INSTRUKCJA systemu rejestracji wejść i wyjść oraz kontroli dostępu

Transkrypt

INSTRUKCJA SYSTEMU REJESTRACJI WEJŚĆ I WYJŚĆ ORAZ KONTROLI DOSTĘPU W ZAKRESIE RUCHU
OSOBOWEGO I MATERIAŁOWEGO W PGE GÓRNICTWO I ENERGETYKA KONWENCJONALNA S.A.
ODDZIAŁ ZESPÓŁ ELEKTROCIEPŁOWNI BYDGOSZCZ
Załącznik nr 1 do Postanowienia Nr 24/2012
Dyrektora Oddziału Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz
Spółki PGE GiEK S.A. z dnia 28.12.2012r.
INSTRUKCJA
systemu rejestracji wejść i wyjść oraz
kontroli dostępu w zakresie ruchu osobowego i materiałowego
w PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A.
Oddział Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz
1
Spis treści
Przedmiot Instrukcji
3
Rozdział 1 Postanowienia ogólne.
3
System kontroli dostępu
4
Godziny pracy w Oddziale
5
Szczególna ochrona pomieszczeń
5
Rozdział 2 Ruch osobowy.
7
Wstęp na teren Oddziału na podstawie karty identyfikacyjnej
7
Rodzaje kart identyfikacyjnych
8
Wstęp na teren Oddziału bez kart identyfikacyjnej
10
Zasady korzystania z kart identyfikacyjnych
10
Zasady rejestracji wejść i wyjść
13
Zasady rozliczania wejść i wyjść
13
Procedura generowania danych z systemu ACCARD
14
Zasady kontroli dostępu
16
Rozdział 3 Ruch składników majątkowych.
17
Rodzaje dokumentów w ruchu składników majątkowych.
17
Zasady wystawiania i kontroli dokumentów dotyczących
ruchu składników majątkowych stanowiących własność Oddziału
18
Zasady wystawiania i kontroli dokumentów dotyczących
składników majątkowych stanowiących własność firm obcych
22
Zaświadczenia jednorazowe.
23
Zaświadczenia stałe.
24
Rozdział 4 Zasady dysponowania kluczami oraz plombownicami
i referentkami od pomieszczeń podlegających szczególnej
ochronie oraz pozostałych pomieszczeń Oddziału oraz postępowania
w przepadku kradzieży mienia lub włamania.
25
Procedura postępowania w przypadku kradzieży lub włamania
28
Rozdział 5 Postanowienia końcowe.
29
2
Przedmiot Instrukcji.
„Instrukcja systemu rejestracji wejść i wyjść oraz kontroli dostępu w zakresie ruchu
osobowego i materiałowego w PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. - Oddział
Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz” zwana dalej „Instrukcją” określa zasady rejestracji i
rozliczania wejść i wyjść pracowników Oddziału, kontroli dostępu na teren Oddziału przez
jego pracowników i firm obcych, wydawania i kontroli dokumentów w zakresie ruchu
składników majątkowych wwożonych (wnoszonych) i wywożonych (wynoszonych) z terenu
Oddziału, sposobu i organizacji ochrony pomieszczeń, w tym podlegających szczególnej
ochronie oraz zasad postępowania w przypadku kradzieży lub włamania.
Rozdział 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1.
Przez użyte w Instrukcji pojęcia należy rozumieć:
1) Oddział – PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. - Oddział Zespół
Elektrociepłowni Bydgoszcz;
2) teren Oddziału - obiekty siedziby Dyrekcji Oddziału i komórek organizacyjnych
zlokalizowanych przy ulicy Energetycznej oraz obiekty EC I, EC II i EC III;
3) określony obszar Oddziału – część terenu Oddziału, na który dana osoba ma
upoważnienie do wejścia;
4) obiekty
chronione
–
obiekty
podlegające
ochronie
przez
służbę
ochrony
lub
zabezpieczenie elektroniczne;
5) służba ochrony – Wewnętrzna Służba Ochrony (WSO) lub inna Specjalistyczna Uzbrojona
Formacja Ochrony (SUFO), z którą zawarto umowę ochrony określonego obiektu
Oddziału;
6) pracownik Oddziału – pracownik PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A. Oddział Zespół Elektrociepłowni Bydgoszcz;
7) pracownik firmy obcej – pracownik firmy obcej zlokalizowanej, dzierżawiącej lub
wynajmującej obiekt na terenie Oddziału lub wykonującej prace na rzecz Oddziału na jego
terenie;
8) terminal – urządzenie do rejestracji wejść i wyjść wyposażone w czujnik zbliżeniowy kart,
klawiaturę oraz wyświetlacz;
9) elektroniczna
karta
identyfikacyjna
zwana
dalej
kartą
identyfikacyjną
identyfikacyjna umożliwiająca wejście i wyjście z terenu Oddziału;
3
–
karta
9) aktywacja karty identyfikacyjnej – zidentyfikowanie karty identyfikacyjnej w systemie
ACCARD oraz przyznanie upoważnienia danej osobie do wstępu na określony obszar
Oddziału;
10) dezaktywacja karty identyfikacyjnej – wyrejestrowanie karty identyfikacyjnej z systemu
ACCARD;
11) kołowrót, bramka – urządzenia systemu kontroli dostępu, weryfikujące uprawnienia
danej osoby do wejścia na określony obszar Oddziału, wyposażone w czytnik karty
identyfikacyjnej,
12) spóźnienie sporadyczne – spóźnienie wynikające z przyczyn losowych.
§ 2.
System kontroli dostępu
1. W Oddziale obowiązuje elektroniczny system kontroli dostępu na teren Oddziału, zwany
dalej systemem kontroli dostępu.
2. System kontroli dostępu:
1) weryfikuje uprawnienia do wejścia na teren Oddziału i rejestruje, przez który kołowrót
lub bramkę nastąpiło wejście;
2) rejestruje wejścia i wyjścia, ilość osób wraz z ich identyfikacją oraz czas ich
przebywania na terenie Oddziału;
3) nadzoruje ruch osób w określonych obszarach Oddziału poprzez zarejestrowanie
wejścia i wyjścia z tych obszarów;
4) zbiera i archiwizuje dane zarówno wejść i wyjść pracowników Oddziału, jak i kontroli
dostępu oraz umożliwia wykonanie raportów bieżących i okresowych.
3. Urządzenia systemu kontroli dostępu są zainstalowane w następujących obiektach:
1) kołowroty:
a) wartownia EC I;
b) wartownia EC II;
2) bramki – budynek siedziby Dyrekcji Oddziału.
4. Terminale zainstalowane są w następujących obiektach:
1) wartownia EC I;
2) wartownia EC II;
3) budynek nastawni EC III;
4) budynek siedziby Dyrekcji Oddziału;
5) hol Działu Ochrony Środowiska/Laboratorium oraz Działu IT;
6) Pompownia Wody Surowej;
7) Pompownia Wody Powrotnej.
4
§ 3.
Godziny pracy w Oddziale
1. Pracownicy zatrudnieni w Oddziale pracują w następujących godzinach:
1) pracownicy zatrudnieni w systemie podstawowym - praca jednozmianowa:
a) 6.45 - 14.45 lub
b) na indywidualne wnioski pracownicy mogą rozpoczynać pracę między godz. 6.00 a
8.00 i kończyć po 8 godzinach od rozpoczęcia, czyli między 14.00 a 16.00;
2) pracownicy zatrudnieni w systemie podstawowym - praca trzyzmianowa:
a) I zmiana
6.00 - 14.00,
b) II zmiana
14.00 - 22.00,
c) III zmiana
22.00 - 6.00,
3) pracownicy zatrudnieni w równoważnym systemie czasu pracy:
a) I zmiana
6.00 - 18.00,
b) II zmiana
18.00 - 6.00.
2. Rejestracja przybycia i wyjścia oraz wszelkich wejść i wyjść w godzinach pracy odbywa
się przy użyciu karty identyfikacyjnej.
§ 4.
Szczególna ochrona pomieszczeń
1. Pomieszczenia podlegające szczególnej ochronie to pomieszczenia:
1) w których przechowywane są dokumenty mające istotne znaczenie dla interesu
Oddziału, w szczególności stanowiące Tajemnicę Spółki lub materiały oznaczone
klauzulą tajności w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych;
2) zawierające znaczne składniki majątkowe;
3) w których znajdują się materiały łatwopalne, wybuchowe, trujące lub inne
pomieszczenia
wymagające
takiej
ochrony.
W
tym
przypadku
o
zaliczeniu
pomieszczenia do pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie decyduje
kierownik komórki organizacyjnej nadzorującej to pomieszczenie.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do sporządzania i bieżącej
aktualizacji „Wykazu pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie”, który po
uzgodnieniu z Szefem Ochrony i Kierownikiem Działu Bezpieczeństwa zostaje
zatwierdzony przez właściwego Dyrektora Pionu lub Głównego Inżyniera.
