Podręcznik klienta faksu

GFI Product Manual
Podręcznik klienta faksu
http://www.gfi.com
[email protected]
Informacje zamieszczone w tym dokumencie mogą zostać zmienione bez powiadomienia. Jeśli nie podano
inaczej, firmy, nazwy i dane użyte w przykładach są fikcyjne. Żadnej części niniejszego dokumentu nie wolno
w żadnej formie powielać ani przekazywać za pomocą jakichkolwiek środków elektronicznych lub
mechanicznych w jakimkolwiek celu bez wyraźnej, pisemnej zgody firmy GFI SOFTWARE Ltd.
Program FaxMaker podlega prawom autorskim firmy GFI SOFTWARE LTD  1999–2011 GFI SOFTWARE Ltd.
Wszelkie prawa zastrzeżone.
FaxMaker jest zastrzeżonym znakiem towarowym, a GFI SOFTWARE Ltd i GFI SOFTWARE LTD są znakami
towarowymi firmy GFI SOFTWARE Ltd. w Europie, Stanach Zjednoczonych i w innych krajach.
Wersja 14 – ostatnia aktualizacja: September 7, 2011
Tartalomjegyzék
1
Wysyłanie i odbieranie faksów
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2
5
Informacje wstępne o wysyłaniu faksów ........................................ 5
Wysyłanie faksu ..................................................................... 5
Ponowne wysyłanie faksu ........................................................ 10
Wyświetlanie podglądu faksu ................................................... 11
Odbieranie faksów ................................................................ 11
Wysyłanie i odbieranie wiadomości SMS
13
2.1 Informacje wstępne o bramie wiadomości SMS ............................... 13
2.2 Wysyłanie wiadomości SMS za pomocą formularza wiadomości SMS
programu FaxMaker...................................................................... 13
3
Wysyłanie faksów i wiadomości SMS z programu Microsoft Outlook
17
3.1 Wprowadzenie ..................................................................... 17
3.2 Wysyłanie faksu za pomocą formularza wiadomości programu Microsoft
Outlook .................................................................................... 17
3.3 Wysyłanie faksu za pomocą polecenia Wyślij ................................. 18
3.4 Wysyłanie wiadomości SMS w programie Microsoft Outlook ................ 18
3.5 Ponowne wysyłanie i wyświetlanie podglądu wiadomości SMS ............. 19
4
Wysyłanie i odbieranie faksów oraz wiadomości SMS w klientach poczty e-mail
21
4.1
4.2
4.3
4.4
5
Wprowadzenie ..................................................................... 21
Wysyłanie faksu ................................................................... 21
Opcje faksu w przypadku korzystania z aplikacji do obsługi poczty e-mail
21
Wysyłanie wiadomości SMS ...................................................... 22
Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
Index
25
Podgląd programu FaxMaker .................................................... 25
Adnotacje faksu ................................................................... 26
Książka adresowa programu FaxMaker ......................................... 28
Zarządzanie poszczególnymi adresatami ...................................... 28
Zarządzanie grupami ............................................................. 29
Zarządzanie książkami adresowymi ............................................ 31
33
1
1.1
Wysyłanie i odbieranie faksów
Informacje wstępne o wysyłaniu faksów
Faksy można wysłać następującymi sposobami:
1. Utworzyć lub otworzyć dokument w dowolnej aplikacji systemu Windows i wydrukować
go za pomocą urządzenia „Drukarka FaxMaker”. Dokument zostanie przekonwertowany do
faksu, który zostanie dołączony w formularzu wiadomości faksowej programu FaxMaker lub
w formularzu nowej wiadomości programu Outlook.
2. Otworzyć formularz wiadomości faksowej programu FaxMaker z grupy programów
FaxMaker i wysłać faks bezpośrednio z poziomu formularza.
3. Otworzyć program Microsoft Outlook, utworzyć nową wiadomość, wprowadzić tekst do
wysłania, dodać załączniki i wysłać faks bezpośrednio z poziomu programu Microsoft
Outlook.
4. W dowolnej aplikacji pakietu Microsoft Office użyj polecenia Wyślij do w menu Plik.
Utworzony dokument zostanie dołączony do wiadomości pocztowej programu Microsoft
Outlook.
Oprogramowanie klienta FaxMaker składa się ze sterownika faks-drukarki, podglądu faksów
oraz opcjonalnego formularza wiadomości faksowej programu FaxMaker. Formularz
wiadomości faksowej programu FaxMaker obsługuje książkę adresową programu Outlook,
ale zawiera również własną książkę adresową dla użytkowników niekorzystających z
programu Microsoft Outlook.
1.1.1 Określanie adresu e-mail
Zrzut ekranu 1 — określanie adresu e-mail.
Przy pierwszym otwarciu formularza wiadomości faksowej programu FaxMaker zostanie
wyświetlony monit o podanie adresu e-mail. Będzie on używany do odbierania raportów o
dostarczeniu.
1.2
Wysyłanie faksu
Aby wysłać faks z poziomu aplikacji systemu Windows:
1. Utwórz nowy lub otwórz istniejący dokument systemu Windows.
GFI FaxMaker
Wysyłanie i odbieranie faksów | 5
Zrzut ekranu 2 — wybrany sterownik drukarki FaxMaker.
2. Wydrukuj dokument na drukarce „FaxMaker”. Kliknij polecenie Drukuj w menu Plik. W
oknie dialogowym Drukowanie kliknij opcję Nazwa ►FaxMaker. Kliknij przycisk OK.
UWAGA: Jeśli skonfigurowano wyświetlanie formularza nowej wiadomości programu
Outlook po wydrukowaniu pliku na drukarce FaxMaker, należy zapoznać się z pozostałymi
czynnościami w punkcie „Wysyłanie faksu za pomocą formularza wiadomości programu
Microsoft Outlook”.
Zrzut ekranu 3 — formularz wiadomości faksowej programu FaxMaker.
3. Zostanie wyświetlony formularz wiadomości faksowej programu FaxMaker z
dokumentem dołączonym jako plik faksu. Aby dodać do faksu stronę tytułową, w
formularzu można wprowadzić odpowiedni tekst. Można także dołączyć pliki pakietu Office
za pomocą dostępnej w menu funkcji wstawiania załącznika.
