Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

Transkrypt

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Dotyczy: Organizacji dwóch eventów dla strategicznych klientów PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o.
Numer postępowania CRZ: NP/OD/16/1007/OD/HRB
ZATWIERDZAM
/-/ Anna Łubiarz
Pełnomocnik Kierownika Zamawiającego
Dyrektor Biura Zakupów
S Postępowanie zakupowe na „Organizację dwóch eventów dla strategicznych klientów PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o.”
Sygnatura postępowania (nr CRZ): NP/OD/16/1007/OD/HRB
ZAGADANIENIA FORMALNE
1. Informacje ogólne
1.1.
Nazwa i adres Zamawiającego:
PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o.
ul. Kasprzaka 25C, 01-224 Warszawa
NIP: 5272706082
REGON 147003421
KRS 0000488778, Sąd Rejonowy dla m.st. W-wy XII Wydział Gospodarczy
Kapitał zakładowy: 600 050 000 zł
1.2.
Informacje o Zamawiającym
1 sierpnia 2014 roku PGNiG SA dokonała organizacyjnego i prawnego rozdzielenia swojej
działalności, czyli oddzielenia sprzedaży detalicznej gazu od hurtowej. W wyniku wydzielenia
zorganizowanej części przedsiębiorstwa powstała spółka PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o.
W skład struktury PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. wchodzi Centrala oraz 6 Regionów
zajmujących się handlową obsługą klienta: Dolnośląski, Karpacki, Wielkopolski, Pomorski,
Górnośląski, Mazowiecki. W ich ramach funkcjonuje 14 Obszarów Sprzedaży i ponad 126 Biur
Obsługi Klienta na terenie całego kraju.
Poprzez Regiony PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. zapewnia swoim Klientom kompleksową
dostawę paliwa gazowego oraz pełną obsługę handlową.
Obrót gazem jest regulowany przez ustawę - Prawo energetyczne, a ceny są ustalane
na podstawie taryf zatwierdzanych przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki.
PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. obsługuje ponad 6,7 mln odbiorców gazu. Najliczniejszą
grupę odbiorców PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. (6,6 mln) stanowią klienci indywidualni.
W latach 2012-2013 struktura klientów GK PGNiG wg wolumenu odbieranego gazu
przestawiała się następująco:
Strona 2 z 30
1.3.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie i profesjonalna organizacja dwóch
eventów dla strategicznych klientów PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. Szczegółowy zakres
zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do projektu umowy [Opis przedmiotu
zamówienia].
1.4.
Termin realizacji zamówienia: zgodnie z Załącznikiem nr 1 do projektu umowy.
1.5.
Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia niepublicznego prowadzone jest w trybie
przetargu nieograniczonego w oparciu o wewnętrzne regulacje Zamawiającego i nie podlega
ustawie Prawo zamówień publicznych.
1.6.
Harmonogram postępowania jest następujący:
1.6.1. Umieszczenie ogłoszenia i Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (dalej „SIWZ”)
na stronie internetowej PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o.;
1.6.2. Złożenie ofert przez Wykonawców w miejscu i terminie wyznaczonym przez
Zamawiającego;
1.6.3. Otwarcie ofert (otwarcie ofert nie jest jawne);
1.6.4. Ocena ofert;
1.6.5. Ewentualne negocjacje;
1.6.6. Wybór oferty najkorzystniejszej;
1.6.7. Podpisanie umowy.
1.7.
Postępowanie może zostać unieważnione bez podania przyczyny na każdym etapie.
1.8.
Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tytułu unieważnienia postępowania.
1.9.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych
w niniejszej SIWZ. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację
o zmianach Wykonawcom zaproszonym do złożenia oferty. Każda zmiana staje się wiążąca od
chwili przekazania drogą elektroniczną informacji o jej dokonaniu.
1.10.
Zamawiający:
1.10.1. nie dopuszcza składania ofert częściowych;
1.10.2. nie dopuszcza składania ofert wariantowych;
1.10.3. nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających;
1.10.4. nie wymaga zabezpieczenia w postaci wadium;
1.10.5. nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
1.10.6. dopuszcza dokonanie zmian oferty w wyniku przeprowadzonych negocjacji.
2. Warunki udziału w postępowaniu
2.1.
O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który:
Strona 3 z 30
2.1.1.
posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2.1.2.
posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem
technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
Na potwierdzenie spełnienia warunku, o którym mowa w pkt 2.1.2. Wykonawca
przedłoży wykaz wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu
składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie,
przynajmniej 4 usług, polegających na organizacji imprez dla dużych klientów
biznesowych, każda impreza na dla co najmniej 150 osób, z co najmniej jednym
noclegiem oraz każda o wartości co najmniej 200 000 zł netto wraz z podaniem ich
krótkiego opisu, wartości, dat wykonania oraz podmiotów, na rzecz których roboty
zostały
wykonane
[Załącznik
nr
7
do
SIWZ]
wraz
z dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie tych usług.
2.2.
2.3.
2.1.3.
znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej
zamówienia;
zapewniającej
2.1.4.
nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzieleniu zamówienia.
wykonanie
Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się:
2.2.1.
Wykonawców, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania
wyrządzili szkodę PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. lub innym podmiotom z Grupy
Kapitałowej PGNiG (status podmiotu oceniamy według daty wyrządzenia szkody), nie
wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została
dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, chyba że niewykonanie lub
nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi
odpowiedzialności,
2.2.2.
Wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub ogłoszono upadłość,
z wyjątkiem Wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony
prawomocnym postanowieniem sądu, o ile układ nie przewiduje zaspokojenia
wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego,
2.2.3.
Wykonawców będących osobami fizycznymi, których prawomocnie skazano za
przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia lub inne
przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
2.2.4.
Wykonawców będących spółkami prawa handlowego, których odpowiednio
urzędujących
członków
władz
zarządzających,
wspólników,
partnerów,
komplementariuszy, prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku
z postępowaniem o udzielenie zamówienia lub inne przestępstwo popełnione w celu
osiągnięcia korzyści majątkowych,
2.2.5.
Wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnili
innych wymagań określonych w SIWZ lub innym dokumencie, w którym określono
wymogi udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem pkt. 3.17.
Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również Wykonawców którzy:
2.3.1.
złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania,
2.3.2.
nie wnieśli wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą lub nie
zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą, jeżeli wadium było wymagane.
2.4.
Zamawiający powiadomi Wykonawcę o wykluczeniu z postępowania. Ofertę Wykonawcy
wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
2.5.
Odrzuceniu podlega oferta, która:
2.5.1.
nie spełnia wymagań określonych w SIWZ,
2.5.2.
zawiera błędy w obliczeniu ceny z zastrzeżeniem pkt. 3.18,
2.5.3.
zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem pkt.
2.5.2,
Strona 4 z 30
2.6.
2.5.4.
Wykonawca w terminie 3 dni od dnia otrzymania drogą elektroniczną zawiadomienia nie
wyraził zgody na poprawienie omyłki polegającej na niezgodności treści oferty
z wymaganiami Zamawiającego,
2.5.5.
jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
2.5.6.
została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu.
Zamawiający zawiadomi Wykonawcę o odrzuceniu oferty.
3. Oferta i jej zawartość
3.1.
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3.2.
Ofertę należy złożyć w języku polskim w formie pisemnej pod rygorem nieważności, na
podstawie Formularza ofertowego [Załącznik nr 2 do SIWZ].
3.3.
Jeśli na dalszym etapie postępowania (tj. po złożeniu oferty pisemnej) dojdzie do negocjacji