3. „Wykaz pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie” sporządza się według wzoru
stanowiącego załącznik nr 1 do Instrukcji, w 2 egzemplarzach z przeznaczeniem dla:
1) kierownika danej komórki organizacyjnej;
5
2) Kierownika Działu Bezpieczeństwa.
4. Szczególna ochrona pomieszczeń polega na:
1) zaopatrzeniu drzwi pomieszczenia usytuowanego wewnątrz budynku w co najmniej
jeden certyfikowany zamek patentowy;
2) w przypadku pomieszczeń magazynowych, których drzwi lub brama usytuowana jest
w stronę otwartego terenu - w co najmniej dwa certyfikowane zamki oraz dodatkowo
w kłódkę i zewnętrzną plombę metalową lub plombę z wzorem odciśniętej referentki;
3) czytelnym wymalowaniu z prawej strony na wysokości zamka numeru referentki lub
plombownicy na drzwiach (bramie), o których mowa w pkt 2;
4) kontroli przez opuszczającego pomieszczenie po zakończeniu pracy, zamknięcia
drzwi, okien, mebli biurowych, wyłączeniu komputerów i innych odbiorników energii
elektrycznej z wyjątkiem pracujących w systemie całodobowym oraz sprawdzeniu
zachowania warunków wynikających z przepisów p.poż.,
5) zabezpieczeniu kluczy i plombownicy przez upoważnionego pracownika danej komórki
organizacyjnej po zakończeniu pracy w specjalnym woreczku i zaplombowaniu go
referentką;
6) zdawaniu i pobieraniu kluczy i plombownicy tylko przez upoważnionych pracowników
wyszczególnionych w „Wykazie pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie” za
pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy, znajdującej się na posterunkach służby
ochrony właściwych dla danego obszaru i zlokalizowanych :
a) przy wejściu głównym na teren EC II,
b) w siedzibie Dyrekcji Oddziału,
c) przy wejściu głównym na teren EC I,
d) w pomieszczeniu operatora nastawni elektrycznej w EC III,
7) zewnętrznej kontroli zabezpieczenia pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie
po zakończeniu pracy przez pracowników służby ochrony, a w przypadku EC III –
przez operatora nastawni elektrycznej;
8) interweniowaniu i informowaniu właściwych przełożonych przez służbę ochrony lub
DIR w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości zabezpieczenia pomieszczenia;
9) przechowywaniu w woreczkach zaplombowanych przez kierowników komórek
organizacyjnych kompletu zapasowych kluczy od pomieszczeń usytuowanych:
a) w siedzibie Dyrekcji Oddziału i komórkach organizacyjnych przy ulicy Energetycznej
– na posterunku przy wejściu głównym do siedziby Dyrekcji Oddziału,
b) w EC I i EC II – w pomieszczeniu DIR,
c) w EC III – w pomieszczeniu operatora nastawni elektrycznej.
6
§ 5.
1. Wnoszenie na teren Oddziału materiałów wybuchowych, toksycznych, odurzających,
narkotyków, alkoholu itp. jest zabronione.
2. Zabrania się wykonywania zdjęć i filmów na terenie Oddziału, z wyjątkiem wykonywanych
przez:
1) pracowników Oddziału do celów służbowych – na podstawie wniosku kierownika
komórki organizacyjnej, pozytywnie zaopiniowanego przez Dyrektora Oddziału,
Dyrektorów Pionu lub Głównych Inżynierów, przekazanego odpowiednio wcześniej
Szefowi Ochrony,
2) dziennikarzy, fotoreporterów, zorganizowanych grup oraz pracowników firm obcych –
na podstawie zezwolenia, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji.
3. Wynoszenie dokumentów
stanowiących Tajemnicę Spółki lub oznaczonych klauzulą
tajności może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą Dyrektora Oddziału.
4. Wydawanie kart identyfikacyjnych w zakresie ruchu osobowego i dokumentów w zakresie
ruchu składników majątkowych oraz przepustek na wjazd do obiektu powinno
zabezpieczyć Oddział przed:
1) dostaniem się na jego teren osób i pojazdów nieupoważnionych;
2) kradzieżą mienia lub jego dewastacją.
5. W przypadku wykonywania na terenie Oddziału robót przez firmy obce wykonawca
zobowiązany jest podporządkować ruch osobowy i ruch składników majątkowych
przepisom wynikającym z niniejszej Instrukcji.
6. Zakres zadań i uprawnień pracowników służby ochrony określają „ Plany ochrony”
uzgodnione z Komendantem Wojewódzkim Policji.
7. Służba ochrony pełniona jest całodobowo.
Rozdział 2
RUCH OSOBOWY
§ 6.
Wstęp na teren Oddziału na podstawie karty identyfikacyjnej
1. Wstęp na teren Oddziału, za wyjątkiem EC III, następuje na podstawie karty
identyfikacyjnej, która identyfikuje w systemie kontroli dostępu daną osobę jako
upoważnioną do wejścia na określony obszar Oddziału.
2. W systemie kontroli dostępu nadawane są pracownikom Oddziału i firm obcych
następujące uprawnienia do wejścia i wyjścia z określonego obszaru Oddziału:
1) terenu EC I;
7
2) terenu EC II;
3) budynku siedziby Dyrekcji Oddziału.
3. Uprawnienia, o których mowa w ust. 2, dla pracowników Oddziału i firm obcych aktywuje
Wydział HR na wniosek bezpośredniego przełożonego pracownika.
W przypadku:
1) zmiany stanowiska lub przejścia pracownika do innej komórki organizacyjnej Wydział
HR zmienia nadane uprawnienia w systemie kontroli dostępu,
2) konieczności załatwienia spraw służbowych lub osobistych przez pracownika, który nie
ma uprawnienia do wejścia do budynku siedziby Dyrekcji Oddziału, pracownik służby
ochrony umożliwia mu wejście poprzez otwarcie bramki, po uprzednim dokonaniu
wpisu danych pracownika, na podstawie imiennej karty identyfikacyjnej w „Rejestrze
wejść i wyjść”.
§ 7.
Rodzaje kart identyfikacyjnych
1. W Oddziale obowiązują następujące rodzaje kart identyfikacyjnych:
1) dla pracowników Oddziału:
a) stała – ze zdjęciem,
b) zastępcza – bez zdjęcia,
2) dla pracowników „MEGAZEC” Sp. z o.o. – ze zdjęciem;
3) dla pracowników pozostałych firm obcych – bez zdjęcia;
4) dla gości – bez zdjęcia;
których wzory stanowią załączniki nr 3-7 do Instrukcji.
2. Karty identyfikacyjne, o których mowa w ust. 1 pkt 1b, 3 i 4 są ważne tylko z aktualnym
dowodem tożsamości.
3. Karty identyfikacyjne, o których mowa w ust. 1 pkt 1b i 4, wydawane są przez
pracowników służby ochrony, natomiast pozostałe karty wydaje Wydział HR za pisemnym
pokwitowaniem.
4. Karty identyfikacyjne przeznaczone dla gości wydawane są dla:
1) funkcjonariuszy Państwowej Staży Pożarnej, inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy,
Państwowej
Inspekcji
Sanitarnej,
funkcjonariuszy
Policji
oraz
innych
osób
uprawnionych do kontroli Oddziału;
2) przedstawicieli firm współpracujących lub nawiązujących współpracę;
3) innych osób załatwiających sprawy służbowe na terenie Oddziału po uprzednim
otrzymaniu zlecenia telefonicznego od Dyrektora Oddziału, Dyrektorów Pionów,
Głównych Inżynierów lub kierowników komórek organizacyjnych, do których dana
8
osoba się udaje. Po wydaniu karty identyfikacyjnej za wprowadzenie i odprowadzenie
gościa z terenu lub obiektu Oddziału odpowiada wyznaczony pracownik komórki
organizacyjnej przyjmującej interesanta.
4) uczniów i studentów odbywających praktyki na terenie Oddziału;
5) pracowników firm obcych wykonujących pomiary lub krótkotrwałe usługi trwające do
1 miesiąca, zgodnie z wykazem przekazanym przez Wydział HR Szefowi Ochrony lub
d-cy zmiany służby ochrony;
6) pracowników „MEGAZEC” Sp. z o.o.” i pozostałych firm obcych jako karty zastępcze
na podstawie wykazu imiennego, opracowanego i uaktualnianego przez właściwego
inspektora
nadzoru
innego
lub
przedstawiciela
Oddziału
i przekazanego Szefowi Ochrony lub d-cy zmiany służby ochrony;
7) osób prywatnych, wjeżdżających na teren EC II w celu naprawy prywatnego pojazdu
samochodowego, na podstawie okazania pracownikowi służby ochrony otwartego
„Zlecenia naprawy” wystawionego przez upoważnionego pracownika „MEGAZEC”
Sp. z o.o.
