Materiał roboczy z wideokonferencji 31 stycznia 2013 r. Dnia 25

Materiał roboczy z wideokonferencji 31 stycznia 2013 r. Dnia 25

Materiał roboczy z wideokonferencji
31 stycznia 2013 r.
Dnia 25 stycznia 2013 r. podpisane zostało zarządzenie nr 21 Ministra Spraw
Wewnętrznych w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt
dla Państwowej Straży Pożarnej. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania
z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2013 r.
Zniesienie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz utworzenie
Ministerstwa Spraw Wewnętrznych spowodowało, że niezbędna stała się weryfikacja
obowiązującej instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt w celu
przystosowania do przepisów zarządzenia nr 6 Ministerstwa Spraw Wewnętrznych z dnia
27 grudnia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu
akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych albo opracowanie nowych przepisów kancelaryjnych.
Wprowadzony rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) jednolity rzeczowy wykaz akt nie uwzględnia specyfiki Państwowej Straży Pożarnej.
Zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji
rządowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 65 poz. 437 z późn. zm.) minister właściwy do spraw
wewnętrznych sprawuje nadzór nad działalnością Państwowej Straży Pożarnej.
Zarządzenie
ministra
Spraw
Wewnętrznych
dotyczy
instrukcji
i jednolitego rzeczowego wykazu akt dla:
-
Komendy Głównej PSP,
-
komend wojewódzkich PSP,
-
komend powiatowych (miejskich) PSP,
-
Szkół Aspirantów PSP w Krakowie i Poznaniu,
-
Centralnej Szkoły PSP w Częstochowie,
-
Szkoły Podoficerskiej PSP w Bydgoszczy,
-
Centralnego Muzeum Pożarnictwa w Mysłowicach,
którego załącznikami są:
- instrukcja kancelaryjna dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej,
kancelaryjnej
- instrukcja kancelaryjna dla komend wojewódzkich i powiatowych (miejskich) Państwowej
Straży Pożarnej, Szkół Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu i Krakowie,
Centralnej Szkole Państwowej Straży Pożarnej w Częstochowie i Szkoły Podoficerskiej
Państwowej Straży Pożarnej w Bydgoszczy, Centralnego Muzeum Pożarnictwa,
- jednolity rzeczowy wykaz akt Państwowej Straży Pożarnej.
Jednolity rzeczowy wykaz akt jest realizacją ustawowego obowiązku zapewnienia
odpowiedniej ewidencji,
przechowywania
i ochrony dokumentacji w
jednostkach
i komórkach organizacyjnych PSP. Stanowi jednolitą klasyfikację i kwalifikację archiwalną
dokumentacji powstającej w PSP i napływającej do niej. Obejmuje wszystkie sprawy
i zagadnienia z zakresu działalności PSP, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami
i hasłami klasyfikacyjnymi oraz kategorią archiwalną.
Dotychczas, jednostki organizacyjne Państwowej Straży Pożarnej stosowały jednolity
rzeczowy wykaz akt, wprowadzony decyzją Nr 113 Komendanta Głównego Państwowej
Straży Pożarnej z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego
rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz.
KG PSP Nr 1, poz. 19). Wykaz został po konsultacji z wszystkimi jednostkami
organizacyjnymi PSP zaktualizowany, zgodnie z nowymi regulacjami prawnymi.
Pierwsza zmiana odnosi się do ponownego uregulowania kwestii klasyfikacji akt
kontroli. Z uwagi na wprowadzenie w art. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli
w administracji rządowej możliwości prowadzenia kontroli w trybie zwykłym lub
uproszczonym dostosowano brzmienie symbolu klasyfikacyjnego „092” do brzmienia
dyspozycji przedmiotowej ustawy.
Kolejna zmiana dotyczy symbolu klasyfikacyjnego „091” pod hasłem „Kontrole
wewnętrzne w trybie zwykłym lub uproszczonym w komórkach organizacyjnych”
polegająca na zmianie kategorii archiwalnej dokumentacji dotyczącej kontroli zarządzanych
przez
kierownika
jednostki/komórki organizacyjnej
we
własnej
jednostce/komórce
organizacyjnej (kwalifikowanych do kategorii „B” jako dokumentacja niearchiwalna).
Proponowana zmiana ma na celu ujednolicenie procedury archiwizacji akt kontroli
wewnętrznej w Państwowej Straży Pożarnej i odejście od kwalifikowania ich jako materiału
archiwalnego kategorii „A” – w zamian akta kontroli wewnątrz w Państwowej Straży
Pożarnej kwalifikowane będą do kategorii „B”.
