Formularze - Festiwal czekolady i słodyczy

Formularze
Warszawa 14-16 listopada 2014
Plac Defilad 1, Pałac Kultury i Nauki
Międzynarodowy Festiwal Czekolady i Słodyczy
Warszawa 14-16 listopada 2014 r.
Pałac Kultury i Nauki
Plac Defilad 1,
Expo Sweet Sp z o.o. Sp.K.
05-092 Łomianki, ul. Kolejowa 334 C
tel.: +48 504 169 420;
e-mail [email protected]
INSTRUKCJA
1. W celu zarezerwowania powierzchni prosimy wydrukować i wypełnić czytelnie DRUKOWANYMI
LITERAMI formularz F1 ze str. 2. Następnie należy go podpisać, zeskanować i przesłać e-mailem na
adres: [email protected] w celu potwierdzenia poprawności zamówienia i dostępności
powierzchni. Biuro Festiwalu niezwłocznie przygotuje i prześle e-mailem na adres podany w Zamówieniu
propozycję lokalizacji. Do niniejszych formularzy dołączone są orientacyjne mapki Festiwalu. Prosimy o
zaznaczenie, w którym rejonie chcą Państwo zarezerwować powierzchnię. Ze względu na ograniczoną
liczbę miejsc wystawowych obowiązuje kolejność zgłoszeń. W przypadku, gdy wskazane przez Państwa
miejsce zostało już zarezerwowane, zaproponujemy inną lokalizację.
2. Po zaakceptowaniu lokalizacji przez Wystawcę zostanie przesłana faktura pro-forma. Na podstawie
otrzymanej faktury pro-forma należy dokonać w ciągu 7 dni płatności zaliczki w wysokości 20% wartości
zamówionej powierzchni (numer konta wskazany jest w Zamówieniu i na fakturze pro-forma). Expo Sweet
w ciągu 7 dni od daty wpływu środków na konto wystawi zaliczkową fakturę VAT. Pozostałą część
wartości zamówienia należy uregulować do 14 X 2014r.
3. Zamówienie można także przesłać zwykłą pocztą na adres Expo Sweet ul. ul. Kolejowa 334 C, 05-092
Łomianki. Informacje o takiej przesyłce i zamówionej powierzchni należy powiadomić e-mailem na adres
[email protected] lub telefonicznie na nr (+48) 504 169 420.
4. Zamówienie jest ważne tylko z podpisami we wszystkich miejscach zaznaczonych na czerwono.
5. Formularz F2, który znajduje się na str. 3-4 służy do zamówienia dodatkowych usług i elementów
zabudowy można złożyć w terminie późniejszym. Gwarantujemy wykonanie zamówień złożonych do 14 X
2014. Po tym terminie zamówienia będę realizowane w miarę możliwości Organizatora.
6. Elementy wyposażenie dodatkowego i usług należy opłacić zgodnie z terminem podanym na stosownej
proformie i nie później niż do 14 X 2014. Zamówienie nieopłacone nie zostaną zrealizowane.
7.
Koszty przelewów bankowych pokrywa Wystawca / Płatnik.
8. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt telefoniczny na nr (+48) 504 169 420 lub
e-mail: [email protected]
Harmonogram organizacji Festiwalu
DATA
GODZINY OTWARCIA
12 listopada (środa)
8:00-23:59 montaż
13 listopada (czwartek)
8:00-23:59 montaż
14 listopada (piątek)
10:00-18:00 – dzień dla profesjonalistów
15 listopada (sobota)
10:00-18:00 – dzień dla publiczności
16 listopada (niedziela)
10:00-18:00 – dzień dla publiczności
16-17 listopada
18:00-6:00 – demontaż
1
Międzynarodowy Festiwal Czekolady i Słodyczy
Warszawa 14-16 listopada 2014 r.
Pałac Kultury i Nauki
Plac Defilad 1,
Prosimy wypełnić DRUKOWANYMI LITERAMI
F- 1
Expo Sweet Sp z o.o. Sp.K.
05-092 Łomianki, ul. Kolejowa 334 C
tel.: +48 504 169 420;
e-mail [email protected]
ZAMÓWIENIE POWIERZCHNI WYSTAWIENNICZEJ
______________________________________________________________________________________________________________
NAZWA WYSTAWCY (do zamieszczenia w alfabetycznym spisie wystawców i spisie wg numerów stoisk w katalogu
KRAJ
oraz w spisie wg numerów stoisk na tablicy informacyjnej)
DANE DO FAKTURY (PŁATNIK)
FIRMA ________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________
ADRES
______________________________________________________________________________________________________________
ulica
kod
miasto
KRS _________________________________________
nasz NIP ______________________________________________
nie jesteśmy płatnikami podatku VAT
jesteśmy płatnikami podatku VAT,
DANE OSOBY DO KONTAKTU
IMIĘ I NAZWISKO ___________________________________________________FUNKCJA _________________________________
TELEFON BEZPOŚREDNI________________________________________________ FAX __________________________________
e-mail: _________________________________________________ www________________________________________________
Wskazane powyżej dane przetwarzane będą w zakresie niezbędnym do wykonania niniejszego zamówienia, przez Expo Sweet Sp. z o.o. Sp.K. . z siedzibą
w Łomiankach (05-092) przy ul. Kolejowej 334C, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997r., Nr 133,
poz. 883 ze zm.). Przysługuje mi prawo wglądu w udostępnione dane oraz ich poprawiania.