handlowych lub aukcji elektronicznej oferty mogą być składane również drogą elektroniczną,
przy czym muszą następnie być złożone w formie pisemnej zgodnie z prośbą przekazaną przez
Zamawiającego.
3.4.
Ofertę należy złożyć, w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie lub opakowaniu, nie później niż do
dnia 28.09.2016 r. do godz. 10:00 i dostarczyć na następujący adres:
PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o.
ul. Grobla 15
61-859 Poznań
Kancelaria (pok. 08)
3.5.
Oferta powinna być opisana w następujący sposób:
Oferta na „Organizację dwóch eventów dla strategicznych klientów PGNiG Obrót
Detaliczny sp. z o.o.”
Nie otwierać przed dniem 28.09.2016 r. godz. 10:30
3.6.
Należy również podać adres Wykonawcy w celu rejestracji oferty oraz jej zwrócenia bez
otwierania w przypadku złożenia oferty po terminie.
3.7.
Jeżeli oferta zostanie złożona w inny sposób niż wyżej opisany, Zamawiający nie bierze
odpowiedzialności za nieprawidłowe skierowanie czy przedwczesne lub przypadkowe otwarcie
oferty.
3.8.
Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
W przypadku zmiany oferty należy ją opisać adnotacją: Oferta zmieniona lub Oferta wycofana.
3.9.
Oferta winna zawierać następujące elementy:
3.9.1.
Odpowiednio wypełniony Formularz ofertowy [Załącznik nr 2 do SIWZ],
3.9.2.
Odpowiednio wypełnione formularze cenowe dla dwóch eventów [Załączniki nr 3a i 3b
do SIWZ]
3.9.3.
Kompleksową koncepcję organizacji dwóch eventów wraz z atrakcjami dla uczestników.
Propozycja koncepcji powinna być zgodna z wytycznymi zawartymi w opisie przedmiotu
zamówienia oraz przygotowana na szablonie Wykonawcy. W jednym dokumencie
powinna być przedstawiona koncepcja organizacji obu eventów. Zamawiający dokona
oceny atrakcyjności zaproponowanej koncepcji, biorąc pod uwagę kreatywność
pomysłu.
3.9.4.
Szczegółowy opis bazy noclegowej dla obu eventów. Baza noclegowa powinna
spełniać minimalne wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia oraz być
przygotowana na szablonie Wykonawcy. W jednym dokumencie powinien być
przedstawiony opis bazy noclegowej dla obu eventów. Zamawiający dokona oceny
atrakcyjności zaproponowanej bazy noclegowej.
Strona 5 z 30
3.9.5.
Oświadczenie, że Wykonawca może ubiegać się o udział w postępowaniu, zgodnie
z pkt. 2.1. SIWZ [Załącznik nr 4 do SIWZ],
3.9.6.
Oświadczenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania, zgodnie z pkt.
2.2.1. – 2.2.5. oraz 2.3. [Załącznik nr 5 do SIWZ],
3.9.7.
Oświadczenie o niezgłaszaniu roszczeń w przypadku unieważnienia postępowania
i zachowaniu poufności [Załącznik nr 6 do SIWZ],
3.9.8.
Aktualny odpis z właściwego rejestru albo z Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem
terminu składania ofert, a jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania za
granicą: dokument lub dokumenty wystawione zgodnie z prawem kraju, w którym ma
siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że Wykonawca jest uprawniony do
występowania w obrocie prawnym i nie wszczęto wobec niego postępowania
likwidacyjnego, upadłościowego ani nie ogłoszono jego upadłości, podając
jednocześnie podstawę prawną wystawienia tych dokumentów, (oryginał lub kopia
potwierdzona za zgodność z oryginałem).
3.9.9.
Pełnomocnictwo – jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie
rejestrowym, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię
potwierdzoną notarialnie).
3.9.10. Wykaz wykonanych usług, o którym mowa w pkt 2.1.2. SIWZ [Załącznik nr 7 do SIWZ]
wraz z dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie tych usług.
Dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie usług mogą być:
1.
referencje;
2.
oświadczenie Wykonawcy w zakresie należytego wykonania usługi wraz
z podaniem danych kontaktowych do podmiotów (imię nazwisko, nr telefonu,
e-mail), które będą w stanie potwierdzić wskazane informacje – jeżeli
z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest
w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1).
3.10.
Oferta wraz z dokumentami wskazanymi w pkt. 3.9.1. – 3.9.10. powinna być podpisana przez
umocowanego/ych
prawnie
przedstawiciela/i
Wykonawcy,
upoważnionego/ych
do
podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym
dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym
pełnomocnictwem.
3.11.
Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski.
3.12.
Termin związania ofertą: 60 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania
ofert. PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość wnioskowania
o przedłużenie terminu związania ofertą o kolejne 30 dni.
3.13.
Sposób obliczania ceny:
3.13.1. Zaoferowaną cenę należy przedstawić w Formularzu ofertowym stanowiącym
Załącznik nr 2 do SIWZ.
3.13.2. Cenę za realizację przedmiotu zamówienia należy wyliczyć w oparciu o Formularze
cenowe, stanowiące Załączniki nr 3a i 3b do SIWZ.
3.13.3. Cena oferty musi zostać określona w PLN. Wykonawca może podać tylko jedną cenę
łączną bez proponowania rozwiązań wariantowych.
3.13.4. Cena całkowita oraz ceny jednostkowe muszą być podane z dokładnością do dwóch
miejsc po przecinku, zgodnie z polskim systemem płatniczym po zaokrągleniu do
pełnych gorszy.
3.13.5. Cena podana w ofercie musi uwzględniać wszystkie przyszłe zobowiązania Wykonawcy
wynikające z projektu umowy oraz opisu przedmiotu zamówienia.
3.13.6. Cena ofertowa zostanie obliczona przez Wykonawcę łącznie z podatkiem VAT
naliczonym zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. W przypadku zmiany
stawki podatku VAT wynagrodzenie Wykonawcy podlega waloryzacji o odpowiednią
Strona 6 z 30
kwotę podatku obliczonego wg stawki podatkowej na dzień powstania obowiązku
podatkowego.
3.14.
Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert
przedstawia taki sam bilans ceny, i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród ofert
wybiera ofertę z niższą ceną.
3.15.
W przypadku gdy wpłyną oferty o tej samej cenie uniemożliwiające wybór najkorzystniejszej
oferty, Zamawiający wzywa Wykonawców do złożenia w terminie określonym przez
Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą
zaoferować cen wyższych, niż zaoferowane w złożonych wcześniej ofertach.
3.16.
Wykonawca może objąć zastrzeżeniem informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa
Wykonawcy. Informacja takie powinny zostać przekazane w formie umożliwiającej zachowanie
ich poufności wraz z oświadczeniem na piśmie, że informacje w tym zakresie stanowią
tajemnice przedsiębiorstwa i nie mogą być ogólnie udostępnione. Zamawiający zobowiązany
będzie do zachowania w poufności wyłącznie tych informacji otrzymanych od Wykonawcy,
w stosunku do których Wykonawca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich
w poufności, tj. w stosunku do informacji, które zostały przez Wykonawcę zastrzeżone jako
tajemnica przedsiębiorstwa.
3.17.
Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli
wymaganych w SIWZ oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw, albo którzy złożyli
wymagane przez Zamawiającego oświadczenia i dokumenty, zawierające błędy lub którzy
złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich
złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie
postępowania.
3.18.
Zamawiający może poprawić w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki
rachunkowe oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z wymaganiami
Zamawiającego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając
o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
4. Kryteria oceny
4.1.
Lp.
1.
2.
3.
4.
Kryteria oceny oferty:
Kryterium
Cena netto za
wykonanie
przedmiotu
zamówienia
Koncepcja
realizacji dwóch
eventów
Standard bazy
noclegowej
Cena dla
uczestników
narady za
przedłużenie
pobytu w hotelu o
jedną dobę
hotelową
Znaczenie waga %
Opis metody przyznawania punktów
40%
(max 40 pkt)
(najniższa cena netto spośród złożonych ofert / cena netto
badanej oferty) x 40 pkt
35%
(max 35 pkt)
Kreatywność pomysłu - max 35 pkt
20%
(max 20 pkt)
Atrakcyjność bazy noclegowej - max 20 pkt
5%
(max 5 pkt)
(największa obniżka w stosunku do ceny cennikowej doby
hotelowej pokoju 1-osobowego w hotelu przeznaczonym na
organizację pierwszego eventu/ obniżka w stosunku do
ceny cennikowej doby hotelowej pokoju 1-osobowego w
hotelu przeznaczonym na organizację pierwszego eventu w
