Zapytanie ofertowe - Biuletyn Informacji Publicznej Muzeum

Zapytanie ofertowe - Biuletyn Informacji Publicznej Muzeum

Wojewódzka Samorządowa Instytucja Kultury
Chorzów, 21 czerwca 2016 r.
ZAPYTANIE CENOWE
dot.: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – nazwa zadania: Pełnienie funkcji
koordynatora projektu pn.: „Stworzenie systemu aplikacji internetowych dla urządzeń mobilnych
na potrzeby prezentacji regionalnej kultury ludowej”.
Postępowanie wyłączone jest ze stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (t.j. Dz.U. 2015 poz. 2164) na podstawie art. 4 pkt 8.
I. Przedmiot zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji koordynatora projektu pn.: „Stworzenie systemu
aplikacji internetowych dla urządzeń mobilnych na potrzeby prezentacji regionalnej kultury ludowej”
w ramach osi priorytetowej II. Cyfrowe śląskie, działania 2.1. Wsparcie rozwoju cyfrowych usług
publicznych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 – 2020.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Zakres czynności obejmuje:
a. przygotowania specyfikacji w zakresie funkcjonalnym i/lub technologicznym dla zadań
przewidzianych w projekcie (dot. m.in. oprogramowania dla aplikacji mobilnych, nowej strony
internetowej, infrastruktury sprzętowej itd.);
b. przygotowania dokumentacji przetargowej, a w szczególności na sporządzenia opisów przedmiotu
zamówienia, określenia warunków udziału w postępowaniach oraz ustalania pozacenowych kryteriów
oceny ofert, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych wskazanymi w umowie
o dofinansowanie.
c. udzielania odpowiedzi na pytania Wykonawców w ramach prowadzonych postępowań
o udzielenie poszczególnych zamówień;
d. oceny ofert w zakresie ich zgodności z treścią specyfikacji istotnych warunków
zamówienia/zapytań;
e. udziału w pracach Komisji Przetargowej Zamawiającego;
f.. opracowania harmonogramów rzeczowo-finansowych dla poszczególnych Wykonawców prac wraz
z bieżącym kontrolowaniem ich wykonania;
g. nadzoru nad realizacją projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, umową
o dofinansowanie, harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz wytycznymi Zamawiającego;
h. nadzoru nad dostawą, instalacją oraz konfiguracją sprzętu i oprogramowania;
i. koordynowania etapów wdrożeń oraz testów wykonywanych w ramach poszczególnych zadań;
j. bieżącego kontrolowania jakości wykonanych prac, w szczególności poprzez sprawdzanie ich
zgodności z dokumentacją aplikacyjną, ofertami przetargowymi Wykonawców (w tym
z uprzednio przygotowaną przez Koordynatora specyfikacją techniczno-funkcjonalną), zawartymi
umowami z Wykonawcami, a także wytycznymi Zamawiającego;
k. bieżącego kontaktu z Wykonawcami poszczególnych zadań;
l. uczestniczenie w próbach i odbiorach sprzętów, instalacji i oprogramowania;
ł. potwierdzania faktycznie wykonanych prac/dostaw oraz nadzór nad usunięciem ich ewentualnych
wad, a także przygotowywanie dokumentów do ich odbioru, weryfikacja przedkładanych protokołów;
m. kontrolowania zgodności realizacji inwestycji z harmonogramem rzeczowo-finansowym;
Strona 2 z 6
n. zgłaszania Zamawiającemu wszelkich trudności i zagrożeń związanych z realizacją zadania
inwestycyjnego i jego terminem zakończenia;
o. niezwłocznego informowania Zamawiającego o ewentualnej konieczności wprowadzenia zmian
w projekcie;
p. stałej współpracy, konsultacji i spotkań z pracownikami merytorycznymi Muzeum zaangażowanymi
w realizację projektu;
r. uwzględniania i analizowania uwag i zastrzeżeń zgłaszanych przez Zamawiającego,
a także zawiadamiania Zamawiającego o podjętych działaniach wraz z uzasadnieniem;
s. organizowania oraz przewodniczenia naradom technicznym, problemowym i innym spotkaniom,
w których, w zależności od potrzeb, udział biorą przedstawiciele wszystkich zaangażowanych
w realizację umowy stron (Koordynator projektu, przedstawiciele Zamawiającego, Wykonawcy zadań),
w terminach wynikających z potrzeb zgłaszanych przez strony umów, nie rzadziej niż raz w tygodniu,
oraz sporządzania protokołów z tych narad i przekazywania ich Zamawiającemu i Wykonawcy robót w
terminie 3 dni roboczych od dnia narady;
t. żądania od Wykonawców oprogramowania/prac dokonania poprawek bądź ponownego wykonania
wadliwie wykonanych prac;
u.