5. Karty identyfikacyjne dla pracowników Oddziału wydawane są na czas ich zatrudnienia
w Oddziale na podstawie zawartej umowy o pracę.
6. Karty identyfikacyjne dla pracowników wszystkich firm obcych wydawane są na okres do
12 miesięcy w roku kalendarzowym, po uprzednim odbyciu instruktażu w zakresie bhp,
ochrony środowiska i p.poż., i mogą podlegać przedłużeniu na okres następny, na
podstawie wniosku złożonego przez firmę obcą w Wydziale HR według wzoru
stanowiącego załącznik nr 8 do Instrukcji.
7. Każdy pracownik z chwilą otrzymania karty identyfikacyjnej zobowiązany jest do
umieszczenia jej na odzieży w widocznym miejscu i poruszania się z nią po terenie
Oddziału.
8. Zastępczą kartę identyfikacyjną i kartę identyfikacyjną dla gościa należy oddać
pracownikowi służby ochrony wychodząc z terenu Oddziału.
9. Pracownik służby ochrony każde wydanie i zwrot:
1) zastępczej karty identyfikacyjnej dla pracowników Oddziału odnotowuje w „Wykazie
wydanych zastępczych elektronicznych kart identyfikacyjnych”;
2) karty identyfikacyjnej dla gościa odnotowuje w „Wykazie wydanych elektronicznych kart
identyfikacyjnych dla gości”,
których wzory stanowią załączniki nr 9 i 10 do Instrukcji.
10. Wykaz, o którym mowa w ust. 9 pkt 1 pracownik służby ochrony sporządza
w 2 egzemplarzach z przeznaczeniem dla:
1) Wydziału HR;
9
2) służby ochrony.
Pracownik służby ochrony przekazuje wykaz do Wydziału HR następnego dnia
roboczego, po dniu na jaki jest on sporządzony, a Wydział HR wprowadza do systemu
ACCARD godziny wejścia i wyjścia pracowników, zarejestrowane przez system ACCARD
na wydanych zastępczych kartach identyfikacyjnych.
11. Wykaz, o którym mowa w ust. 9 pkt 2 pracownik służby ochrony sporządza
w 1 egzemplarzu i w razie potrzeby udostępnia do wglądu pracownikom Wydziału HR.
12. Wszystkie karty identyfikacyjne stanowią własność Oddziału.
13. Karty identyfikacyjne dla pracowników Oddziału i firm obcych są drukowane przez Dział
IT, natomiast aktywowane przez Wydział HR we współpracy z Działem IT.
14. Pod rygorem kar określonych w Regulaminie Pracy zabrania się udostępniania karty
identyfikacyjnej osobom trzecim oraz wszelkiego jej niszczenia i użytkowania niezgodnie z
przeznaczeniem.
§ 8.
Wstęp na teren Oddziału bez karty identyfikacyjnej
1. Do wejścia (wjazdu) na teren Oddziału w asyście służby ochrony bez karty
identyfikacyjnej, na podstawie okazanej legitymacji służbowej mają prawo:
1) służby ratownicze biorące udział w akcjach ratowniczych;
2) funkcjonariusze policji, prokuratury i innych uprawnionych organów udający się na
miejsce zdarzenia, o którym mowa w pkt 1.
2. Dyrektorzy
Pionów
mają
prawo
wprowadzić
na
teren
Oddziału
towarzyszące
im osoby, jeżeli uznają za stosowne zwolnienie ich z obowiązku pobrania karty
identyfikacyjnej dla gościa.
3. Wstęp na teren Oddziału w celu zwiedzania obiektów Oddziału jest dozwolony przy
udziale wyznaczonego pracownika Oddziału i – przy grupach zorganizowanych –
opiekuna ze strony instytucji zewnętrznej na podstawie pisemnego zezwolenia, o którym
mowa w § 5 ust. 2 pkt 2.
§ 9.
Zasady korzystania z kart identyfikacyjnych
1. Pracownicy zobowiązani są do rejestrowania swojego wejścia lub wyjścia kartą
identyfikacyjną na terminalach.
2. Osoby zamierzające wejść na teren Oddziału zobowiązane są posiadać przy sobie kartę
identyfikacyjną, a w przypadku nie posiadania karty identyfikacyjnej - dokument
10
tożsamości, na podstawie którego zostanie wydana karta identyfikacyjna zastępcza lub
dla gościa.
3. Wejście na określony obszar Oddziału jest możliwe po uprzednim zidentyfikowaniu przez
czytnik kołowrotu lub bramki danej osoby jako upoważnionej do wejścia na ten obszar.
§ 10.
1. W przypadku, gdy wchodzący na teren Oddziału pracownik zapomni kartę identyfikacyjną:
1) zgłasza ten fakt pracownikowi służby ochrony, który wystawia za pokwitowaniem
odbioru zastępczą kartę identyfikacyjną;
2) po zakończeniu pracy oddaje zastępczą kartę identyfikacyjną za pokwitowaniem
pracownikowi służby ochrony.
2. W przypadku, gdy wchodzący na teren Oddziału pracownik zagubi kartę identyfikacyjną:
1) zgłasza ten fakt w Wydziale HR celem dezaktywacji zagubionej karty identyfikacyjnej,
składając jednocześnie wypełnione oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik
nr 11 do Instrukcji;
2) pobiera za pokwitowaniem zastępczą kartę identyfikacyjną na dany dzień pracy
u pracownika służby ochrony;
pracownikowi ochrony.
3. W przypadku, gdy wchodzący na teren Oddziału pracownik firmy obcej zapomni kartę
identyfikacyjną:
1) zgłasza ten fakt pracownikowi służby ochrony, który po sprawdzeniu w wykazie
pracowników firm obcych upoważnionych do przebywania na określonym terenie
Oddziału uprawnień danej osoby do wejścia, wystawia za pokwitowaniem zastępczą
kartę identyfikacyjną (karta dla gości);
4. W przypadku, gdy wchodzący na teren Oddziału pracownik firmy obcej zagubi kartę
identyfikacyjną:
1) zgłasza ten fakt osobiście lub za pośrednictwem swojego pracodawcy w Wydziale HR
Oddziału
celem
dezaktywacji
zagubionej
karty
identyfikacyjnej,
przekazując
jednocześnie wypełnione oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 12 do
Instrukcji,
2) zgłasza ten fakt pracownikowi służby ochrony, który po sprawdzeniu w wykazie
pracowników firm obcych upoważnionych do przebywania na określonym terenie
11
Oddziału uprawnień danej osoby do wejścia, wystawia za pokwitowaniem zastępczą
kartę identyfikacyjną (karta dla gości),
§ 11.
1. Każdy pracownik Oddziału otrzymuje dwie pierwsze stałe karty identyfikacyjne
bezpłatnie, a następne odpłatnie.
2. Wydanie każdej następnej karty identyfikacyjnej pracownikowi Oddziału następuje po
uprzednim uiszczeniu przez niego opłaty w wysokości 50 zł + 23% VAT tytułem pokrycia
kosztów wydruku karty identyfikacyjnej.
Z obciążenia w/wym. kosztami zwolnieni są pracownicy w przypadku, gdy karta
identyfikacyjna:
1) została skradziona, jeśli potwierdzą ten fakt odpowiednimi dokumentami wystawionymi
przez właściwe dla sprawy instytucje (np. Policję, Prokuraturę itp.);
2) wskazuje na zużycie eliminujące jej dalszą eksploatację.
3. Wydział HR przekazuje do Działu Sprzedaży wniosek o wystawienie faktury z tytułu opłaty
za kartę identyfikacyjną, o której mowa w ust.2.
4. Pracownik przy odbiorze w Wydziale HR karty identyfikacyjnej okazuje dowód wpłaty do
kasy Oddziału.
5. W przypadku odnalezienia zagubionej karty identyfikacyjnej pracownik zobowiązany jest
przekazać ją niezwłocznie do Wydziału HR
6. W przypadku zniszczenia karty identyfikacyjnej w stopniu eliminującym ją z dalszego
użytkowania należy postępować zgodnie z postanowieniami § 10 ust. 2.
7. W przypadku rozwiązania umowy o pracę każdy pracownik Oddziału zobowiązany jest
zdać kartę identyfikacyjną do Wydziału HR.
8. Z chwilą rozwiązania umowy o pracę Wydział HR we współpracy z Działem IT
dezaktywuje kartę identyfikacyjną.
9. W przypadku rozwiązania umowy o pracę, gdy pracownik Oddziału nie zdał karty
identyfikacyjnej, Wydział HR we współpracy z Działem IT ją dezaktywuje, pisemnie
żądając jej zwrotu.
§ 12.
1. Karty identyfikacyjne dla pracowników firm obcych wydaje Wydział HR upoważnionemu
pracownikowi tej firmy.
