INSTYTUT BIOPOLIMERÓW I WŁÓKIEN CHEMICZNYCH

INSTYTUT BIOPOLIMERÓW I WŁÓKIEN CHEMICZNYCH

INSTYTUT BIOPOLIMERÓW I WŁÓKIEN CHEMICZNYCH
ul. M. Skłodowskiej-Curie 19/27, 90-570 Łódź, tel.
sekretariat: tel: 042 6376744, fax 042 6376214,
e-mail: [email protected];http://www.ibwch.lodz.pl
ZAKŁAD CERTYFIKACJI WYROBÓW PAPIEROWYCH
tel. 042 638 03 67, fax 042 637 62 14, e-mail: [email protected]
INFORMACJA O CERTYFIKACJI
WYROBÓW PAPIEROWYCH
NA ZGODNOŚĆ Z DOKUMENTAMI NORMATYWNYMI
Wydanie I
Łódź, 31.03.2015.
Załącznik KJ-6/2
Informacja o certyfikacji, wyd. I, 31.03.2015
Załącznik KJ - 6/2
1. PODSTAWY PRAWNE
Zakład Certyfikacji Wyrobów Papierowych Instytutu Biopolimerów i Włókien Chemicznych,
Prowadzi działalność w zakresie certyfikacji wyrobów zgodnie z wymaganiami określonymi w:
 normie PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 „Ocena Zgodności. Wymagania dla jednostek
certyfikujących wyroby, procesy, usługi”
 normie PN-ISO 19011:2012 „Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania”
 ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 o systemie oceny zgodności (Dz. U. z 2002 nr 166, poz.
1360, z późniejszymi zmianami),
 Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2012 w sprawie sposobu ustalania
opłat za czynności związane z oceną zgodności oraz akredytacją jednostek oceniających
zgodność (Dz. U. z 2012, poz. 711)
Zakład Certyfikacji Wyrobów Papierowych, zwany dalej Zakładem Certyfikacji posiada akredytację
Polskiego Centrum Akredytacji (certyfikat akredytacji nr AC 062) i prowadzi certyfikację w zakresie
papieru, tektury i ich przetworów, zgodnie z programem certyfikacji typu 3 wg PN-EN ISO/IEC
17067:2014; „PC-02 Ocena zgodności papieru, tektury i ich wyrobów”. Podstawowymi elementami
tego programu są:
 wybór wymagań (dokumentów normatywnych), wyrobu, próbek,
 określenie właściwości wyrobu ocenianego,
 ocena procesu produkcyjnego i elementów systemu zarządzania,
 ocena wyników badań wyrobu na podstawie raportów z badań,
 podjęcie decyzji o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu,
 nadzór nad wydanym certyfikatem obejmujący ocenę: wyników badań, procesu
produkcyjnego, systemu zarządzania i sposobu wykorzystania certyfikatu.
2. PRZEBIEG PROCESU CERTYFIKACJI
W celu uzyskania certyfikatu Zleceniodawca przesyła wypełniony druk wniosku wraz z załącznikami,
próbki wyrobów podlegających certyfikacji oraz wpłaca zaliczkę zgodnie z cennikiem.
Badania dla celów certyfikacji Zleceniodawca jest zobowiązany wykonać na własny koszt
w akredytowanym laboratorium znajdującym się w wykazie jednostki certyfikującej. Raport z badań
należy dołączyć do wniosku.
Po otrzymaniu kompletnej dokumentacji Zakład Certyfikacji rejestruje wniosek, a Zleceniodawca
otrzymuje pisemne potwierdzenie.
Następnie Zakład Certyfikacji przeprowadza ocenę zapewnienia stabilnej produkcji / importu
Zleceniodawcy w następujący sposób:
 jeżeli Zleceniodawca ma certyfikowany system jakości, to jednostka certyfikująca,
po upewnieniu
się
o ważności
certyfikatu
systemu
zarządzania,
rezygnuje
z przeprowadzenia kontroli warunków techniczno-organizacyjnych,
 gdy zakres certyfikatu systemu zarządzania nie jest zgodny z przedmiotowym zakresem
certyfikacji, lub gdy certyfikat utracił swą ważność, lub gdy Zleceniodawca nie stosuje
systemu zarządzania, Zakład Certyfikacji przeprowadza kontroli warunków techniczno organizacyjnych.
Na podstawie oceny dokumentacji, wyników badań oraz wyników oceny zapewnienia stabilnej
produkcji / importu, Kierownik Zakładu Certyfikacji podejmuje decyzję o przyznaniu lub o odmowie
przyznania certyfikatu. Jeżeli wyniki oceny budzą jakiekolwiek wątpliwości, dokumentacja
poddawana jest ocenie przez Komitet Techniczny i na podstawie wydanego orzeczenia podejmowana
jest decyzja o przyznaniu lub odmowie przyznania certyfikatu.