Wyrażam zgodę
nie wyrażam zgody na przetwarzanie moich danych osobowych wskazanych powyżej, w celach marketingowych przez Expo Sweet Sp z o.o. SpK .,
zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997r., Nr 133, poz. 883 ze zm.). Podanie danych jest dobrowolne.
Przysługuje mi prawo wglądu w udostępnione dane, ich poprawiania oraz zgłoszenia sprzeciwu co do ich przetwarzania.
Wyrażam zgodę
nie wyrażam zgody na przesyłanie mi przez Expo Sweet SP. Z O.O. SP.K. informacji handlowych na wskazany powyżej adres email .
data, czytelny podpis osoby do kontaktu………………………………………………….
POWIERZCHNIA WYSTAWIENNICZA (min. 6m2)
WARTOŚĆ NETTO
(PLN)
CENA NETTO(PLN)
LICZBA
STOISKO BEZ ZABUDOWY (tylko powierzchnia)
490,-/m²
…………. m²
…………….PLN
STOISKO Z ZABUDOWĄ SYSTEMOWĄ OCTANORM
550,-/m²
…………. m²
…………….PLN
W skład zabudowy systemowej
wchodzą:
1. konstrukcja nośna systemu Octanorm,
2. ściany w kolorze kremowym
3. wykładzina i daszek ozdobny w
kolorze czekoladowym
4. oznaczenie stoiska z nazwą
Wystawcy oraz numerem.
5. podstawowe przyłącze elektryczne
2
6. 1 pkt świetlny na każe 3m
Dodatkowe elementy wyposażenia są
dostępne na formularzu F-2.
PRZYŁĄCZA TECHNICZNE
Przyłącze elektryczne 230V / 3kW
50 / szt.
Przyłącze elektryczne 400V / 9kW
150 / szt.
Przyłącze wody zimnej (dopływ i odpływ)
500 / szt.
Przyłącze wody zimnej i ciepłej (dopływ i odpływ)
600 / szt.
…………. szt.
…………….PLN
…………. szt.
…………….PLN
…………. szt.
…………. szt.
…………….PLN
Zamawiam powierzchnię wystawienniczą oraz podłączenia techniczne wg powyższych warunków.
Oświadczam, że znane są mi postanowienia Regulaminu, który stanowi integralną część zamówienia.
………………………………………..
data i czytelny podpis
osoby prawnie upoważnionej do reprezentowania firmy - Wystawca / Płatnik
pieczęć firmy,
2
Międzynarodowy Festiwal Czekolady i Słodyczy
Warszawa 14-16 listopada 2014 r.
Pałac Kultury i Nauki
Plac Defilad 1,
F- 2
Expo Sweet Sp z o.o. Sp.K.
05-092 Łomianki, ul. Kolejowa 334 C
tel.: +48 504 169 420;
e-mail [email protected]
ZAMÓWIENIE DODATKOWYCH ELEMENTÓW ZABUDOWY I USŁUG
Stoiska systemowe mogą zostać doposażone zgodnie z indywidualnymi potrzebami Wystawcy. Poniższe elementy
wyposażenia mogą zamawiać także Wystawcy, którzy budują stoiska we własnym zakresie, jednakże wówczas należy
doliczyć 20% ceny danego elementu tytułem opłaty manipulacyjnej.
Wszelkich informacji o elementach zabudowy udziela firma OMD Expo, generalny wykonawca zabudowy na Festiwalu - tel.
22 425 1234.
Zamówienia dodatkowych elementów zabudowy i usług należy składać najpóźniej do 14 X 2014. Po tym terminie ceny
wzrastają o 20%, a realizacja będzie możliwa jedynie po uzyskani potwierdzenia z OMD Expo.
CENA netto
PLN
ELEMENTY ZABUDOWY
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
(wymiary w cm)
MEBLE
sofa skórzana 2-osobowa
fotel skórzany obrotowy
krzesło tapicerowane
stołek barowy
stolik barowy śr. 60 cm , h= 110 cm szklany / drewniany
stolik okrągły śr.80 szklany / drewniany
stół kwadratowy 70x70x75
stojak na prospekty
regał z trzema półkami (100x50x250)
regał z trzema półkami (50x50x250)
lada informacyjna z półką (100x50x100)
lada informacyjna z półką (50x50x100)
lada informacyjna z półką łukowa (h=100)
podest ekspozycyjny (100x100, nośność 40 kg) wysokość: □ 50 □ 70 □ 90
podest ekspozycyjny (100x50, nośność 40 kg) wysokość: □ 50 □ 70 □ 90
podest ekspozycyjny (50x50, nośność 40 kg) wysokość: □ 50 □ 70 □ 90
podest ekspozycyjny (trójkątny, nośność 40 kg) 50x50x90
podest ekspozycyjny (łukowy, nośność 40 kg) 50x50x100
podest ekspozycyjny (nośność 120 kg)
półka □ ekspozycyjna, biała □ szklana □ książkowa
gablota przeszklona (100x50x100)
gablota przeszklona (50x50x100)
gablota przeszklona (100x100x100)
gablota łukowa
witryna przeszklona z trzema półkami (100x50x250)
witryna przeszklona z trzema półkami (50x50x250)
witryna przeszklona z trzema półkami (100x100x250)
witryna przeszklona z trzema półkami (łukowa, h=250))
szafka
wieszak stojący / wiszący
kosz na śmieci
czajnik
ELEMENTY KONSTRUKCYJNE
drzwi harmonijkowe zamykane na klucz
drzwi uchylne zamykane na klucz
przewyższenie stoiska ponad 240 cm za 1 mb
przewyższenie stoiska obrotowe r=50 (bez plexi i grafiki)
przewyższenie stoiska obrotowe r=100 (bez plexi i grafiki)
wykładzina dywanowa wraz z ułożeniem
kolor.............................