12
2. Pierwszą kartę identyfikacyjną dla każdego pracownika firmy obcej wydaje się odpłatnie
po uiszczeniu opłaty w wysokości 20 zł + 23% VAT za 1 kartę, po okazaniu dowodu
wpłaty za fakturę, wystawioną przez Dział Sprzedaży i na wniosek Wydziału HR. Wydanie
każdej następnej karty identyfikacyjnej następuje zgodnie z § 11 ust.2.
3. Firma obca zobowiązana jest na bieżąco zwracać karty identyfikacyjne, które utraciły
ważność do Wydziału HR celem ich dezaktywacji.
§ 13.
Zasady rejestracji wejść i wyjść
1. Pracownik przed rejestracją wejścia lub wyjścia sprawdza komunikat na wyświetlaczu
terminala, który może być następujący:
1) wejście do pracy;
2) wyjście z pracy (w tym wyjście prywatne);
3) powrót z wyjścia służbowego;
4) wyjście z pracy służbowe.
2. W przypadku prawidłowego komunikatu pracownik rejestruje swoje wejście lub wyjście
poprzez przyłożenie karty identyfikacyjnej do czytnika terminalu na odległość kilku
centymetrów,
do
momentu
usłyszenia
sygnału
dźwiękowego,
potwierdzającego
rejestrację zdarzenia.
3. W przypadku innego komunikatu pracownik przy użyciu klawiszy funkcyjnych zmienia go
na właściwy i postępuje zgodnie z ust. 2.
§ 14.
Zasady rozliczania wejść i wyjść
1. System rejestruje wejścia i wyjścia pracownika w danym dniu w odniesieniu do
ustalonego dla niego harmonogramu pracy na ten dzień.
2. Wszystkie przypadki wejścia lub wyjścia i przebywania na terenie Oddziału przez
pracowników poza godzinami pracy określonymi w harmonogramie oraz spóźnienia
rejestrowane są przez system jako nieprawidłowości.
3. Kierownik komórki organizacyjnej jest zobowiązany do bieżącego nadzoru i weryfikacji
nieprawidłowości zarejestrowanych przez system na bieżąco, jednak nie później niż do
dnia sporządzania kart pracy za dany miesiąc, informując o tym fakcie pracownika.
4. Weryfikacja, o której mowa w ust. 3 polega na zaliczeniu lub nie zaliczeniu
zarejestrowanych przez system nieprawidłowości do czasu pracy danego pracownika,
przy czym:
1) zaliczenie polega na:
13
a) usprawiedliwieniu sporadycznego spóźnienia lub akceptacji wyjścia prywatnego
i uznaniu brakujących minut do odpracowania najpóźniej do końca okresu
rozliczeniowego,
b) uznaniu godzin przepracowanych ponad normatywny czas pracy jako godzin do
wykorzystania w terminie późniejszym lub nadgodzin do zapłaty.
2) niezaliczenie polega na:
a) nieusprawiedliwieniu
spóźnienia
lub
niezaakceptowaniu
wyjścia
prywatnego
i nieuznaniu brakujących minut za czas pracy danego pracownika, co związane jest
z potrąceniem wynagrodzenia za czas nieprzepracowany,
b) nieuznaniu godzin przepracowanych ponad normatywny czas pracy do czasu pracy
danego pracownika (dotyczy przebywania pracowników na terenie Oddziału bez
zgody przełożonego).
5. Nie dopuszcza się przypadków usprawiedliwiania przez bezpośrednich przełożonych
nagminnego spóźniania się pracowników.
§ 15.
Procedura generowania danych z systemu ACCARD
1. Ustala się następującą procedurę generowania danych z systemu ACCARD niezbędnych
do naliczania wynagrodzeń pracownikom Oddziału:
1) kierownicy komórek organizacyjnych ostatecznie kończą wprowadzanie w systemie
ACCARD: kart pracy, kosztów i absencji oraz rozliczanie czasu pracy podległych
pracowników za poprzedni miesiąc – pierwszego dnia roboczego następnego miesiąca
do godz. 22.30;
2) pierwszego dnia roboczego następnego miesiąca po miesiącu rozliczanym o godz.
22.30 następuje automatyczne generowanie danych z systemu ACCARD;
3) drugiego dnia roboczego następnego miesiąca po miesiącu rozliczanym Dział IT
przenosi wygenerowane dane z systemu ACCARD do systemu kadrowo-płacowego
i drukuje raport błędów, obejmujący m.in. brak akceptacji poszczególnych dni w karcie
pracy oraz przypisania kosztów;
4) Dział IT przekazuje drogą elektroniczną raport błędów do Wydziału HR, który następnie
przesyła raport kierownikom komórek organizacyjnych, w których błędy wystąpiły lub
osobom przez nich upoważnionym do sporządzania kart pracy oraz do Wydziału
Rachunkowości;
5) kierownicy komórek organizacyjnych wyjaśniają wykazane w w/wym. raporcie
nieprawidłowości i wprowadzają poprawki do systemu ACCARD. W przypadkach
wątpliwych wyjaśnianie nieprawidłowości odbywa się w porozumieniu z Wydziałem HR
14
i Wydziałem Rachunkowości. Niezweryfikowanie błędów w systemie ACCARD
spowoduje nieprawidłowe naliczenie wynagrodzeń podległym pracownikom.
6) najpóźniej trzeciego dnia roboczego następnego miesiąca po miesiącu rozliczanym
Dział IT ponownie generuje dane z systemu ACCARD i przenosi je do systemu
kadrowo-płacowego, celem naliczenia wynagrodzeń dla pracowników Oddziału.
2. Osoby wymienione w ust. 1 odpowiedzialne są za terminową realizację w/wym.
procedury.
§ 16.
Zasady kontroli dostępu
1. Celem wejścia na określony obszar Oddziału należy przyłożyć kartę identyfikacyjną do
czytnika kołowrotu lub bramki. Krótkotrwały (poniżej jednej sekundy) błysk diody
na zielono sygnalizuje odczyt karty i jej identyfikację w systemie kontroli dostępu. Jeżeli
identyfikacja przebiegnie prawidłowo i osoba posiadająca kartę identyfikacyjną posiada
uprawnienie upoważniające ją do wejścia na określony obszar Oddziału, następuje
przełączenie urządzenia w tryb otwarty, odblokowanie kołowrotu lub bramki i umożliwienie
przejścia. Następnie dioda na czytniku zapala się światłem ciągłym na zielono na około
4 sekundy. Na bramkach w budynku Dyrekcji Oddziału na panelu pojawia się również
symbol zielonej strzałki wskazując kierunek przejścia.
2. System kontroli dostępu po przejściu jednej osoby automatycznie przełącza kołowrót
lub bramkę w tryb zamknięty.
3. Kolejna osoba może rozpocząć przechodzenie po zapaleniu diody na czerwono, wówczas
należy postępować zgodnie z ust.1.
4. W przypadku zarządzenia ewakuacji doraźnej pracownicy służby ochrony wyłączają
kołowroty lub bramki w celu umożliwienia jak najszybszego opuszczenia zagrożonego
terenu Oddziału.
5. Osoby wchodzące na teren Oddziału, posiadające przy sobie przedmioty zabronione do
wnoszenia (broń, amunicję, alkohol, prywatne komputery przenośne itp.) obowiązane są
przekazać je za pokwitowaniem do depozytu. Zwrot tych przedmiotów następuje przy
wychodzeniu z terenu Oddziału za pokwitowaniem w książce depozytów znajdującej się
na posterunku służby ochrony.
§ 17.
1. Uprawnione do wjazdu i wyjazdu z terenu obiektów Oddziału o na podstawie dowodu
rejestracyjnego pojazdu oraz karty identyfikacyjnej są wyłącznie oznakowane pojazdy
samochodowe stanowiące własność Oddziału i „MEGAZEC” Sp. z o.o. oraz prywatne i
15
służbowe pojazdy samochodowe stanowiące własność lub współwłasność osób
zajmujących następujące stanowiska :
1) na teren wszystkich obiektów Oddziału:
a) Dyrektor Oddziału,
b) Dyrektorzy Pionów,
c) Główni Inżynierowie,
d) Dyżurni Inżynierowie Ruchu,
e) Kierownicy Wydziałów, Działów i pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska,
f) Szef Ochrony,
2) na teren „Megazec” Sp. z o.o. leżący w granicach obiektów Oddziału – Członkowie
Zarządu „Megazec” Sp. z o.o. za okazaniem karty identyfikacyjnej.
2. Dyrektor Oddziału może w indywidualnych przypadkach na podstawie pisemnego
wniosku udzielić zgody innym osobom nie wymienionym w w ust.1 pkt 1 i 2 na wjazd
prywatnego
pojazdu
samochodowego
na
teren
obiektów
Oddziału
do
czasu
wykonywania pracy związanej z zajmowanym stanowiskiem. Zgoda taka może być
cofnięta na wniosek Wydziału HR po ustaniu okoliczności uzasadniających potrzebę
wjazdu w każdym czasie bez podania przyczyny.
