomieszczenia użytkowe ŚDS usytuowane są na wszystkich kondygnacjach. W skład
tych pomieszczeń wchodzą: szatnia, pracownia kulinarna oraz jadalnia pełniąca funkcję sali
aktywizacji i pomieszczenia do terapii ruchowej. Na piętrze znajdują się kolejne pracownie:
stolarska, plastyczna, komputerowa, krawiecka. Na ostatniej kondygnacji umiejscowiony jest
pokój do indywidualnego poradnictwa psychologicznego, socjalnego, pedagogicznego,
pełniący również rolę pokoju wyciszeń i biura. Wszystkie pracownie wyposażone są
w potrzebne do prowadzenia zajęć meble i sprzęty. W obiekcie znajduje się również
niezbędna ilość toalet: 4 toalety dla uczestników – po dwie na parterze i pierwszym piętrze,
osobno dla kobiet i mężczyzn, dostosowane do osób niepełnosprawnych, toaleta dla
personelu, która znajduje się w biurze oraz łazienka z natryskiem. Dom wyposażony jest w
niezbędny sprzęt, odpowiedni do realizacji zadań wspierająco-aktywizujących:
- sprzęt do treningu samoobsługi i zaradności życiowej, w tym pralka automatyczna,
żelazko, deska do prasowania, suszarka do włosów i inne
sprzęty w zależności
od prowadzonej terapii,
- sprzęt rekreacyjno- sportowy,
- sprzęt komputerowy, muzyczny, tv-audio-video.
Uczestnicy zajęć ŚDS.
Środowiskowy Dom Samopomocy w Wielu jest dziennym ośrodkiem wsparcia, typu B
przeznaczonym dla 20 osób dorosłych. W 2014 roku od stycznia do września w zajęciach
ŚDS uczestniczyło 20 osób z niepełnosprawnością intelektualną, od października do grudnia
tych osób było 18. Na przestrzeni całego roku z oferty Domu skorzystały 23 osoby –
w załączeniu pełna lista mieszkańców w ŚDS i okres ich korzystania z zajęć w 2014 r.
(załącznik nr 10). Z ewidencji ŚDS w tym czasie wykreślono 5 osób, w tym: 4 osoby
z powodu rezygnacji, a jedną z powodu zgonu. W ciągu 2014 roku średnia frekwencja
uczestnictwa w zajęciach wyniosła 70%. Wśród mieszkańców nie ma osób z decyzją
o odpłatności za pobyt w tej placówce. Mimo prowadzenia w ŚDS działań mających na celu
aktywizację życiową w oparciu o indywidualne możliwości uczestników oraz współpracę ze
środowiskiem rodzinnym i lokalnym – to jedynie 1 osoba się usamodzielniła. Podopiecznymi
Środowiskowego Domu Samopomocy w Wielu są mieszkańcy gminy Karsin. Z uwagi na
rozległość terenu i możliwe komplikacje z dotarciem do ŚDS zdecydowana większość
uczestników korzystała z transportu zorganizowanego i opłaconego przez placówkę (zakup
usług finansowany w ramach dotacji uzyskiwanej z budżetu Wojewody). Prawa i obowiązki
podopiecznych tej placówki zawarte zostały w Regulaminie organizacyjnym ŚDS.
4
W dokumencie tym określono zasady uczestnictwa w zajęciach oraz przepisy porządkowe.
Mieszkańcy Domu podczas swego pobytu zapoznawani zostają z zapisami regulaminu.
Dla każdej z 4 pracowni opracowano osobne, szczegółowe Regulaminy o charakterze
porządkowym – załącznik Nr 11 Dla podniesienia bezpieczeństwa pobytu uczestników
w ŚDS oraz usystematyzowania podejmowanych działań w sytuacjach nagłych,
konfliktowych i organizacyjnych, opracowano szereg procedur, m.in.: procedura
przyjmowania nowego uczestnika do ŚDS, procedura pozbawienia osoby prawa do pobytu w
ŚDS, procedura przy zaistnieniu nieszczęśliwego zdarzenia lub wypadku w ŚDS, procedura
postępowania w przypadku nagłego pogorszenia stanu zdrowia uczestnika ŚDS, procedura
postępowania w napadzie agresji i autoagresji, procedura składania skarg, zażaleń i wniosków
przez uczestników ŚDS oraz ich rozpatrywanie, procedura postępowania w razie
samodzielnego oddalenia się uczestnika, procedura postępowania w przypadku zdarzeń
losowych, typu awarie, zagrożenia oraz inne procedury. Pełen zbiór tych procedur stanowi
załącznik nr 12.
Kadra Środowiskowego Domu Samopomocy w Wielu.
