Zapytanie ofertowe - Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w

Białystok, 15.06.2016 r.
AF.26.24.2016
ZAPYTANIE OFERTOWE
na świadczenie usługi cateringowej dla Regionalnej Placówki
Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach
Szanowni Państwo
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku zwraca się z prośbą
o przedstawienie oferty cenowej na świadczenie całodniowej usługi cateringowej
w Regionalnej Placówce Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach, stanowiącej Dział
w strukturze Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku, na rok 2016.
1. Zamawiający:
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku
ul. Kombatantów 7
15-110 Białystok
NIP 542-303-15-36
2. Przedmiot zamówienia:
Zamówienie obejmuje świadczenie usługi cateringowej w zakresie przygotowania
i dostarczenia do siedziby Regionalnej Placówki Opiekuńczo-Terapeutycznej
w Ignatkach, całodziennego wyżywienia dla dzieci w różnym wieku umieszczonych
w tej Placówce.
Rodzaj zamówienia: usługa.
Przedmiot zamówienia obejmuje następujący zakres, według Kodów Wspólnego
Słownika Zamówień (CPV):
55321000-6 usługa przygotowania posiłków
55520000-1 usługa dostarczania posiłków
Zakres usługi obejmuje:
a. Przygotowanie i dostarczenie gotowych posiłków dla grupy maksymalnie
21 dzieci w różnym wieku, także niemowląt, przebywających w Regionalnej
Placówce Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach, stanowiącej Dział
w strukturze Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku,
w terminie od momentu pojawienia się w Placówce pierwszego dziecka,
o czym Wykonawca zostanie poinformowany, drogą telefoniczną lub mailową,
najpóźniej 2 dni przed planowanym rozpoczęciem okresu obowiązywania
umowy.
b. Należy uwzględnić fakt, ze liczba dzieci może się zmieniać, o czym
Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej dzień przed planowaną
zmianą ilości zamawianych posiłków. W związku z tym, iż Placówka dopiero
rozpoczyna swoją działalność należy wziąć pod uwagę fakt, że początkowa
ilość zamawianych posiłków może być niewielka i dotyczyć np. tylko
1-3 dzieci. Ilość dzieci umieszczanych w Placówce będzie się sukcesywnie
zwiększać, a w związku z tym będzie zwiększać się również ilość
zamawianych pakietów całodziennego wyżywienia. W Placówce maksymalnie
przebywać będzie 21 dzieci w wieku od 0 do 12 lat.
c. Przygotowanie diety ogólnej oraz diet specjalnych, w tym diety uzupełniającej
dla niemowląt i małych dzieci, jeśli zaistnieje taka potrzeba, zgodnie
z zaleceniami intendenta Placówki i wcześniejszymi ustaleniami
z upoważnionym przedstawicielem Wykonawcy.
 Przez dietę specjalną rozumie się modyfikacje głównego jadłospisu
zależnie od potrzeb dziecka, np. wykluczenie produktów alergizujących
dla uczulonego dziecka lub dieta bezglutenowa dla dziecka z celiakią.
 Placówka nie jest placówką oświatową, w związku z tym nie jest
wymagane przestrzeganie Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia
26 sierpnia 2015 r. w sprawie grup środków spożywczych
przeznaczonych do sprzedaży dzieciom i młodzieży w jednostkach
systemu oświaty oraz wymagań, jakie muszą spełniać środki
spożywcze stosowane w ramach żywienia zbiorowego dzieci
i młodzieży w tych jednostkach.
 Jadłospis w diecie ogólnej obejmować będzie 3 główne posiłki
(śniadanie, obiad, kolację) i 2 dodatkowe (II śniadanie, podwieczorek).

 Jadłospis ustalany będzie na okres 14 dni i dostarczany Wykonawcy
najpóźniej na 3 dni przed okresem jego obowiązywania.
d. Zapewnienie świeżości użytych produktów i najwyższej jakości oraz estetyki
posiłków, a także transportu wyporcjowanych posiłków w odpowiednich,
jednorazowych opakowaniach przeznaczonych do kontaktu z żywnością.