informowania
Zamawiającego
o
wszelkich
okolicznościach
mających
wpływ
na prawidłową i terminową realizację projektu;
w. składania Zamawiającemu miesięcznych pisemnych raportów, w terminie do 5-tego dnia
następnego miesiąca lub innym terminie wskazanym przez Zamawiającego, zawierających informacje
o czynnościach wykonanych przez Koordynatora, o stanie zaawansowania realizacji prac
w ramach projektu, wszelkich przypadkach ujawnionych wad i opóźnień w realizacji prac;
x. przechowywania korespondencji i dokumentacji powstałej w związku z realizacją inwestycji
i przekazania jej Zamawiającemu w stanie kompletnym niezwłocznie po zakończeniu inwestycji lub na
wezwanie Zamawiającego;
y. udziału w kontrolach prowadzonych przez podmioty zewnętrzne,
z. pełnienia dyżurów w siedzibie Zamawiającego średnio 2 razy w tygodniu, średnio
co najmniej 6 godzin tygodniowo, a w razie konieczności stawiać się w miejscu realizacji projektu
w ciągu maksymalnie 48 godzin od momentu otrzymania wezwania od Zamawiającego;
aa. podejmowania innych czynności w ramach wykonywania przez Zamawiającego umowy
o dofinansowanie zawartej z Instytucją Zarządzającą mających wpływ na terminową
i prawidłową realizację projektu oraz należyte wykonanie tej umowy.
3. Opis projektu
W ramach projektu zakłada się stworzenie aplikacji dla urządzeń mobilnych, dystrybuowanych
za pośrednictwem marketów z aplikacjami, dedykowanych poszczególnym platformom mobilnym
(Android i IOS). Ponadto zakłada się stworzenie strony internetowej zawierającej m.in. informacje
uzupełniające w stosunku do danych zawartych w aplikacjach mobilnych. Celem tworzonego systemu
jest zaprezentowanie ekspozycji Muzeum "Górnośląski Park Etnograficzny w Chorzowie"
wykorzystując technologię klasy VR (Virtual Reality - rzeczywistość wirtualna) oraz klasy AR
(Augmented Reality - rzeczywistość rozszerzona), w oparciu o materiały wideo nagrane
w technologii panoramicznej 360 stopni oraz o stworzone modele obiektów. Celem projektu jest
upowszechnienie regionalnej kultury ludowej i ocalenie wiedzy na temat ginącego dziedzictwa
regionalnego.
Użytkownik uruchamiający aplikację na własnym urządzeniu mobilnym lub wypożyczonym z Muzeum
(w ramach projektu jest zaplanowany zakup urządzeń mobilnych) będzie mógł korzystać z wielu
funkcji, a w tym m.in.:
a) Aplikacja a'la wikitude - panorama Muzeum pokazywana na żywo z wbudowanej w urządzenie
kamery, wzbogacona o nałożone na ekran etykietki wraz z informacjami o kierunku
i odległości do poszczególnych obiektów. W przypadku wskazania obiektu na ekranie pojawi
się informacja tekstowa i głosowa (lektora) o danym obiekcie.
b) Nawigacja po Muzeum - po skierowaniu urządzenia w dół pojawi się mapa, zorientowana
wg kompasu - udogodnienie dla osób zwiedzających rozległe tereny parkowe Muzeum.
c) Wirtualny chlewik - Zwiedzający wchodząc do pustego ciemnego chlewika, patrząc na jego
wnętrze przez trzymany tablet, będzie widział i słyszał różne zwierzęta, które na bazie
markerów umieszczonych w widoku kamery tabletu, będą ruchome, co będzie zmuszało
zwiedzających do reagowania np. odganiając wirtualne kury czy schodząc z drogi wirtualnym
owcom.