3. Do wjazdu osób wobec których Dyrektor Oddziału zaopiniował pozytywnie wniosek, o
którym
mowa
i nazwisko
w
ust.
2,
upoważnia
przepustka
zawierająca
imię
oraz numer rejestracyjny pojazdu. Przepustka ważna jest za okazaniem
dokumentu tożsamości. Wzór przepustki wystawianej przez Wydział HR stanowi
załącznik nr 13 do Instrukcji.
4. Pojazdy samochodowe firm obcych wykonujących prace na terenie Oddziału
i posiadających swoje siedziby na terenie EC, które otrzymają zgodę na wjazd na teren
EC mają prawo do poruszania się wyłącznie pomiędzy bramą a siedzibą firmy lub
miejscem wykonywania prac. Nieprzestrzeganie powyższej zasady może spowodować
cofnięcie zgody na wjazd na teren EC.
5. Wjazd i wyjazd pojazdu samochodowego zostaje odnotowany w książce pojazdów
wjeżdżających i wyjeżdżających z terenu EC z uwidocznieniem godziny.
6. Wjazd prywatnego pojazdu samochodowego na teren EC II celem naprawy przez
„MEGAZEC” Sp. z o.o. odbywa się po przeprowadzonej kontroli zawartości pojazdu na
podstawie karty identyfikacyjnej pracownika lub karty identyfikacyjnej dla gości. Pojazdy te
mają prawo do poruszania się wyłącznie pomiędzy bramą a warsztatami samochodowymi
„MEGAZEC” Sp. z o.o.
7. Wyjazd prywatnego pojazdu samochodowego po wykonaniu naprawy odbywa się po
przeprowadzonej kontroli pojazdu samochodowego przez służbę ochrony.
16
8. Wjazdy i wyjazdy prywatnych pojazdów samochodowych z terenu EC II po wykonaniu
usługi podlegają rejestracji w „Książce wjazdu i wyjazdu samochodów prywatnych”
prowadzonej przez służbę ochrony.
9. Wjazd na teren chroniony jakichkolwiek innych pojazdów samochodowych jest
zabroniony.
§ 18.
1. Prawo przebywania na terenie Oddziału po godzinach pracy i w dniu wolnym od pracy
mają wyłącznie pracownicy na podstawie zgody przełożonego, który powiadamia
osobiście pracownika służby ochrony. W wyjątkowych przypadkach pracownika służby
ochrony powiadamia osobiście pracownik danej komórki organizacyjnej.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do zgłoszenia faktu przebywania na
terenie Oddziału po godzinach pracy dowódcy zmiany służby ochrony.
Rozdział 3
RUCH SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH
§ 19.
Rodzaje dokumentów w ruchu składników majątkowych
1. Wwożenie (wnoszenie) na teren Oddziału oraz wywożenie (wynoszenie) z terenu
Oddziału materiałów do produkcji, materiałów inwestycyjnych, półfabrykatów, wyrobów
gotowych, narzędzi, sprzętu biurowego, środków trwałych itp. odbywa się na podstawie
następujących dowodów materiałowych:
a) Wz
- wydanie zewnętrzne (przy sprzedaży),
b) Rw
- rozchód wewnętrzny (materiały wydane do zużycia),
c) Zw
- zwrot nie zużytych materiałów,
d) Mm
- przesunięcie materiałów między magazynami,
e) MT, MN
- zmiana miejsca użytkowania środków trwałych lub
nisko cennego majątku długotrwałego użytku,
f) faktura, protokół
- darowizna środka trwałego lub nisko cennego majątku
długotrwałego użytku.
Wzory druków dowodów materiałowych stanowią załącznik nr 14 do Instrukcji.
2. Podstawę wywozu (wynoszenia) majątku trwałego i obrotowego stanowią dokumenty
wymienione w ust.1. wraz z przepustką materiałową, której wzór stanowi załącznik nr 15
do Instrukcji.
17
3. Dowody materiałowe Rw i Mm mogą zastępować przepustki materiałowe na wywiezienie
(wyniesienie) materiałów dla komórek organizacyjnych lub magazynów mających siedzibę
poza bramą EC I i EC II.
4. Podstawę wwiezienia (wniesienia) materiałów będących własnością Spółki stanowią: list
przewozowy, dowód dostawy, dowód Wz, Zw i Mm oraz faktura.
Na odwrotnej stronie wyżej wymienionych dokumentów pracownik służby ochrony
przystawia pieczątkę o treści:
„Wwieziono dnia ........................................... ”
.......................................
(podpis pracownika służby ochrony)
„Wniesiono dnia............................................ ”
.......................................
5. Niezależnie od dowodów stanowiących podstawę wywiezienia (wyniesienia), wwiezienia
(wniesienia), określonych w ust. 2- 4, stosuje się następujące dowody materiałowe:
1) zaświadczenia jednorazowe na wywiezienie (wyniesienie), wwiezienie (wniesienie)
narzędzi i środków pracy pracowników pracujących poza terenem Oddziału;
2) zaświadczenia stałe na wywiezienie (wyniesienie), wwiezienie (wniesienie) narzędzi
i aparatury pomiarowej, których wzory stanowią kolejno załączniki nr 16 i 17 do
Instrukcji.
§ 20.
Zasady wystawiania i kontroli dokumentów dotyczących ruchu składników
majątkowych stanowiących własność Oddziału
1. Przepustki materiałowe stosowane są przy wywożeniu (wynoszeniu) materiałów będących
własnością
Oddziału
podlegających
udokumentowaniu
dowodami
materiałowymi,
o których mowa w § 19 ust.1.
2. Przepustki materiałowe wystawia się w 2-ch egzemplarzach, z ważnością na jedno
wyjście (wyjazd) na jeden pojazd lub na zwartą grupę pojazdów, przez komórki
organizacyjne do tego upoważnione. Kopia pozostaje w komórce wystawiającej, oryginał
jest podstawą ruchu materiałowego, umożliwiającego (przejście) przejazd przez bramę
i tam jest zatrzymywany przez służbę ochrony.
3. Przepustki materiałowe zatwierdzają pracownicy upoważnieni przez Dyrektora Oddziału.
18
Wykazy wzorów podpisów i pieczątek osób upoważnionych powinny znajdować się na
posterunkach oraz w Wydziale Rachunkowości.
Wykaz
komórek
uprawnionych
do
wystawiania
oraz
osób
upoważnionych
do zatwierdzania przepustek materiałowych stanowi załącznik nr 18 do Instrukcji.
4. Stosowane w Oddziale druki przepustek materiałowych z chwilą ich ponumerowania i
ostemplowania pieczęcią firmową stanowią druk ścisłego zarachowania i podlegają
ewidencji.
§ 21.
1. Ewidencję i kontrolę rozliczania bloczków przepustek materiałowych prowadzi Wydział
Rachunkowości.
2. Każdy rodzaj bloczków przepustek materiałowych numeruje się numeracją ciągłą od
numeru 1 (jeden) wzwyż na przestrzeni roku kalendarzowego.
3. Ponumerowane bloczki przepustek materiałowych ewidencjonuje się w książce druków
ścisłego
zarachowania.
Pracownik
upoważniony
do
zatwierdzania
przepustek
materiałowych otrzymuje nowy bloczek po rozliczeniu się z poprzedniego.
4. Z dniem 31 grudnia każdego roku bloczki przepustek materiałowych tracą ważność
i podlegają rozliczeniu w Wydziale Rachunkowości, a na nowy rok wydaje się nowe
bloczki przepustek materiałowych.
§ 22.
1. Opuszczenie terenu Oddziału przez pojazd stanowiący własność Oddziału, jeżeli pojazd
nie posiada ładunku, następuje na podstawie karty drogowej, określającej cel wyjazdu.
2. Przy wywożeniu materiałów i środków pracy z terenu Oddziału dysponent pojazdu lub
jego kierowca zgłasza osobiście służbie ochrony cel wyjazdu i oddaje przepustkę
materiałową.
Wartownik
po
stwierdzeniu
zgodności
załadowanych
materiałów
z materiałami wyszczególnionymi w przepustce materiałowej, dokonuje adnotacji na tej
przepustce o dokonaniu kontroli, wpisuje datę i czas wyjazdu oraz składa podpis, po czym
zezwala na wyjazd (wywiezienie) materiałów.
Taki sam tryb postępowania obowiązuje przy wynoszeniu materiałów z terenu Oddziału.