UWAGA: W przypadku dołączania plików innych niż pliki faksu programu FaxMaker należy
upewnić się, że wszystkie czcionki i obiekty zawarte w dokumencie są dostępne także na
serwerze.
4. Określ adresatów faksu: Kliknij przycisk Do... i wybierz odbiorców z listy kontaktów
programu Outlook. Kliknij przycisk „Do->”, aby dodać adresata. Można dodać wielu
adresatów. Kliknij przycisk OK, aby kontynuować.
6 | Wysyłanie i odbieranie faksów
GFI FaxMaker
UWAGA: Upewnij się, że dla adresata określono numer faksu w polu Faks służbowy. W
przypadku jednorazowego wysyłania faksu do adresatów niewprowadzonych wcześniej na
liście kontaktów można podać numer faksu bezpośrednio w polu Do:.
Zrzut ekranu 4 — wybieranie adresata faksu.
W przypadku korzystania z książki adresowej programu FaxMaker
Kliknij przycisk Do... i wybierz odbiorcę faksu. Aby dodać nowy kontakt faksowy, kliknij
kolejno opcje Zaawansowane ►Nowy... ►Nowy kontakt. Zostanie otwarte okno
dialogowe „Kontakt”, w którym można dodać adresata. Kliknij opcję Zapisz i zamknij,
aby zapisać nowy kontakt. Zaznacz nazwy kontaktów i kliknij kolejno przyciski Do-> ►OK,
aby dodać adresata do faksu.
5. Po określeniu adresata można także wybrać opcje faksu. Kliknij pozycję „Opcje” na
pasku narzędzi, aby otworzyć okno dialogowe Opcje. Dostępne są następujące opcje:
GFI FaxMaker
Wysyłanie i odbieranie faksów | 7
Zrzut ekranu 5 — opcje formatu faksów.
Karta Format
Rozdzielczość: Wybór rozdzielczości wysyłanego faksu.
Podpis: Wybór podpisu, który ma być dodawany do wszystkich faksów.
Wyślij stronę tytułową: Po zaznaczeniu tej opcji do faksu zostanie dodana strona
tytułowa.
Nazwa strony tytułowej: Aby wysłać stronę tytułową inną niż domyślna, wprowadź nazwę
niestandardowej strony tytułowej do wysłania (ta strona powinna zostać skonfigurowana
na serwerze przez administratora).
UWAGA: Lista stron tytułowych nie wyświetla automatycznie stron tytułowych
znajdujących się na serwerze.
8 | Wysyłanie i odbieranie faksów
GFI FaxMaker
Zrzut ekranu 6 — opcje dostarczania faksów.
Karta Dostarczanie
Ważność: Ustawienie poziomu ważności na wysoki lub normalny wpłynie na czas dostawy
tylko w przypadku dużej liczby faksów w kolejce. Tę opcję można wybrać bezpośrednio z
paska narzędzi.
Kod bilingowy: Kod bilingowy służy do rejestracji kopii w celu wydzielenia kosztów faksów
(opcjonalnie).
Planowanie: Aby wysłać faks w innym dniu lub o późniejszej godzinie, zaznacz to pole
wyboru, a następnie wybierz datę i godzinę, o której ma zostać wysłany faks.
GFI FaxMaker
Wysyłanie i odbieranie faksów | 9
Zrzut ekranu 7 — opcje serwera SMTP.
Karta Opcje serwera SMTP
Adres e-mail: Umożliwia podanie adresu e-mail, na który mają być wysyłane raporty o
dostarczeniu wiadomości faksowych.
Nazwa, adres IP i port serwera poczty, Użyj uwierzytelniania SMTP: Umożliwia
wprowadzenie informacji o bramie SMTP serwera GFI FaxMaker.
6. Podaj temat faksu (pozwoli to rozpoznać faks po odebraniu powiadomienia o stanie
faksu) i kliknij przycisk Wyślij.
Program FaxMaker przefaksuje dokument. Wkrótce w skrzynce odbiorczej zostanie
odebrany raport o transmisji z informacją o stanie wysłanego faksu, liczbie
przefaksowanych stron oraz godzinie wysłania faksu. W przypadku niepowodzenia
wysyłania faksu raport będzie zawierać informacje o przyczynach.
Aby wysłać faks bezpośrednio z programu FaxMaker
1. Otwórz formularz wiadomości faksowej programu FaxMaker z grupy programów klienta
FaxMaker.
2. Wykonaj procedury opisane w części „Wysyłanie faksu z aplikacji systemu Windows”
tego rozdziału od czynności 4.
1.3
Ponowne wysyłanie faksu
Program GFI FaxMaker przechowuje kopię faksu na serwerze, dlatego można natychmiast
wysłać ponownie wszystkie faksy. Wystarczy odpowiedzieć na raport o powodzeniu lub
niepowodzeniu transmisji wysłany przez serwer FaxMaker.
Program GFI FaxMaker zapewnia także, że adres odpowiedzi jest numerem faksu
oryginalnego adresata. Aby wysłać ponownie identyczny faks do tego samego nadawcy,
należy kliknąć przycisk Wyślij ponownie.
10 | Wysyłanie i odbieranie faksów
GFI FaxMaker
UWAGA 1: Program GFI FaxMaker nie dołącza raportu o transmisji do faksu. W razie
potrzeby można edytować numer odbiorcy w polu Do.
UWAGA 2: Nie należy edytować pola tematu. Zawiera ono kod służący do zlokalizowania
faksu.
Program GFI FaxMaker przechowuje na serwerze niewysłane faksy przez 1 tydzień, a
wysłane przez 2 tygodnie. Ponadto faks można wysłać ponownie na dwa sposoby:
1. W wiadomości e-mail z raportem o transmisji kliknij przycisk Odpowiedz i dokonaj
edycji raportu o transmisji. Program GFI FaxMaker ustawi adres odpowiedzi jako numer
faksu oryginalnego adresata. Oryginalny tekst faksu będzie znajdować się w treści
odpowiedzi. Kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać faks ponownie.
2. Jeśli w oryginalnym faksie znajdowały się załączniki niezawarte w tekście strony
tytułowej, należy użyć funkcji przesyłania dalej – dostępnej w kliencie poczty e-mail.
