regulaminem dla Wystawców i Uczestników

REGULAMIN SZCZEGÓŁOWY DLA UŻYTKOWNIKÓW T>OPTYMALNA FIRMA
organizowanego przez Centrum Wystawienniczo – Kongresowe w Opolu
§1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1) Niniejszy Regulamin (dalej „Regulamin Szczegółowy”) obowiązuje Użytkowników T>OPTYMALNA
FIRMA (dalej „Top Firma”) organizowanego przez Centrum Wystawienniczo-Kongresowe w Opolu (dalej
CWK) ul. Wrocławska 158, 45-835 Opole tel. +48 77 446 16 80, fax 77 446 16 81, www.cwkopole.pl.
2) Użytkownikiem TOP FIRMY może być przedsiębiorca, który zarejestruje się na stronie internetowej TOP
FIRMA o adresie: topfirma.cwkopole.pl/ jako Wystawca lub Uczestnik. Szczegółowy opis wydarzenia TOP
FIRMA zawiera Program stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu a opis oferowanych w ramach
TOP FIRMA usług zawiera Cennik stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
3) Wystawcy, którzy dokonają zamówienia powierzchni wystawienniczej są zobowiązani do przestrzegania:
„REGULAMINU dla Uczestników targów organizowanych przez Centrum Wystawienniczo – Kongresowe w
Opolu” z wyłączeniem postanowień paragrafu 4 Regulaminu, które nie mają zastosowania do niniejszego
Wydarzenia oraz „PRZEPISÓW TECHNICZNYCH, PRZECIWPOŻAROWYCH I BHP obowiązujących na
terenach Centrum Wystawienniczo – Kongresowego w Opolu”, natomiast wszyscy Użytkownicy T są
zobowiązani do przestrzegania „PRZEPISÓW TECHNICZNYCH, PRZECIWPOŻAROWYCH I BHP
obowiązujących na terenach Centrum Wystawienniczo – Kongresowego w Opolu”.
4) Osobą do kontaktu w sprawie wydarzenia jest Małgorzata Markiewicz: tel. 885 552 080, 77 446 16 84,
e-mail: [email protected]
§2
TERMIN, MIEJSCE WYDARZENIA
Termin: 24-25.11.2015 r.
Miejsce: Centrum Wystawienniczo-Kongresowe w Opolu (dalej CWK) ul. Wrocławska 158, 45-835 Opole.
§3
UDZIAŁ W TOP FIRMIE – WYSTAWCA
1) Warunkiem uczestniczenia w TOP FIRMIE w charakterze Wystawcy jest:
a) rejestracja Wystawcy TOP FIRMY na stronie internetowej o adresie: topfirma.cwkopole.pl oraz wysłanie
Zgłoszenia uczestnictwa w części Wystawienniczej TOP FIRMY za pomocą dostępnych na stronie
interaktywnych Formularzy Zgłoszeniowych lub przesłanie do siedziby CWK Formularza Zgłoszeniowego
podpisanego przez osoby uprawnione do reprezentacji Wystawcy, z zaznaczeniem opcji udziału w części
wystawienniczej TOP FIRMY,
b) akceptacja przez CWK wysłanego za pośrednictwem w/w strony Zgłoszenia uczestnictwa skutkująca zmianą
statusu Zgłoszenia na „Przyjęte do realizacji” lub przesłanie przez CWK (w tym na podany w Formularzu
zgłoszeniowym adres mailowy) akceptacji Zgłoszenia,
c) wpłata 100% należności wynikającej ze złożonego i potwierdzonego przez CWK Zgłoszenia.
2) Za datę zawarcia umowy przyjmuje się datę akceptacji przez CWK Zgłoszenia uczestnictwa.
3) W ramach opcji: Wystawca oferowane są następujące pakiety usług:
- dystrybucja ulotek firmy podczas TOP FIRMY – możliwość pozostawienia własnych ulotek w biurze
organizacyjnym lub rozstawienia reklamy na terenie wydarzenia,
- powierzchnia wystawiennicza – wybór stoiska i możliwość zakupu dodatkowego wyposażenia,
- Partner – pakiety partnerskie,
4) Szczegółowy opis oferowanych usług w ramach opcji Wystawca zawarty jest w Cenniku - Załącznik nr 1 do
niniejszego Regulaminu.
5) Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za podane przez siebie dane, jak również wypełniając formularz
oświadcza, że są zgodne z prawdą.