podest konferencyjny z wykładziną za 1 m2
ścianka – wypełnienie białe (97x250)
ścianka – wypełnienie białe (47x250)
ścianka z płyty wiórowej
ścianka z komatexu
ścianka z plexi
uchwyty do zawieszenia grafiki – 4 szt.
ciąg dalszy na następnej stronie
3
220
80
30
30
100 / 70
75 / 50
30
70
95
88
95
89
95
60
60
50
60
70
120
30
110
95
140
170
280
230
320
420
90
30/15
10
70
95
115
25
220
270
20
75
27
25
75
100
155
15
ILOŚĆ
WARTOŚĆ
netto PLN
Międzynarodowy Festiwal Czekolady i Słodyczy
Warszawa 14-16 listopada 2014 r.
Pałac Kultury i Nauki
Plac Defilad 1,
Expo Sweet Sp z o.o. Sp.K.
05-092 Łomianki, ul. Kolejowa 334 C
tel.: +48 504 169 420;
e-mail [email protected]
CENA netto
PLN
ELEMENTY ZABUDOWY - c.d.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
58.
59.
60.
61.
62.
63.
(wymiary w cm)
WYPOSAŻENIE ELEKTRYCZNE
LCD 42” + DVD + kable (z montażem na ściance stoiska)
stojak ruchomy pod LCD
halogen 150W
halogen 300W
lampa sodowa (halogen gazowy)
gniazdo elektryczne podwójne 230 V
przedłużacz elektryczny
chłodziarka 135 l
terma ze zlewem
USŁUGI GRAFICZNE i INNE
wykonanie logo na fryzie stoiska – cena za 1 m2
wykonanie logo na ladzie – cena za 1 m2
wydruk ploterowy z pliku Wystawcy – cena za 1 m2 (bez nośnika)
wydruk na PCV – cena za 1 m2
wydruk na piance – cena za 1 m2
baner do podświetleń za – cena za 1 m2
dodatkowy napis na fryzie (do 20 znaków)
zmiana koloru stoiska – folia Oracal za 1 m2
dodatkowe karty Wystawcy ponad limit wynikający z Regulaminu
WARTOŚĆ
netto PLN
ILOŚĆ
650
150
28
35
60
25
20
150
200
100
100
95
105
110
120
25
30
10
RAZEM – wartość netto zamówionych usług dodatkowych
…………….PLN
Zamawiam elementy dodatkowe zabudowy wg powyższej specyfikacji.
………………………………………..
data i czytelny podpis
osoby prawnie upoważnionej do reprezentowania firmy - Wystawca / Płatnik
pieczęć firmy,
ORIENTACYJNA MAPA FESTIWALU – proszę oznaczyć preferowaną lokalizację.
SALA TROJKI
SALA
MARMUROWA
SALA
RATUSZOWA
WEJŚCIE
GŁÓWNE PKiN
4
Międzynarodowy Festiwal Czekolady i Słodyczy
Warszawa 14-16 listopada 2014 r.
Pałac Kultury i Nauki
Plac Defilad 1,
Expo Sweet Sp z o.o. Sp.K.
05-092 Łomianki, ul. Kolejowa 334 C
tel.: +48 504 169 420;
e-mail [email protected]
Regulamin
§ 1 Postanowienia ogólne
1. Postanowienia Regulaminu obowiązują wszystkich uczestników Festiwalu Czekolady
i Słodyczy zwanego dalej „Festiwalem”, organizowanego przez EXPO SWEET Sp. z
o.o. Sp. K. z siedzibą w Łomiankach (05-092) ul. Kolejowa 334C, (dalej
„Organizator”), który odbędzie się w dniach 14-16 listopada 2014r. w Pałacu Kultury i
Nauki w Warszawie (dalej PKiN).
2. Głównym wykonawcą zabudowy systemowej oraz usług okołotargowych jest firma
OMD EXPO sp. z o.o. zwana w dalszej części Regulaminu „Wykonawcą”.
3. Postanowienia niniejszego Regulaminu stanowią integralną cześć Zamówienia
Powierzchni Wystawienniczej.
4. Podczas Festiwalu winna być prezentowana oferta zgodna z zakresem tematycznym
wydarzenia lub inna za pisemną zgodą Organizatora.
stoisk i eksponatów, wymaga również uprzedniej zgody zainteresowanych
Wystawców.