Dzieje się tak dlatego, że funkcja odpowiedzi na wiadomości nie powoduje dołączenia
plików oryginalnego faksu. W takim przypadku w oknie wiadomości e-mail z raportem o
transmisji kliknij przycisk Prześlij dalej. Teraz skopiuj numer faksu z pola „Od” raportu o
transmisji i wklej go do przesyłanej dalej wiadomości. Kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać
faks ponownie.
1.4
Wyświetlanie podglądu faksu
W przypadku bardzo ważnych faksów można sprawdzić, jak będzie wyglądać faks przed
wysłaniem. W takim przypadku serwer faksu może wysłać podgląd:
Zrzut ekranu 8 — podgląd.
1. Na pasku zadań formularza nowego faksu programu FaxMaker kliknij przycisk Podgląd.
2. Serwer faksu przekonwertuje faks i odeśle go jako załącznik do skrzynki pocztowej email.
UWAGA: Temat będzie zawierać kod w postaci [::send=pbc123ff].
3. Aby wysłać faks, kliknij przycisk Odpowiedz, a następnie kliknij przycisk Wyślij. Faks
zostanie natychmiast wysłany przez serwer.
UWAGA: Faks wysłany jako podgląd musi zostać wysłany w ciągu 1 dnia. W przeciwnym
razie zostanie usunięty.
1.5
Odbieranie faksów
Faksy przychodzące są umieszczane w folderze Skrzynka odbiorcza w programie Microsoft
Outlook. W chwili nadejścia faksu zostaje wyświetlony komunikat „Odebrano nowy faks”.
Aby wyświetlić faks:
1. Kliknij dwukrotnie wiadomość i załącznik faksu, aby wyświetlić załączniki.
GFI FaxMaker
Wysyłanie i odbieranie faksów | 11
Zrzut ekranu 9 — okno programu Outlook z wiadomościami faksowymi.
12 | Wysyłanie i odbieranie faksów
GFI FaxMaker
2
Wysyłanie i odbieranie wiadomości SMS
2.1
Informacje wstępne o bramie wiadomości SMS
Program FaxMaker zawiera bramę e-mail-SMS umożliwiającą użytkownikom wysyłanie
wiadomości SMS.
Co to jest wiadomość SMS?
Funkcja wiadomości SMS (Short Message Service), nazywana także funkcją wiadomości
tekstowych, umożliwia wysyłanie oraz odbieranie wiadomości tekstowych za pomocą
telefonów komórkowych. Tekst może zawierać wyrazy, cyfry lub kombinację znaków
alfanumerycznych. Funkcja SMS została udostępniona jako część standardu GSM fazy 1.
Każda wiadomość tekstowa może zawierać maksymalnie 160 znaków alfabetu łacińskiego
lub maksymalnie 70 znaków innego alfabetu, np. arabskiego lub chińskiego.
W jakim celu stosuje się bramę wiadomości SMS?
Wiadomości SMS można wysyłać z dowolnego telefonu komórkowego GSM, a także za
pośrednictwem usługodawców internetowych. Korzystanie z centralnej bramy wiadomości
SMS w firmie ma wiele zalet:
»
Wysłanie wiadomości z programu Outlook jest o wiele szybsze niż z telefonu
komórkowego.
»
Wysyłanie wiadomości z komputera umożliwia korzystanie z listy kontaktów
programu Outlook.
»
Wysyłanie wiadomości z komputera umożliwia zachowanie kopii wysłanych
wiadomości SMS.
»
Usługodawca internetowy świadczący usługę przesyłania wiadomości SMS
wymaga ponoszenia dodatkowych kosztów administracyjnych, ale umożliwia
także logowanie użytkowników na swoich kontach usługi. Wymaga to
dodatkowych czynności od użytkownika oraz czynności administracyjnych od
administratora.
»
Jeśli w firmie nie ma służbowych telefonów komórkowych, użytkownik mógłby
płacić za prywatne wiadomości SMS.
2.2
Wysyłanie wiadomości SMS za pomocą formularza wiadomości SMS
programu FaxMaker
Aby wysłać wiadomość SMS, należy użyć formularza wysyłania wiadomości SMS programu
FaxMaker. W formularzu można wybrać adresatów wiadomości SMS z listy kontaktów
programu Outlook. Należy wcześniej sprawdzić, czy uzupełniono pola z numerami
telefonów komórkowych adresatów.
GFI FaxMaker
Wysyłanie i odbieranie wiadomości SMS | 13
Zrzut ekranu 10 — formularz wiadomości SMS.
1. Otwórz formularz wiadomości SMS programu FaxMaker z grupy programów klienta
FaxMaker.
Zrzut ekranu 11 — wprowadzanie numeru telefonu komórkowego dla kontaktu.
2. Adresatów można określić na dwa sposoby: wpisując numer w polu Do: lub wybierając
adresata z książki adresowej programu Outlook. W drugim przypadku przed kliknięciem
przycisku Do: należy sprawdzić, czy dla adresata w odpowiednim polu wpisano numer
telefonu komórkowego. Aby wprowadzić numer telefonu komórkowego dla kontaktu:
a. Otwórz listę kontaktów (przycisk Kontakty) i kliknij dwukrotnie adresata.
b. W odpowiednim polu wprowadź numer telefonu komórkowego GSM (pod
numerem faksu służbowego). Kliknij przyciski Zapisz i Zamknij, aby zapisać numer
telefonu komórkowego.
14 | Wysyłanie i odbieranie wiadomości SMS
GFI FaxMaker
UWAGA: W przypadku korzystania z usługi internetowej przesyłania wiadomości SMS
numer telefonu komórkowego należy wprowadzić w formacie międzynarodowym, tj. dodać
kod kraju na początku numeru, na przykład +35699407512.
3. Wybierz adresatów, klikając przycisk Do... i przycisk OK.
UWAGA: Kontakt nie zostanie wyświetlony, jeśli nie wprowadzono adresu e-mail LUB
numeru faksu. Z tego względu dla każdego kontaktu należy wprowadzić adres e-mail lub
numer faksu.
4. Po zakończeniu kliknij przycisk Wyślij. Program FaxMaker wyśle teraz wiadomość SMS.
Wkrótce w skrzynce odbiorczej zostanie odebrany raport o transmisji z informacją o stanie
wysłanej wiadomości SMS.