§4
UDZIAŁ W TOP FIRMIE – UCZESTNIK
1) Uczestnikiem jest Użytkownik TOP FIRMY, który dokona rejestracji na stronie internetowej
topfirma.cwkopole.pl i zakupi voucher (bilet) na wydarzenie TOP FIRMA
2) Szczegółowy opis usług w ramach opcji Uczestnik zawarty jest w Cenniku - Załącznik nr 1 do niniejszego
Regulaminu.
3) Zakupione vouchery/ bilety upoważniają do realizacji przez Uczestnika zamówionych świadczeń.
4) Proces zakupu vouchera /biletu na udział w wydarzeniu w charakterze Uczestnika składa się z następujących
etapów:
1
a) wybór vouchera/biletu.
b) rejestracja w Serwisie – wprowadzenie danych do formularza rejestracyjnego zgodnie z rubrykami formularza,
niezbędnych do realizacji zamówienia,
c) zaakceptowanie warunków zakupu oraz udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji
zamówienia,
d) dokonanie płatności za pomocą Dotpay,
e) potwierdzenie zamówienia.
5) Umowa pomiędzy Uczestnikiem, a CWK zostaje zawarta w momencie złożenia przez Uczestnika zamówienia
z obowiązkiem zapłaty oraz uiszczenia należnej ceny. Za chwilę zapłaty przyjmuje się otrzymanie przez CWK
potwierdzenia dokonanej wpłaty pełnej kwoty od serwisu Dotpay. Po odnotowaniu wpłaty Uczestnik otrzymuje
potwierdzenie w postaci vouchera/biletu na wybrany Pakiet w postaci pliku PDF, który Uczestnik powinien wydrukować we własnym zakresie. Voucher / bilet nie może być przerabiany, kopiowany.
6) Uczestnik może zakupić wybrany przez siebie pakiet najpóźniej do 21.11.2016 r.
7) Uczestnikiem wydarzenia, który nie ponosi jakichkolwiek opłat zgodnych z działaniami statutowymi jest działalność w ramach promocji gospodarczej Miasta Opola i wspierania rozwoju przedsiębiorczości.
§5
UDZIAŁ W TOP FIRMIE – PARTNER
1) Uczestnikiem TOP FIRMY jest również Partner, który nie ma obowiązku rejestracji na stronie internetowej
topfirma.cwkopole.pl a jego udział jest weryfikowany przez Dyrektora Centrum Wystawienniczo-Kongresowego
w Opolu są to uczestnicy paneli lub partnerzy merytoryczni zaproszeni przez CWK do współtworzenia
wydarzenia.
2) Szczegółowy opis odpłatnych pakietów partnerskich zawarty jest w cenniku stanowiącym zał. Nr 1 niniejszego
Regulaminu.
PŁATNOŚCI – UCZESTNIK
1) Uczestnik zobowiązany jest do zapłaty 100% wartości brutto należności z tytułu zamówienia niezwłocznie po
dokonaniu zamówienia pakietu.
2) Należności ustalane są na podstawie Cennika powierzchni wystawienniczej, wyposażenia i usług dodatkowych,
który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Ceny zawierają podatek Vat.
3) Wszelkie płatności rozliczane są w walucie polskiej ( PLN).
4) Płatności można dokonać wyłącznie za pośrednictwem serwisu Dotpay – link pojawia się w trakcie zamawiania
wybranych Pakietów.
5) Uczestnicy we własnym zakresie ponoszą koszty wszystkich prowizji i opłat bankowych (w tym zagranicznych
banków pośredniczących), bez prawa do ich odliczania od kwoty opłat należnych CWK.
6) Uczestnik akceptując regulamin wyraża zgodę na wystawienie faktury VAT, która przesłana zostanie drogą
elektroniczną. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za prawidłowość danych podanych do faktury.
§6
PŁATNOŚCI – WYSTAWCA
1) Wystawca zobowiązany jest do zapłaty 100% wartości brutto należności z tytułu uczestnictwa w TOP FIRMY
w terminie 7 dni od otrzymania akceptacji Zgłoszenia Uczestnictwa przez CWK, z zastrzeżeniem pkt.2 niniejszego
paragrafu Regulaminu. Po złożeniu zamówienia (Zgłoszenia Uczestnictwa) wygenerowana zostaje faktura pro
forma i na jej podstawie Wystawca dokonuje płatności za zamówione świadczenia. Wystawca akceptując
regulamin wyraża zgodę na wystawienie faktury Vat, która przesłana zostanie drogą elektroniczną. Wystawca
ponosi odpowiedzialność za prawidłowość danych podanych do faktury.