41-500 Chorzów, ul. Parkowa 25, e-mail: [email protected], tel. (32) 241-07-18 tel. / fax (32) 241-55-01
nr konta: ING Bank Śląski. Oddział w Chorzowie 38 1050 1243 1000 0010 0000 4091 NIP 627-23-77-905
Strona 3 z 6
d) Ożywione chałupy - Zwiedzający zaglądający przez tablet do izby będzie miał możliwość
zobaczyć sceny przedstawiające przykładowe czynności wykonywane niegdyś przez
domowników tych chałup np. kobieta siedząca na zydlu na środku izby i myjąca nogi w balii,
mężczyzna siedzący przy stole i nabijający tytoń do fajki (technologia AR).
e) Funkcje informacyjne wewnątrz obiektów korzystające ze smarttagów (technologia Bluetooth/NFC).
f) Prezentacja modelu młocarni (maszyny rolniczej do oddzielania ziaren zboża od kłosów)
w ramach wystawy "Mechanizacja wsi" - Przed stodołą, w której znajduje się wystawa będzie
możliwość obejrzenia podczas pracy zabytkowej młocarni, wraz z możliwością rozłożenia jej
na części i zobaczenia pracujących wewnątrz mechanizmów. Ponadto model w technologii 3D
zostanie udostępniony na stronie internetowej. W celu zwiększenia atrakcyjności tej propozycji
zostanie przedstawiona również interaktywna gra, podczas której będzie można samodzielnie
rozebrać młocarnię, a także ją złożyć, ponownie przygotowując ją do pracy (technologia AR).
g) Odtwarzanie przez tablet w określonych lokalizacjach filmów nakręconych w technologii 360
stopni, które prezentują dawne życie wiejskie np. prace domowe, rozmowy sąsiedzkie,
kradzież kury, próby samosądu nad złodziejem itd. Wybrane sceny będą również
zaprezentowane na stronie internetowej.
W ramach projektu procesowi digitalizacji zostanie poddanych 399 „dokumentów”. Należą do nich
treści zarejestrowane w formie wizualnej oraz audiowizualnej.
Planowane zadania w ujęciu kosztowym:
Zadanie 1: Zakup infrastruktury sprzętowej:
Infrastrukturę sprzętową stanowi: 15 sztuk urządzeń mobilnych, 15 szt. obudów wzmacnianych dla
tych urządzeń, 15 szt. obudów drewnianych, a także stacje ładujące do urządzeń wraz z infrastrukturą
towarzyszącą oraz beacony.
Zadanie 2: Prace instalacyjne i i adaptacyjne:
Prace dotyczą zakupu i instalacji zestawów oświetleniowych w chatach, w których będą uruchamiane
aplikacje.
Zadanie 3: Zakup usługi opracowania strony WWW oraz oprogramowania dla urządzeń mobilnych:
Usługa obejmuje stworzenie dedykowanych aplikacji dla urządzeń mobilnych, dystrybuowanych
za pośrednictwem marketów z aplikacjami, dedykowanych poszczególnym platformom mobilnym
(Android i IOS). Ponadto zakłada się stworzenie strony internetowej zawierającej informacje
uzupełniające w stosunku do danych w aplikacji mobilnej. Oba rozwiązania, choć są niezależne, będą
się funkcjonalnie uzupełniać (np. strona internetowa będzie oferować bardziej szczegółowe modele
3D i materiały w lepszej rozdzielczości etc., natomiast aplikacja mobilna będzie oferowała dodatkowo
rozwiązania związane z obecnością użytkownika na terenie Muzeum.