GFI FaxMaker
Wysyłanie i odbieranie wiadomości SMS | 15
3
3.1
Wysyłanie faksów i wiadomości SMS z programu Microsoft Outlook
Wprowadzenie
Jeśli w firmie jest używany program Exchange Server 2000 lub 2003, można wysyłać lub
odbierać faksy bezpośrednio w programie Microsoft Outlook w sposób opisany w tym
rozdziale.
Jeśli w firmie nie ma programu Exchange Server 2000 lub 2003, można nadal wysyłać lub
odbierać faksy bezpośrednio w programie Microsoft Outlook, jednak należy postępować
zgodnie z instrukcjami zawartymi w rozdziale „Wysyłanie i odbieranie faksów oraz
wiadomości SMS w klientach poczty e-mail”. Z tego rozdziału należy także skorzystać, aby
wysyłać i odbierać faksy w programie Microsoft Outlook Express za pośrednictwem
programu Exchange Server 2000/2003.
3.2
Wysyłanie faksu za pomocą formularza wiadomości programu Microsoft
Outlook
1. Wybierz opcję drukowania dokumentu za pomocą sterownika drukarki FaxMaker lub
utwórz nową wiadomość pocztową w programie Outlook.
2. Jeśli wybrano opcję drukowania za pomocą sterownika drukarki FaxMaker, dokument
zostanie dołączony do formularza nowej wiadomości. Tekst wprowadzony w wiadomości email zostanie sformatowany jako domyślna strona tytułowa firmy. Można także dołączyć
dokumenty pakietu Office, pliki HTML lub pliki PDF. Samą wiadomość można zredagować w
formacie HTML.
UWAGA: Aby dołączyć plik zawierający obiekt lub czcionki niedostępne w instalacji
standardowej, lepiej jest wydrukować dokument lokalnie niż go dołączać, ponieważ
serwer faksu nie będzie mieć dostępu do czcionek lub osadzonych obiektów.
Zrzut ekranu 12 — okno dialogowe wysyłania wiadomości w programie Outlook z załącznikiem w formacie programu
Microsoft Word.
3. Kliknij przycisk Do... w formularzu nowej wiadomości programu Outlook. Zostanie
wyświetlona książka adresowa programu. Wybierz listę kontaktów programu Outlook, a
następnie wybierz adresata. Kliknij przycisk Do->, aby dodać adresata i kliknij przycisk OK
po zakończeniu.
GFI FaxMaker
Wysyłanie faksów i wiadomości SMS z programu Microsoft Outlook | 17
UWAGA 1: Można dodać wielu adresatów.
UWAGA 2: Upewnij się, że dla adresata określono numer faksu w polu Faks służbowy. Jeśli
tak, będzie on wyświetlany w książce adresowej programu Outlook obok imienia i nazwiska
w polu Faks służbowy.
Wskazówka: Tworzenie adresu do jednorazowego wysłania za pomocą adresowania
SMTP
W przypadku jednorazowego wysyłania faksu do adresatów niewprowadzonych wcześniej
na liście kontaktów można wprowadzić numer faksu bezpośrednio w polu Do: w
następującym formacie: [fax:<numer>], na przykład [fax: 0234123918].
4. Kliknij przycisk Wyślij.
Program FaxMaker przefaksuje dokument. Wkrótce w skrzynce odbiorczej zostanie
odebrany raport o transmisji z informacją o stanie wysłanego faksu, liczbie
przefaksowanych stron oraz godzinie wysłania faksu. W przypadku niepowodzenia
wysyłania faksu raport będzie zawierać informacje o przyczynach.
Uwaga dotycząca pola nazwy firmy na stronach tytułowych
Aby nazwa firmy pojawiała się na stronie tytułowej, należy użyć formularza wiadomości
faksowej programu FaxMaker LUB wybrać adresata z publicznej listy kontaktów, do której
ma dostęp serwer faksu FaxMaker. Dzieje się tak dlatego, że program Microsoft Outlook
nie dodaje nazwy firmy adresata do wiadomości e-mail. Aby uzyskać więcej informacji,
skontaktuj się z administratorem.
3.3
Wysyłanie faksu za pomocą polecenia Wyślij
Aplikacje pakietu Microsoft Office zawierają polecenie Wyślij umożliwiające wysłanie
dokumentu pocztą e-mail. Tego samego polecenia można użyć do wysłania dokumentu
faksem.
1. Utwórz dokument i wybierz kolejno polecenia Wyślij do ►Adresat poczty (jako
załącznik)… z paska menu.
2. Wykonaj czynności od punktu 2. opisane w części „Wysyłanie faksu za pomocą
formularza wiadomości programu Microsoft Outlook”.
3.4
Wysyłanie wiadomości SMS w programie Microsoft Outlook
Wiadomość SMS można wysłać bezpośrednio z poziomu programu Microsoft Outlook za
pomocą formatu adresu jednorazowego. Nie można wybrać adresata z listy kontaktów
programu Outlook. W tym celu należy użyć formularza wiadomości SMS programu
FaxMaker. Aby wysłać wiadomość SMS w programie Microsoft Outlook:
1. W oknie programu Microsoft Outlook utwórz nową wiadomość pocztową i wpisz tekst
wiadomości SMS.
UWAGA 1: Wiadomość SMS może zawierać maksymalnie 160 znaków. Jeśli zostanie
wpisanych więcej znaków, wiadomość SMS zostanie podzielona na więcej wiadomości.
UWAGA 2: Należy usunąć wszelkie podpisy wiadomości e-mail. Podpisy wiadomości e-mail
są częścią tekstu i zostałyby dodane do wiadomości SMS.
2. W polu Do: wpisz adresata wiadomości SMS w formacie [sms: <numer>], na przykład
[sms: 99785623].
18 | Wysyłanie faksów i wiadomości SMS z programu Microsoft Outlook
GFI FaxMaker
Zrzut ekranu 13 — raport o transmisji wiadomości SMS.
3. Kliknij przycisk Wyślij. Program FaxMaker wyśle teraz wiadomość SMS. Po niedługim
czasie otrzymasz raport z informacją o stanie wysłanej wiadomości SMS.