2) Wystawcy, którzy zgłoszą uczestnictwo w TOP FIRMA po 17.11.2016r. zobowiązani są do zapłaty 100%
wartości brutto należności w terminie do 24.11.2015r.
3) Należności z tytułu uczestnictwa ustalane są na podstawie Cennika powierzchni wystawienniczej, wyposażenia
i usług dodatkowych, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
4) Należności są płatne w:
- PLN – Wystawcy polscy,
- PLN lub EUR– Wystawcy zagraniczni, w przypadku zapłaty w EUR należność w EUR zostanie
przeliczona wg średniego kursu EUR ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego
poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
5) Płatności w PLN należy dokonać na konto CWK w Opolu prowadzone w Banku Millenium S.A. o numerze
rachunku:
18 1160 2202 0000 0002 4143 5129.
6) Wpłaty w walucie EUR należy dokonywać na konto CWK w Opolu prowadzone w Banku Millenium S.A. o
numerze rachunku: PL 56 1160 2202 0000 0002 7889 3517 Swift: BIGBPLPW.
2
§7
KONTRAHENCI ZAGRANICZNI
1) Warunkiem wystawienia faktury bez podatku od towarów i usług (VAT) kontrahentom zagranicznym z
siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w państwie UE w przypadkach przewidzianych
przepisami prawa jest podanie przez Uczestnika TOP FIRMY: UE VAT ID w formularzach zamówień
wystawowych.
2) Warunkiem wystawienia faktury bez podatku od towarów i usług kontrahentom spoza UE w przypadkach
przewidzianych przepisami prawa jest dostarczenie do CWK dokumentu potwierdzającego prowadzenie
działalności gospodarczej w kraju siedziby.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 11 marca 2004r. o Podatku od towarów i usług (Tekst jednolity Dz. U. z
2011 nr 177, poz. 1054); Rozporządzenie Wykonawcze Rady UE 282/2011 z 15 marca 2011r.
§8
ODWOŁANIE, REZYGNACJA, ZMIANA MIEJSCA LUB
TERMINU TOP FIRMY
1) W przypadku odwołania, zmiany terminu lub miejsca Wydarzenia, CWK niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Użytkowników poprzez wysłanie wiadomości e-mail.
2) W celu uzyskania zwrotu pieniędzy w przypadku odwołania, zmiany terminu lub miejsca Wydarzenia, Użytkownik zobowiązany jest do przesłania informacji na adres e-mail [email protected] ze wskazaniem Uczestnika,
numeru zamówienia, nazwy wydarzenia. Pieniądze zostaną zwrócone na rachunek, z którego dokonana była płatność, w ciągu 14 dni roboczych od daty otrzymania przez CWK od Uczestnika informacji.
3) W przypadku rezygnacji z udziału w terminie nie późniejszym niż 21 dni przed datą rozpoczęcia wydarzenia
uczestnik jest zobowiązany do pokrycia kosztów administracyjnych w wysokości 400,00 PLN+ VAT. W przypadku rezygnacji po tym terminie, uczestnik zobowiązany jest do zapłaty pełnych kosztów uczestnictwa wynikających z zakupu vouchera( biletu).
4) Informację o rezygnacji z udziału w TOP FIRMIE należy dokonać w formie pisemnej na adres: Centrum Wystawienniczo-Kongresowe w Opolu, ul. Wrocławska 158, 45-835 Opole, bądź elektronicznej na adres: [email protected] lub [email protected].
5) W przypadku nieodwołania zgłoszenia uczestnictwa oraz niewzięcia udziału w wydarzeniu, uczestnik zobowiązany jest do zapłaty pełnych kosztów uczestnictwa wynikających z umowy.
§9
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1) Administratorem danych osobowych są Centrum Wystawienniczo-Kongresowe w Opolu (zwane dalej CWK)
z siedzibą przy ul. Wrocławskiej 158 w Opolu.
2) Składając zamówienie, Uczestnik TOP FIRMA zgadza się na przetwarzanie jego danych osobowych w celu
realizacji zamówienia. Administratorem danych jest CWK. Jednocześnie Uczestnik TOP FIRMA wyraża zgodę
na udostępnienie jego danych podanych w formularzu rejestracyjnym innym Uczestnikom TOP FIRMA celem
interakcji w zakresie podanym w formularzu rejestracyjnym (imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, kraj, adres
firmy, e-mail, www) w trakcie i po TOP FIRMIE
3) Jeśli Użytkownik TOP FIRMA udzieli CWK odrębnej zgody na przetwarzanie i wykorzystanie jego danych
osobowych w celach marketingowych i wysyłania informacji handlowych, jego dane (adres e-mail) będą
wykorzystywane przez CWK również w celu wysyłania Użytkownikowi TOP FIRMA informacji handlowych
oraz marketingowych. Zgoda Użytkownika TOP FIRMY może zostać w każdej chwili odwołana.
