Przymusowi najemcy służbowych samochodów

Przymusowi najemcy służbowych samochodów
Puls Biznesu
26 Marca 2014
Służbowe auto dla pracownika dziś jeszcze jest bonusem. Za kilka dni może stać się
niedźwiedzią przysługą. W przedsiębiorstwach trwa liczenie, jak obciążyć zatrudnionych
kosztami użytkowania firmowych aut, żeby od kwietnia nie stracić na podatku od towarów i
usług (VAT).
Nowe podejście dotknie szczególnie zatrudnionych w firmach, które zechcą skorzystać z
przywileju odliczania pełnej kwoty VAT naliczonego przy wydatkach związanych z
nabywaniem i eksploatacją samochodów osobowych (o dopuszczalnej masie do 3,5 tony). Od
1 kwietnia będą dwie możliwości rozliczania naliczonego podatku odpis w 50 proc. (nie
dotyczy to zakupów paliwa, bo dla nich zmiany wejdą w życie w 2015 r.) albo w 100 proc.
Pierwsza opcja, czyli odpis połowy naliczonego VAT, to podstawowa zasada wprowadzana
od kwietnia.
Pełne odliczenie (w tym od zakupionych paliw) będzie szczególnym uprawnieniem,
możliwym do zastosowania pod warunkiem korzystania z samochodu wyłącznie w ścisłym
związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podstawową regułę odliczeń (50 proc.)
przewidziano dla systemu mieszanego, uwzględniającego zarówno jazdę dla potrzeb
prowadzonej działalności, jak i prywatnych i bez ustalania ich proporcji.
Zakład pracy wypożyczalnią
Zmiany w VAT, wchodzące w życie 1 kwietnia, uwidoczniły bardziej niż do tej pory
zawiłość przepisów podatkowych, gdy przychodzi je praktycznie zastosować do świadczeń
pracodawców dla pracowników. W tym przypadku nie chodzi wyłącznie o zapłatę za
korzystanie z samochodu. Do tego musi być odpowiedni tytuł.
Prywatny użytek samochodów służbowych jest dla przedsiębiorców nie od dziś trudnym
problemem przyznaje Tomasz Napierała, doradca podatkowy i partner w ABC Tax.
Widzi on trzy rozwiązania. Byłyby idealne, gdyby nie prawdopodobne zastrzeżenia urzędów
skarbowych. Pierwsze rozwiązanie: pracownicy jeżdżą firmowymi autami tylko służbowo. W
praktyce o to niełatwo. Po wejściu w życie zmian nawet dojazd do pracy i powrót do domu
będzie uznawany za cel prywatny, wskazuje na to uzasadnienie do projektu uchwalonych
zmian.
Drugie rozwiązanie: prywatny użytek jest odpłatny, wprowadzony na zasadzie wynajmu auta
pracownikowi. W tym przypadku Tomasz Napierała zwraca uwagę, że problemem może być
wysokość czynszu najmu. Jeśli będzie za niski, skarbówka może uznać, że pracodawca
udziela pracownikowi częściowego odpłatnego świadczenia, czyli uzyskuje on korzyść z
nieodpłatnej części i powinien zapłacić od niej nie tylko podatek dochodowy od osób
fizycznych (PIT), ale także składki ubezpieczeniowe do ZUS. Podobne ryzyko niesie też
trzecie rozwiązanie, gdy pracownicy korzystają z samochodów za darmo.
Można przyjąć, że prywatny użytek samochodów firmowych jest bezpłatny. Ale wtedy
powstaje pytanie, jaki powinien być przypis przychodu dla pracownika. Jeśli pracodawca
policzy za niski, skarbówka doliczy PIT i ZUS na częściowo odpłatnymświadczeniu wyjaśnia
doradca z ABC Tax. W jego ocenie pracodawcy mają niełatwe zadanie. Jako płatnicy,
ponoszą odpowiedzialność, także karną skarbową, za właściwe odprowadzanie podatków
pracowników.
Z obserwacji Tomasza Napierały wynika, że przedsiębiorcy, którzy zechcą skorzystać z
pełnego odliczenia VAT, raczej zdecydują się na odpłatny wynajem.
Wtedy pracownik może pojechać służbowym autem na wakacje, a pracodawca nie utraci
swoich uprawnień w VAT podkreśla doradca. Czynsz jest ustalany w firmach według różnych
zasad. W jednych przyjęto ryczałt miesięczny, np. 200 albo 100 zł. W innych tzw.
kilometrówkę. Pracownicy jednej z firm będą jej płacić nawet po 1,5 zł od każdego kilometra
przejechanego w celach prywatnych, także w drodze do i z pracy.