Transport posiłków powinien odbywać się z zachowaniem zasad higieny
i odpowiedniej do rodzaju posiłku temperatury w celu utrzymania wysokiej
jakości posiłków. Posiłki nie mogą być przygotowywane z półproduktów.
e. Dostarczenie posiłków własnym transportem 2 razy dziennie (pierwszy
transport: śniadanie + II śniadanie, drugi transport: obiad, podwieczorek
i kolacja) każdego dnia w tygodniu (od poniedziałku do niedzieli) w godzinach
ustalonych z Zamawiającym (pierwszy transport około godziny 6.45-7.00,
drugi transport około godziny 12.45-13.00) oraz dołączenie do każdego
posiłku zestawu niezbędnych sztućców jednorazowych.
f. W przypadku, gdy Wykonawca nie jest w stanie dostarczać posiłków 2 razy
dziennie dopuszcza się ich dostarczanie raz dziennie po wcześniejszym
ustaleniu tego faktu z Zamawiającym.
g. Zachowanie norm bezpieczeństwa zgodnych ze standardami Dobrej Praktyki
Higienicznej (GHP), Dobrej Praktyki Produkcyjnej (GMP) oraz systemu
Analizy Zagrożeń i Krytycznych Punktów Kontroli (HACCP). Wykonawca
jest zobowiązany do przechowywania próbek posiłków do celów
h.
i.
j.
k.
l.
m.
sanitarno-epidemiologicznych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie
przepisami.
Do obowiązków Zamawiającego, realizowanych za pomocą personelu
własnego, należeć będzie wydawanie posiłków, sprzątanie oraz ponoszenie
kosztów środków czystości i higienicznych zużywanych do sprzątania
po posiłku. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie zabieranie z Placówki
odpadów pokonsumpcyjnych oraz dokonywanie comiesięcznych rozliczeń
z Zamawiającym za dostarczone posiłki. Rozliczenia finansowe Wykonawcy
z Zamawiającym odbywać się będą na podstawie faktycznie dostarczonych
posiłków i ceny brutto jednodniowego pakietu wyżywienia dla jednego
dziecka.
Wykonawca nie ma prawa do dokonywania jakichkolwiek zmian w ustalonym
jadłospisie bez wcześniejszego skontaktowania się z osobą upoważnioną przez
Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą.
Szczegóły i decyzje dotyczące wykonania przedmiotu zamówienia określane
będą przez Zamawiającego z ustalonym przedstawicielem Wykonawcy.
Wykonawca jest
odpowiedzialny za jakość i
bezpieczeństwo
przygotowywanych i dostarczanych przez niego posiłków.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez
Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.
W przypadku awarii lub nieprzewidzianych zdarzeń Wykonawca
jest zobowiązany zapewnić posiłki o tej samej jakości na swój koszt z innych
źródeł.
Oferta powinna zawierać:
a. Informacje o Wykonawcy (nazwa firmy, imię i nazwisko właściciela
oraz osoby upoważnionej do kontaktu z Zamawiającym, adres, nr telefonu,
e-mail) oraz przedstawienie wyceny usługi cateringowej, dokonanej w oparciu
o dołączony do oferty przykładowy jadłospis proponowany przez Wykonawcę.
Oferta powinna zostać złożona poprzez wypełnienie Formularza Oferty oraz
załączonych tabel (Załącznik nr 1 i 2).
b. Oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania usługi cateringowej,
w tym usługi skierowanej do dzieci, oraz o posiadaniu potencjału technicznego
i osób zdolnych do wykonania zamówienia zgodnie ze specyfikacją opisaną
w Zapytaniu Ofertowym (Załącznik nr 3)
c. Oświadczenie o przestrzeganiu zasad GHP, GMP oraz HACCP na terenie
zakładu Wykonawcy (Załącznik nr 4)
d. Oświadczenie o wykorzystywaniu jednorazowych pojemników na posiłki oraz
sztućców dopuszczonych do kontaktu z żywnością oraz o wykorzystywaniu do
przewozu posiłków środków transportu odpowiednio do tego przystosowanych
(Załącznik nr 5).
e. Referencje potwierdzające posiadanie doświadczenia w przygotowywaniu
posiłków dla dzieci oraz świadczeniu usługi cateringowej obejmującej
żywienie całodniowe.
f. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Regionalnym
Ośrodkiem Polityki Społecznej w Białymstoku lub Regionalną Placówką
Opiekuńczo-Terapeutyczną w Ignatkach (Załącznik nr 6). Zamawiający
nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub
kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne
powiązania miedzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania
zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu
Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem
procedury wyboru Wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
 uczestniczeniu w spółce jako wspólnik części cywilnej lub spółki
osobowej
 posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
 pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego,
prokurenta, pełnomocnika
 pozostawaniu w związku małżeńskich, w stosunku pokrewieństwa
lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia,
opieki lub kurateli.
