Informacja dla klienta

Informacja dla klienta
Wizyta Poprzedzająca Ocenę
W skrócie
Przygotowanie do wizyty
Przed wizytą uzgadniamy z Państwem zakres oceny
i zapisujemy go w umowie.
Niniejsza informacja przedstawia przebieg Wizyty
Poprzedzającej Ocenę przeprowadzanej w trakcie
naszego procesu oceny i certyfikacji systemów
zarządzania. W celu uzyskania informacji na temat
naszych pozostałych procesów prosimy odnieść się
do pozostałych informacji dla klienta należących
do niniejszej serii.
Analiza luk
W ramach wizyt tego typu sprawdzamy, w jaki sposób
Państwa System Zarządzania realizuje lub planuje
realizację wszelkich wymogów standardu oceny. Auditor
złoży raport na temat „luk” w systemie i określi, jakie
działania należy przeprowadzić w celu ich
wyeliminowania.
Jeżeli mają Państwo takie życzenie, mogą Państwo
ustalić plan takiej wizyty. Plan nie musi obejmować
wszystkich klauzul normy. Ocena może mieć charakter
„próby na sucho” poprzedzającej certyfikację lub
weryfikację. Pozwoli ona zidentyfikować obszary
wymagające uwagi.
Cel wizyty
Wizyta ma na celu sprawdzenie przez LRQA
funkcjonującego u Państwa Systemu Zarządzania
oraz przygotowanie stosownego raportu. W ramach
wizyty ustalona zostanie gotowość całego systemu lub
jego poszczególnych części do oceny certyfikacyjnej.
Wizyta stanowi również dla Państwa szansę
przedyskutowania ewentualnych obaw dotyczących
Państwa systemu lub procesu oceny. Nastawienie
auditorów będzie otwarte i pomocne, a stosowane
podejście - praktyczne. Jesteśmy przekonani, że dzięki
temu proces oceny będzie miał dla Państwa dodatkową
wartość. Analiza Luk pozwoli Państwu zidentyfikować
ewentualne słabości Systemu Zarządzania
oraz umożliwi auditorowi szacunkowe określenie
realnych ram czasowych oceny certyfikacyjnej. Jeżeli
analiza luk ujawni jakiekolwiek istotne braki, muszą
przeznaczyć Państwo odpowiedni czas na konsolidację
i ugruntowanie odpowiednich działań przed
przystąpieniem do oceny certyfikacyjnej.
Wizyty tego rodzaju podlegają ograniczeniom
czasowym. W ramach wizyt stosuje się ograniczoną
kontrolę wyrywkową. Wizyty te koncentrują się nie tyle
na drobiazgowej zgodności, ile na interpretacji i
wdrożeniu stosownych wymagań. Kontrola wyrywkowa
w wybranych obszarach pozwala zorientować się
w mocnych lub słabych stronach. Należy jednak
pamiętać, że nawet jeśli dany problem nie został
zidentyfikowany w danym obszarze, dziale lub
elemencie systemu niekoniecznie oznacza to brak
problemów w ogóle. Kwestia ta zostanie rozstrzygnięta
na etapie oceny certyfikacyjnej.
MSBSR41730
Dobrze byłoby gdyby audytorowi towarzyszył
przedstawiciel Państwa firmy znający Wasze systemy.
Państwa przedstawiciel mógłby wyjaśnić auditorowi
ewentualne wątpliwości oraz zwrócić jego uwagę
na istniejące słabości lub problemy. Państwa
przedstawiciel mógłby następnie szybko przekazać
jasne informacje na temat poczynionych ustaleń
odpowiednim osobom w Państwa firmie.
Audytor skontaktuje się z Państwem przed wizytą, aby
omówić i uzgodnić z Państwem plan oraz inne szczegóły
wizyty.
Wizyty poprzedzające ocenę różnią się od ocen
na potrzeby certyfikacji, ponieważ w tym przypadku
to Państwo sami ustalają plan wizyty, a plan taki
nie musi obejmować wszystkich klauzul standardu
oceny. W związku z tym możemy przyjrzeć się
systemowi lub procedurom zarządzania, jakie u Państwa
funkcjonują albo pod kątem pełnych wymogów normy,
albo też pod kątem zmienionych wymogów
zrewidowanej normy.
Aby wyciągnąć jak najwięcej korzyści z wizyty, powinni
więc Państwo jak najlepiej zaplanować przewidziany
czas tak, aby auditor mógł skoncentrować się
na głównych obszarach problemowych. Planując wizytę
mogą Państwo wystąpić z wnioskiem o objęcie
sprawdzeniem konkretnych obszarów działalności.
Kontrola taka może obejmować np. ocenę z naciskiem
na jeden obszar biznesowy, jedno działanie lub jedną
klauzulę normy. Wizyta może mieć również bardziej
ogólny charakter (wyrywkowej kontroli różnych
obszarów i działań).