Można ustalić, że dla celów prywatnych pracownik ma do wykorzystania określoną liczbę
kilometrów w miesiącu albo jakąś pulę godzin za kierownicą i jest to odpłatna usługa
wyjaśnia Maria Kukawska, doradca podatkowy, partner w Stone & Feather Tax Advisory.
Ustalenia te można zapisać w umowie o powierzeniu mienia pracownikowi do celów
wykonywania obowiązków służbowych albo w osobnej umowie w sprawie odpłatnego
udostępnienia samochodu, określając w nich warunki wynajmu, czyli wspomnianą
maksymalną liczbę godzin do jazdy prywatnej bądź limit kilometrów lub po prostu
miesięczny stały ryczał.
Przy takich rozwiązaniach pracownik nie będzie mieć wątpliwości, czy może w drodze do
pracy odwieźć samochodem służbowym dziecko do przedszkola, po pracy pojechać na
zakupy, a w weekend z rodziną za miasto. W wielu przedsiębiorstwach ten sposób
korzystania z aut firmowych przyjmowano dotychczas bez większych zastrzeżeń, traktując to
jako bonus motywujący pracowników. Od kwietnia szczodry pracodawca będzie musiał
zamienić się w miniwypożyczalnię samochodów.
Problem tylko, czy opłata za tę usługę trafi do przekonania urzędnikom skarbowym, którzy
orientują się w cennikach lokalnych wypożyczalni i mogą uznać, że firma zaniżyła czynsz
wewnętrznego najmu. Według Marii Kukawskiej, porównania wprost są nieuzasadnione.
Pracownik nie ma takiej swobody w korzystaniu z samochodu służbowego jak klient
wypożyczalni. Powinien korzystać z auta firmowego przede wszystkim w związku z
obowiązkami zawodowymi.
Deklaracja dla urzędu
W zasadzie o możliwości pełnego odliczenia VAT zdecydują dwie podstawowe okoliczności.
Po pierwsze, gdy pojazd ma taką konstrukcję, że może być przeznaczony tylko do
działalności gospodarczej, np. koparka czy ładowarka. Po drugie, gdy sposób wykorzystania
samochodów osobowych wyklucza jego użycie do innych celów niż firmowe.
O przeznaczeniu samochodu tylko do celów działalności przedsiębiorca musi poinformować
naczelnika urzędu skarbowego, składając pisemną deklarację. Właśnie ogłoszono jej wzór,
jest nim formularz VAT-26.
Na złożenie oświadczenia będzie 7 dni od pierwszego wydatku związanego z samochodem,
np. jego nabycia czy zakupu części albo paliwa, który przedsiębiorca poniesie po 1 kwietnia.
W razie zmiany wykorzystania samochodu należy zaktualizować oświadczenie, najpóźniej
przed dniem jej wprowadzenia wyjaśnia Sebastian Bobrowski, dyrektor finansowy inFakt.pl.
Radzi, aby przedsiębiorca stworzył regulaminy czy zarządzenia wewnętrzne, z których
wynikać będzie, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności
gospodarczej i nie ma innej możliwości jego użycia. Przedsiębiorca będzie też musiał
prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu samochodu. Z ewidencjonowania zwolniono
użytkowanie pojazdów o konstrukcji pozwalającej wyłącznie na ich firmowe przeznaczenie, a
także samochody o masie powyżej 3,5 tony.
Bez żadnych wyjątków
Prawo do pełnych odliczeń VAT nie pozwala na żadne odstępstwa od reguły. Jakakolwiek
wątpliwość może sprawić, że organ podatkowy zakwestionuje rozliczenie i zobowiąże
właściciela firmy do zapłaty różnicy w podatku oraz odsetek od zaległości podatkowych
przestrzega dyrektor finansowy inFakt.pl.
Podpowiada też, że jeśli przedsiębiorca sam dojdzie do wniosku, że powinien inaczej
rozliczyć VAT, warto złożyć korektę z własnej woli, nim dojdzie do kontroli. W takim
wypadku również konieczna stanie się dopłata VAT wraz z odsetkami, ale można uniknąć
kar. Znowelizowaną ustawą wprowadzono też sankcje w kodeksie karnym skarbowym. Za
brak wspomnianego oświadczenia dla urzędu lub złożenia jej po terminie albo podanie w nim
nieprawdy, przy jednoczesnym korzystaniu z pełnych odliczeń podatku, grozi grzywna do
720 stawek dziennych (czyli maksymalnie ponad 16 mln zł).
Jeśli naruszenie przepisów zostanie uznane za nieprawidłowość mniejszej wagi, wymierzona
zostanie kara jak za wykroczenie skarbowe. Bez znaczenia będzie też powód wykorzystania
samochodu do celów innych niż zawodowe. Nagły wyjazd w pilnej osobistej sprawie, np. do
szpitala, nie będzie żadnym usprawiedliwieniem.