3. Miejsce i termin realizacji zamówienia:
a. Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku
Regionalna Placówka Opiekuńczo-Terapeutyczna
Ul. Jeździecka 1
16-001 Ignatki Osiedle
gm. Juchnowiec Kościelny
b. Usługa realizowana będzie od dnia podpisania umowy do 31.12.2016 r.
c. Wymagany minimalny czas związania ofertą to 30 dni.
d. Okres wypowiedzenia po podpisaniu umowy o świadczenie usługi cateringowej to
dwa tygodnie.
4. Okres gwarancji:
Wykonawca oświadcza, że produkty spożywcze, z których będą przygotowywane
posiłki, będą najwyższej jakości oraz świeże, tzn. posiadające aktualny termin
przydatności do spożycia, a w przypadku produktów nie posiadających terminu
przydatności do spożycia (warzywa, owoce, pieczywo) – nie będą one wykazywały
cech zepsucia, gnicia, wyschnięcia czy czerstwienia w dniu, w którym będą
spożywane.
5. Miejsce i termin złożenia oferty:
Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, poczty elektronicznej, faksu,
kuriera lub dostarczona osobiście do siedziby Zamawiającego:
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku,
ul. Kombatantów 7,
15-110 Białystok
Faks: 85 744 71 37
e-mail: [email protected]
w terminie do dnia 24.06.2016 r. (decyduje data wpływu) do godziny 15:00.
Z dopiskiem: „Oferta na świadczenie usługi cateringowej w Regionalnej Placówce
Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach.”
6. Termin rozstrzygnięcia zapytania:
Zapytanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte w terminie 30 dni od dnia upływu terminu
składania ofert.
O wyborze oferty Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą telefoniczną lub poczty
elektronicznej.
7. Warunki płatności:
Płatność przelewem z uwzględnieniem szczegółowych postanowień umowy.
Rozliczenie za świadczoną usługę cateringową odbywać się będzie na podstawie
comiesięcznej faktury VAT, wystawianej przez Wykonawcę, na wskazany w fakturze
numer rachunku bankowego. Faktura VAT powinna określać ilość faktycznie
dostarczonych posiłków oraz kwoty za dostarczone posiłki zgodnie z cenami
jednostkowymi określonymi w ofercie.
Zamawiający zobowiązuje się do dokonania przelewu za zrealizowaną usługę
w terminie 14 dni od daty dostarczenia faktury VAT przez Wykonawcę
8. Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami:
Katarzyna Renczyńska,
[email protected],
(85) 744 72 72 wew.419
Natalia Wasilewska,
[email protected],
(85) 744 72 72 wew. 312
9. Sposób przygotowania oferty:
Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim.
a. Ceny należy podać w kwotach netto oraz brutto w walucie PLN.
b. Ceny powinny być określone na podstawie jadłospisu, który Wykonawca
dołącza do oferty oraz zgodnie ze specyfikacją określoną w zapytaniu
ofertowym poprzez wypełnienie Formularza Oferty oraz załączonych tabel
(Załącznik nr 1 i 2). Ceny powinny obejmować wszystkie koszty i składniki
związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
Oferty będą oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków
przedstawionych przez Wykonawców w zakresie każdego kryterium.
Oferta spełniająca w najwyższym stopniu wymagania określonego kryterium, otrzyma
maksymalną ilość punktów.
Pozostałym Wykonawcom, spełniającym wymagania kryterialne przypisana zostanie
odpowiednio mniejsza liczba punktów.
Kryteria wyboru oferty:
 Cena – 85%
 Doświadczenie – 15%
a) sposób punktowania w zakresie pierwszego kryterium – cena ofertowa (C):
- oferta może uzyskać max. 85 punktów.
- ocena punktowa dokonana zostanie zgodnie z formułą:
C min.