Zakup usługi opracowania strony WWW zapewniającej dostęp do informacji oraz oprogramowania
do urządzeń mobilnych, realizowany będzie w dwóch etapach:
a) etap pierwszy obejmujący wirtualny przewodnik po wybranych obiektach skansenu wraz
z interaktywną mapą wykorzystującą rzeczywistość rozszerzoną (AR),
b) etap drugi obejmujący wirtualne prezentacje w wybranych obiektach skansenu
z wykorzystaniem technologii AR, VR oraz filmów nagrywanych w technologii 360 stopni.
W ramach zadania ujęto koszt dostosowania strony www oraz aplikacji mobilnych do wytycznych
WCAG 2.0. (na poziomie wyższym niż minimum), a także koszt tłumaczenia systemu na język
angielski.
Ujęto tu również koszty udostępniania dla użytkowników aplikacji w okresie realizacji projektu (iStore
(Apple), Google Play (Google).
Zadanie 4: Przygotowanie treści multimedialnych na potrzeby strony WWW oraz aplikacji mobilnych:
a) Koszt wykonania trójwymiarowego modelu młocarni oraz wykonania modeli rzeczywistości
wspomaganej do wirtualnego chlewika
Zdigitalizowana metodą 3D maszyna rolnicza, wykorzystywana do oddzielania ziaren zboża
od kłosów (młocarnia), zostanie zaprezentowana jako trójwymiarowy model przestrzenny
w ramach wystawy "Mechanizacja wsi". Model w technologii 3D zostanie udostępniony na
stworzonej w ramach projektu stronie internetowej, a także za pośrednictwem aplikacji
mobilnych. W celu zwiększenia atrakcyjności tej propozycji zostanie przedstawiona również
interaktywna gra, podczas której będzie można samodzielnie rozebrać młocarnię, a także ją
41-500 Chorzów, ul. Parkowa 25, e-mail: [email protected], tel. (32) 241-07-18 tel. / fax (32) 241-55-01
nr konta: ING Bank Śląski. Oddział w Chorzowie 38 1050 1243 1000 0010 0000 4091 NIP 627-23-77-905
Strona 4 z 6
złożyć, ponownie przygotowując ją do pracy (technologia AR). Dzięki temu możliwe będzie
obejrzenie zabytkowej młocarni podczas pracy, wraz z możliwością rozłożenia jej na części
i zobaczenia pracujących wewnątrz mechanizmów. Modele przestrzenne 3D będą również
przygotowywane na cele stworzenia wirtualnego chlewika. Modele te będą przestawiały
zwierzęta prezentowane w chlewiku. Zwiedzający wchodząc do pustego ciemnego chlewika,
patrząc na jego wnętrze przez trzymany tablet, będzie widział i słyszał różne zwierzęta, które
na bazie markerów umieszczonych w widoku kamery tabletu będą ruchome, co będzie
zmuszało zwiedzających do reagowania np. odganiając wirtualne kury czy schodząc z drogi
wirtualnym owcom.
b) Koszt opracowania i wykonania 2 filmów w technologii 360 stopni
Zadanie obejmuje kompleksową usługę polegającą na stworzeniu filmów na bazie
scenariuszy opracowanych przez pracowników Muzeum. Filmy te będą prezentować dawne
życie wiejskie w dwóch odsłonach - pozytywne aspekty życia na wsi i jego trudy. Wybrane
sceny filmów będą zostaną zaprezentowane na stworzonej w ramach projektu stronie
internetowej, natomiast w całości będą odtwarzane na terenie Muzeum na specjalnie
wytyczonej ścieżce zwiedzania.
c) Koszt przygotowania kontentu do aplikacji a'la wikitude i nawigacji
Kontent do aplikacji a'la wikitude, czyli panoramy Muzeum pokazywanej na żywo
z wbudowanej w urządzenie kamery będzie obejmował opracowanie nałożonych na ekran
etykiet ze zdjęciami archiwalnymi obiektów wraz z informacjami o kierunku i odległości do
poszczególnych obiektów, a także informacje tekstowe i głosowe o danym obiekcie. Koszt
przygotowania kontentu do aplikacji a'la wikitude i nawigacji będzie obejmował kompleksową
usługę polegającą na przygotowaniu etykiet, informacji tekstowych i głosowych na bazie
scenariuszy opracowanych przez pracowników Muzeum z wykorzystaniem archiwalnych
posiadanych przez Muzeum i poddanych digitalizacji zdjęć.