3. Służba ochrony wstrzymuje wywożenie (wynoszenie) materiałów i środków pracy poza
teren Oddziału jeżeli:
1) w przepustce materiałowej lub dowodzie materiałowym są ślady przeróbek lub
poprawek;
2) dokumenty są wystawione i podpisane przez osobę do tego nieuprawnioną;
19
3) zaistnieją niezgodności między ilością i rodzajem materiałów wyszczególnionych
w przepustce materiałowej lub dowodzie materiałowym a faktycznie wywożonymi
(wynoszonymi) materiałami.
4. Służba ochrony wpisuje odebrane przepustki chronologicznie do prowadzonej w tym celu
kontrolki, której wzór stanowi załącznik nr 19 do Instrukcji.
Odebrane przez służbę ochrony przepustki materiałowe winny być dekadowo zdawane
za pokwitowaniem do Wydziału Rachunkowości.
5. Niedopuszczalne jest wywożenie (wynoszenie) materiałów i innych przedmiotów bez
przepustki lub zaświadczenia na podstawie tylko ustnego polecenia.
§ 23.
1. W przypadku awarii i konieczności wywiezienia materiałów po godzinach pracy I zmiany
wydawane są „alarmowe” przepustki materiałowe. Przepustki te wystawiają, zatwierdzają i
przechowują Dyżurni Inżynierowie Ruchu w EC I i EC II. Na przepustce należy
wyspecyfikować ilość i rodzaj wywożonego materiału i środków pracy. Wywożący
zobowiązany jest przekazać przepustkę służbie ochrony.
2. Odzież roboczą do prania i obuwie do naprawy można wywozić (wynosić) i wwozić
(wnosić) na teren Oddziału na podstawie przepustki materiałowej. Do przepustki
materiałowej
na
wywiezienie
(wyniesienie)
i
wwiezienie
(wniesienie)
na teren Oddziału odzieży roboczej do prania i obuwia do naprawy należy dołączyć
specyfikację ilości i rodzaju odzieży i obuwia.
3. Wywóz z terenu Oddziału materiałów (złomu), będących na stanie Działu Magazynów i
Gospodarki Materiałowej zakupionych przez pracowników i obce firmy następuje
wyłącznie podczas trwania I zmiany na podstawie przepustki materiałowej i dowodu Wz,
wystawionych przez Wydział Logistyki i Handlu. W przypadku, gdy firma obca jest
posiadaczem odpadów powstałych w trakcie wykonania umowy o realizację robót lub
usług, podstawą wywozu (wyjazdu) tych odpadów jest przepustka materiałowa
wystawiona przez komórkę organizacyjną koordynującą wykonanie tej umowy. Pracownik
służby ochrony po stwierdzeniu prawidłowości wystawienia przepustki materiałowej na
wywóz materiału (złomu), dokonuje na niej wpisu godziny i daty wywiezienia oraz składa
podpis. Przedstawiciel komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wydanie materiału
(złomu) jest odpowiedzialny również za niezwłoczne opuszczenie terenu Oddziału przez
pojazd wywożący zakupiony materiał (złom). W przypadku wywożenia złomu z terenu
EC I i EC II do oryginału przepustek materiałowych wystawianych przez Wydział Logistyki
i Handlu należy bezwzględnie dołączyć Raport Wagowy i wówczas przekazać w
komplecie do Wydziału Rachunkowości.
20
4. Wywóz z terenu Oddziału wody destylowanej odbywa się na podstawie przepustki
materiałowej i faktury.
§ 24.
1. Dowody Rw należy wystawiać w 4-ech egzemplarzach, a dowody Mm w 5-ciu
egzemplarzach, jeżeli stanowią jednocześnie przepustkę materiałową. Pierwszy i czwarty
egzemplarz dowodu Rw oraz pierwszy i piąty egzemplarz dowodu Mm należy opatrzyć
pieczątką o treści:
„przepustka materiałowa nr ..............
zezwala się panu (pani) ..................................
na wywóz, przywóz, wyniesienie
materiałów wyszczególnionych na odwrocie”.
...............................................
pieczęć i podpis
Nadzór nad prawidłowością wykonania w/wym. czynności sprawuje Kierownik Wydziału
Logistyki i Handlu.
2. Dowody materiałowe Rw i Mm, które stanowią jednocześnie przepustki materiałowe,
zatwierdzają upoważnieni kierownicy komórek organizacyjnych.
3. Przepustkę materiałową (dowód Rw i Mm) należy opatrzyć kolejnym numerem zgodnie z
kontrolką,
stanowiącą
ewidencję
wydanych
przepustek,
którą
prowadzi
Dział Magazynów i Gospodarki Materiałowej według wzoru zawartego w załączniku
nr 20 do Instrukcji.
4. Kontrolkę należy prowadzić od numeru 1 (jeden) wzwyż na przestrzeni roku. Zdawanie
kontrolki następuje według ustaleń dotyczących zdawania przepustek materiałowych.
5. Pod pieczątką stanowiącą przepustkę materiałową pracownik służby ochrony wpisuje
datę i godzinę wywozu (wyniesienia) oraz składa podpis. Przepustka (dowód Rw i Mm)
zostaje przez służbę ochrony zaewidencjonowana w prowadzonej kontrolce i dekadowo
winna być przekazywana do Wydziału Rachunkowości.
6. Otrzymane przepustki materiałowe oraz dowody Rw i Mm stanowiące jednocześnie
przepustki materiałowe Wydział Rachunkowości sprawdza z dokumentami źródłowymi.
21
§ 25.
Zasady wystawiania i kontroli dokumentów dotyczących składników majątkowych
stanowiących własność firm obcych
1. Bloczki przepustek materiałowych dla firm obcych korzystających z pomieszczeń
Oddziału na podstawie umowy dzierżawy lub najmu wydaje pracownik Wydziału
Rachunkowości na podstawie zgody wyrażonej przez Dyrektora Pionu, po uprzednim
sprawdzeniu czy firma ta posiada aktualną umowę dzierżawy lub najmu pomieszczeń.
Tryb nadawania numeracji i ewidencji zachowany jest jak dla ruchu składników
majątkowych będących własnością Oddziału.
2. Firma obca do wniosku o wydanie przepustek materiałowych dołącza wykaz pracowników
własnych (łącznie z wzorem podpisu i używaną pieczątką) upoważnionych do
zatwierdzania przepustek materiałowych i zaświadczeń jednorazowych.
3. Pracownik Wydziału Rachunkowości przekazuje oryginał wykazu osób upoważnionych,
o którym mowa w ust. 2 Szefowi Ochrony, zachowując w Wydziale Rachunkowości
kserokopię tego wykazu.
4. Podstawę wwiezienia (wniesienia) materiałów będących własnością firm obcych,
o których mowa w ust. 1 stanowią: list przewozowy, dowód dostawy, faktura bądź pismo
firmy obcej wyszczególniające rodzaj i ilość wwożonego (wnoszonego) materiału.
Na odwrotnej stronie wyżej wymienionych dokumentów pracownik służby ochrony
przystawia pieczątkę o treści:
„Wwieziono dnia ........................................... ”
...........................................................
„Wniesiono dnia............................................ ”
..........................................................
5. Przy wywożeniu (wynoszeniu) materiałów stanowiących własność firm obcych przepustki
materiałowe wystawia i zatwierdza upoważniony zgodnie z ust. 2 pracownik firmy obcej.
6. Przepustki materiałowe wystawia się w 2-ch egzemplarzach z ważnością na jeden wwóz
(wniesienie) na jeden pojazd.
7. Podstawą wwiezienia (wniesienia) narzędzi, odzieży roboczej i innego sprzętu jest
zaświadczenie jednorazowe wystawione przez firmę obcą, według wzoru o którym mowa
w § 19 ust. 5 pkt 1.
Służba ochrony zatrzymuje oryginał zaświadczenia celem skonfrontowania go przy
wywozie (wynoszeniu) przez firmę obcą narzędzi, odzieży roboczej i pozostałego sprzętu.
22
8. Podstawą wywiezienia (wyniesienia) narzędzi, odzieży roboczej i innego sprzętu jest
przepustka materiałowa, na której dodatkowo umieszcza się numer zaświadczenia
jednorazowego, które stanowiło podstawę wwiezienia (wniesienia) tego przedmiotu pracy.
Pracownik służby ochrony po sprawdzeniu i podpisaniu zatrzymuje oryginały przepustek
materiałowych i dekadowo zdaje je pracownikowi Wydziału Rachunkowości.
9. Po wyczerpaniu się bloczku, firma obca zdaje kopie przepustek do Wydziału
Rachunkowości, które łączy z oryginałami i w miarę potrzeby wydaje nowy bloczek
przepustek.
10. Bloczki przepustek materiałowych tracą swoją ważność z dniem 31 grudnia każdego
roku.
§ 26.
Zaświadczenia jednorazowe.