4) Dane osobowe umieszczone w bazie CWK są przetwarzane wyłącznie w celu realizacji zamówienia. Dane te
są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego
nieupoważnione, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997r. nr
133 poz. 883) oraz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r. Nr 144, poz. 1204). Użytkownik ma prawo wglądu do swoich danych, do ich korekty oraz żądania zaprzestania ich wykorzystywania w
każdej chwili.
5)Podane przez Użytkowników informacje mogą zostać udostępnione właściwym organom władzy publicznej,
jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa.
§ 10
TERMINY I GODZINY OTWARCIA HALI I TERENÓW TARGOWYCH
1) CWK ustala następujące terminy i godziny otwarcia hali i terenów targowych w związku z TOP FIRMA:
a) podczas montażu i aranżacji stoisk z zabudową własną: 22-23.11.2016 r. w godz. od 8.00 do 16.00,
3
b) podczas trwania TOP FIRMA: 24.12.2015 r. w godz. od 14.00 do 18:00.,
c) podczas demontażu stoisk po wydarzeniu: 25.11.2016 r. w godz. od 8.00 do 16.00,
2) W godzinach otwarcia TOP FIRMA stoiska powinny być udostępnione dla zwiedzających. Okresowe
zamknięcie stoiska w czasie TOP FIRMY, jego wcześniejszy demontaż lub wcześniejsze usuwanie
eksponatów ze stoiska bez uprzedniej pisemnej zgody CWK są niedopuszczalne. W przypadku rozpoczęcia
demontażu stoiska przed zamknięciem TOP FIRMY, CWK zastrzega sobie prawo do obciążenia Wystawcy
dodatkową opłatą w wysokości 1.000 PLN + VAT.
§ 11
ZASADY WSTĘPU I WJAZDU NA TERENY TARGOWE
1) Identyfikatory WYSTAWCA wydawane przez CWK uprawniają do wstępu na teren hali wystawienniczej w
okresie montażu, aranżacji i demontażu.
2) Identyfikatory wydawane są w Biurze Organizacyjnym TOP FIRMA. W Formularzach Zgłoszeniowych
należy wskazać osobę, która będzie upoważniona do odbioru identyfikatorów. W przypadku niemożności
osobistego odbioru identyfikatorów, osoba odbierająca identyfikatory zobowiązana jest do przedstawienia
upoważnienia Użytkownika TOP FIRMA do odbioru identyfikatorów. Identyfikatorów nie wolno
przekazywać osobom trzecim.
§ 12
ODTWARZANIE UTWORÓW ARTYSTYCZNYCH I INNE POSTANOWIENIA
W przypadku podjęcia decyzji o publicznym wykonaniu albo odtwarzania utworów muzycznych, słownomuzycznych lub innych utworów artystycznych zobowiązuje się Użytkownika TOP FIRMY do uzyskania we
własnym zakresie zgody organizacji powołanych do zbiorowego zarządzania prawami twórców i do zapłaty na
ich rzecz stosownych opłat (tantiem). Wystawca jest zobowiązany respektować obowiązujące w zakresie ochrony
prawa autorskiego i praw pokrewnych przepisy prawa wspólnotowego Unii Europejskiej oraz przepisy prawa
wewnętrznego Rzeczypospolitej Polskiej.
§ 13
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1) „Regulamin Szczegółowy”, „REGULAMIN dla Uczestników targów organizowanych przez Centrum
Wystawienniczo-Kongresowe w Opolu” oraz „PRZEPISY TECHNICZNE, PRZECIWPOŻAROWE I BHP
obowiązujące na terenach Centrum Wystawienniczo – Kongresowego w Opolu” dostępne są na stronie
www.cwkopole.pl lub na życzenie Użytkownika TOP FIRMA przesyłane drogą elektroniczną.
2) Regulamin Szczegółowy” obowiązuje od dnia 01.09.2016 r.
Załączniki:
- Cennik powierzchni wystawienniczej, wyposażenia i usług dodatkowych TOP FIRMY (Załącznik nr
1)
- Program TOP FIRMA (Załącznik nr 2)
4