§ 7 Opłaty za najem powierzchni wystawienniczej
1. Ceny najmu powierzchni wystawienniczej zamieszczone są w formularzu F-1.
2. Wystawca dokonuje zapłaty należności za udział w Festiwalu w następujący sposób:
a) 20% wartości zamówienia w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury proforma potwierdzającej przyjęcie zamówienia.
b) Pozostałą cześć należności nie później niż do 14.IX.2014 r.,
3. Wystawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów przelewów bankowych.
4. Za termin wpłaty należności Strony uznają datę wpływu środków pieniężnych na
rachunek bankowy Organizatora.
5. Od nieterminowej wpłaty należności naliczane będą odsetki w wysokości ustawowej.
6. Faktura VAT zostanie wystawiona przez Organizatora w terminie 7 dni od daty
wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy Organizatora.
§ 2. Zgłoszenie i warunki udziału w Festiwalu Wystawcy
1. Wystawca zgłasza udział przesyłając Zamówienie Powierzchni Wystawienniczej emailem na adres: [email protected] w formie skanu ostemplowanego i
podpisanego przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wystawcy.
2. Organizator potwierdzi przyjęcie zamówienia e-mailem z mapką lokalizacji
powierzchni, wymiarami, fakturą pro-forma, a w przypadku zabudowy indywidualnej
także instrukcjami i formularzami technicznymi.
3. W przypadku wystąpienia błędów w zamówieniu lub niemożności spełnienia jego
wymogów, Organizator wyznaczy termin ich usunięcia lub zaproponuje inne
rozwiązanie.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania
przyczyny, o czym niezwłocznie powiadomi Zamawiającego.
5. Organizator ma prawo nie dopuścić Wystawcy do udziału w Festiwalu lub usunąć go
z terenu Festiwalu na koszt i ryzyko Wystawcy, gdy nie uiści on w terminie pełnych
opłat za wszystkie zamówione usługi lub narusza Regulamin. Niedopuszczenie do
udziału lub usunięcie Wystawcy z Festiwalu z powyższych przyczyn nie zwalnia
Wystawcy od uiszczenia wszelkich opłat wobec Organizatora.
6. Wszelkie zmiany warunków uczestnictwa, zamówionej powierzchni wystawienniczej i
usług, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 7 Rezygnacja Wystawcy z udziału w Festiwalu
1. Rezygnacja Wystawcy z udziału w Festiwalu lub z zamówionych usług, w
szczególności odwołanie uczestnictwa winna być dokonana w formie pisemnej pod
rygorem nieważności.
2. W przypadku rezygnacji z udziału w Festiwalu w terminie dłuższym niż 60 dni przed
rozpoczęciem Festiwalu, Wystawca zobowiązany jest zapłacić Organizatorowi kwotę
w wysokości 45 % wartości wszystkich zamówionych usług, jako opłatę
manipulacyjną w związku z poniesionymi przez Organizatora kosztami związanymi
ze zgłoszeniem uczestnictwa Wystawcy w Festiwalu. Ewentualna nadpłata powstała
w związku z dokonaniem wpłaty zostanie zwrócona Wystawcy w ciągu 30 dni od
otrzymania rezygnacji.
3. W przypadku rezygnacji z udziału w Festiwalu w terminie krótszym lub równym 60
dni przed rozpoczęciem Festiwalu, Wystawca zobowiązany jest zapłacić
Organizatorowi kwotę w wysokości 100 % wartości wszystkich zamówionych usług,
jako opłatę manipulacyjną w związku z poniesionymi przez Organizatora kosztami
związanymi ze zgłoszeniem uczestnictwa Wystawcy w Festiwalu.
4. Rezygnacja Wystawcy z udziału w Festiwalu następuje z chwilą doręczenia
pisemnego oświadczenia o rezygnacji do Wykonawcy.
5. Brak terminowej wpłaty całości lub części należności za jakiekolwiek zamówione
usługi (powierzchnię, media itp.) może zostać uznany przez Organizatora za
rezygnację Wystawcy z udziału w Festiwalu.
§ 3 Zgłoszenie i warunki udziału w Festiwalu Podwystawcy.
1. Wystawca może udostępnić części powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi
(Podwystawca) wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora.
2. Podwystawca związany jest postanowieniami niniejszego Regulaminu.
3. Wystawca odpowiada za wszelkie zobowiązania Podwystawcy, jak za własne i
ponosi pełną odpowiedzialność finansową za działania lub zaniechania Podwystawcy
podczas Festiwalu oraz w okresie montażu i demontażu.
§ 8 Przepisy organizacyjne i porządkowe
1. Uczestnicy Festiwalu zobowiązani są do przestrzegania zasad i przepisów
sanitarnych, BHP, przeciwpożarowych i administracyjnych oraz innych zarządzeń
obowiązujących na terenie PKiN.
2. Obsługę Wystawców zapewnia Biuro Festiwalu znajdujące się na jego terenie. Biuro
jest czynne od 12.XI do 16.XI w godzinach od 8:00 do 20:00.
3. Wystawca jest zobowiązany do bezwzględnego przebywania na stoisku oraz do
zachowania pełnego wyposażenia stoiska w godzinach otwarcia Festiwalu dla
Zwiedzających tj. od 10:00 do 18:00 w dniach 14-16 listopada 2014.