badanej ofercie) x 2,5 pkt
+
(największa obniżka w stosunku do ceny cennikowej doby
hotelowej pokoju 1-osobowego w hotelu przeznaczonym na
organizację drugiego eventu/ obniżka w stosunku do ceny
cennikowej doby hotelowej pokoju 1-osobowego w hotelu
przeznaczonym na organizację drugiego eventu w badanej
ofercie) x 2,5 pkt
Strona 7 z 30
4.2.
Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się kryteriami określonymi
w pkt 4.1. oraz wynikiem ewentualnych negocjacji.
5. Informacja o wadium
5.1.
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
6. Informacja o zabezpieczeniu należytego wykonania umowy
6.1.
Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
7. Negocjacje handlowe
7.1.
Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia negocjacji handlowych na każdym etapie
postępowania.
7.2.
Negocjacje handlowe prowadzone
w następujących formach:
7.3.
po
otwarciu
ofert
mogą
być
prowadzone
m.in.
7.2.1.
Negocjacji prowadzonych w sposób bezpośredni lub drogą elektroniczną.
7.2.2.
Aukcji elektronicznej – jako dogrywki między Wykonawcami, którzy złożyli oferty
niepodlegające odrzuceniu. W przypadku decyzji o przeprowadzeniu aukcji Zamawiający zaprosi drogą elektroniczną Wykonawców do udziału w aukcji oraz
poinformuje ich w zaproszeniu o:
a)
terminie otwarcia aukcji elektronicznej,
b)
terminie i warunkach zamknięcia aukcji elektronicznej,
c)
wartości minimalnych postąpień składanych w toku aukcji elektronicznych,
d)
zasadach rejestracji i szkoleń z zakresu obsługi portalu i uczestnictwa w aukcji,
e)
sposobie oceny ofert w toku aukcji elektronicznej.
Oferty Wykonawców złożone w postępowaniu przestają wiązać w zakresie w jakim złożą oni
korzystniejsze oferty w toku negocjacji lub aukcji elektronicznej.
8. Warunki realizacji zamówienia
8.1.
Z wybranym w wyniku przeprowadzenia postępowania Wykonawcą zostanie podpisana umowa
zgodna z projektem stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ.
8.2.
Umowa zostanie zawarta z chwilą podpisania jej przez Zamawiającego i Wykonawcę, a nie
z chwilą zawiadomienia Wykonawcy o wyborze jego oferty.
9. Informacja o formalnościach poprzedzających podpisanie umowy
9.1.
Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez ich ponownej
oceny, jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana:
9.1.1.
Uchyla się od zawarcia umowy w sprawie realizacji zamówienia.
9.1.2.
Nie przedłoży projektów umów z podwykonawcami, którym zamierza powierzyć
realizację części zamówienia (jeśli dotyczy).
10. Informacja o sposobie komunikacji
10.1.
Osobą uprawnioną do kontaktu ze strony Zamawiającego w sprawie niniejszej SIWZ jest:
Magdalena Grzybowska-Nowak
T: +48 61 885 45 02, M: +48 695 94 88 61
Strona 8 z 30
E: [email protected]
Godziny kontaktu z Wykonawcami 8:00 – 15:00 (pn.- pt.)
10.2.
Z zastrzeżeniem postanowień dotyczących pisemności oferty, oświadczenia, wnioski,
zawiadomienia oraz inne informacje przekazywane mogą być przez Zamawiającego
i Wykonawców drogą elektroniczną (e-mail). Jeżeli dokumenty lub informacje przekazywane
są drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt
ich otrzymania.
10.3.
Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane drogą elektroniczną uważa
się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego
terminu
10.4.
Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający
udzieli odpowiedzi, jeżeli prośba o wyjaśnienie wpłynie do Zamawiającego nie później niż w
dniu 23.09.2016 r. Jeżeli prośba o wyjaśnienie wpłynie do Zamawiającego po upływie terminu,
o którym mowa w zdaniu poprzednim, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić
prośbę bez rozpatrzenia wg swego uznania.
10.5.
W celu skrócenia czasu przygotowania odpowiedzi na pytania o wyjaśnienie treści SIWZ
Zamawiający prosi, aby Wykonawcy zwracając się do Zamawiającego w sprawie udzielenia
wyjaśnień wysyłali również treść pytań w wersji elektronicznej edytowalnej na adres poczty
elektronicznej wskazanej w pkt. 10.1.
10.6.
10.7.
10.8.
Treść pytań wraz z wyjaśnieniami zostanie umieszczona na stronie internetowej
www.przetargi.pgnig.pl i http://www.pgnig.pl/przetargi-pgnig
bez ujawniania źródła
zapytania.
W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu
składania ofert, zmodyfikować treść SIWZ. Dokonaną w ten sposób modyfikację Zamawiający
przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ oraz zamieści
modyfikację na stronie internetowej, na której dostępna jest SIWZ.
Wykonawcy, którzy pobrali SIWZ, o wszystkich modyfikacjach specyfikacji oraz dodatkowych
informacjach pojawiających się w trakcie postępowania (pytania i odpowiedzi) zostaną
niezwłocznie
powiadomieni
poprzez
stronę
internetową
Zamawiającego
www.przetargi.pgnig.pl i http://www.pgnig.pl/przetargi-pgnig .
10.9.
Udzielone przez Zamawiającego wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców od momentu ich
opublikowania na stronie internetowej.
10.10. Zamawiający zaleca, aby Wykonawcy na bieżąco monitorowali zmiany dotyczące
dokumentacji prowadzonego postępowania na stronie internetowej Zamawiającego
www.przetargi.pgnig.pl i http://www.pgnig.pl/przetargi-pgnig .
10.11. Pisemna forma przekazywania dokumentów jest zawsze dopuszczalna.
11. Informacje dodatkowe
11.1.
W kwestiach nieuregulowanych w SIWZ stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
12. Załączniki
Nr załącznika do SIWZ
Nazwa załącznika
Załącznik nr 1
Projekt umowy wraz z załącznikami (w tym OPZ)
Załącznik nr 2
Formularz ofertowy
Załącznik nr 3a
Formularz cenowy - organizacja pierwszego eventu
Załącznik nr 3b
Formularz cenowy - organizacja drugiego eventu
Strona 9 z 30
Załącznik nr 4
Oświadczenie, że Wykonawca może ubiegać się o udział w postępowaniu,
zgodnie z pkt. 2.1. SIWZ
Załącznik nr 5
Oświadczenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania, zgodnie
z pkt. 2.2. i 2.3. SIWZ
Załącznik nr 6
Oświadczenie o niezgłaszaniu roszczeń
postępowania i zachowaniu poufności
Załącznik nr 7
Wykaz usług
Strona 10 z 30
w
przypadku
unieważnienia
[Załącznik nr 1 do SIWZ]
Umowa
zawarta w dniu__________2016 roku w Warszawie pomiędzy:
PGNiG OBRÓT DETALICZNY sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ulicy M. Kasprzaka 25C,
01-224 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego
prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy
Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000488778, posiadającą numer REGON:
14700342, NIP: 527 270 60 82 oraz kapitał zakładowy w wysokości 600 050 000 PLN, zwaną
w dalszej części umowy „Zleceniodawcą” lub PGNiG OD
reprezentowaną przez:
1. ……………………………………………
2. ……………………………………………
oraz
………………………….. z siedzibą w ……………… przy ulicy ..................... wpisaną do rejestru
przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla
……………..w…………, ……………. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod
numerem …………….., posiadającą numer REGON: ……………., NIP …………….. , zwaną
w dalszej części umowy „Zleceniobiorcą”
reprezentowaną przez:
1. ……………………………………………
2. ……………………………………………
Zwanymi dalej łącznie Stronami.
§1.
1.
Zleceniodawca zleca a Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać kompleksową usługę organizacji
i obsługi dwóch spotkań dla Klientów Strategicznych PGNiG OD:
a)
w terminie od dnia ……………..2016 r. do dnia ………….2016 r. w ………………….
zlokalizowanym przy ……………………….., (zwanym dalej „Hotelem …………..”), dla
ok. 140 osób wskazanych przez Zleceniodawcę,
b) w terminie od dnia ……………..2016 r. do dnia ………….2016 r. w ………………….
zlokalizowanym przy ……………………….., (zwanym dalej „Hotelem …………..”), dla
ok. 140 osób wskazanych przez Zleceniodawcę.
Zlecenie polega w szczególności na organizacji oraz obsłudze dwóch spotkań, jak również na
zapewnieniu usługi hotelowej i gastronomicznej w w/w hotelach w okresie trwania spotkań.
Strona 11 z 30
Szczegółowy zakres usług składających się na przedmiot Umowy został określony w Załączniku
nr 1 do Umowy. Pełen zakres, rodzaj, wartość usług zleconych i przyjętych przez Zleceniobiorcę
do wykonania oraz liczba uczestników spotkań wskazana została w Załączniku nr 2 do Umowy.
2.
W okresie trwania spotkań Zleceniobiorca zobowiązuje się do zapewnienia w szczególności,
zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Umowy:
a) zakwaterowania w pokojach jedno i dwuosobowych,
b) dla spotkania w Hotelu ………………………..