1. Podstawą wwiezienia (wniesienia) sprzętu i materiałów przez pracowników Oddziału
i firm obcych świadczących okresowo lub doraźnie usługi kontrolno-pomiarowe na rzecz
Oddziału stanowi zaświadczenie jednorazowe, według wzoru o którym mowa w § 19
ust. 5 pkt 1, wystawiane w 2-ch egzemplarzach przez służbę ochrony, z czego oryginał
otrzymuje pracownik Oddziału lub obcej firmy celem potwierdzenia wykonania usługi
przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej.
Zaświadczenie to, po potwierdzeniu, stanowi podstawę wywozu (wyniesienia) w/wym.
sprzętu i materiałów.
Służba ochrony odbiera oryginał zaświadczenia i dołącza do kopii.
2. Wywożenie (wynoszenie) narzędzi stanowiących wyposażenie pracowników pracujących
poza terenem Oddziału odbywa się na podstawie zaświadczeń jednorazowych, wydanych
przez kierownika danej komórki organizacyjnej.
Zaświadczenie powinno określać kto, kiedy, jakie narzędzia, w jakiej ilości wywozi
(wynosi) oraz ewentualnie zawierać cechy narzędzi (np. nr fabryczny).
3. Zaświadczenie należy wystawiać w 2-ch egzemplarzach, z czego kopia pozostaje
w aktach komórki wystawiającej. Oryginał zaświadczenia osoba wywożąca (wynosząca)
narzędzia pozostawia służbie ochrony.
4. Po powrocie służba ochrony sprawdza zgodność wwożonych (wnoszonych) narzędzi
z danymi wpisami w zaświadczeniu, odnotowuje czas, podpisuje zaświadczenie i oddaje
je osobie, na którą było wystawione. Poświadczone przez służbę ochrony zaświadczenie
zostaje dopięte do kopii znajdującej się w komórce wystawiającej.
5. Tryb postępowania ustalony w ust. 3 i 4 należy stosować odpowiednio przy wwożeniu
(wnoszeniu) narzędzi na teren EC przez pracowników komórek organizacyjnych
23
zlokalizowanych poza EC, jak również przy przewożeniu (przenoszeniu) narzędzi między
EC.
6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, nie ujętych w Instrukcji, wwiezienie
(wniesienie) lub wywiezienie (wyniesienie) materiałów, sprzętu itp. z terenu EC (na teren
EC) może nastąpić na podstawie jednorazowego zaświadczenia, zaakceptowanego przez
Dyrektora Pionu. W tych przypadkach stosuje się tryb postępowania przewidziany w ust 3
i 4.
§ 27.
Zaświadczenia stałe.
1. Wywożenie (wwożenie) narzędzi i aparatury pomiarowej, będącej na wyposażeniu
pojazdów samochodowych firm obcych wykonujących prace na terenie Oddziału odbywa
się na podstawie zaświadczeń stałych, według wzoru o którym mowa w § 19 ust. 5. pkt 2
wystawionych przez kierowników właściwych komórek organizacyjnych Oddziału
nadzorujących prace.
2. Pracownik radiowęzła zakładowego może wnosić i wynosić przydzielony mu do pracy
drobny sprzęt (np. magnetofony) na podstawie stałego zaświadczenia, podpisanego przez
Dyrektora Oddziału.
3. Kasjerzy i płatnicy przewożący gotówkę upoważnieni są do wjazdu na teren EC
samochodem
SUFO
(Specjalistycznej
Uzbrojonej
Formacji
Ochrony)
wraz
z
towarzyszącym im konwojem na podstawie kopii rocznego zamówienia Wydziału
Rachunkowości składanego służbie ochrony bez kontroli wwożonej (wywożonej) gotówki
na bramie.
4. Pracownicy Działu IT mogą wnosić i wynosić przydzielone im ręczne narzędzia pracy (np.
mierniki), materiały eksploatacyjne (np. tonery do drukarek), sprzęt multimedialny
do obsługi prezentacji i szkoleń, podzespoły informatyczne, urządzenia peryferyjne,
elementy zestawów komputerowych i inne materiały potrzebne do wykonywania prac
instalacyjnych i konserwacyjnych na podstawie stałego zaświadczenia, podpisanego
przez Dyrektora Oddziału. Wykaz w/wym. pracowników wraz z podaniem standardowego
zestawu narzędzi pracy oraz materiałów i części do wymiany, opracowany przez
Kierownika Działu IT akceptuje Dyrektor Oddziału. Oryginał wykazu Dział IT przekazuje
Szefowi Ochrony.
24
Rozdział 4
ZASADY DYSPONOWANIA KLUCZAMI, PLOMBOWNICAMI I REFERENTKAMI OD
POMIESZCZEŃ PODLEGAJĄCYCH SZCZEGÓLNEJ OCHRONIE I POZOSTAŁYCH
POMIESZCZEŃ ODDZIAŁU ORAZ POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU KRADZIEŻY LUB
WŁAMANIA.
§ 28.
1. Klucze, plombownice i referentki od pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie
przechowują:
1) upoważnieni pracownicy komórek organizacyjnych wyszczególnieni we właściwym
„Wykazie pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie” - w czasie godzin pracy,
2) pracownicy służby ochrony i operator nastawni elektrycznej w EC III po zakończeniu
pracy.
2. Miejscem przechowywania kluczy po zakończeniu pracy jest:
1) posterunek służby ochrony umiejscowiony przy wejściu głównym do siedziby Dyrekcji
Oddziału - w odniesieniu do komórek organizacyjnych usytuowanych w budynku
Oddziału oraz zlokalizowanych przy ulicy Energetycznej,
2) posterunki służby ochrony umiejscowione przy wejściu głównym do EC I i EC II –
odpowiednio w odniesieniu do komórek organizacyjnych usytuowanych w obiektach
EC I i EC II,
3) pomieszczenie operatora nastawni elektrycznej w EC III.
3. Pobrania z depozytu kluczy i plombownic dokonuje upoważniony pracownik za
pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy, prowadzonej przez służbę ochrony (w EC III –
operator nastawni elektrycznej) po uprzednim sprawdzeniu stanu odcisku referentki i
ściągacza woreczka.
4. Klucze i plombownice od pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie zdawane są
do depozytu za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy w woreczku zabezpieczonym
przed możliwością jego otwarcia poprzez ścisłe zaciągnięcie ściągacza oraz czytelny
odcisk referentki z numerem właściwym dla upoważnionego pracownika.
5. Każdy przypadek stwierdzenia naruszenia zabezpieczeń woreczka podlega zgłoszeniu
pracownikowi służby ochrony, a w przypadku EC III operatorowi nastawni elektrycznej
celem przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i sporządzenia notatki służbowej
z jego wyników.
6. Klucze od pozostałych pomieszczeń:
25
1) pobierane są z depozytu przez jednego z pracowników posiadających stanowisko
pracy w danym pomieszczeniu, za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy,
prowadzonej przez służbę ochrony, a w EC III - operatora nastawni elektrycznej;
2) zdawane są do depozytu przez jednego z pracowników posiadających stanowisko
pracy w danym pomieszczeniu, za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy.
§ 29.
1. W przypadku uzasadnionej konieczności nagłego otwarcia pomieszczenia podlegającego
szczególnej ochronie lub innego pomieszczenia w razie stwierdzenia nieprawidłowości
jego zabezpieczenia lub z innych przyczyn wprowadza się obowiązek komisyjnego
dokonania tej czynności przy udziale pracownika służby ochrony.
2. Skład komisji określa Dyrektor Oddziału lub właściwy Dyrektor Pionu lub upoważnieni
przez nich kierownicy komórek organizacyjnych.
3. Po godzinach pracy I zmiany w nagłym przypadku decyzję o komisyjnym otwarciu
pomieszczenia podejmują odpowiednio: Dyżurny Inżynier Ruchu (operator nastawni
elektrycznej) lub Szef Ochrony (dowódca zmiany).
4. Komisja dokonująca otwarcia pomieszczenia zobowiązana jest do sporządzenia protokółu
otwarcia, w którym określa:
a) datę i godzinę otwarcia,
b) przyczynę i podstawę otwarcia,
c) wyszczególnienie czynności wykonywanych przez komisję,
d) datę i godzinę zamknięcia pomieszczenia,
e) numer założonej plomby (referentki),
f) nazwiska i podpisy składu komisji.
Fakt komisyjnego pobrania i zdania kluczy odnotowuje się w książce ewidencji kluczy,
o której mowa w § 28 ust. 3.
5. Wzór protokółu komisyjnego otwarcia pomieszczenia stanowi załącznik nr 21 do
Instrukcji.
6. Protokół komisyjnego otwarcia pomieszczeń sporządza się w 3 egzemplarzach
z przeznaczeniem dla:
a) komórki organizacyjnej, której pomieszczenie zostało otwarte,
b) dowódcy zmiany służby ochrony,
c) właściwego Dyrektora Pionu.
26
§ 30.