4. Wystawca oraz osoby zatrudnione do montażu i demontażu stoiska są uprawnione
do przebywania na terenie Festiwalu w godz. od 8.00 dnia 12.XI do 06.00 w dniu
14.XI (montaż) oraz od 18.30 dnia 16.XI do 06.00 dnia 17.XI (demontaż). W/w osoby
muszą posiadać Kartę Wystawcy lub Identyfikatory Techniczne.
5. Pozostanie na terenie targowym poza wymienionymi godzinami w dniach montażu i
demontażu stoisk musi być uzgodnione z Organizatorem.
6. W dniach montażu Wystawca zobowiązany jest zgłosić się do Biura Festiwalu, celem
odbioru powierzchni wystawienniczej i Kart Wystawcy. Organizator zastrzega sobie
prawo do wyznaczenia określonego terminu odbioru powierzchni wystawienniczej.
Odbioru może dokonać jedynie upoważniony przedstawiciel Wystawcy wymieniony
w Zamówieniu lub upoważniony przez taką osobę.
7. Karty Wystawcy uprawniają do bezpłatnego wstępu i przebywania na terenie
Festiwalu w godzinach od 9.00 do 19.00 oraz w okresie montażu i demontażu. Karty
Wystawcy wydawane są w zależności od wykupionej powierzchni wystawienniczej
na następujących zasadach: do 6 m² – 3 Karty oraz za każde następne 3 m² – 1
Karta Wystawcy. Karty ponad w/w limit są płatne.
8. Organizator ma prawo nie wpuścić bądź usunąć z terenu Festiwalu osoby
nieposiadające Kart Wystawcy.
9. Eksponaty nie mogą być umieszczane w przejściach, jak również na stoiskach nie
wolno urządzać pokazów, które mogłyby spowodować zatłoczenia lub stanowiłyby
przeszkodę dla ruchu zwiedzających.
10. W pomieszczeniach Festiwalu obowiązuje całkowity zakaz wkręcania, przybijania,
przyklejania i opierania jakichkolwiek przedmiotów do ścian i innych konstrukcji
stałych budynku.
11. Wystawca ma prawo eksponować i reklamować swoje towary wyłącznie na
wykupionym stoisku pod warunkiem, że eksponaty nie zasłonią sąsiednich
ekspozycji ani nie zakłócą normalnego toku pracy innych wystawców.
12. Maszyny i urządzenia wolno podłączyć tylko wtedy, gdy wyposażono je we
wszelkie przepisowe elementy ochronne.
13. Dostawa towarów, eksponatów targowych, montaż oraz wyposażenie stoisk musi
być zakończona w dniu poprzedzającym otwarcie Festiwalu tj. w dniu 13.11.2014 do
godz. 22.00 W miarę możliwości Organizator może wyrazić zgodę na dostawę
towarów i eksponatów w innych terminach.
14. Do 17 XI 2014 do g. 6:00 Wystawca zobowiązany usunąć eksponaty, tablice
reklamowe, bannery i inne nośniki oraz przywrócić zajmowaną powierzchnię
wystawienniczą lub stoisko systemowe do stanu z dnia przekazania przez
Organizatora. W przypadku niewykonania powyższych czynności w terminie.
Organizator zleci ich wykonanie na koszt i ryzyko Wystawcy, a pozostawione przez
Wystawcę elementy usunie na koszt i ryzyko Wystawcy. Organizator nie ponosi
jakiejkolwiek odpowiedzialności za zniszczenie lub zaginiecie mienia Wystawcy
nieusuniętego w terminie z terenu Festiwalu.
15. Za zaistniałe braki i uszkodzenia powierzchni lub wyposażenia Wystawca
zostanie obciążony równowartością ich aktualnej ceny rynkowej.
§ 4 Zamówienie i warunki najmu powierzchni wystawienniczej
1. Wystawca może wybrać następujące rodzaje powierzchni wystawienniczej:
a) powierzchnia z zabudową systemową oferowaną przez Organizatora,
b) powierzchnia niezabudowana.
2. Przydział i lokalizacja powierzchni wystawienniczej należy do Organizatora, który
przydziela ją uwzględniając kolejność zgłoszeń, wielkość powierzchni, warunki
lokalizacyjne oraz w miarę możliwości szczególne życzenia Wystawcy.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonania zmiany lokalizacji powierzchni
wystawienniczej (stoiska), wynikającej z warunków organizacyjno-technicznych
terenu Festiwalu. Uczestnikowi Festiwalu nie przysługuje w takim przypadku prawo
do odszkodowania ze strony Organizatora.
§ 5 Zamówienie zabudowy systemowej i wyposażenia stoisk.
1. Wykonawca zapewnia możliwość zamówienia zabudowy stoisk w systemie
Octanorm oraz możliwość zamówienia typowych elementów wyposażenia stoisk
takich, jak witrynki, krzesła, stoły, półki itp. zarówno przed jak i w okresie Festiwalu.
2. W okresie trwania Festiwalu Wykonawca zastrzega sobie prawo odmowy wykonania
zamówienia w/w elementów. Odpłatność za zamówione elementy musi zostać
uregulowana przed 12 XI 2014. Wyposażenie zamawiane w trakcie Festiwalu jest
opłacane na miejscu gotówką lub kartą płatniczą.
3. Wszelkie prace elektryczne na stoisku z zabudową systemową realizowane są przez
Wykonawcę.