d) Koszt opracowania i wykonania 5 nagrań do funkcji ożywienia chałup
Koszt opracowania i wykonania 5 nagrań jako kontent multimedialny do funkcji "ożywienia
chałup" obejmuje kompleksową usługę polegającą na stworzeniu filmów na bazie scenariuszy
opracowanych przez pracowników Muzeum. Zwiedzający zaglądający przez tablet do
wybranej izby będzie miał możliwość zobaczyć sceny przedstawiające przykładowe czynności
wykonywane niegdyś przez domowników tych chałup.
Zadanie 5: Informacja i promocja:
W ramach kosztów przewidzianych na informację i promocję ujęto koszty dotyczące tablicy
informacyjno-promocyjnej, bilbordów na terenie aglomeracji śląskiej, oraz systemu oznaczeń
informacyjno-wizualych dla użytkowników systemu w miejscach realizacji poszczególnych funkcji
na terenie Muzeum.
II. Termin wykonania zamówienia
1. Planowany termin wykonania zamówienia: do 30 czerwca 2017 r.
2. Zamawiający zastrzega możliwość wydłużenia terminu realizacji zamówienia.
III. Warunki udziału w postępowaniu
1. Warunki udziału w postępowaniu w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia – osoby, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia powinny posiadać
kwalifikacje zawodowe oraz / lub wiedzę i doświadczenie co najmniej w zakresie:
a) przygotowywania opisów przedmiotu zamówienia na dostawy sprzętu i oprogramowania wraz
z instalacją, wykorzystującego technologię rzeczywistości wirtualnej w projekcie
współfinansowanym ze środków publicznych;
b) oceny i badania ofert złożonych przez wykonawców na dostawy sprzętu i oprogramowania
wraz z instalacją, wykorzystującego technologię rzeczywistości wirtualnej;
c) nadzoru na realizacją zamówienia publicznego polegającego na dostawach sprzętu
i oprogramowania wraz z instalacją, wykorzystującego technologię rzeczywistości wirtualnej
(sprawdzanie dostaw ze specyfikacją, odbiory, testy itp.);
d) przygotowywania opisów przedmiotu zamówienia na dostawy sprzętu i oprogramowania wraz
z instalacją, wykorzystującego systemy informatyczne GIS (systemy informacji przestrzennej)
41-500 Chorzów, ul. Parkowa 25, e-mail: [email protected], tel. (32) 241-07-18 tel. / fax (32) 241-55-01
nr konta: ING Bank Śląski. Oddział w Chorzowie 38 1050 1243 1000 0010 0000 4091 NIP 627-23-77-905
Strona 5 z 6
oraz wizualizację danych przestrzennych w projekcie współfinansowanym ze środków
publicznych;
e) oceny i badania ofert złożonych przez wykonawców na dostawy sprzętu i oprogramowania
wraz z instalacją, wykorzystującego systemy informatyczne GIS (systemy informacji
przestrzennej) oraz wizualizację danych przestrzennych;
f) nadzoru na realizacją zamówienia publicznego polegającego na dostawach sprzętu
i oprogramowania wraz z instalacją wykorzystującego systemy informatyczne GIS (systemy
informacji przestrzennej) oraz wizualizację danych przestrzennych (sprawdzanie dostaw ze
specyfikacją, odbiory, testy itp.);
g) przygotowywania opisów przedmiotu zamówienia na dostawy sprzętu i oprogramowania wraz
z instalacją, wykorzystującego systemy informatyczne z lokalizacją satelitarną
GPS/GLONASS w projekcie współfinansowanym ze środków publicznych;
h) oceny i badania ofert złożonych przez wykonawców na dostawy sprzętu i oprogramowania
wraz z instalacją, wykorzystującego systemy informatyczne z lokalizacją satelitarną
GPS/GLONASS;
i) nadzoru na realizacją zamówienia publicznego polegającego na dostawach sprzętu
i oprogramowania wraz z instalacją wykorzystującego systemy informatyczne z lokalizacją
satelitarną GPS/GLONASS (sprawdzanie dostaw ze specyfikacją, odbiory, testy itp.).