3.5
Ponowne wysyłanie i wyświetlanie podglądu wiadomości SMS
Ponowne wysyłanie i wyświetlanie podglądu wiadomości SMS wykonuje się tak samo jak w
przypadku faksów. Więcej informacji na ten temat znajduje się w sekcjach „Ponowne
wysyłanie faksu” i „Wyświetlanie podglądu faksu” w tym dokumencie.
GFI FaxMaker
Wysyłanie faksów i wiadomości SMS z programu Microsoft Outlook | 19
4
4.1
Wysyłanie i odbieranie faksów oraz wiadomości SMS w klientach
poczty e-mail
Wprowadzenie
Jeśli firma nie korzysta z programu Exchange Server 2000 lub 2003 ani programu Microsoft
Outlook, faksy oraz wiadomości SMS można wysyłać i odbierać metodą opisaną w tym
rozdziale.
4.2
Wysyłanie faksu
Aby wysłać faks w kliencie poczty e-mail:
1. Otwórz formularz nowej wiadomości w kliencie poczty e-mail i wpisz wiadomość
faksową. Jeśli nie wprowadzisz wiadomości, nie zostanie przefaksowana żadna strona
tytułowa. Jeśli wprowadzisz temat, pojawi się on w polu <Temat> na stronie tytułowej.
Można także dołączyć dowolny dokument pakietu Office, pliki PDF lub pliki HTML.
2. Określ adresata faksu: Wprowadź numer faksu w polu „Do:” w następującym formacie:
[email protected], np.: [email protected].
 Ta metoda adresowania wymaga skonfigurowania serwera pocztowego tak, aby
przesyłał dalej wszystkie wiadomości wysyłane do domeny faxmaker.com na serwer faksu
GFI FaxMaker. Odpowiednią procedurę przygotowano dla programów Lotus Notes i
Microsoft Exchange Server 5.5, jednak jest ona podobna w przypadku innych serwerów
pocztowych.
3. Pliki można dołączyć do wiadomości za pomocą funkcji „Dołącz plik”.
4. Po zakończeniu kliknij przycisk „Wyślij”. Program FaxMaker wyśle faks i powiadomi
użytkownika o stanie faksu, wysyłając pocztą e-mail raport o transmisji.
4.3
Opcje faksu w przypadku korzystania z aplikacji do obsługi poczty e-mail
Aby wysłać faks przy użyciu opcji faksu różniących się od ustawień domyślnych
skonfigurowanych przez administratora lub użytkownika, można to zrobić, korzystając z
opcji faksu opisanych w tym akapicie. Opcje faksu należy wpisać w górnej części treści
wiadomości e-mail i poprzedzić je podwójnym dwukropkiem. Należy pamiętać, że adresaci
faksu nie będą mogli zobaczyć tych specyfikacji w otrzymanym tekście. Można użyć
następujących opcji:
Aby określić stronę tytułową
::C=nazwa strony tytułowej
Na przykład: ::C=strona_tytułowa1
Wartość „nazwa strony tytułowej” oznacza nazwę strony tytułowej. Jeśli strona tytułowa
ma być wysyłana, ponieważ zostanie ona dodana domyślnie później, można pominąć tę
opcję, podając zamiast nazwy strony tytułowej wartość „none”. Spowoduje to, że
program FaxMaker nie będzie dodawać strony tytułowej.
UWAGA: Należy pamiętać, że stronę tytułową należy najpierw zapisać i skonfigurować na
serwerze.
Aby określić wysoką lub niską rozdzielczość
::„H” lub „N”
Na przykład: ::H
Wartość „H” oznacza wysoką rozdzielczość (200 na 200 dpi), a wartość „N” normalną
rozdzielczość (200 na 100 dpi).
GFI FaxMaker
Wysyłanie i odbieranie faksów oraz wiadomości SMS w klientach poczty e-mail | 21
Aby określić przednią stronę tytułową
::F=nazwa strony tytułowej
Na przykład: ::C=strona_tytułowa2
Aby zaplanować faks
::nn:mm
Na przykład: ::23:15
Wartość „nn” odpowiada godzinom, a wartość „mm” minutom. Tej opcji można użyć, aby
wysłać faks w określonym dniu i o określonej godzinie.
Aby określić kod bilingowy
::B=nnnn
Na przykład: ::B=5
Wartość „nnn” można zastąpić dowolną liczbą. Zostanie ona dodana w pliku dziennika i
może służyć do wydzielenia kosztów.
Aby określić priorytet
::p=low/high/l/h lub priority=low/high/l/h
Na przykład: ::p=low
Wartość „P” oznacza priorytet. Można wprowadzić następujące wartości: low, high albo l,
h. Ta opcja jest przydatna w przypadku przesyłania dużej liczby faksów i konieczności
natychmiastowego przesłania faksu.
Wiele opcji
W przypadku użycia w wiadomości wielu opcji należy wpisać je w jednym wierszu i
oddzielić przecinkami.
Na przykład:
:: c=strona_tytułowa1, 23:15, B=5
4.4
Wysyłanie wiadomości SMS
Aby wysłać wiadomość SMS z klienta poczty e-mail:
1. Utwórz nową wiadomość pocztową i wprowadź tekst wiadomości SMS.
UWAGA 1: Wiadomość SMS może zawierać maksymalnie 160 znaków. Jeśli zostanie
wpisanych więcej znaków, wiadomość SMS zostanie podzielona na więcej wiadomości.
UWAGA 2: Należy usunąć wszelkie podpisy wiadomości e-mail, ponieważ są one częścią
tekstu i zostałyby dodane do wiadomości!
2. W polu Do: wybierz adresata wiadomości za pomocą następującego formatu
adresowania SMTP: [email protected], np.: [email protected].
UWAGA: Ta metoda adresowania wymaga skonfigurowania serwera pocztowego tak, aby
przesyłał dalej wszystkie wiadomości wysyłane do domeny smsmaker.com na serwer faksu
GFI FaxMaker. W podręczniku użytkownika znajduje się odpowiednia procedura
przygotowana dla programów Lotus Notes i Microsoft Exchange Server 5.5, jednak jest ona
podobna w przypadku innych serwerów pocztowych.
22 | Wysyłanie i odbieranie faksów oraz wiadomości SMS w klientach poczty e-mail
GFI FaxMaker
Zrzut ekranu 14 — raport o transmisji wiadomości SMS.