4. W przypadku, gdy Wykonawca nie może z określonych względów wykonać
zamówionych przez Wystawców usług, niezwłocznie powiadomi o tym Wystawcę. W
takim przypadku Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie usługi.
W przypadku, gdy powyższa niemożność wynika z przyczyn leżących po stronie
Wystawcy, Wystawca zobowiązany jest dokonać zapłaty za zamówione, a
niewykonane z jego winy usługi.
5. Organizator gwarantuje realizację wszystkich zamówień złożonych do 14 X 2014r.
Zamówienia złożone po tej dacie będą wykonywane w miarę możliwości i w cenach
wyższych o 20%.
§ 6 Reklama i promocja
1. Wystawca ma prawo do reklamowania i prezentowania swoich produktów lub usług
w obrębie własnego stoiska, z zastrzeżeniem, iż nie może to naruszać
obowiązujących przepisów prawa oraz normalnego toku pracy innych Wystawców.
Reklama realizowana przez Wystawcę we własnym stoisku wykonywana jest na
jego ryzyko i odpowiedzialność.
2. Reklama, promocja i innego rodzaju prezentacje na terenie Festiwalu, poza
stoiskiem są odpłatne i wymagają pisemnej zgody Organizatora. Dotyczy to także
roznoszenie ulotek czy poruszania się po hali osób w strojach promocyjnych.
3. Podjęcie przez dowolny podmiot lub osobę działań opisanych w ust. 2 bez zgody
Organizatora jest równoznaczne z naruszeniem regulaminu i może skutkować
nałożeniem na naruszającego kary administracyjnej w wysokości 5000zł i/lub
natychmiastowym usunięciem z terenu Festiwalu na koszt i ryzyko naruszającego.
4. Zabrania się osobom wykonującym działania promocyjne zatrzymywania się w
ciągach komunikacyjnych lub na holu głównym lub w wejściach do hali.
5. Fotografowanie, filmowanie oraz utrwalanie obrazu w jakiejkolwiek innej formie
podczas Festiwalu wymaga zgody Organizatora, a jeżeli dotyczy pojedynczych
5
Międzynarodowy Festiwal Czekolady i Słodyczy
Warszawa 14-16 listopada 2014 r.
Pałac Kultury i Nauki
Plac Defilad 1,
Expo Sweet Sp z o.o. Sp.K.
05-092 Łomianki, ul. Kolejowa 334 C
tel.: +48 504 169 420;
e-mail [email protected]
16. Transport materiałów szczególnie ciężkich i wielkogabarytowych wymaga
uzyskania indywidualnej zgody Organizatora.
17. Transport, wyładunek, montaż, demontaż i załadunek eksponatów oraz innych
materiałów wystawowych wykonywane są przez Wystawcę, na jego koszt i ryzyko.
18. Na terenach targowych obowiązuje bezwzględny zakaz:
a. korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej,
eksploatowania urządzeń elektrycznych sprzecznie z ich przeznaczeniem lub
przepisami, a także pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej
urządzeń nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji,
b. zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowania
przejść i wyjść ewakuacyjnych, korytarzy, holu i klatek schodowych, jak również
używania sprzętu pożarniczego niezgodnie z przeznaczeniem,
c. umieszczania na stoisku eksponatów niebezpiecznych dla uczestników i
zwiedzających. Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia oraz odmowy
wystawienia eksponatów, które uzna za niebezpieczne;
d. palenia tytoniu na terenie Festiwalu z wyjątkiem miejsc do tego wyznaczonych;
19. Zwiedzanie Festiwalu jest możliwe po okazaniu zaproszenia lub biletu.
uderzenia pioruna, eksplozji, strajku, manifestacji, ataku terrorystycznego itp.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia eksponatów powstałe w
wyniku przerwy w dostawie energii elektrycznej, zasilania wodnego, itp. Ryzyko
związane z ekspozycją maszyn i urządzeń wymagających bezawaryjnego zasilania
elektrycznego, wodnego, itp. obciąża wyłącznie Wystawcę.
5. Zaleca się ubezpieczenie przez Wystawców mienia znajdującego się na Festiwalu
oraz wykupienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej wynikającej z
uczestnictwa w Festiwalu. Za bezpieczeństwo mienia, zarówno w ciągu dnia jak i w
nocy, odpowiada Wystawca. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadku
ewentualnej kradzieży eksponatów i wyposażenia znajdującego się na stoisku bez
względu na towarzyszące kradzieży okoliczności.
6. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego powiadomienia Organizatora lub
Wykonawcy o dostrzeżonych zagrożeniach, wypadkach lub szkodach.
7. Na wyłączenie odpowiedzialności Organizatora z przyczyn wskazanych w pkt. 1, 3 i
5 nie maja wpływu podejmowane przez Organizatora środki zabezpieczenia terenów
targowych, takie jak: całodobowa ochrona, zamkniecie i otwarcie obiektu na
początek i koniec każdego dnia Festiwalu.
8. Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane przez jego
pracowników i inne osoby przez niego zatrudnione, jak również Podwystawców.
9. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za jakakolwiek awarie mające źródło w
obrębie instalacji elektrycznej stoisk wystawienniczych Wystawców korzystających z
zabudowy wykonanej przez firmę inna niż Wykonawca. W przypadku awarii, o której
mowa w niniejszym pkt. Wystawca zostanie odłączony od dostaw prądu do momentu
skutecznego usunięcia awarii przez Wystawcę.