wyżywienia w dniu ………...2016 r. (uroczysta kolacja),

wyżywienia w dniu …………2016 r. (śniadanie, lunch oraz kolacja)

wyżywienia w dniu ………….2016 r. (śniadanie)
c) dla spotkania w Hotelu ………………………..

wyżywienia w dniu ………...2016 r. (uroczysta kolacja),

wyżywienia w dniu …………2016 r. (śniadanie, lunch oraz kolacja)

wyżywienia w dniu ………….2016 r. (śniadanie)
d) odpowiednio wyposażonych sal konferencyjnych, sali na wieczorną galę, oprawy
muzycznej, atrakcji itp.,
e) zniżek dla uczestników spotkania, którzy zdecydują się przedłużyć pobyt w hotelu o
jedną dobę hotelową w wysokości ……………. zł dla pokoju jednoosobowego.
3.
Zmniejszenie liczby uczestników w stosunku do zadeklarowanej winno być zgłoszone
Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę na piśmie najpóźniej do 7 dni przed rozpoczęciem każdego
ze spotkań, a zmiana liczby uczestników nie może przekroczyć 12 osób względem ustalonej
liczby dla każdego ze spotkań odrębnie. W takim przypadku stosownemu pomniejszeniu podlega
wynagrodzenie wskazane w §2 (tj. wynagrodzenie wskazane w §2 ulega pomniejszeniu o iloczyn
liczby uczestników, o którą zmniejszono liczbę zadeklarowanych uczestników oraz kosztów
jednostkowych usług wskazanych w Załączniku nr 2 do Umowy w odniesieniu do jednej osoby).
4.
Zleceniobiorca zobowiązany jest na bieżąco informować Zleceniodawcę o wszelkich
zagrożeniach, trudnościach czy przeszkodach związanych z wykonaniem niniejszej Umowy,
w tym także okolicznościach leżących po stronie Zleceniodawcy, które mogą mieć wpływ na
jakość, termin bądź zakres wykonania zlecenia objętego niniejsza niniejszą Umową.
§2.
1.
Z zastrzeżeniem §1 ust. 3 oraz poniższego ust. 2, łączne wynagrodzenie za należyte wykonanie
niniejszej Umowy należne Zleceniobiorcy, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Umowy zawierającym
kosztorysy obu spotkań, nie przekroczy …………….,00 zł netto (słownie: ………………….
złotych 00/100). Do powyższej kwoty zostanie doliczony podatek VAT w obowiązującej
wysokości.
2.
Za wykonaną usługę w zakresie określonym w Załączniku nr 1 Zleceniodawca zobowiązuje się
zapłacić Zleceniobiorcy wynagrodzenie w kwocie stanowiącej sumę:
1)
2)
iloczynu cen jednostkowych określonych w Załączniku nr 2 i liczby osób uczestniczących
w poszczególnych spotkaniach oraz
cen jednostkowych pozostałych usług określonych w Załączniku nr 2, które są niezależne
od liczby osób uczestniczących w spotkaniach.
Strona 12 z 30
2.
Podstawą do ostatecznego rozliczenia będą kosztorysy rzeczywiste sporządzone przez
Zleceniobiorcę – do trzech dni roboczych po zakończeniu ostatniego ze spotkań - na podstawie
rzeczywiście wykonanego zakresu usług wykonanych zgodnie z niniejszą Umową,
zaakceptowany przez Zleceniodawcę. Koszty wynikające z indywidualnych zamówień usług
w hotelach (np. korzystanie z minibarku w pokoju hotelowym) przez danego uczestnika
spotkania, wykraczające poza zakres usług wynikających z niniejszej Umowy, będzie pokrywał
dany uczestnik spotkania.
3.
Łączne wynagrodzenie wskazane w kosztorysach rzeczywistych obu spotkań nie może
przekroczyć kwoty wskazanej w §2 ust. 1.
4.
Zleceniobiorca ma prawo wystawić fakturę VAT po prawidłowym wykonaniu przedmiotu Umowy i
zaakceptowaniu przez Zleceniodawcę kosztorysów rzeczywistych oraz odbiorze przedmiotu
Umowy przez Zleceniodawcę potwierdzonego podpisanym obustronnie protokołem zdawczoodbiorczym bez zastrzeżeń, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Umowy.
5.
Jako nabywcę faktura wystawiona przez Zleceniobiorcę będzie wskazywać PGNiG Obrót
Detaliczny sp. z o.o., ul. M. Kasprzaka 25C, 01-224 Warszawa. Faktura winna być przesłana do
PGNiG SA, ul. M. Kasprzaka 25, 01-224 Warszawa, Kancelaria Główna.
6.
Wynagrodzenie ustalone zgodnie z ust. 1 i 2 powyżej zostanie wypłacone Zleceniobiorcy
przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy w banku ……………………. nr
……………………….. w terminie 14 dni od daty doręczenia Zleceniodawcy prawidłowo
wystawionej faktury VAT. Za prawidłowo wystawioną fakturę uznaje się fakturę, która spełnia
wymogi formalne wskazane w art.106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów
i usług, oraz zawiera w treści wskazanie numeru Umowy podanej Zleceniobiorcy przez
Zleceniodawcę, oraz imienia i nazwiska osoby odpowiadającej za wykonanie Umowy po stronie
Zleceniodawcy. W przypadku dostarczenia faktury, która nie spełnia warunków wskazanych
w zdaniu poprzednim, termin płatności liczony jest od daty dostarczenia skorygowanej faktury.
7.
W przypadku zmiany numeru rachunku, na który ma być przelane wynagrodzenie, Zleceniobiorca
zobowiązuje się do dostarczenia oświadczenia o zmianie rachunku, potwierdzonego przez osoby
do tego umocowane. Zmiana o której mowa w zdaniu poprzednim nie stanowi zmiany w Umowie
wymagającej aneksu.
8.
Za dzień dokonania płatności przyjmuje się dzień dokonania polecenia przelewu przez
Zleceniodawcę.
9.
Zleceniodawca nie ponosi odpowiedzialności za rozliczenie Zleceniobiorcy z podwykonawcami.
10. Zleceniodawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku od towarów i usług VAT i posiada numer
identyfikacyjny NIP: 527-270-60-82.
11. Zleceniobiorca oświadcza, że jest płatnikiem podatku od towarów i usług VAT i posiada numer
identyfikacyjny NIP …………….
12. Strony oświadczają, że są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
§3.
Przy wykonywaniu Umowy Zleceniobiorca zobowiązany jest stosować się do poleceń i wskazówek
Zleceniodawcy oraz dochować najwyższej staranności.
§4.
1.
Zleceniobiorca, za pisemną, uprzednią zgodą Zleceniodawcy, może powierzyć wykonanie
poszczególnych prac osobom trzecim i ponosi wówczas odpowiedzialność za działania lub
Strona 13 z 30
zaniechania osób, którymi się posługuje lub którym powierza wykonanie swego zobowiązania jak
za swoje własne.
2.
Zamawiający ma prawo kontrolować postępy wykonania Umowy oraz jej wyniki, także
u podwykonawców Wykonawcy. Na żądanie Zamawiającego, Wykonawca w formie pisemnej jest
zobowiązany poinformować Zamawiającego o przebiegu wykonania Umowy.
§5.
1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących
Zleceniodawcy (zwanych dalej „Informacjami Chronionymi”), niezależnie od formy i sposobu ich
wyrażania oraz stopnia opracowania, uzyskanych w trakcie realizacji Umowy, w tym informacji,
w posiadanie których wejdzie w sposób niezamierzony i przypadkowy.
2. Zobowiązanie Zleceniobiorcy do zachowania w tajemnicy Informacji Chronionych obejmuje nie
tylko obowiązek nieujawniania tych informacji i podjęcia takich środków je zabezpieczających, jak
te stosowane przez Zleceniobiorcę w stosunku do jego własnych informacji o charakterze
poufnym (nie mniejsze jednak niż z zachowaniem należytej staranności), ale również zakaz
korzystania z nich w interesie własnym, niezwiązanym z realizacją Umowy, bądź osób trzecich
lub w celu sprzecznym z interesem Zleceniodawcy.
3. Za Informacje Chronione uznaje się w szczególności:
a) informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 Ustawy
z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz. U. z 2003 r., nr
153, poz. 1503 z późn. zm.),
b) informacje dotyczące wykonywania, jak i treść niniejszej Umowy,
c) każdą informację przekazaną Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę z pisemnym
(w formie papierowej lub elektronicznej) zastrzeżeniem jej poufności.
4. Ograniczenia wskazane w ust. 1 i ust. 2 nie dotyczą Informacji Chronionych, które:
a) były przed podpisaniem niniejszej Umowy powszechnie znane lub stały się takie bez
winy Zleceniobiorcy,
b) zostały zgodnie z prawem przed podpisaniem
Umowy otrzymane przez
Zleceniobiorcę od osób trzecich bez podobnych ograniczeń i bez naruszenia
niniejszej Umowy,
c) zostały ujawnione przez Zleceniobiorcę do publicznej wiadomości na podstawie
pisemnej zgody Zleceniodawcy,
d) muszą być ujawnione z mocy odrębnych przepisów prawa.
5. Zobowiązanie, o którym mowa w ust. 1 i ust. 2 dotyczy wszystkich pracowników,
współpracowników i podwykonawców Zleceniobiorcy.
6. Jeżeli w czasie obowiązywania Umowy konieczne będzie udostepnienie Informacji Chronionych
Podwykonawcy w celach związanych z realizacją Umowy to Zleceniobiorca w tym celu winien:
a) uzyskać pisemną zgodę Zleceniodawcy,
b) uzyskać od Podwykonawcy, któremu Informacje Chronione mają zostać
udostępnione, pisemne zobowiązanie do zachowania poufności tych informacji,
a kopię zobowiązania niezwłocznie przedłożyć Zleceniodawcy.
7. Zakres Informacji Chronionych udostępnionych Podwykonawcy winien być ograniczony do
niezbędnego minimum.
Strona 14 z 30
8. W zakresie zobowiązania do zachowania poufności Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za
działania lub zaniechania Podwykonawcy jak za własne.
9. Jeżeli zgodnie z obowiązującym prawem, na skutek działań uprawnionych podmiotów muszą
zostać udostępnione im Informacje Chronione, Zleceniobiorca może przekazać te informacje
jedynie w zakresie wymaganym przepisami prawa, a o przekazaniu powiadomi Zleceniodawcę
w terminie 3 dni roboczych przed takim ujawnieniem, chyba że przekazanie takiej informacji jest
zabronione na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub decyzji podmiotu żądającego
udostępnienia Informacji Chronionych. Ponadto Zleceniobiorca skonsultuje się ze Zleceniodawcą
w kwestii zasadności podjęcia prawnie dostępnych kroków w celu odrzucenia, bądź zmniejszenia
zakresu takiego żądania.
10. W przypadku jakiegokolwiek ujawnienia, nieuprawnionego udostępnienia lub utraty Informacji
Chronionych Zleceniobiorca zobowiązany jest do poinformowania o tym incydencie
Zleceniodawcę na piśmie w terminie 3 dni roboczych oraz podjęcia wszelkich niezbędnych
działań w celu minimalizacji zakresu naruszenia oraz szkód, które mogą powstać w wyniku
ujawnienia, udostępnienia lub utraty Informacji Chronionych.
11. Wszelkie materiały zawierające Informacje Chronione przekazane przez Zleceniodawcę
pozostają jego własnością, a Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić je Zleceniodawcy
w terminie 5 dni roboczych po zakończeniu współpracy lub na jego pisemne żądanie w trakcie
współpracy. Ponadto Zleceniobiorca zniszczy lub usunie nieodwracalnie wszystkie pisemne
i elektroniczne kopie materiałów zawierające Informacje Chronione otrzymane od Zleceniodawcy.
12. Zleceniobiorca na wniosek Zleceniodawcy złoży mu pisemne oświadczenie potwierdzające
zniszczenie lub usunięcie wszystkich kopii zwróconych materiałów, o których mowa w ust. 11.
13. Strony ustalają, że:
a) przekazywanie dokumentów w wersji papierowej, w tym dokumentów zawierających
Informacje Chronione odbywać się będzie bezpośrednio pomiędzy Stronami za
pokwitowaniem odbioru albo tradycyjną drogą pocztową w formie listu poleconego lub
przesyłki kurierskiej,
b) przekazywanie informacji drogą elektroniczną będzie prowadzone przy użyciu metod
oraz narzędzi mających na celu zapewnienie poufności przekazywanym informacjom.
14. W przypadku
Zleceniodawca:
1)
naruszenia
przez
Zleceniobiorcę
postanowień
niniejszego
paragrafu
może żądać łącznie lub według własnego wyboru:
a) zaniechania niedozwolonych działań,
b) usunięcia skutków niedozwolonych działań,
c) złożenia jednokrotnego
i w odpowiedniej formie,
lub
wielokrotnego
oświadczenia
odpowiedniej
treści
2)
zapłaty kary umownej, o której mowa w § 7 ust. 4.
3)
będzie uprawniony do rozwiązania Umowy z winy Zleceniobiorcy ze skutkiem
natychmiastowym.
15. Postanowienia niniejszego paragrafu obowiązują zarówno w trakcie realizacji Umowy, jak i po
wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy.
§6.
1.
Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy.
Strona 15 z 30
2.
Przez nienależyte zorganizowanie spotkania Strony rozumieją w szczególności nienależyte
wykonanie przez Zleceniobiorcę poszczególnych elementów określonych w Załączniku 1.
3.
Reklamacja dotycząca usług hotelowych powinna być zgłoszona przez Zleceniodawcę
w terminie 1-go dnia roboczego od dat zakończenia każdego ze spotkań.
4.
Reklamacja dotycząca pozostałych usług związanych z organizacją spotkania powinna być
zgłoszona przez Zleceniodawcę w terminie 7 dni roboczych od daty przekazania kosztorysu
rzeczywistego, o którym mowa w §2, a w przypadku reklamacji faktury wystawionej przez
Zleceniobiorcę w terminie 7 dni roboczych od dnia jej doręczenie Zleceniodawcy.