3. Po zakończeniu kliknij przycisk Wyślij. Program FaxMaker wyśle teraz wiadomość SMS.
Po niedługim czasie otrzymasz raport z informacją o stanie wysłanej wiadomości SMS.
GFI FaxMaker
Wysyłanie i odbieranie faksów oraz wiadomości SMS w klientach poczty e-mail | 23
5
5.1
Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka
telefoniczna
Podgląd programu FaxMaker
UWAGA: Jeśli administrator skonfigurował odbiór faksów w formacie PDF, podgląd faksów
nie będzie przydatny.
W narzędziu Podgląd faksów programu FaxMaker można przeglądać, drukować i zapisywać
pliki faksów. Narzędzie można uruchomić, klikając dwukrotnie załącznik programu
FaxMaker wyświetlony w oknie dialogowym przychodzącego lub wychodzącego faksu.
Zrzut ekranu 15 — podgląd faksów programu FaxMaker.
Funkcje narzędzia Podgląd:
1. Przeglądanie kolejnych stron za pomocą poleceń „Następna strona” lub „Poprzednia
strona” z menu „Strona”. W przypadku faksu zawierającego jedną stronę ta funkcja będzie
nieaktywna.
2. Zmiana rozmiaru dokumentu na ekranie za pomocą poleceń „Dopasuj do szerokości” lub
„Dopasuj do wysokości” z menu „Powiększenie”.
3. Powiększenie lub pomniejszenie dokumentu do wartości wybranej z menu
„Powiększenie”.
4. Odwrócenie obrazu za pomocą polecenia Odwróć z menu „Strona”.
5. Obrócenie odwróconego obrazu odebranego faksu.
6. Drukowanie dokumentu na drukarce lokalnej za pomocą polecenia Drukuj z menu „Plik”.
7. Zapisywanie faksu jako załącznika za pomocą funkcji Zapisz jako w narzędziu Podgląd
programu FaxMaker.
8. Eksportowanie faksów do różnych formatów za pomocą funkcji „Zapisz jako”.
GFI FaxMaker
Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna | 25
5.2
Adnotacje faksu
W podglądzie programu FaxMaker można dodawać adnotacje do faksów. Narzędzia
adnotacji znajdują się w menu adnotacji lub na pasku narzędzi adnotacji. Dostępne są
następujące narzędzia adnotacji:
Narzędzie do zaznaczania adnotacji
To narzędzie służy do zaznaczania pojedynczej adnotacji. Po zaznaczeniu adnotacji
zostaje ona wyświetlona w prostokącie i jest otoczona ośmioma „uchwytami”. Za pomocą
tych uchwytów można zmienić jej rozmiar lub ją przenieść. Aby zmienić rozmiar adnotacji,
należy przeciągnąć odpowiedni uchwyt. Przeciągnięcie narożnego uchwytu umożliwia
zmianę zarówno szerokości, jak i wysokości. Natomiast przeciągnięcie uchwytu
znajdującego się na krawędzi powoduje zmianę tylko szerokości lub tylko wysokości. Jeśli
są wyświetlane uchwyty adnotacji, można ją przesunąć, klikając i przeciągając dowolną,
inną niż obszary uchwytów, część adnotacji.
Po zaznaczeniu adnotacji można zmienić jej styl, korzystając z pasków narzędzi
formatowania, stylu linii lub kolorów. Na przykład po zaznaczeniu adnotacji tekstowej
pasek narzędzi formatowania zmieni się i będzie zawierać pola, takie jak nazwa, rozmiar i
efekty czcionki.
Za pomocą tego narzędzia można zaznaczyć wiele adnotacji. Przytrzymując klawisz Ctrl,
kliknij adnotacje do zaznaczenia. Następnie można przeciągnąć jednocześnie wszystkie
zaznaczone adnotacje, klikając dowolną z zaznaczonych adnotacji i przeciągając je w
nowe położenie. Należy pamiętać, że nie można zmienić rozmiaru adnotacji po
zaznaczeniu więcej niż jednego elementu.
Adnotację można usunąć, zaznaczając ją, a następnie naciskając klawisz Delete.
Narzędzie Wybierz obszar
To narzędzie służy do zaznaczania obszaru obrazu w celu wykonania określonej akcji.
Kliknij i przeciągnij, aby utworzyć prostokąt do edycji.
Po zdefiniowaniu prostokąta można kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby wyświetlić
menu podręczne z poleceniami edycji obszaru, takimi jak, powiększenie, pomniejszenie
lub kopiowanie do Schowka.
Narzędzie Notatka Sticky Note
To narzędzie służy do dodawania notatek tekstowych do faksu. Z paska narzędzi
formatowania można wybrać rodzaj, rozmiar i efekty czcionki.
Kliknij i przeciągnij obraz, aby zdefiniować rozmiar notatki do utworzenia, a następnie
wpisz tekst notatki. W notatce można wpisać dowolny tekst. Istnieje również możliwość
dokonania jego późniejszej edycji. Jeśli wybrano rodzaj, rozmiar lub efekt specjalny
czcionki, ustawienie to obowiązuje dla całej notatki. Jeśli podczas zaznaczania lub edycji
notatki dowolny z tych elementów ulegnie zmianie, spowoduje to zmianę całego tekstu
notatki.
W notatkach Sticky Note stosowany jest zawsze czarny tekst na żółtym tle.
UWAGA: Jeśli w notatce nie ma tekstu, po usunięciu zaznaczenia notatki i wykonaniu innej
czynności, na przykład zmianie rozmiaru tekstu czy przełączeniu się do innego narzędzia,
notatka zostanie usunięta. Zapobiega to tworzeniu przypadkowych pustych notatek.
Narzędzie Wybiel
To narzędzie umożliwia wybielenie obszaru obrazu. Może ono służyć do ukrywania
niektórych obszarów tekstu. Należy pamiętać, że wybielany obszar jest zawsze
prostokątny.
26 | Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna
GFI FaxMaker
Narzędzie Wyróżnij
To narzędzie służy do wyróżniania sekcji faksu. Kolorowe wyróżnienia są przezroczyste. W
przypadku drukowania obrazu lub zapisywania go jako scalony plik wyróżnione obszary
zostaną wyszarzone.