10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania Wystawców i uczestników
Festiwalu wymagające uzyskania zgód i licencji od wszelkich organizacji zbiorowego
zarządzania. Wystawca zobowiązany jest we własnym zakresie i na własny koszt do
uzyskania wymaganych prawem zgód i licencji.
11. Organizator nie odpowiada za ochronę znaków towarowych, patentów itp.
prezentowanych na Festiwalu eksponatów.
12. Organizator nie odpowiada za zmianę terminu organizacji Festiwalu, jego
odwołanie lub przerwanie oraz zmiany warunków organizacyjnych lub finansowych,
spowodowanych działaniem siły wyższej lub zarządzeniem władz państwowych lub
samorządowych.
§ 9 Zabudowa własna i niesystemowa (indywidualna).
1. Wystawca budujący stoisko z zabudowy własnej lub zlecający zabudowę
niesystemową (indywidualną) przed przystąpieniem do prac ma obowiązek złożyć u
Organizatora prawidłowo wypełnione dokumenty, które otrzymał od Organizatora.
Powinien także pobrać Identyfikatory Techniczne, które uprawniające ekipę
montażową do wstępu na teren Festiwalu w okresie montażu i demontażu stoisk.
2. Firma budująca stoisko indywidualne jest zobowiązana wpłacić kaucję w kwocie
500zł na konto Organizatora tytułem zabezpieczenia ewentualnych kosztów
powstałych w wyniku jej pracy. W przypadku niewystąpienia w/w okoliczności kaucja
zostanie zwrócona do dnia 24.XI.2014r. Fakt pobrania kaucji nie wyłącza dalszych
roszczeń Organizatora, jeśli zaistniałe koszty przekroczą wartość kaucji.
3. Identyfikatory Techniczne wydawane są bezpłatnie, natomiast ich duplikaty są
odpłatne w cenie 10zł+23%VAT za sztukę.
4. W czasie montażu i demontażu, w obrębie stoiska, Wystawca ma prawo dokonywać
tylko niezbędnych robót montażowych i ostatecznego retuszu. Nie wolno dokonywać
podstawowych prac (stolarskich i malarskich, itp.), związanych z przygotowaniem
stoisk lub eksponatów. W szczególności zabronione są prace związane ze
spawaniem, szlifowaniem drewna i gipsu oraz inne prace powodujące zapylanie.
5. Wystawca lub/i firma wykonująca zabudowę zobowiązana jest do codziennego
sprzątania ciągów komunikacyjnych w obrębie stoiska podczas montażu i
demontażu oraz stoiska targowego podczas trwania imprezy targowej. W przypadku
niewykonania powyższych prac porządkowych Organizator zleci ich wykonanie na
koszt i ryzyko Wystawcy.
6. Stoiska wystawiennicze łącznie z urządzeniami i eksponatami oraz nośnikami
reklam należy montować w taki sposób, żeby nie stanowiły zagrożenia dla życia,
zdrowia i bezpieczeństwa osób przebywających na terenie Festiwalu.
7. Każda ścianka przylegająca bezpośrednio do innego stoiska i wyższa niż 2,5 m
musi być od strony tego stoiska estetycznie wykończona w kolorze białym lub musi
być przezroczysta.
8. W uzasadnionych wypadkach, Organizator może ingerować w wystrój i
wyposażenie stoiska, w szczególności usuwać przedmioty niebezpieczne i
wydzielające nieprzyjemne zapachy, demontować na koszt i ryzyko Wystawcy
urządzenia zakłócające prace innym Wystawcom, a także zabronić używania sprzętu
nagłaśniającego lub audiowizualnego, jeśli utrudnia on pracę innym Wystawcom.
9. Projekt instalacji elektrycznej na stoisku budowanym przez Wystawcę musi być
przedstawiony do zatwierdzenia do dn. 14 X 2014r. Projekt i wykonanie instalacji
elektrycznej musi być zrealizowane przez osobę posiadającą stosowne uprawnienia.
Nieprzedstawienie projektu instalacji w wyznaczonym terminie uprawnia
Organizatora do odmowy podłączenie zasilania, co nie zwalnia Wystawcy z
obowiązku pokrycia kosztów doprowadzenia zasilania elektrycznego stoiska.
10. Wystawca wykonujący zabudowę powierzchni wystawienniczej we własnym
zakresie, zobowiązany jest do przekazania Organizatorowi projektu zabudowy
stoiska w 2 rzutach z zaznaczeniem miejsc doprowadzenia mediów oraz innych
niezbędnych do jej realizacji dokumentów (w tym specyfikacji użytych materiałów
wraz z atestami na stopień palności) nie później niż do 14 X 2014 r. oraz uzyskania
zgody Organizatora, na realizacje projektu.
11. Na stoisku budowanym przez Wystawcę we własnym zakresie, Wystawca jest
odpowiedzialny za całą zabudowę stoiska oraz za prawidłowe wykonanie i działanie
wewnętrznej instalacji elektrycznej. Organizator nie wykonuje wewnętrznej instalacji
elektrycznej na stoisku.