Liczy się sam fakt i najlepiej złożyć fiskusowi informację o zmianie sposobu wykorzystania
samochodu wraz z tzw. czynnym żalem. W takim przypadku informacja ta pojawi się po
ustawowym terminie, co może oznaczać konsekwencje karne skarbowe. W czynnym żalu
należałoby wskazać powód przekroczenia terminu i użycia samochodu do celów innych niż
firmowe radzi Sebastian Bobrowski.
W ocenie Marii Kukawskiej odstraszającą karą dla przedsiębiorcy będzie nawet tylko
konieczność zapłaty podatku wraz z odsetkami. Chodzi o niemałą jego część, bo połowę
dokonywanych wcześniej odliczeń.
To dotkliwa konsekwencja jednorazowego użycia auta dla potrzeb osobistych. W niedawnym
sondażu Business Centre Club ponad 90 proc. respondentów stwierdziło, że wymagania
formalne i kary za ich nieprzestrzeganie są zbyt restrykcyjne i kosztowne we wdrożeniu.
Uważają, że przepisy przewidują wiele sytuacji, w których organ podatkowy będzie mógł z
łatwością podważyć pełne prawo do odliczenia VAT. Dwie trzecie przedsiębiorców, aby
uniknąć tego ryzyka uznaniowości ze strony skarbówki, zadeklarowało, że zrezygnuje z tego
uprawnienia, a jedna czwarta rozważa rejestrację floty w bardziej przyjaznym kraju, np. w
Czechach lub Niemczech.
Prowadzenie ewidencji będzie uciążliwe, podatników czeka sporo obowiązków związanych z
informacjami o zmianie sposobu wykorzystania pojazdów oraz korektami VAT. 100 proc.
odliczenia może być ryzykowne przyznaje Tomasz Napierała. W związku ze zgłoszeniem
urzędowi auta przeznaczonego do użytku firmowego trzeba się liczyć z tym, że
przedsiębiorca trafi na czarną listę urzędu podkreśla doradca z ABC Tax. Jak mówi, taka
deklaracja to zaproszenie kontroli do firmy.
Konstrukcja pojazdu
Do pojazdów, których użytkowanie pozwala na pełne odliczenie VAT, należą pojazdy
specjalne, określone w przepisach o ruchu drogowym, np. koparka, ładowarka. Ponadto na
pełny odpis można sobie pozwolić, wykorzystując pojazdy, które posiadają jeden rząd siedzeń
oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą (np.
van) oraz które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone
do przewozu ładunków. Spełnienie wymagań potwierdzi dodatkowe badanie okręgowej stacji
kontroli pojazdów.
Wyda ona zaświadczenie i wpisze do dowodu rejestracyjnego odpowiednią adnotację.
Zaświadczenia (na drukach VAT-1, VAT-3, VAT-4) sprzed 1 kwietnia zachowają ważność.
Pojazd przerobiony, niespełniający wymagań konstrukcyjnych, będzie uznany za
wykorzystywany w systemie mieszanym od dnia wprowadzenia zmian. Jeśli określenie tej
daty nie będzie możliwe, należy przyjąć za nią początek okresu rozliczeniowego, w którym
przedsiębiorca po raz pierwszy odliczył podatek od wydatków związanych z tym pojazdem,
lub następujący po okresie rozliczeniowym, dla którego przedsiębiorca wykaże, że pojazd
spełniał warunki do pełnego odliczenia VAT.
Firma we własnym domu
Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą w swoim miejscu zamieszkania, np. biuro
rachunkowe czy architekta, nie mają szans na pełne odliczenie. Według resortu finansów, w
takich przypadkach uznaje się z góry, że posiadany samochód jest użytkowany nie tylko w
działalności gospodarczej, ale też na cele prywatne. Nie da się stwierdzić inaczej, bo sposób
wykorzystywania auta umożliwia też jego użycie w czasie wolnym od prowadzonej
działalności.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu samochodu, wymagana przy pełnych odliczeniach VAT, musi zawierać:
numer rejestracyjny pojazdu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan
licznika: na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego, na dzień
zakończenia ewidencji, wpis osoby kierującej samochodem przy każdym wykorzystaniu
pojazdu zawierający m.in. datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę przejechanych
kilometrów, liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego
oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji. Jeżeli przedsiębiorca udostępni chwilowo
samochód osobie niebędącej jego pracownikiem, np. klientowi na jazdę próbną (jednak tylko
gdy samochód jest to tego przeznaczony), w ewidencji należy podać także datę i cel
udostępnienia pojazdu, stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, liczbę przejechanych
kilometrów, stan licznika na dzień zwrotu pojazdu, imię i nazwisko osoby, której pojazd
udostępniono.
Autor: Iwona Jackowska