Kadrę ŚDS Wiele w 2014r stanowił zespół składający się z koordynatora, czterech
instruktorów terapii zajęciowej (sposób zatrudnienia – umowa o pracę), psychologa, lekarza
psychiatry, animatora czasu wolnego (sposób zatrudnienia – umowa zlecenie). Liczba
zatrudnionych pracowników jest zatem wystarczająca i umożliwia zachowanie wskaźnik
zatrudnienia określony w § 12 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej
w sprawie środowiskowych domów samopomocy dla ŚDS typu oraz B.
Koordynatorem Domu w 2014 r. była Pani Sabina Lizakowska, posiadająca niezbędne
wykształcenie i kwalifikację do pełnienia tej funkcji (również specjalizację z zakresu
organizacji pomocy społecznej). Obecnie osoba ta jest na urlopie macierzyńskim, a jej
obowiązki na ten czas przejęła Pani Anna Datta (pracująca dotąd jako terapeuta zajęciowy).
Zwierzchnikiem służbowym koordynatora, zgodnie z zapisami Statutu ŚDS, jest Kierownik
Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Karsinie. Zdecydowana większość pracowników
posiada niezbędne wykształcenie i kwalifikacje. Dwie osoby są w trakcie uzupełniania
wymaganych kwalifikacji. Ponadto pracownicy w sposób ciągły podwyższają swoją wiedzę
i umiejętności w zakresie pracy z osobami niepełnosprawnymi uczestnicząc
w szkoleniach organizowanych przez różne instytucje zewnętrzne. W załączeniu pełen pakiet
dokumentów poświadczających wykształcenie, kwalifikacje i odbyte szkolenia
przez poszczególnych pracowników (załącznik nr 13).
Zespół Wspierająco – Aktywizujący.
W okresie kontrolnym (2014 rok) zespół wspierająco – aktywizujący, składający się z 4 osób
merytorycznych, zbierał się 10 razy. Wszystkie spotkania zostały dokumentowane w formie
protokołów. W protokołach tych zawarto informacje o dokonanej półrocznej i rocznej ocenie
postępów uczestników ŚDS, tworzonych planach postępowania wspierająco –
aktywizującego dla nowych uczestników. Kserokopie tych protokołów stanowią załącznik
nr 14.
Wsparcie i oferta terapeutyczna kierowana do uczestników ŚDS w 2014 r.
Realizację oferty wsparcia, kierowanej do uczestników zajęć w ŚDS w porządkuje
Tygodniowy Plan Zajęć rozpisany na poszczególne dni tygodnia i ramy czasowe (załącznik
nr 15). Zaplanowane oddziaływania realizowane były w oparciu o rozpoznanie potrzeb,
możliwości rozwojowych oraz posiadane umiejętności indywidualne uczestników zajęć, które
5
zostały zawarte w Indywidualnych Planach Postępowania Wspierająco - Aktywizującego.
Ustalone cele realizowane były w formie zajęć indywidualnych lub grupowych. Podopieczni,
zgodnie ze swoimi możliwościami intelektualnymi, brali udział w treningach z zakresu
umiejętności funkcjonowania w codziennym życiu. Realizowano szereg działań w zakresie
treningu umiejętności społecznych i interpersonalnych oraz umiejętności spędzania czasu
wolnego. Wszyscy uczestnicy ŚDS uzyskiwali wsparcie psychologiczne. Korzystali z terapii
ruchowej i zajęciowej prowadzonej w pracowni plastycznej, krawieckiej, ogrodniczostolarskiej, kulinarnej, komputerowej. Uczestnicy mieli zapewniony dostęp do świadczeń
medycznych w zakresie POZ jak również specjalistycznych – wg potrzeb. Ponadto ŚDS
zatrudnia na umowę zlecenie
lekarza psychiatrę, który dokonuje diagnozy stanu
psychicznego poszczególnych podopiecznych.
W ramach treningu kulinarnego podopiecznym zapewniono spożywanie jednego gorącego
posiłku w ciągu dnia (obiad) oraz wypicia gorącego napoju (kawy, herbaty).
Mieszkańcy Domu brali aktywny udział w wydarzeniach integracyjno – sportowokulturalnych w środowisku lokalnym. Na terenie ŚDS organizowane są również różne
imprezy okolicznościowe i świąteczne. Szczegółowy opis realizacji poszczególnych
treningów zawiera sprawozdanie merytoryczne za rok 2014 r.(załącznik nr 9). Podejmowane
działania zostały, zweryfikowane i pozytywnie potwierdzone podczas kontroli zapisami
w indywidualnych planach wspierająco - aktywizujących.
ŚDS w Wielu spełnia zatem wszystkie standardy usług zawarte w Rozporządzeniu Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy.
Współpraca z podmiotami zewnętrznymi.