5.
Reklamacja wstrzymuje wypłatę części wynagrodzenia, której dotyczy reklamacja wskazana
w powyższym ust. 3 lub ust.4.
§7.
1.
W przypadku gdy z przyczyn leżących po stronie Zleceniobiorcy nie dojdzie do realizacji
przedmiotu Umowy w terminach określonych w § 1 ust. 1 lit. a) lub b), Zleceniodawca może
wyrazić zgodę na wykonanie przedmiotu Umowy w nowym terminie, uzgodnionym przez Strony.
2.
W przypadku gdy z przyczyn leżących po stronie Zleceniobiorcy nie dojdzie do realizacji
przedmiotu Umowy w terminach określonych w § 1 ust. 1 lit. a) lub b), niezależnie od realizacji
postanowienia ust. 1 powyżej, Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w wysokości:
1)
2)
5% kwoty brutto określonej w § 2 ust.1 Umowy – w przypadku gdy niewykonanie usług
objętych Umową w terminie określonym w § 1 ust. 1 lit. a) lub b) dotyczy jednego spotkania
albo
10% kwoty brutto określonej w § 2 ust.1 Umowy – w przypadku gdy niewykonanie usług
objętych Umową w terminach określonych w § 1 ust. 1 lit. a) oraz b)dotyczy obu spotkań.
3.
W przypadku nienależytego wykonania przez Zleceniobiorcę Umowy innego rodzaju niż
określone w ust. 2 i 4 niniejszego paragrafu, Zleceniobiorca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz
Zleceniodawcy kary umownej w wysokości 1% kwoty brutto określonej w § 2 ust.1 Umowy. Kara
umowna określona w niniejszym ustępie przysługuje odrębnie za każdy przypadek nienależytego
wykonania Umowy.
4.
Za każdorazowe naruszenie przez Zleceniobiorcę lub któregokolwiek z Podwykonawców
zobowiązania określonego w §5 lub w §4 ust. 2 Umowy, Zleceniobiorca zobowiązuje się do
zapłaty Zleceniodawcy kary umownej w wysokości 5% kwoty brutto określonej w §2 ust. 1
Umowy.
5.
Zapłata kary umownej nie zwalnia Zleceniobiorcy z obowiązku wykonania zabezpieczonego karą
umowną zobowiązania, a nadto Zleceniodawca będzie
uprawniony
do dochodzenia
odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, określonych w Kodeksie Cywilnym,
w przypadku poniesienia szkody w wysokości przekraczającej ustaloną wysokość kary umownej.
6.
Zleceniobiorca na podstawie właściwego dokumentu księgowego wystawionego przez
Zleceniodawcę zapłaci karę umowną obliczoną zgodnie z niniejszym paragrafem w terminie
czternastu (14) dni od dnia otrzymania od Zleceniodawcy dokumentu księgowego zawierającego
wyliczenie przedmiotowej kary umownej.
§8.
1.
W celu zapewnienia właściwej współpracy i koordynacji działań Stron w trakcie wykonywania
Umowy, Strony wyznaczają następujące osoby do kontaktów roboczych:
a.
Ze strony Zleceniodawcy: Paweł Karaś, email: [email protected]
Strona 16 z 30
b.
Ze strony Zleceniobiorcy: ………………., email…………………………………..
2.
Osoby wyznaczone w ust. 1 nie mają prawa dokonywać zmian postanowień Umowy.
3.
Zmiana wymienionych w ust. 1 osób lub danych kontaktowych nie stanowi zmiany Umowy i staje
się skuteczna z chwilą pisemnego powiadomienia drugiej Strony o zmianie.
§9.
1.
Wszelkie zmiany niniejszej Umowy, z zastrzeżeniem wyjątków wprost przewidzianych w Umowie,
w tym w szczególności w §1 ust. 3, §2 ust. 7 i §8 ust.3, wymagają dla swej ważności formy
pisemnej pod rygorem nieważności.
2.
Wykonawca nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej
pisemnej zgody Zamawiającego.
§10.
1.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie mają przepisy powszechnie
obowiązującego prawa, a w szczególności kodeksu cywilnego.
2.
Integralną część Umowy stanowią Załączniki nr 1, 2, 3, 4 oraz 5.
§11.
Wszelkie spory wynikające z realizacji niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny
właściwy dla siedziby Zleceniodawcy.
§12.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 2 – Szczegółowy kosztorys
Załącznik nr 3 – Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego
Załącznik nr 4 – aktualny odpis z KRS oraz pełnomocnictwa do zawarcia Umowy – Zleceniodawca
Załącznik nr 5 – aktualny odpis z KRS albo odpis z właściwego rejestru oraz/lub pełnomocnictwo do
zawarcia Umowy - Zleceniobiorca
Strona 17 z 30
Załącznik nr 1 do Umowy
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie i zorganizowanie w profesjonalny sposób,
dwóch spotkań dla strategicznych klientów gazowych PGNiG OD
Czas i miejsce Wydarzenia:
Data Wydarzenia:
do wyboru dwa z trzech terminów:
13-15.10.2016r, termin zakłada dwa noclegi,
20-22.10.2016r, termin zakłada dwa noclegi.
27-29.10.2016r, termin zakłada dwa noclegi.
Miejsce Wydarzenia: Dwa miejsca dla dwóch wydarzeń: Zachodnia Polska i Polska Centralno Wschodnia, baza noclegowa w dwóch hotelach kategorii nie mniejszej niż 4 gwiazdki lub
równoważnym z basenem, w 10 pokojach dwuosobowych i 120 pokojach jednoosobowych dla
pierwszego terminu i 10 pokojach dwuosobowych i 120 pokojach jednoosobowych dla drugiego
terminu.
Charakter Wydarzeń:
- zamknięty
Uczestnicy:
Uczestnikami każdego ze spotkań będzie ok. 140 osób (w sumie ok 280 osób); wśród których są
klienci strategiczni oraz przedstawiciele PGNiG OD.
Cel Wydarzenia:
Celem Eventu jest spotkanie z przedstawicielami, decydentami firm, będącymi strategicznymi
klientami PGNiG OD. Spotkania mają służyć m.in. budowaniu i podtrzymaniu lojalności klientów oraz
promowaniu pozytywnego wizerunku Firmy, która dba o swoich Klientów. Imprezy powinne być
organizowane z dużym naciskiem na promocyjny przekaz wzmacniający markę korporacyjną oraz
nową ofertę produktową
Koncepcja Wydarzenia:
- charakter merytoryczno-integracyjny,
I dzień -
Strona 18 z 30
- do 18:00 przyjazd uczestników;
- 18:00 – 20:00 – organizacja czasu - propozycja Zleceniobiorcy
- 20:00 – 03:00 - uroczysta kolacja.
II dzień
- 7:00 – 10:00 - śniadanie;
- 10:30 – 14:00 - atrakcje zaproponowane przez Zleceniobiorcę
- 14:30 – 15:30 - obiad;
- 15:30 – 18:00 - Narada merytorycznie rozbudowana i wzbogacona o multimedialne rozwiązania
- 18:00 – 20:00 - organizacja czasu - propozycja Zleceniobiorcy
- 20:00 – 00:00 - kolacja
III dzień - 7:00 – 10:00 - śniadanie;
- 10:00 - wyjazd uczestników.
Czynności po stronie Zleceniobiorcy:
1.
Przygotowanie scenariusza, harmonogramu i wybór miejsc spotkań (standard bazy hotelowej nie
mniej niż 4 gwiazdki lub równoważny),