1. Obowiązek deponowania kluczy nie dotyczy pomieszczeń podlegających szczególnej
ochronie, w których odbywa się praca w systemie podstawowym – praca trzyzmianowa.
W tym przypadku kierownik komórki organizacyjnej zobowiązany jest do wyznaczenia
pracowników, którym powierzy pełną odpowiedzialność za składniki materialne znajdujące
się w tych pomieszczeniach.
2. W czasie trwania inwentaryzacji innej niż ciągła klucze od inwentaryzowanego magazynu
wraz z plombownicą zdaje służbie ochrony jeden z upoważnionych członków zespołu
spisowego.
3. W przypadku zagubienia kluczy zarówno od pomieszczeń podlegających szczególnej
ochronie, jak i pozostałych dokonuje się wymiany zamków (wkładek), kłódek oraz
przekazuje się duplikaty nowych kluczy do depozytu kompletu kluczy zapasowych.
4. Fakt zagubienia klucza, referentki lub plombownicy, pracownik któremu je powierzono
winien niezwłocznie zgłosić w Dziale Bezpieczeństwa, gdzie winien złożyć oświadczenie
dotyczące okoliczności zagubienia, z potwierdzeniem przyjęcia tej informacji przez
kierownika właściwej komórki organizacyjnej.
5. Oświadczenie o zagubieniu jest podstawą do wydania przez Dział Bezpieczeństwa nowej
referentki lub plombownicy oraz naniesienia właściwej zmiany w „Wykazie pomieszczeń
podlegających szczególnej ochronie”.
6. Obowiązek uwzględnienia zmian w prowadzonej przez Dział Bezpieczeństwa ewidencji
referentek i plombownic spoczywa odpowiednio na kierowniku właściwej komórki
organizacyjnej oraz Inspektorze ds. Ochrony Informacji Niejawnych.
7. Klucze od pozostałych pomieszczeń nie podlegających szczególnej ochronie zaopatrzone
w plastykową zawieszkę z symbolem komórki organizacyjnej i numerem lub nazwą
pomieszczenia
podlegają
zdaniu
po
zakończonej
pracy
przez
wyznaczonych
pracowników komórek organizacyjnych według poniższych zasad:
1) za pokwitowaniem w książce ewidencji kluczy w odniesieniu do pomieszczeń
usytuowanych:
a) w siedzibie Dyrekcji Oddziału i komórek organizacyjnych zlokalizowanych przy ulicy
Energetycznej i pomieszczeń związków zawodowych oraz „MEGAZEC” Sp. z o.o.,
Lux-Med. Sp. z o.o., „Elbest” Sp. z o.o. - służbie ochrony na posterunku przy wejściu
głównym do siedziby Dyrekcji Oddziału,
b) w EC I – służbie ochrony na posterunku przy bramie głównej EC I,
2) bez pokwitowania:
27
a) upoważnionemu
pracownikowi
wyznaczonemu
przez
kierownika
komórki
organizacyjnej - w odniesieniu do komórek organizacyjnych zlokalizowanych
w obiektach EC II,
b) operatorowi nastawni elektrycznej - w odniesieniu do pracowników wykonujących
pracę w obiektach EC III.
8. Obowiązek przekazywania kluczy, o których mowa w ust. 7 nie dotyczy pomieszczeń
użytkowanych przez pracowników zatrudnionych w systemie podstawowym – praca
trzyzmianowa.
9. Komplet kluczy zapasowych od pomieszczeń nie podlegających szczególnej ochronie
zlokalizowanych w:
1) siedzibie Dyrekcji Oddziału i komórek organizacyjnych przy ulicy Energetycznej –
deponuje się na posterunku przy wejściu głównym do siedziby Dyrekcji Oddziału;
2) obiektach EC I - deponuje się na posterunku przy bramie głównej EC I;
3) obiektach EC II – deponuje się w pomieszczeniach Dyżurnego Inżyniera Ruchu;
4) obiektach EC III – deponuje się w pomieszczeniu operatora nastawni elektrycznej.
10. Nadzór nad wyposażeniem wszystkich pomieszczeń Oddziału w odpowiednie zamki
i
przekazaniem
zapasowych
kluczy
do
depozytu
sprawuje
Kierownik
Działu
Administracji.
11. Niedopuszczalnym jest pozostawianie otwartych pomieszczeń, w których znajdują się
dokumenty oraz sprzęt komputerowy w czasie nieobecności pracownika, a także
pozostawianie kluczy na zewnątrz drzwi wejściowych do tych pomieszczeń.
§ 31.
Procedura postępowania w przypadku kradzieży lub włamania
W przypadku wystąpienia kradzieży mienia lub włamania do pomieszczeń służbowych do
obowiązków pracownika należy:
1) powiadomić o zaistniałym zdarzeniu kierownika komórki organizacyjnej lub jego zastępcę
(mistrza), których obowiązkiem jest poinformowanie Szefa Ochrony lub w razie jego
nieobecności dowódcę zmiany służby ochrony oraz Dyżurnego Inżyniera Ruchu. Szef
ochrony lub dowódca zmiany w porozumieniu z Dyżurnym Inżynierem Ruchu podejmuje
decyzję o zawiadomieniu właściwej miejscowo jednostki Policji.
2) do czasu przybycia Policji wspólnie z pracownikiem ochrony zabezpieczyć miejsce
zdarzenia celem niedopuszczenia do zatarcia śladów przez osoby postronne;
3) uczestniczyć
i
współpracować
z
pracownikiem
służby
w czynnościach związanych ze zgłoszeniem zdarzenia do protokółu;
28
ochrony
i
Policji
5) odnotować
w
zdarzenie
produkcyjnych
we
komórkach
właściwej
książce
organizacyjnych
lub
(dzienniku)
sporządzić
prowadzonej
notatkę
służbową
w przypadku komórek nieprodukcyjnych.
Rozdział 5
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 32.
1. Wyjaśnień w zakresie:
1) obowiązującego systemu przepustowego oraz postępowania w przypadku kradzieży
lub włamania - udziela Dział Bezpieczeństwa;
2) zasad rejestracji i rozliczania wejść i wyjść pracowników - udziela Wydział HR.
2. Zmiana Instrukcji następuje w trybie przewidzianym dla jej ustalenia, na wniosek
Kierownika Działu Bezpieczeństwa i Kierownika Wydziału HR.
29
SPIS ZAŁĄCZNIKÓW:
nr 1
wykaz pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie
nr 2
zezwolenie na wstęp, zwiedzanie, fotografowanie, filmowanie
nr 3
karta identyfikacyjna stała dla pracowników Oddziału
nr 4
karta identyfikacyjna zastępcza dla pracowników Oddziału
nr 5
karta identyfikacyjna dla pracowników „MEGAZEC” Sp. z o.o.
nr 6
karta identyfikacyjna dla pracowników pozostałych firm obcych
nr 7
karta identyfikacyjna dla gości
nr 8
wniosek
o
wydanie/przedłużenie
terminu
użytkowania
elektronicznych
kart
identyfikacyjnych
nr 9
wykaz wydanych zastępczych elektronicznych kart identyfikacyjnych
nr 10 wykaz wydanych elektronicznych kart identyfikacyjnych dla gości
nr 11 oświadczenie pracownika Oddziału o zagubieniu, zniszczeniu lub kradzieży
elektronicznej karty identyfikacyjnej
nr 12 oświadczenie pracownika firmy obcej o zagubieniu, zniszczeniu lub kradzieży
elektronicznej karty identyfikacyjnej
nr 13 przepustka upoważniająca na wjazd
nr 14 druki dowodów materiałowych Wz, Rw, Zw, Mm, MT,MM, faktura, protokół
nr 15 przepustka materiałowa
nr 16 zaświadczenie jednorazowe na wywiezienie (wyniesienie), wwiezienie (wniesienie)
narzędzi, materiałów, sprzętu
nr 17 zaświadczenie stałe na wywożenie (wynoszenie), wwożenie wnoszenie środków
pracy
nr 18 wykaz komórek organizacyjnych uprawnionych do wystawiania
przepustek
materiałowych oraz osób aktualnie upoważnionych do ich zatwierdzania
nr 19 kontrolka przychodu i rozchodu przepustek materiałowych
nr 20 kontrolka dowodów Rw i Mm zastępujących przepustki materiałowe
nr 21 protokół komisyjnego otwarcia pomieszczenia
30

INSTRUKCJA systemu rejestracji wejść i wyjść oraz kontroli dostępu

Transkrypt

Podobne dokumenty

Generuj PDF

Łódź, dn. 25 września 2015 r. Proszę przyjąć moje najszczersze

Potwierdzenie woli przyjęcia* dziecka do klasy I szkoły podstawowej

21/2016 - Podlaski Oddział Wojewódzki NFZ

22/2016 - Podlaski Oddział Wojewódzki NFZ