12. Wystawca jest zobowiązany ułożyć wykładzinę w obrębie wynajmowanej
powierzchni wystawienniczej lub w inny sposób (zaakceptowany przez Organizatora)
zabezpieczyć podłogę w obszarze swojego stoiska. Mocowanie wykładziny do
podłoża jest możliwe wyłącznie z wykorzystaniem specjalnej łatwozrywalnej
taśmy. Inny sposób montażu lub uszkodzenie podłoża może skutkować
obciążeniem Wystawcy kosztami przywrócenie podłoża do stanu pierwotnego. Koszt
demontażu nieprawidłowej taśmy ustala się na 350zł+23% VAT za 1 m.b. plus
ewentualny koszt naprawy podłoża.
13. Po zakończeniu demontażu Wystawca jest zobowiązany całkowicie rozmontować
ewentualnie pociąć przestrzenne elementy zabudowy przeznaczone do utylizacji. W
przypadku pozostawienia elementów nierozmontowanych lub nie w pełni
rozmontowanych Organizator dokona demontażu na koszt Wystawcy.
§ 11 Reklamacje
1. Reklamację należy składać u Organizatora wyłącznie w formie pisemnej.
2. Wystawca zobowiązany jest do zgłoszenia reklamacji niezwłocznie po stwierdzeniu
uchybień lub usterek, tak by Organizator mógł stwierdzić ich zasadność, nie później
jednak niż do zakończenia Festiwalu, tj. do godziny 18:00 dnia 16.11.2014.
3. Nie będą rozpatrzone reklamacje złożone po upływie wyżej określonego terminu, jak
też reklamacje złożone w terminie uniemożliwiającym stwierdzenie ich zasadności.
4. Reklamacje zostaną rozpatrzone niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30
dni od daty ich doręczenia. Organizator powiadomi Wystawcę na piśmie o sposobie
załatwienia reklamacji.
§ 12 Postanowienia końcowe
1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia, przełożenia terminu lub
częściowego zamknięcia Festiwalu w przypadku zaistnienia okoliczności, za które
Organizator nie ponosi odpowiedzialności, w tym wskutek działania siły wyższej.
2. W przypadku, gdy Festiwal nie odbędzie się z przyczyn, za które odpowiedzialność
ponosi Organizator, niezwłocznie zwróci on kwoty wpłacone przez Wystawców na
wskazane przez nich konta bankowe.
3. W przypadku, gdy Festiwal nie odbędzie się z przyczyn, za które Organizator
odpowiedzialności nie ponosi, kwoty wpłacone przez Wystawców zostaną zwrócone,
po potraceniu kosztów poniesionych przez Organizatora, w związku z organizacją
Festiwalu proporcjonalnie do wartości złożonych zamówień danego Wystawcy.
4. Wszelkie spory wynikłe pomiędzy Organizatorem, a Wystawcą będą rozpatrywane
przez Sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
5. Wykonawca i Organizator zastrzegają sobie prawo do dodania lub usunięcia z oferty
poszczególnych usług.
6. Doręczenia pism pomiędzy Stronami w ramach realizacji Zamówienia odbywać się
będą na adresy Stron wskazane w Zamówieniu. W czasie trwania Festiwalu pisma
mogą być doręczane, za pokwitowaniem upoważnionej osoby, również na terenie
Festiwalu, w odniesieniu do Organizatora w Biurze Festiwalu, a w odniesieniu do
Wystawcy w miejscu wynajętej powierzchni wystawienniczej. W przypadku
wątpliwości, co do ustalenia terminu dokonania określonej czynności, za datę
dokonania czynności uważa się, w przypadku czynności dokonywanych przez
Organizatora, dzień wysłania pisma listem poleconym lub pocztą kurierską albo
doręczenie pisma za pokwitowaniem Wystawcy, a w przypadku czynności
dokonywanych przez Wystawcę dzień doręczenia pisma Organizatorowi.
7. Poprzez podpis na Zamówieniu, Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania
niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz
wszelkich innych ustaleń dokonanych miedzy Wystawcą, a Organizatorem.
8. W sprawach nieuregulowanych w Zamówieniu Powierzchni, Formularzach
Zamówień i niniejszym Regulaminie zastosowanie maja przepisy Regulaminu
Obiektu i przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego oraz przepisy
Kodeksu Cywilnego.
9. Do rozstrzygnięcia ewentualnych sporów przyjmuje się jako obowiązujący tekst
regulaminu w języku polskim. Prawem obowiązującym przy interpretacji regulaminu
jest prawo polskie.
§ 10 Odpowiedzialność Uczestników Festiwalu oraz zabezpieczenie powierzchni
wystawienniczych (stoisk).
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Wystawców
spowodowane przez osoby trzecie lub powstałe z winy poszkodowanego. W okresie
montażu i demontażu, jak i w okresie trwania Festiwalu Wystawca zobowiązany jest
do zabezpieczenia na własny koszt i ryzyko eksponatów, sprzętu i urządzeń, oraz
innych rzeczy wniesionych na stoisko przed ewentualnymi szkodami lub ubytkami.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób i następstwa
nieszczęśliwych wypadków, ani za uszkodzenia materiałów na stoiskach targowych
przed, po i w trakcie trwania Festiwalu.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu W ystawców powstałe
na skutek działania siły wyższej, w szczególności pożaru, wichury, zalania,
6