Po podjęciu decyzji o przyznaniu certyfikatu jednostka certyfikująca i klient zawierają umowę
o warunkach stosowania certyfikatu, określającą prawa i obowiązki obu stron, a w szczególności:
 zasady posługiwania się certyfikatem,
Strona 2/5
Informacja o certyfikacji, wyd. I, 31.03.2015
Załącznik KJ - 6/2



nadzór jednostki certyfikującej nad wypełnianiem przez klienta określonych obowiązków,
częstotliwość kontroli i badań laboratoryjnych wyrobu w trakcie nadzoru,
obowiązek informowania klienta przez jednostkę certyfikującą o zmianach w procesie
certyfikacji,
 obowiązek informowania jednostki certyfikującej przez klienta o wszelkich zmianach
dotyczących wyrobu, procesu produkcji lub organizacji systemu kontroli jakości,
 zasady opłat za certyfikację i przeprowadzane kontrole w trakcie nadzoru,
 zasady cofania i zawieszania certyfikatów,
 prawo wnioskodawcy do odwołania się od decyzji Kierownika Zakładu Certyfikacji.
Po podpisaniu umowy i dokonaniu opłaty za certyfikację, certyfikat zostaje przekazany klientowi.
Certyfikat podpisuje Dyrektor IBWCh i Kierownik Zakładu Certyfikacji. Certyfikat wydawany jest
na okres 3 lat, z możliwością przedłużenia do 5 lat, po tym okresie kolejny certyfikat wydawany jest
na 5 lat.
3. PRZERWANIE PROCESU CERTYFIKACJ
Przerwanie procesu certyfikacji wyrobu może nastąpić, jeżeli:
 Klient nie nadeśle w określonym przez jednostkę certyfikującą terminie uzupełniających
dokumentów i/lub informacji,
 Klient nie wywiązuje się z zobowiązań finansowych wobec jednostki certyfikującej,

Klient ubiegający się o certyfikat wystąpi z wnioskiem o przerwanie procesu certyfikacji.
4. ROZSZERZENIE LUB PRZEDŁUŻENIE WAŻNOŚCI CERTYFIKATU
Posiadacz certyfikatu może złożyć wniosek o rozszerzenie zakresu certyfikatu o rodzaje lub odmiany
certyfikowanego wyrobu, jeżeli nie różnią się one znacząco i spełniają wszystkie wymagania
przypisane dla wyrobu posiadającego certyfikat.
Klient składa do jednostki certyfikującej odpowiedni wniosek oraz:
 dokumentację techniczną wskazującą istotę różnic,
 opis różnic w stosunku do wyrobu posiadającego certyfikat.
Rozszerzenie zakresu certyfikatu może nastąpić po przeprowadzeniu przez Zakład Certyfikacji
uproszczonej procedury certyfikacji, określonej każdorazowo przez Kierownika Zakładu
Certyfikacji. Rozszerzenie ma formę certyfikatu na wyrób podstawowy, z takim samym terminem
ważności.
Przedłużenie ważności certyfikatu może nastąpić na wniosek klienta na podstawie:
 złożonego wniosku,
 pozytywnych wyników badań i kontroli przeprowadzanych w ramach nadzoru,
 przeprowadzenia pełnego lub uproszczonego procesu certyfikacji.
Przy przedłużeniu ważności certyfikatu wydawany jest nowy certyfikat.
5. PRZENIESIENIE PRAW WŁASNOŚCI DO CERTYFIKATU
W przypadku zmiany statusu prawnego klienta, może nastąpić przeniesienie praw własności na
podstawie:
 złożonego wniosku,
 pozytywnych wyników badań,
 udokumentowania zmiany statusu prawnego klienta,
 przeprowadzenia pełnego lub uproszczonego procesu certyfikacji.
Zakres procesu certyfikacji określa każdorazowo Kierownik Zakładu Certyfikacji. Przeniesienie praw
własności ma formę certyfikatu z takim samym terminem ważności.
Strona 3/5
Informacja o certyfikacji, wyd. I, 31.03.2015
Załącznik KJ - 6/2
6. NADZÓR NAD CERTYFIKATEM
Jednostka certyfikująca sprawuje stały nadzór nad wydanym przez siebie certyfikatem w okresie jego
ważności, polegający na:
 kontroli warunków prowadzenia stabilnej produkcji / importu,
 ocenie wykonanych w akredytowanych laboratoriach badań próbek wyrobu,
 nadzorze nad sposobem wykorzystywania certyfikatu.