Narzędzie Stempel
To narzędzie służy do umieszczania map bitowych lub obrazów stempli na wyświetlanym
obrazie. Obrazy te znajdują się początkowo w plikach poza obrazem roboczym. Pliki
stempli mają domyślnie rozszerzenie *.STP, ale program może odczytywać także wiele
innych formatów pliku.
Po wybraniu tego narzędzia można zaznaczyć obszar obrazu, w którym ma zostać
umieszczona mapa bitowa lub adnotacja stempla. Kliknij i przeciągnij, aby zdefiniować
obszar, w którym ma zostać umieszczony stempel. Po zwolnieniu lewego przycisku myszy
zostanie wyświetlone menu zawierające ostatnio używane nazwy stempli. Aby umieścić
jeden z tych stempli na obrazie, wystarczy wybrać z menu nazwę stempla.
Można także zdefiniować nowy stempel. Przed wybraniem nowego stempla z menu
zostanie wyświetlony monit o wybranie pliku dla nowego stempla. Wybierz plik do
wstawienia w wyświetlonym menu. Następnie zostanie wyświetlony monit o podanie nazwy
stempla. Jest to nazwa, która będzie wyświetlana w menu przy następnym wybieraniu
stempla. Aby użyć stempla tylko jeden raz, można wybrać opcję Tylko użyj. Spowoduje to
umieszczenie stempla na ekranie bez zapisywania nazwy na liście ostatnio używanych
stempli. Dla często używanych stempli można wybrać opcję Użyj i zapisz. Nazwy tych
stempli znajdą się w menu wyświetlanym po wybraniu obszaru stempla.
Narzędzie strzałki/linii
To narzędzie służy do tworzenia prostych oraz strzałek jedno- i dwukierunkowych. W menu
stylu linii i koloru można wybrać szerokość i kolor rysowanych linii, a także czy strzałki
mają być z wypełnieniem oraz czy mają znajdować się na jednym czy dwóch końcach.
Aby dodać strzałkę lub linię na obrazie, kliknij koniec linii, na którym ma zostać
wyświetlona linia lub strzałka, i przeciągnij na drugi koniec linii lub strzałki. Zostanie
wyświetlona kropkowana linia wskazująca proponowane położenie linii lub strzałki. Po
zwolnieniu lewego przycisku myszy strzałka zostanie narysowana. We wszystkich strzałkach
jednokierunkowych pierwszy zaznaczony punkt będzie początkiem strzałki, a w miejscu
zwolnienia lewego przycisku myszy znajdzie się jej grot.
Narzędzie Prostokąt
To narzędzie służy do rysowania prostokąta bez wypełnienia. Rysując prostokąt, można
wybrać kolor i szerokość linii.
Narzędzie Okrąg
To narzędzie służy do rysowania okręgu lub elipsy bez wypełnienia. Rysując okrąg lub
elipsę, można wybrać kolor i szerokość linii.
Wybór koloru
To narzędzie znajduje się w menu Widok. Służy ono do wybierania różnych kolorów
adnotacji.
Wybór koloru dotyczy linii, prostokątów i okręgów, a także wyróżnień. Nie można zmieniać
kolorów innych adnotacji.
Wybór grubości linii
To narzędzie znajduje się w menu Widok. Służy ono do wybierania różnych grubości linii
dla adnotacji.
UWAGA: Adnotacje zostaną zapamiętane tylko po wybraniu w menu opcji Zapisz.
GFI FaxMaker
Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna | 27
5.3
Książka adresowa programu FaxMaker
Uwaga: W przypadku korzystania z programu Microsoft Outlook domyślną książką adresową
jest książka adresowa programu Outlook, a nie książka adresowa programu FaxMaker.
Korzystając z książki adresowej programu Outlook, użytkownik ma dostęp do kontaktów
poczty e-mail i faksu.
Jeśli użytkownik nie korzysta z programu Outlook lub woli korzystać z książki adresowej
programu FaxMaker, za pomocą tej książki adresowej można zapisywać listę adresatów
oraz ich dane szczegółowe, a także zarządzać nimi. Każdy wpis lub osoba w książce
telefonicznej jest osobnym rekordem. W książce telefonicznej można dodać
nieograniczoną liczbę rekordów i pogrupować adresatów za pomocą funkcji grupowania.
Dane można łatwo importować i eksportować z/do książki adresowej do/z pliku ASCII lub
programu Microsoft Outlook.
Aby uruchomić książkę telefoniczną, kliknij przycisk Do: w formularzu wiadomości
faksowej programu FaxMaker lub kliknij przycisk książki adresowej na pasku narzędzi
formularza wiadomości faksowej programu FaxMaker.
Ikona książki adresowej programu FaxMaker na pasku narzędzi.
5.4
Zarządzanie poszczególnymi adresatami
Dodawanie rekordów
Zrzut ekranu 16 — książka adresowa programu FaxMaker.
1. Do książki adresowej programu FaxMaker można dodawać adresatów, klikając przycisk
Dodaj w oknie dialogowym tej książki adresowej.
28 | Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna
GFI FaxMaker
Zrzut ekranu 17 — okno dialogowe Edytuj rekord.
2. Wprowadź szczegóły adresata w oknie dialogowym „Edytuj rekord”.
3. Wpisując numery telefonu lub faksu służące do wysyłania faksów zagranicznych, należy
wprowadzać kompletne numery z numerem kierunkowym kraju i numerem dostępowym.
4. Kliknij przycisk OK, aby utworzyć adresata. W książce adresowej zostanie wyświetlony
nowy rekord.
Znajdowanie rekordów
Adresatów można wyszukiwać, wprowadzając kilka pierwszych liter nazwiska lub nazwy
firmy w polu Znajdź w dolnej części okna dialogowego książki adresowej programu
FaxMaker. Program FaxMaker automatycznie wyróżni odpowiednich adresatów. Można
także wyszukiwać nazwiska i firmy, sortując najpierw rekordy. Aby posortować rekordy
według imion i nazwisk, kliknij kolumnę Nazwa, lub kolumnę Firma, aby posortować
rekordy według firm.
Sortowanie rekordów
Rekordy można posortować alfabetycznie według imion i nazwisk lub według firm, klikając
kolumny Imię i nazwisko lub Firma w górnej części okna dialogowego książki adresowej
programu FaxMaker.
Usuwanie rekordów
Aby usunąć adresata, zaznacz go i naciśnij klawisz Delete.