Pracownicy Środowiskowego Domu Samopomocy nawiązują współpracę z rodzinami
i opiekunami podopiecznych (bezpośrednie rozmowy z członkami rodzin podopiecznych
dotyczące codziennych trudności związanych z niepełnosprawnością, realizacji wspólnego
planu terapeutycznego, pomoc w zakresie konsultacji lekarskich). W celu umożliwienia
szerokiej integracji uczestników ze środowiskiem lokalnym podejmuje się współpracę
z różnymi podmiotami zewnętrznymi takimi jak: pracownicy socjalni Ośrodka Pomocy
Społecznej Karsinie, lekarze podstawowej opieki zdrowotnej i specjaliści, Przedszkole
Publiczne w Wielu (spotkania integracyjne) Stowarzyszenie na Rzecz Domu Pomocy
Społecznej w Cisewiu (wspólne przedsięwzięcia kulturalno-integracyjne). Na szczególną
uwagę zasługuje współpraca z Domem Kultury w Dziemianach, który udostępnia salę na
imprezy inicjowane przez ŚDS, umożliwia korzystanie z zasobów bibliotecznych oraz sprzętu
do gry w tenisa stołowego. Pozytywne efekty, głównie w organizacji wspólnych imprez
sportowych i festynów, przynosi również współdziałanie ŚDS w Trzebuniu z warsztatami
terapii zajęciowej w Brusach oraz innymi, ościennymi ŚDS-ami (Kościerzyna).
Dokumentacja indywidualna i zbiorcza.
Dokumentacja uczestników ŚDS gromadzona jest w odrębnych segregatorach i teczkach
zawierających niezbędne informacje. Dokumenty te
przechowywane są w sposób
bezpieczny, zapewniający ochronę danych osobowych uczestników Domu.
Dokumentacja indywidualna uczestników prowadzona w ŚDS pogrupowana jest w pięć
głównych działów, dzięki czemu stanowi uporządkowany i czytelny zbiór informacji
o danym mieszkańcu. Są to następujące grupy dokumentów:
I. Dokumenty ogólne – dokumenty kwalifikujące do ŚDS, w tym ksero decyzji
o przyjęciu do ŚDS
II. Informacje o miejscu zamieszkania i sytuacji rodzinnej i bytowej uczestnika,
6
III. Współpraca z rodzinami – zgoda rodziny na uczestnictwo w ŚDS (druk – załącznik
Nr 16), zeszyt dla każdego uczestnika, w którym notuje się wszystkie zdarzenia,
zachowanie podopiecznego, rozmowy z rodziną,
IV. Informacje o stanie zdrowia uczestnika ŚDS – zaświadczenie o stanie zdrowia,
okresowa ocena stu psychicznego uczestnika dokonywana przez lekarza psychiatrę, zgoda
na udostępnienie przyniesionej przez uczestnika dokumentacji medycznej (zestaw druków
– załącznik nr 17 ), indywidualne dokumenty medyczne uczestnika, badania
psychologiczne, plan terapii zajęciowej w zakresie różnych pracowni
V. Indywidualne programy terapii i rehabilitacji – indywidualny plan postępowania
wspierająco-aktywizującego (roczny), analiza postępów uczestnika, sprawozdanie
realizacji programów terapeutycznych i rehabilitacyjnych.
Dokumentację zbiorczą, prowadzoną w ŚDS stanowią;
 miesięczne listy obecności uczestników – załącznik nr 18,
 obowiązki kwartalne uczestników ŚDS (rozpisane na każdego uczestnika) – załącznik
nr 19,
 podziały uczestników na poszczególne pracownie w każdym z kwartałów – załącznik
Nr 20.
W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że dokumentacja prowadzona jest w sposób
czytelny, chronologiczny i celowy. Zapisane informacje są wyczerpujące i stanowią rzetelną
podstawę do działań merytorycznych.
W wyniku postępowania kontrolnego, nie stwierdzono nieprawidłowości
w funkcjonowaniu i organizacji Środowiskowego Domu Samopomocy w Wielu. Placówka
gwarantuje niezbędną jakość usług zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 9 grudnia 2010r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy.
W okresie podlegającym kontroli realizowała ona swoje zadania na oczekiwanym poziomie,
uzyskując ocenę pozytywną.
Starszy Inspektor Wojewódzki
Ewa Szczypior
Kierownik Gminnego Ośrodka
Pomocy Społecznej w Karsinie
Magdalena Jereczek
Starszy Inspektor Wojewódzki
Małgorzata Szady
(podpis Kierownika ŚDS)
(podpisy członków Zespołu Inspektorów)
Gdańsk, 3 listopada 2015 r.
7
Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jeden dla kierownika jednostki
kontrolowanej, drugi dołączony zostanie do akt kontroli WPS PUW w Gdańsku.
8