Ocena warunków prowadzenia stabilnej produkcji / importu przeprowadzana jest raz w roku.
W uzasadnionych przypadkach ocena może być przeprowadzana częściej. Koszty oceny pokrywa
Zleceniodawca.
Przed terminem rozpoczęcia każdego kolejnego roku ważności certyfikatu, klient zobowiązany jest
dostarczyć do jednostki certyfikującej raport z badań, których zakres określają wymagania
dokumentu normatywnego. Badania muszą być wykonane przez laboratorium znajdujące się
w wykazie laboratoriów jednostki certyfikującej.
Klient, w zakresie reklamacji certyfikowanych wyrobów, zobowiązany jest się do:
 prowadzenia rejestru i przechowywania zapisów,
 prowadzenia i dokumentowania działań odnoszących się do tych reklamacji,
 udostępniania tych danych jednostce certyfikującej.
Na podstawie wyników oceny prowadzonej w ramach nadzoru Kierownik Zakładu Certyfikacji
podejmuje decyzję dotyczącą:
 dalszego posługiwania się certyfikatem,
 zawieszenia certyfikatu do czasu wprowadzenia skutecznych działań korygujących,
 cofnięcia certyfikatu i/ lub działań prawnych.
7. OGRANICZANIE, COFANIE I ZAWIESZENIE CERTYFIATU
Certyfikat może zostać ograniczony lub zawieszony na czas określony. Zawieszenie certyfikatu nie
może być dłuższe niż 6 miesięcy. Ograniczenie lub zawieszenie certyfikatu może nastąpić
w następujących przypadkach:
 negatywnych wyników badań części lub wszystkich wyrobu ujętych w certyfikacie,
 negatywnych wyników kontroli przeprowadzonych w ramach nadzoru,
 uniemożliwienia jednostce certyfikującej przeprowadzenia badań lub kontroli,
 nie wywiązywania się klienta z zawartej umowy,
 złożenia wniosku przez klienta.
Jednostka certyfikująca wydaje na piśmie decyzję o ograniczeniu lub cofnięciu certyfikatu
z podaniem warunków, po spełnieniu których zakres certyfikatu lub certyfikat zostanie przywrócony.
Po ustalonym okresie jednostka certyfikująca sprawdza, czy zostały spełnione warunki niezbędne
do przywrócenia zakresu lub/i certyfikatu. .
Certyfikat może być cofnięty w przypadku:
 niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przez jednostką certyfikującą
przy zawieszeniu certyfikatu,
 rezygnacji z certyfikatu przez klienta,
 gdy wyrób nie spełnia wymagań potwierdzonych certyfikatem.
W przypadku ponownego ubiegania się o certyfikat po jego cofnięciu, jednostka certyfikująca
przeprowadza ponownie pełny proces certyfikacji.
8. SKARGI I ODWOŁANIA
Wnioskodawca ma prawo złożyć skargę lub odwołać się od decyzji nie przyznania certyfikatu,
zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu, a także w innych sprawach związanych z procedurą certyfikacji
do Dyrektora Instytutu Biopolimerów i Włókien Chemicznych za pośrednictwem Zakładu
Certyfikacji, zgodnie z procedurą PC-6 Rozpatrywanie skarg i odwołań.
Strona 4/5
Informacja o certyfikacji, wyd. I, 31.03.2015
Załącznik KJ - 6/2
9. OPŁATY
Opłaty za certyfikację zawarte są w cenniku Zakładu Certyfikacji (załącznik PC-7/1). Opłatę wstępną
należy wnieść razem z wnioskiem o przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobu. Opłata wstępna
stanowi część opłaty za cały proces certyfikacji i nie podlega zwrotowi.
Ostateczna opłata pobierana jest po zakończeniu procesu certyfikacji, ale przed wydaniem
certyfikatu. Cennik nie obejmuje kosztów badań laboratoryjnych. Opłaty za badania laboratoryjne
do celów certyfikacji, jak również opłaty za badania w ramach nadzoru rozliczane są przez
wykonujące je laboratorium.
Koszty delegacji służbowych związanych z przeprowadzeniem certyfikacji rozliczane są zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
10. ZAŁĄCZNIKI
1. Wniosek o przeprowadzenie certyfikacji wyrobu
2. Formularz protokółu pobrania próbek do badań certyfikacyjnych
3. Kwestionariusz informacji o zakładzie produkcyjnym
4. Kwestionariusz informacji o importerze
5. Wykaz wyrobów certyfikowanych w Zakładzie Certyfikacji Wyrobów Papierowych
6. Wykaz uznanych laboratoriów
Strona 5/5