Zapytanie ofertowe

Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/2/2016
\Warszawa, dnia 16.03.2016 r.
Zapytanie ofertowe
I.
Nazwa i adres Zamawiającego:
CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa
II.
Nazwa przedmiotu zamówienia:
Kompleksowa obsługa podróży służbowych w kraju i za granicą.
III.
Opis przedmiotu zamówienia:
Zamówienie obejmuje świadczenie usług związanych z kompleksową obsługą podróży służbowych
w kraju i za granicą, a w szczególności:
a) rezerwację i sprzedaż biletów:
- lotniczych,
- kolejowych,
b) rezerwację pokoi w hotelach oraz – w ramach zawartych umów agencyjnych - wystawiania voucherów
hotelowych;
c) rezerwację wynajmu samochodów oraz – w ramach zawartych umów agencyjnych - wystawiania
voucherów rent a car;
d) pośrednictwo w zawieraniu umów ubezpieczeń na czas trwania podróży.

-
-

-
-
bilety lotnicze
rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych na połączenia krajowe, z/do Polski, wewnętrznej komunikacji
za granicą, a także na tzw. „linie niskokosztowe”;
przy realizacji każdego zlecenia lotniczego przedstawienie kilku wariantów połączeń do wyboru,
z propozycją najtańszej dostępnej taryfy oraz o ile jest to możliwe połączenia na „taniego
przewoźnika”, z uwzględnieniem wszelkich preferencji zarówno Zamawiającego oraz podróżującego
pracownika (cena, preferowane linie i programy Frequent Flyer, preferencje dotyczące typu samolotu,
portu tranzytowego itp.);
tam, gdzie jest to możliwe, bezpłatna rezerwacja miejsc w samolocie oraz specjalne posiłki na
pokładzie.
bilety kolejowe
rezerwacja i sprzedaż biletów kolejowych w wersji elektronicznej oraz papierowej na połączenia
krajowe, z/do Polski a także w komunikacji wewnętrznej w całej Europie, w tym również bilety InterRail
– bilety typu pass na Europę;
możliwość stosowania wszystkich zniżek i taryf specjalnych oferowanych przez przewoźników, zniżki
dla grup.

-
ubezpieczenia podróży (NNW, koszty leczenia, bagaż, rezygnacja z podróży/rezerwacji)
pośrednictwo w zawieraniu umów ubezpieczenia / wystawianie polis ubezpieczeniowych
turystycznych na podróże krajowe i zagraniczne dla pasażerów indywidualnych oraz grup na wyjazdy
służbowe.

-
rezerwacje hotelowe w kraju i za granicą
informacja o dostępności miejsc w hotelach o różnym standardzie na całym świecie;
rezerwacja miejsc (noclegów) hotelowych;
wystawianie voucherów hotelowych;
możliwość stosowania stawek specjalnych, korporacyjnych i promocyjnych.

-
usługi transportowe
rezerwacja
i
wynajem
samochodów
osobowych,
mikrobusów,
i dwupokładowych z toaletą, klimatyzacją;
organizacja przejazdów na trasie lotnisko-hotel-lotnisko z asystą na lotnisku.
-
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
autokarów
jedno-
Dodatkowe wymagania:




przy każdym zamówieniu uzgodnienie z Zamawiającym standardu realizowanych usług;
do każdego biletu lotniczego oraz do każdej potwierdzonej rezerwacji winna być dołączona informacja
zawierającą wszystkie istotne szczegóły na temat planowanej podróży (dostęp do szczegółów rezerwacji);
każdorazowo Zamawiający winien być poinformowany o warunkach zastosowanej taryfy, możliwości
zwrotu, wymiany i anulacji wystawionego biletu;
pośrednictwo w załatwianiu ewentualnych reklamacji z kontrahentami.
Dostawa biletów:


po wystawieniu bilety są wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany adres e-mail
ewentualnie
kurier dostarcza bilety lub inne dokumenty podróży pod wskazany adres na terenie Warszawy
Zestawienie opłat transakcyjnych
Usługa
Lp.
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
3.
3.1.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
5.
5.1.
5.2.
6.
6.1.
Bilety lotnicze
Wystawienie biletu na podróż krajową
Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu wymagająca wystawienia
nowego biletu na podróż krajową
Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu niewymagająca
wystawienia nowego biletu na podróż krajową
Wystawienie biletu na podróż zagraniczną
Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu – wymagająca wystawienia
nowego biletu na podróż zagraniczną
Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu niewymagająca
wystawienia nowego biletu na podróż zagraniczną
Zwrot biletu – podróż krajowa
Zwrot biletu – podróż zagraniczna
Bilety kolejowe
Wystawienie biletu na podróż krajową
Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu wymagająca wystawienia
nowego biletu na podróż krajową
Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu niewymagająca
wystawienia nowego biletu na podróż krajową
Wystawienie biletu na podróż zagraniczną
Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu – wymagająca wystawienia
nowego biletu na podróż zagraniczną
Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu niewymagająca
wystawienia nowego biletu na podróż zagraniczną
Zwrot biletu – podróż krajowa
Zwrot biletu – podróż zagraniczna
Ubezpieczenie
Pośrednictwo w zawarciu umowy ubezpieczenia
Hotele
Rezerwacja krajowa i zagraniczna - stawka za 1 pokój
Zmiana rezerwacji - stawka za 1 pokój
Wystawienie voucheru
Zmiana rezerwacji po wystawieniu voucheru
Usługi transportowe
Rezerwacja krajowa i zagraniczna, stawka za 1 samochód
Wystawienie voucheru
Inne usługi
Wystawienie voucheru - transfer z/i na lotnisko w kraju i za granicą
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
Cena (stawka
jednostkowa) netto
IV.
Wymagania związane z wykonaniem:
W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało
będzie w szczególności:
Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określa wzór umowy, zawarte w części V zapytania
ofertowego.
V.Wzór umowy:
§1
Przedmiotem umowy jest kompleksowa obsługa podróży służbowych pracowników CEZAMAT PW
Sp. z o.o., obejmująca:
a) wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczenie biletów lotniczych na
trasach krajowych i zagranicznych,
b) wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczenie biletów kolejowych
i autokarowych na trasach krajowych i zagranicznych,
c) wyszukiwanie, dokonywanie rezerwacji i wykup wraz z dostarczeniem voucherów dotyczących
pobytów z noclegami w hotelach w kraju i za granicą,
d) pośrednictwa w zawieraniu umów ubezpieczeń na czas trwania podróży,
e) inne czynności określone w umowie oraz szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym
załącznik nr 1 do umowy.
§2
1. Umowa obowiązuje w okresie 6 pełnych miesięcy kalendarzowych od dnia zawarcia umowy.
2. Zamawiający będzie składał zamówienia na poszczególne usługi objęte umową sukcesywnie,
stosownie do zapotrzebowania, na podstawie każdorazowych zgłoszeń drogą elektroniczną lub
telefoniczną. Zamówienie będzie określać termin, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz
nazwiska pasażerów.
3. Zamawiający oświadcza, że posiada prawo do przekazania Wykonawcy danych osobowych
pracowników. Wykonawca zobowiązuje się do ochrony tych danych zgodnie z przepisami o ochronie
danych osobowych. Wykonawca nie ma prawa do przetwarzania tych danych, ani przekazywania ich
podmiotom trzecim, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to niezbędne do prawidłowego wykonania
zamówionych usług.
4. Zamówienia mogą być składane tylko przez osoby upoważnione przez Zamawiającego.
§3
1. Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do:
a) realizacji usług wymienionych w § 1 w najkorzystniejszym cenowo i najbardziej dogodnym dla
Zamawiającego wariancie,
b) przy każdym zamówieniu uzgodnieniu z Zamawiającym standardu realizowanych usług,
c) negocjowania z przewoźnikami jak najkorzystniejszych cen na przeloty lub przewozy indywidualne