2. Dokumenty składane wraz z ofertą przez Wykonawcę w celu wykazania spełnienia w/wym.
warunków udziału w postępowaniu:
1) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich
wiedzy i doświadczenia zawodowego.
3. Oferta wykonawcy, który nie spełni warunków udziału w postępowaniu zostanie odrzucona przez
Zamawiającego.
IV. Opis sposobu przygotowania oferty
1. Przygotowanie oferty:
1) Wykonawca może złożyć jedną ofertę w formie pisemnej;
2) oferta powinna zawierać wszystkie wymagane dokumenty, o których mowa w treści niniejszego
zapytania cenowego;
3) dokumenty powinny być składane w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem
przez osobę / osoby upoważnione;
4) zaleca się, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane oraz szczepione (np. zszyte,
zbindowane) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty.
2. Sposób zaadresowania oferty:
1) ofertę należy złożyć w nieprzejrzystej, zamkniętej kopercie lub opakowaniu w sposób gwarantujący
zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność;
2) koperta lub opakowanie zawierające ofertę powinno być zaadresowane do Zamawiającego
i opatrzone nazwą, dokładnym adresem Wykonawcy oraz oznaczone w sposób następujący:
Pełnienie funkcji koordynatora projektu pn.: „Stworzenie systemu aplikacji internetowych dla
urządzeń mobilnych na potrzeby prezentacji regionalnej kultury ludowej”.
Nie otwierać przed godz. 10:00 dnia 28-06-2016 r.
3) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania
koperty lub opakowania, czy braku którejkolwiek z wymaganych informacji.
V. Miejsce, termin i sposób składania ofert
1. Oferty należy składać do godz. 10:00 dnia 28-06-2016 r. w siedzibie Zamawiającego:
Muzeum „Górnośląski Park Etnograficzny w Chorzowie”
ul. Parkowa 25, 41-500 Chorzów – wejście od strony al. Harcerskiej
budynek administracyjno-wystawienniczy, I piętro, sekretariat.
2. Oferty złożone po terminie nie będą podlegały ocenie.
41-500 Chorzów, ul. Parkowa 25, e-mail: [email protected], tel. (32) 241-07-18 tel. / fax (32) 241-55-01
nr konta: ING Bank Śląski. Oddział w Chorzowie 38 1050 1243 1000 0010 0000 4091 NIP 627-23-77-905
Strona 6 z 6
VI. Opis sposobu obliczania ceny
1. Obliczając cenę oferty należy uwzględnić wszystkie elementy składowe, czynności i prace, jakie
będą niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia.
2. Cena oferty stanowi wynagrodzenie ryczałtowe.
3. Ustaloną cenę oferty należy podać, jako cenę wykonania całego przedmiotu zamówienia objętego
przedmiotowym postępowaniem, wpisując ją do formularza ofertowego – załącznik A1 do niniejszej
specyfikacji.
VII. Kryteria oceny ofert
Wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o przyjęte w niniejszym postępowaniu kryteria oceny ofert
– cena (100% wagi).
Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od udzielenia zamówienia bez podania przyczyn.
Załączniki:
- załącznik A1 – formularz ofertowy;
- załącznik A2 – wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia;
- załącznik A3 – ogólne warunki umowy.
Osobą merytorycznie odpowiedzialną za realizację zamówienia jest Ewelina Koza, tel. 32 450 27 04
wew. 208.
41-500 Chorzów, ul. Parkowa 25, e-mail: [email protected], tel. (32) 241-07-18 tel. / fax (32) 241-55-01
nr konta: ING Bank Śląski. Oddział w Chorzowie 38 1050 1243 1000 0010 0000 4091 NIP 627-23-77-905