5.5
Zarządzanie grupami
Grupy są zbiorami adresatów. Mogą być wykorzystane do wysyłania faksów do grupy osób.
Grupy są skojarzone z określoną książką adresową.
Dodawanie grup
Aby dodać grupę:
1. W książce adresowej programu FaxMaker wybierz adresatów, których chcesz dodać do
grupy. Aby zaznaczyć więcej rekordów, naciśnij klawisz SHIFT lub CTRL.
GFI FaxMaker
Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna | 29
Menu opcji.
2. Kliknij przycisk Opcje, a następnie wybierz polecenie Dodaj do grupy.
Zrzut ekranu 18 — dodawanie rekordów do grupy.
3. W oknie „Wybierz grupę” wprowadź nazwę nowej grupy lub wybierz istniejącą grupę.
4. Kliknij przycisk OK.
Usuwanie grup
Aby usunąć grupę:
1. Wybierz grupę z listy „Bieżąca grupa” w górnej części okna dialogowego książki
adresowej programu FaxMaker.
2. Wybierz wszystkich adresatów, klikając kolejno pozycje Opcje ►Zaznacz wszystko lub
używając myszy.
3. Naciśnij klawisz Usuń lub kliknij kolejno pozycje Opcje ►Usuń rekord. Usunięcie
wszystkich adresatów w grupie spowoduje także automatycznie usunięcie grupy.
Wysyłanie faksu do grupy
Po utworzeniu grupy można wysłać ten sam faks do całej grupy w następujący sposób:
1. Wybierz grupę z listy „Grupa” w górnej części okna dialogowego książki adresowej
programu FaxMaker.
2. Wszyscy członkowie grupy zostaną wyświetleni i automatycznie zaznaczeni. W razie
potrzeby można usunąć zaznaczenie wybranych osób.
3. Kliknij opcję Zaznacz. Spowoduje to dodanie wszystkich członków grupy do listy
adresatów.
UWAGA: Adresat może być wyłącznie członkiem jednej grupy.
30 | Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna
GFI FaxMaker
5.6
Zarządzanie książkami adresowymi
Program FaxMaker umożliwia tworzenie wielu książek adresowych. Ułatwia to zarządzanie
adresatami.
Tworzenie nowej książki adresowej
Aby utworzyć nową książkę adresową:
1. W książce adresowej programu FaxMaker kliknij przycisk Opcje i wybierz pozycję Nowa
książka adresowa.
Zrzut ekranu 19 — tworzenie nowej książki adresowej programu.
2. W oknie dialogowym „Nowa książka adresowa” w polu „Nazwa książki” wpisz nazwę
książki. Aby utworzyć udostępnioną książkę adresową, wybierz opcję Katalog globalny w
lokalizacji książki adresowej.
Usuwanie książek adresowych
Aby usunąć książkę adresową:
1. Z listy rozwijanej Książka adresowa w oknie dialogowym książki adresowej programu
FaxMaker wybierz książkę do usunięcia.
2. Kliknij kolejno pozycje Opcje ►Usuń książkę adresową.
Eksportowanie książek adresowych
Książki adresowe programu FaxMaker można eksportować do formatu pliku ASCII.
1. Zaznacz rekordy, które chcesz wyeksportować. Aby zaznaczyć więcej niż jeden rekord,
przytrzymaj klawisz „Shift” i zaznaczaj rekordy, klikając myszą.
2. Kliknij kolejno pozycje Opcje ►Eksportuj do pliku ASCII.
3. W oknie dialogowym „Eksportuj do pliku ASCII” wybierz katalog, do którego chcesz
wyeksportować dane. Wpisz nazwę pliku i kliknij przycisk Zapisz.
Importowanie plików ASCII
Aby zaimportować rekordy z innej aplikacji:
1. W oknie dialogowym książki adresowej programu FaxMaker wybierz książkę adresową, z
której chcesz zaimportować rekordy.
GFI FaxMaker
Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna | 31
Zrzut ekranu 20 — menu opcji.
2. Kliknij kolejno pozycje Opcje ►Importuj z pliku ASCII.
3. W oknie dialogowym „Importuj z pliku ASCII” wybierz katalog zawierający plik ASCII do
zaimportowania. Wybierz plik i kliknij przycisk Otwórz. Poczekaj kilka sekund na
przetworzenie przez książkę telefoniczną nowych rekordów. Zaimportowane rekordy
zostaną wyświetlone w głównym oknie książki telefonicznej.
UWAGA: Plik ASCII musi zawierać rekord w każdym wierszu pliku, a pola muszą być
ograniczone symbolem "" i oddzielone przecinkami. Jeśli w określonym polu nie ma danych,
musi ono jednak zawierać symbol "" oraz być oddzielone przecinkiem. Taki wpis wskazuje,
że pole jest puste.
Format powinien wyglądać następująco:
"Imię","Nazwisko","Firma","Dział","Adres e-mail","Numer faksu","Numer telefonu"
32 | Narzędzia programu FaxMaker: Podgląd faksów i Książka telefoniczna
GFI FaxMaker
Index
A
K
administrator, 21
Kod bilingowy, 22
Adnotacja, 26
Książka telefoniczna, 28
D
O
Dodawanie rekordów, 28, 30
Opcje faksu, 21
E
P
Eksport, 28, 31
Podgląd, 25
G
R
Grupy, 29
Rejestrowanie, 29
I
Import, 28, 31
GFI FaxMaker
Index | 33
USA, CANADA, CENTRAL AND SOUTH AMERICA
15300 Weston Parkway, Suite 104, Cary, NC 27513, USA
Telephone: +1 (888) 243-4329
Fax: +1 (919) 379-3402
Email: [email protected]
UK AND REPUBLIC OF IRELAND
Magna House, 18-32 London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, UK
Telephone: +44 (0) 870 770 5370
Fax: +44 (0) 870 770 5377
Email: [email protected]
EUROPE, MIDDLE EAST AND AFRICA
GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta
Telephone: +356 2205 2000
Fax: +356 2138 2419
Email: [email protected]
AUSTRALIA AND NEW ZEALAND
83 King William Road, Unley 5061, South Australia
Telephone: +61 8 8273 3000
Fax: +61 8 8273 3099
Email: [email protected]