Raportowanie
Na koniec wizyty osoba oceniająca złoży ustny
i formalny raport z naszych ustaleń. Udokumentowany
raport będzie miał charakter „Raportu formalnego” lub
„Protokołu z obserwacji” - w zależności od uzgodnień w
umowie.
• Raport formalny – Auditor generuje przedmiotowy
raport w uzgodnionym dniu sprawozdawczym
(uzgodnionych dniach sprawozdawczych), a biuro
LRQA przesyła Państwu gotowy raport. Raport ma
standardowy format i zawiera informacje na temat
zakresu oceny i ustaleń oraz wytyczne na temat
ścieżki certyfikacji.
• Protokół z obserwacji - Osoba oceniająca generuje
protokół w trakcie oceny i zostawia Państwu jego
kopię na koniec wizyty. Raport generujemy przy
użyciu szablonu Raportu z wizyty LRQA, a ustalenia
zostają podzielone na kategorie.
Strona 1 z 2
Wersja 1, 9 marca 2014
W raportach znajdą się szczegółowe informacje
na temat wniosków i zaleceń auditora dotyczących
gotowości Państwa firmy do Oceny Certyfikacyjnej.
Podział ustaleń na kategorie pozwoli Państwu
skoncentrować się na tych obszarach systemu, które
wymagają przeprowadzenia pewnych działań przed
podjęciem pełnej procedury certyfikacyjnej.
Ustalenia z oceny odnotowujemy w Dzienniku Ustaleń i
klasyfikujemy je jako „Potencjalną Istotną Niezgodność”
lub „Potencjalną Drobną Niezgodność”. Ustalenia te
definiujemy następująco:
Potencjalna Istotna Niezgodność:
Brak lub niewdrożenie i nieutrzymanie jednego
lub większej liczby elementów Systemu Zarządzania
lub sytuacja, która - w ocenie bazującej na dostępnych
i obiektywnych dowodach - budzi poważne wątpliwości
co do tego, czy kierownictwo:
• realizuje politykę, cele lub publiczne zobowiązania
organizacji
• zapewnia zgodność z obowiązującymi wymogami
regulacyjnymi
• zapewnia zgodność z obowiązującymi wymogami
klientów
• zapewnia dostarczenie produktów określonych w
kryteriach audytu.
Ogólnie rzecz biorąc, za istotną niegodność uznawana
będzie niewydolność systemu, która:
• już wpływa na efektywność lub produkty systemu
• zagraża wydajności Systemu Zarządzania
• wymaga podjęcia natychmiastowych działań
ograniczających
• wymaga przeprowadzenia natychmiastowej analizy
przyczyn źródłowych oraz działań naprawczych.
Potencjalna Drobna Niezgodność:
Ustalenie wskazujące na słabość wdrożonego
i funkcjonującego systemu, która nie wpływa w sposób
istotny na wydajność systemu zarządzania, ani nie
zagraża produktom systemu, jednak wymaga
wyeliminowania w celu zagwarantowania przyszłej
wydajności systemu.
Ogólnie rzecz biorąc, drobna niezgodność oznacza
słabość wewnętrznego procesu lub procedury, lub
ustalenie, że dalsze pogorszenie jakości środka
kontrolnego można w sposób racjonalny uznać
za prawdopodobną przyczynę utraty efektywności przez
system w przyszłości. Wymaga zbadania przyczyn
źródłowych i podjęcia działań naprawczych.
Poufność
Zapewniamy poufność procesu. Zobowiązujemy się,
że bez uzyskania Państwa zgody nie będziemy
przekazywać jakichkolwiek informacji zgromadzonych
przez nas na temat Państwa organizacji (w tym treści
raportów) jakiejkolwiek innej osobie lub organizacji
(z wyłączeniem sytuacji, gdy zażąda ich odpowiednia
jednostka akredytująca).
Dodatkowe informacje
W celu uzyskania dodatkowych informacji na temat tego,
w jaki sposób LRQA może pomóc Państwu osiągać
lepsze wyniki i ograniczyć ryzyko, prosimy odwiedzić
naszą stronę internetową www.lrqa.pl. Znajdą tu
Państwo informacje na temat krajowych stron LRQA, z
których dowiedzą się Państwo więcej na temat
działalności naszej firmy w Państwa kraju.
Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić dokładność i aktualność przekazywanych informacji. Niemniej jednak Lloyd’s Register LRQA nie ponosi
odpowiedzialności za wszelkie nieścisłości lub zmiany w zakresie przekazywanych informacji. Lloyd’s Register oraz inne warianty tej nazwy to nazwy
handlowe Lloyd’s Register Group Limited, jej jednostek zależnych oraz jednostek stowarzyszonych.
Prawa autorskie © Lloyd's Register Quality Assurance Limited, 2014. Członek Grupy Lloyd’s Register.
MSBSR41730
Strona 2 z 2
Wersja 1, 9 marca 2014