W załączniku nr 3 „Jednolity rzeczowy wykaz akt dla Państwowej Straży
Pożarnej” wprowadza się następujące zmiany:
Dokumentację dotyczącą przepisów (klasa 02), planów i sprawozdań (klasa 03), analiz
(klasa 036), kontroli (klasa 09) zgromadzono we właściwych klasach.
W symbolu 06 – Wydawnictwa, informacje, prace naukowo-badawcze zmienione
zostały
„symbole
klasyfikacyjne”
oraz
„kategoria
archiwalna”
w
związku
z niewystępowaniem już niektórych haseł klasyfikacyjnych w jednostkach organizacyjnych
Państwowej Straży Pożarnej oraz gromadzeniem dokumentacji, której wytwórcą nie były
jednostki organizacyjne Państwowej Straży Pożarnej
W symbolu 079 – Zaproszenia, życzenia, gratulacje, podziękowania, kondolencje
itp. zaniżona została kategoria archiwalna z „B-2” na „BC” ze względu na małą wartość
archiwalną gromadzonej dokumentacji.
W symbolu 098 – Nadzór dydaktyczny i pedagogiczny oraz w symbolu 099 – Inne
czynności nadzoru dodane zostały nowe „symbole klasyfikacyjne”.
W symbolu 117 – Oświadczenia majątkowe pracowników w rubryce „uwagi”
zaznaczone jest, że okres przechowywania liczony jest na podstawie odrębnych przepisów,
a kategoria archiwalna zmieniona została z „BE-5” na „B-10”.
W symbolu 13 – Bezpieczeństwo i higiena pracy, 14 – Szkolenie i doskonalenie
zawodowe. Szkolnictwo resortowe i 19 –- Opieka zdrowotna i rehabilitacja
przeredagowany i zmieniony został „symbol klasyfikacyjny” oraz brzmienie „haseł
klasyfikacyjnych” w celu właściwego klasyfikowania i kwalifikowania gromadzonej
dokumentacji.
W symbolu 225 – Akta mieszkaniowe strażaka/emeryta dodany został nowy symbol
w celu zgromadzenia najważniejszej dokumentacji w jednej teczce aktowej.
W symbolu 46 – Współpraca transgraniczna i międzyregionalna, w związku
z gromadzoną dokumentacją o charakterze informacyjnym zaniżona została kategoria
archiwalna z „A” do „BE-5”, i dostosowane jest brzmienie rubryki „uwagi” dla
przedmiotowego symbolu klasyfikacyjnego.
W symbolu 553 – Zabezpieczenie operacyjne po uwzględnieniu masowości tego
rodzaju dokumentacji zrezygnowano z konieczności przeprowadzania ekspertyzy.
W symbolu 5600 i 5601 – Czynności ratownicze na terenie kraju i poza granicami
kraju zwiększona została kategoria archiwalna z „B-5” na „B-10” w związku na charakter
przechowywanej dokumentacji.
W symbolu 6 – Administracja publiczna i 7 – Audyt zmienione są symbole
klasyfikacyjne, aby zachować właściwą kolejność.
1. Sprawy rozpoczęte i zarejestrowane po 1 stycznia2013 r.
- jeżeli są zakończone zamknąć i założyć segregatory z nowymi symbolami
klasyfikacyjnymi,
- sprawy niezakończone można zarejestrować na nowo lub kontynuować do zamknięcia
spraw i po zakończeniu założyć segregatory z nowymi symbolami klasyfikacyjnymi,
- można też segregator opisać dwoma symbolami klasyfikacyjnymi starym i nowym jako
kontynuację sprawy.
2. Dokumenty wytworzone do 2012 roku przyjmujemy do archiwum na podstawie
jednolitego rzeczowego wykazu akt, wprowadzonego decyzją Nr 113 Komendanta
Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 3 czerwca 2008 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych
Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KG PSP Nr 1, poz. 19).
3. Okres przechowywania akt podlega wydłużeniu (np.: z „B5” na „B20”), w przypadku
dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach Państwowej Straży Pożarnej,
które zostały sklasyfikowane na podstawie obowiązującego w danym okresie jednolitego
rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.
4. Jeżeli zmiana przepisów polega na skróceniu okresu przechowywania akt (np.: z „B10” na
„B5”), uwzględnia się ją tylko na nowo założonych teczkach spraw, nie można jej zmienić
na teczkach już prowadzonych przez referentów.
5. Do końca lutego 2013 roku przeprowadzić szkolenie w podległych jednostkach
organizacyjnych PSP i sporządzić informację z realizacji zadania, którą należy przysłać do
BKSW KG PSP.