(C) = ---------- x 85 pkt.,
C of.
gdzie:
C min. - najniższa oferowana cena, spośród badanych ofert
C of. - oferowana cena oferty badanej
b) sposób punktowania w zakresie drugiego kryterium – doświadczenie:
- oferta może uzyskać max. 15 punktów
- oferta zostanie oceniona wg poniższego schematu:
Posiadane doświadczenie
(ilość dostarczonych referencji)
5 i więcej
Od 3 do 4
2 i mniej
Ilość punktów
15
10
5
Zamawiający przyzna odpowiednią ilość punktów za dokumenty potwierdzające
posiadane doświadczenie, tj. referencji świadczących o realizacji usług cateringowych,
wystawionych na podmiot, który będzie wykonywał zlecenie. Referencja powinna
zawierać pozytywną opinię o wykonanej usłudze cateringowej. Referencja musi być
wystawiona przez niezależny podmiot zewnętrzny. Różne referencje wystawione
przez ten sam podmiot zewnętrzny będą liczone jako jedna referencja. Referencje
które nie spełnią powyższych warunków będą odrzucone.
Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość
punktów. Oferta może uzyskać max. 100 pkt.
10. Informacje dodatkowe:
a. Procedura wyboru Wykonawcy przeprowadzona zostanie zgodnie z zasadą
konkurencyjności.
b. O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają
wymagania określone w Zapytaniu Ofertowym, posiadają odpowiednie
doświadczenie oraz przedstawią wszystkie wymagane oświadczenia.
c. Ceny podane przez Wykonawcę obowiązują przez cały rok 2016,
tj. do 31.12.2016r.
d. Wykonawca, nadsyłając swoją ofertę, jednocześnie zobowiązuje się do ustalania
wszelkich szczegółów dotyczących jadłospisu z wyznaczonym przedstawicielem
Zamawiającego.
e. Ewentualne zmiany w przedmiocie zamówienia możliwe są tylko
po wcześniejszym uzgodnieniu ich z przedstawicielem Zamawiającego.
f. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości posiłków poprzez
wytypowanych pracowników Zamawiającego. W razie stwierdzenia wad
w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu
Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie
po otrzymaniu zgłoszenia.
g. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji z oferentami. Ostateczny
wybór oferenta, z którym Zamawiający podpisze umowę, nastąpi po zakończeniu
ewentualnych negocjacji.
h. Zamawiający
zastrzega
sobie
możliwość
wyboru
kolejnej
wśród
najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako
najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy o realizację przedmiotu
niniejszego zapytania.
11. Formularz Oferty:
Nazwa Wykonawcy: ……………………………………………………………......
Adres Wykonawcy: …………………………………..……………………………..
NIP: …………………………………………………………………………………
Regon: ………………………………………………………………...…………….
Nr rachunku bankowego: ………………………………...…………………………
Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę netto ………………………zł
(słownie ………………………………………………………….……..…..złotych)
co stanowi wartość brutto ………………………zł
(słownie …………………………………………………………...……….złotych).
7. Szczegółowy opis oferty wykonania usługi zgodnej z przedmiotem zamówienia
wg kryteriów zamieszczonych w Załączniku 1 i 2 do Zapytania ofertowego.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
8. Określone w załączniku nr 1 i 2 ilości zostały podane szacunkowo. Zamawiający
zastrzega sobie możliwość zakupu mniejszej lub większej ilości przedmiotu
zamówienia z zachowaniem cen jednostkowych i z tego powodu Wykonawcy
nie przysługuje żadne dodatkowe roszczenie w stosunku do Zamawiającego.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym
czasie bez podania przyczyny.
1) Oświadczam, że zapoznałem/am się z opisem przedmiotu zamówienia
i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.
2) Termin realizacji zamówienia: …………………..………………………….
3) Potwierdzam termin realizacji zamówienia do dnia ………………..………
……………………………………………………………………….………
4) Wyrażam zgodę na warunki płatności określone w zapytaniu ofertowym.
5) Wyrażam zgodę na podpisanie umowy według wzoru, który stanowi
Załącznik nr 7 do Zapytania ofertowego.
……………………………….., dnia ………………..
Podpis Wykonawcy lub osoby
upoważnionej
Pieczątka Wykonawcy