2.
Przygotowanie oraz wydruk zaproszenia z agendą, programów, identyfikatorów itp.,
3.
Organizacja 2 noclegów dla każdego z dwóch spotkań dla wszystkich uczestników spotkania,
4.
Kompleksowa Organizacja spotkań w I, II i III dniu wraz z atrakcjami,
5.
Ubezpieczenie każdego z uczestników na kwotę nie mniej niż 20 000,00 zł,
6.
Zapewnienie ochrony i opieki medycznej podczas spotkania,
7.
Zaproponowanie i zakup upominków dla wszystkich uczestników,
I dzień
1.
Organizacja uroczystej kolacji/bankietu,
2.
Organizacja oprawy artystycznej/atrakcji wieczornych podczas kolacji/bankietu,
3.
Zapewnienie odpowiedniej aranżacji sali, scenografia, oświetlenie, nagłośnienie itp. podczas
uroczystej kolacji/bankietu,
II dzień
1.
Organizacja posiłków dla uczestników spotkań (śniadanie, lunch, kolacja)
2.
Organizacja wyjazdu / atrakcji oraz ewentualnego transferu dla każdego spotkania na trasie
hotel-miejsce atrakcji -hotel,
3.
Organizacja wzbogaconej o multimedialne rozwiązania narady z ewentualnym zaproszonym
zewnętrznym ekspertem (czas przemówienia eksperta do 45 min, czas uczestnictwa eksperta
w naradzie max. 3 godz.)
III dzień
1.
Organizacja posiłku dla uczestników spotkań (śniadanie)
Strona 19 z 30
Szczegółowy kosztorys
(formularze cenowe)
Strona 20 z 30
Wzór protokołu odbioru usługi
Wykonawca (nazwa, adres firmy):
Data sporządzenia protokołu:
Nr umowy której dotyczy:
(nr nadany w CBU)
Opis wykonywanych usług:
(opis czynności wykonywanych w ramach realizacji usługi)
Wykonane usługi:
(wskazanie produktów jakie zostały udostępnione w ramach realizacji usługi)
Okres realizacji usługi:
……………………………………… ………………………………………………………
Przedstawiciel Wykonawcy czytelny podpis
…………………………………………………r.
data
AKCEPTACJA*
UWAGI i ZASTRZEŻENIA*
związane z wykonaniem usług:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(lista zastrzeżeń zgłaszanych przez Przedstawiciela PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. )
………………………………………
………………………………………………………
Przedstawiciel PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. czytelny podpis
*
niepotrzebne skreślić
Strona 21 z 30
…………………………………………………r.
data
Załącznik nr 2 do SIWZ]
FORMULARZ OFERTOWY
Dane Wykonawcy
Adres Wykonawcy:
kod, miejscowość
ulica, nr lokalu
Nr telefonu:
Nr faksu:
E-mail:
REGON:
NIP:
PGNiG Obrót Detaliczny Sp. z o.o.
ul. Marcina Kasprzaka 25C,
01-224 Warszawa
O F E R T A
Nawiązując do SIWZ dot. postępowania o numerze CRZ: NP/OD/16/1007/OD/HRB na: „Organizację
dwóch eventów dla strategicznych klientów PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o.”
My niżej podpisani działając w imieniu i na rzecz:
………………………………………………………………………………………………………………….……
(nazwa (firma) i dokładny adres Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie)
Zgodnie z wyliczeniami Formularzy cenowych (Załączniki nr 3a i 3b do SIWZ), oferujemy
następującą cenę za świadczenie usług objętych przedmiotem zamówienia na warunkach określonych
w SIWZ:
wartość netto: …………………….…………..…… zł.
wartość VAT: …………………….…………..…… zł.
cena brutto: …………………...….…………..…… zł.
Powyższa cena uwzględnia wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
Oświadczamy, że:
1.
Zapoznaliśmy się z treścią SIWZ oraz projektem umowy (w tym w szczególności opisem
przedmiotu zamówienia) i przyjmujemy je bez zastrzeżeń.
2.
Zdobyliśmy konieczne informacje potrzebne do prawidłowego przygotowania oferty.
Strona 22 z 30
3.
Zobowiązujemy się do wykonania zamówienia na warunkach i zasadach określonych
w SIWZ przez Zamawiającego.
4.
Akceptujemy wskazany w SIWZ 60-dniowy termin związania ofertą, w razie wybrania naszej
oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach zawartych w SIWZ w miejscu
i terminie wskazanym przez Zamawiającego.
5.
Oświadczamy, że w przypadku gdy realizacja prac będzie wymagała udziału podwykonawców,
będziemy w pełni odpowiedzialni za działania lub uchybienia każdego podwykonawcy, tak jakby
to były nasze działania lub uchybienia.
6.
Oświadczamy, że zastrzegamy / nie zastrzegamy (skreślić niewłaściwe) jako tajemnicę
przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503, z późn. zm.) informacje zawarte w
złożonej ofercie na stronach od ….. do ……. (w przypadku „nie zastrzeżenia” informacji jako
tajemnicy przedsiębiorstwa pola pozostawić puste).
(Wyjaśnienie: Zamawiający zobowiązany będzie do zachowania w poufności wyłącznie tych
informacji otrzymanych od Wykonawcy, w stosunku do których Wykonawca podjął niezbędne
działania w celu zachowania ich w poufności, tj. w stosunku do informacji, które zostały przez
Wykonawcę zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa.)
7.
Oświadczamy, że przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w:
Pierwszy event
Termin:
Nazwa obiektu:
Adres:
Tel:
Strona www:
Cennikowa doba hotelowa
w pokoju 1-osobowym (PLN
netto):
Cena doby hotelowej dla
uczestników
narady
za
przedłużenie pobytu w hotelu
o jedną dobę hotelową w
pokoju 1-osobowym (PLN
netto):
Drugi event
Termin:
Nazwa obiektu:
Adres:
Tel:
Strona 23 z 30
Strona www:
Cennikowa doba hotelowa
w pokoju 1-osobowym (PLN
netto):
Cena doby hotelowej dla
uczestników
narady
za
przedłużenie pobytu w hotelu
o jedną dobę hotelową w
pokoju 1-osobowym (PLN
netto):
8.
Wszelką korespondencję dotyczącą niniejszej oferty należy kierować na:
Imię i nazwisko
Nazwa podmiotu
Adres
Nr faks
Nr telefonu
Adres e-mail
9.
Na ... kolejno ponumerowanych stronach składamy ofertę, złożoną z:
1.
2.
3.
4.
Lp.
Formularzy cenowych
…………………………………......................................................................................................
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
Nazwisko i imię osoby (osób) uprawnionej(ych)
do występowania w obrocie prawnym lub
posiadającej (ych) pełnomocnictwo
Podpis(y) osoby(osób)
uprawnionej (ych)
Strona 24 z 30
Miejscowość i data
[Załącznik nr 3a do SIWZ]
Formularz cenowy - dotyczy realizacji pierwszego eventu
Koszty związane z hotelem
Liczba
os/dzień
1
1.1
1.2
Pokoje
Pokoje 1-os. ze śniadaniem
Pokoje 2- os. ze śniadaniem
120
10
2
2.1
2.2
Kolacja – 1 dzień
Kolacja bankietowa
Pakiet napoje do kolacji
140
140
3
3.1