i grupowe,
d) przekazywania Zamawiającemu wraz z biletami i rezerwacjami informacji zawierającej wszystkie
istotne szczegóły na temat planowanej podróży (dostęp do szczegółów rezerwacji),
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
e) przekazywaniu Zamawiającemu informacji o warunkach zastosowanej taryfy, możliwości zwrotu,
wymiany i anulacji wystawionego biletu,
f) pośrednictwa w załatwianiu ewentualnych reklamacji z kontrahentami.
2. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do doradztwa i administrowania na rzecz Zamawiającego
w zakresie wszystkich dostępnych na rynku programów lojalnościowych.
3. W celu prawidłowej realizacji przedmiotu umowy, strony wyznaczają swoich przedstawicieli
w osobach:
a) ze strony Zamawiającego : …………………………… e-mail ……… tel. ………
b) ze strony Wykonawcy: …………………………… e-mail ……… tel. ……….
4. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego o zmianie numeru
telefonu, adresu poczty elektronicznej. W razie nie powiadomienia o zmianie adresu lub faksu,
zamówienie dokonane przez Zamawiającego na ostatni znany numer telefonu, adres poczty
elektronicznej uważa się za dokonane.
5. Zmiana osób wyznaczonych do realizacji zamówienia ze strony Zamawiającego oraz Wykonawcy nie
powoduje zmiany umowy.
§4
1. Z tytułu realizacji niniejszej umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktycznie
zrealizowane usługi.
2. Z tytułu realizacji usług objętych umową Zamawiający zapłaci na rzecz Wykonawcy należności
obejmujące odpowiednio:
a) w przypadku biletów lotniczych i kolejowych - opłatę transakcyjną oraz koszt zakupu biletów,
b) w przypadku usług hotelowych - opłatę transakcyjną oraz opłaty za pokój lub miejsce noclegowe
(voucher) wraz ze śniadaniem, jeżeli jest oferowane przez hotel w cenie usługi hotelarskiej, i opłaty
dodatkowe (np. klimatyczne), jeżeli wynikały z zaakceptowanych przez Zamawiającego warunków
danej usługi,
c) w przypadku zawarcia umowy ubezpieczenia – opłatę transakcyjną oraz składkę ubezpieczeniową,
d) w przypadku usług transportowych – opłatę transakcyjną oraz koszt wynajmu samochodu (pojazdu).
3. W ceny opłat transakcyjnych wskazanych w załączniku nr 2 do umowy wliczone są w szczególności
koszty usług świadczone przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w zakresie rezerwacji,
dostarczania biletów, reprezentacji Zamawiającego wobec przewoźników i dostawców usług
w sprawach związanych ze zmianami rezerwacji oraz reklamacjami usług oraz koszty doradztwa
i administrowania programami lojalnościowymi.
4. Cena za wystawienie biletu zagranicznego obejmuje również lot krajowy, jeżeli taki występuje na
trasie docelowego połączenia zagranicznego oraz lot z międzylądowaniem.
5. Poza należnościami wynikającymi z ust. 2 - 4, Wykonawcy nie przysługuje z tytułu umowy dodatkowe
wynagrodzenie.
6. Wykonawca będzie wystawiał faktury na podstawie każdorazowego zamówienia złożonego przez
Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do umieszczenia na fakturze części składowych
zakupionych usług wraz z upustami, danymi osoby podróżującej oraz danymi dotyczącymi odpowiednio – podróży i noclegu.
7. W przypadku rezygnacji przez Zamawiającego z biletu lub usługi po ich wykupieniu przez
Wykonawcę, Wykonawca zobowiązuje się do przyjęcia zwrotu biletu i odwołania zamówionej usługi
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
oraz negocjowania z usługodawcami jak najkorzystniejszych warunków rezygnacji z zakupionego
biletu/usługi, a następnie dokonania odpowiedniego zwrotu na rzecz Zamawiającego kosztów
wykupionego biletu/usługi zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy oraz warunkami rezerwacji
hotelu/hostelu/regulaminu systemu rezerwacji. Rozliczenie tych kosztów nastąpi na podstawie faktury
korygującej w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia rezygnacji z biletu lub usługi.
8. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty należności za faktycznie zrealizowane usługi przelewem na
konto Wykonawcy podane na fakturze w terminie do 14 dni od doręczenia faktury VAT
Zamawiającemu. Za datę płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego
Zamawiającego poleceniem przelewu.
§5
1. Za nienależyte wykonanie umowy przez Wykonawcę uważane będzie w szczególności:
a) wykonanie usługi objętej zamówieniem niewłaściwej jakości lub z brakami ilościowymi;
b) wykonanie usługi objętej zamówieniem z pominięciem – odpowiednio – najkrótszych i najtańszych
połączeń na danej trasie lub z pominięciem – odpowiednio – najbardziej optymalnych warunków usług
hotelowych;
c) naruszenie obowiązków związanych z doradztwem i administrowaniem programami lojalnościowymi,
obowiązków związanych ze zmianami i anulowaniem rezerwacji oraz reklamacjami.
2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług objętych danym zamówieniem
Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 10% łącznej wartości brutto za
usługi objęte danym zamówieniem.
3. Naliczone przez Zamawiającego kary umowne mogą zostać potrącone z dowolnego należnego
Wykonawcy wynagrodzenia.
4. Naliczenie lub zapłata kar umownych nie zwalnia Wykonawcy od wykonania przedmiotu umowy.
5. W przypadku, gdy niewykonanie lub należyte wykonanie przez Wykonawcę umowy uniemożliwi
wyjazd służbowy lub zmusi Zamawiającego do samodzielnej organizacji wyjazdu służbowego,
Wykonawca zostanie obciążony kosztami poniesionymi przez Zamawiającego w związku
z odwołaniem wyjazdu lub kosztami realizacji zamówienia u innego wykonawcy.
6. Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach
ogólnych w przypadku, gdy szkoda przewyższa wartość zastrzeżonych w umowie kar umownych.
7. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody, jakie może ponieść Zamawiający w wyniku nie
odbycia się przewozu z powodu zadziałania siły wyższej oraz za szkody powstałe w wyniku innych
okoliczności niezależnych od Wykonawcy, takich jak działanie przewoźnika, wojna, strajki, decyzje
państwowe.
§6
1. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia z powodu
naruszenia przez drugą stronę istotnych warunków umowy.
2. W przypadku wypowiedzenia umowy na skutek niewykonania lub nienależytego jej wykonania przez
Wykonawcę jest on zobowiązany zrealizować wszystkie zamówienia przyjęte przed wypowiedzeniem
umowy.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
3. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie
Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w zryczałtowanej kwocie
10.000,00 zł. Niezależnie od zastrzeżonej kary umownej Zamawiający uprawniony jest do
dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda
przewyższa wartość zastrzeżonej kary umownej.
4. Wypowiedzenie umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§7
1. W kwestiach nie uregulowanych umową zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego oraz
inne powszechnie obowiązujące przepisy.
2. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności,
z zastrzeżeniem § 3 ust. 5.
3. Strona wnioskująca o zmianę umowy przedkłada drugiej stronie pisemne uzasadnienie konieczności
wprowadzenia zmian do umowy.
4. Ewentualne spory powstałe w związku z wykonaniem umowy będą rozstrzygane polubownie,
a w razie braku porozumienia – przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
5. Wykonawca nie może przenieść na osobę trzecią wierzytelności wynikających z umowy.
Integralną część umowy stanowią:
6.
a) załącznik nr 1 – opis przedmiotu zamówienia,
b) załącznik nr 2 – zestawienie opłat transakcyjnych.
7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
VI.
Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium:
1. Cena – 100%,
Kryterium cena rozumiane jako łączna suma jednostkowych opłat transakcyjnych.
VII.Ofertę
należy
złożyć
w
formie
pisemnej
pocztą
elektroniczną
na
adres:
[email protected] w terminie do dnia 18.03.2016 r. do godziny 1200 na
„Formularzu oferty”. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający
również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty
do Zamawiającego.
VIII. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika
Czarnecka, tel.: 22 234 7157, e-mail: [email protected], [email protected]
Mariusz Wielec
/-/
Prezes Zarządu
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ul. Polna 50
00-644 Warszawa
tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu
NIP 7010346175 REGON 146180411
Kapitał zakładowy 100 000 zł
Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841
Romuald Beck
/-/
Wiceprezes Zarządu
CEZAMAT PW Sp. z o.o.
ds. naukowych