3.2
Lunch – 2 dzień
Lunch
Napoje do Lunchu
140
140
5
5.1
5.2
Kolacja - 2 dzień
Kolacja
Napoje do kolacji
140
140
6
Parking
140
Koszty inne
Wykonawcę:
–
do
wpisania
przez
Strona 25 z 30
Cena jedn.
netto
Wartość
netto
[Załącznik nr 3b do SIWZ]
Formularz cenowy - dotyczy realizacji drugiego eventu
Koszty związane z hotelem
Liczba
os/dzień
1
1.1
1.2
Pokoje
Pokoje 1-os. ze śniadaniem
Pokoje 2- os. ze śniadaniem
120
10
2
2.1
2.2
Kolacja – 1 dzień
Kolacja bankietowa
Pakiet napoje do kolacji
140
140
3
3.1
3.2
Lunch – 2 dzień
Lunch
Napoje do Lunchu
140
140
5
5.1
5.2
Kolacja - 2 dzień
Kolacja
Napoje do kolacji
140
140
6
Parking
140
Koszty inne
Wykonawcę:
–
do
wpisania
przez
Strona 26 z 30
Cena jedn.
netto
Wartość
netto
Oświadczenie o spełnianiu warunków uczestnictwa w postępowaniu
Dane Wykonawcy
Adres Wykonawcy:
kod, miejscowość
ulica, nr lokalu
Składając ofertę w zamówieniu niepublicznym prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na:
Organizację dwóch eventów dla strategicznych klientów PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o.
Oświadczamy że:
1. posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy
prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2. posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym
i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
3. znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
4. nie podlegamy wykluczeniu z postępowania o udzielenia zamówienia.
Lp.
uprawnionej (ych)
Strona 27 z 30
Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu
Dane Wykonawcy
Adres Wykonawcy:
kod, miejscowość
ulica, nr lokalu
oraz przyjmując do wiadomości, że z postępowania o udzielenie Zamówienia wyklucza się:
1. Wykonawców, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili
szkodę PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. lub innym podmiotom z Grupy Kapitałowej PGNiG
(status podmiotu oceniany według daty wyrządzenia szkody), nie wykonując Zamówienia lub
wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia
postępowania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności,
za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności,
2. Wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub ogłoszono upadłość,
z wyjątkiem Wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony
prawomocnym postanowieniem sądu, o ile układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez
likwidację majątku upadłego,
3. Wykonawców będących osobami fizycznymi, których prawomocnie skazano za
przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia lub inne
przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
4. Wykonawców
będących
spółkami
prawa
handlowego,
których
odpowiednio
urzędujących członków władz zarządzających, wspólników, partnerów, komplementariuszy,
prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie
zamówienia lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
5. Wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnili innych
wymagań określonych w SIWZ lub innym dokumencie, w którym określono wymogi udziału w
Postępowaniu.
oraz przyjmując do wiadomości, że z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również
wykonawców którzy:
1. złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego Postępowania,
2. nie wnieśli wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą lub nie zgodzili się na
przedłużenie okresu związania ofertą, jeżeli wadium było wymagane.
OŚWIADCZAMY, ŻE NIE PODLEGAMY WYKLUCZENIU.
Lp.
uprawnionej (ych)
Strona 28 z 30
Oświadczenie o niezgłaszaniu roszczeń wobec zamawiającego i zachowaniu poufności
Dane Wykonawcy
Adres Wykonawcy:
kod, miejscowość
ulica, nr lokalu
1. Oświadczamy, że nie będziemy zgłaszać żadnych roszczeń wobec Zamawiającego
w przypadku unieważnienia niniejszego postępowania.
2. Zobowiązujemy się do zachowania w poufności wszelkich informacji przekazanych przez
pracowników PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o., niezależnie od sposobu i formy ich wyrażania.
3. Nie stanowią Informacji Poufnej informacje:
a. świadomie podane przez PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. do publicznej wiadomości lub
w jakikolwiek inny sposób przez PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. rozpowszechniane,
b. co do których PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. nie miał intencji i nie podjął żadnych działań
w celu zachowania ich w tajemnicy,
c. co do których PGNiG Obrót Detaliczny sp. z o.o. wyraziła pisemną zgodę na ich ujawnienie –
w określonym przez Nią celu i zakresie, były przed przystąpieniem do niniejszego zamówienia
niepublicznego powszechnie znane lub stały się takie bez winy Zamawiającego,
d. zostały zgodnie z prawem przed przystąpieniem do niniejszego zamówienia niepublicznego
otrzymane od osób trzecich bez podobnych ograniczeń i bez naruszenia niniejszych zapisów,
e. zostały opracowane niezależnie przez Zamawiającego, który to fakt jest udokumentowany na
piśmie,
f. muszą być ujawnione na mocy odrębnych przepisów prawa.
Lp.
posiadającej(ych) pełnomocnictwo
uprawnionej(ych)
Strona 29 z 30
Wykaz usług
Ubiegając się o zamówienie na Organizację dwóch eventów dla strategicznych klientów PGNiG
Obrót Detaliczny sp. z o.o. w celu dokonania przez Zamawiającego oceny spełniania warunku
opisanego w pkt. 2.1.2. SIWZ przedstawiamy wykaz następujących usług:
Lp.
Przedmiot
zamówienia (krótki
opis)
Wartość
netto
[zł]
Termin realizacji usługi
Rozpoczęcie
[dd/mm/rrrr]
Zakończenie [dd/mm/rrrr]
Odbiorca
(nazwa, adres)
1.
2.
3.
4.
UWAGA: z przedstawionego opisu przedmiotu zamówienia musi jednoznacznie wynikać spełnianie
warunków udziału w postępowaniu określonych przez Zamawiającego.
Do wykazu należy dołączyć dowody potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.
Lp.
Podpis(y) osoby(osób) uprawnionej
(ych)
Strona 30 z 30
Miejscowość i
data

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

Transkrypt

Podobne dokumenty

pełnomocnictwo szczególne

Oświadczenie dotyczące tytułu prawnego

PGNiG w liczbach

Departament Innowacji i Rozwoju Biznesu

Oddział Obrotu Hurtowego

nota prasowa