Protokół z kontroli problemowej w Szkole Podstawowej nr 4 w

Protokół z kontroli problemowej w Szkole Podstawowej nr 4 w

Urząd Miejski
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
w Stargardzie Szczecińskim
Protokół z kontroli problemowej w Szkole Podstawowej nr 4
w Stargardzie Szczecińskim
Stargard Szczeciński
Daty skrajne od .............. do..................
Urząd Miejski
w Stargardzie Szczecińskim
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
MK. 1712.7.2011.2.6
- do użytku zewnętrznego-
Protokół
z przeprowadzonej kontroli problemowej w Szkole Podstawowej nr 4 w Stargardzie
Szczecińskim w okresie od 11 do 27 maja 2011 roku przez zastępcę Naczelnika Wydziału
Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru
Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 24/2011 z dnia 06.05.2011 roku.
Zakres kontroli:
1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na
wydatki budżetowe w wybranych okresach 2010 i 2011 roku.
2. Prawidłowość wynagradzania pracowników w wybranych okresach 2010 i 2011 roku oraz
prowadzenie akt osobowych.
Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Alicja Sopalska, której powierzono stanowisko
Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4, Zarządzeniem nr 267/2010 Prezydenta Miasta Stargardu
Szczecińskiego z dnia 23.06.2010 roku na okres od 01 września 2010 roku do 31 sierpnia
2015 roku.
Główną księgową w Szkole Podstawowej nr 4, jest Violetta Piotrowska zatrudniona od 01 lipca
2006 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy.
W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała:
1) Violetta Piotrowska - Główna księgowa,
2) (ochrona danych) – specjalista ds. płac,
3) (ochrona danych) – kierownik gospodarczy.
Wnioski.
2
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono uchybienia polegające na :
1. Nie naliczaniu odsetek za nieterminowe wpłaty.
2. Nieoszczędnym wydatkowaniu środków na refundację okularów korekcyjnych.
3. Braku jednolitej ewidencji wartości niematerialnych i prawnych.
4. Braku inwentaryzacji w 2006 r. w momencie przekazania obowiązków nowozatrudnionej
kierownik administracyjno – gospodarczej.
5. Niewłaściwym dokonywaniu poprawek w księgach inwentarzowych.
6. Braku karty wyposażenia konserwatora.
7. Braku wpisu do księgi druków ścisłego zarachowania arkuszy spisu z natury inwentaryzacji
przeprowadzonej w 2009 r.
8. Braku parafowania poszczególnych stron Regulaminu ZFŚS przez Dyrektora i przedstawiciela
związków zawodowych, podpisy wraz z pieczęciami widnieją tylko na ostatniej stronie.
9. Nie utworzeniu do księgowania ZFŚS oddzielnych paczek dokumentów, są one księgowane
łącznie z wydatkami budżetowymi.
10. Braku planów dochodów i wydatków ZFŚS.
11. Braku załączników przy wyciągach rachunku bankowego ZFŚS, z którego dokonywane są
wypłaty świadczeń socjalnych, tj.: protokołów z posiedzeń komisji, umów pożyczek
mieszkaniowych.
12. Brakach formalnych we wnioskach o przyznanie pożyczki z ZFŚS (brak przeznaczenia
pożyczki, kwoty, kwoty słownie, pieczątki szkoły).
13. Brakach podpisów na przygotowanych umowach o pożyczki mieszkaniowe stron i
poręczycieli tych umów.
14. Niezgodnym z obowiązującym regulaminem ZFŚS naliczaniu odsetek od pożyczek
mieszkaniowych ZFŚS.
15. Niezgodnym z regulaminem ZFŚS udzieleniu drugiej pożyczki mieszkaniowej na kwotę
2000,00 zł każda, mimo iż pierwsza nie została spłacona.
3
16. Nieprawidłowym spłacaniu pożyczek mieszkaniowych ZFŚS przez pożyczkobiorców w
innych ratach, niż wynika to z umowy.
17. Niepoprawnym saldzie konta 851 – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
skorygowanym w sposób niezgodny z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i
instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych Szkoły Podstawowej nr 4.
18. Nieaktualizowaniu wewnętrznych uregulowań obowiązujących w Szkole Podstawowej nr 4.
19. Nieprawidłowej gospodarce kasowej pozwalającej na podjęcie gotówki z banku i wpłacie do
kasy w dniu pobrania, a najdalej w dwóch następnych dniach roboczych co umożliwia
niewłaściwe wykorzystywanie środków budżetowych.
20. Przyjęciu niewłaściwej podstawy do naliczenia zasiłków chorobowych.
21. Nieprzestrzeganiu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników w zakresie:
• niewłaściwego ujmowania dokumentów w poszczególnych częściach akt (A, B, C),
• wpinanie niektórych dokumentów w oryginale,
• brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentów,
• część dokumentów w aktach, nie jest ułożona w porządku chronologicznym, brak
bądź zaburzenie numeracji dokumentów.
22. Nieprzestrzeganiu rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r.
w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
23. Nieprzekształceniu stosunku pracy nawiązanego na podstawie umów o pracę z
nauczycielami mianowanymi i dyplomowanymi w stosunek pracy na podstawie mianowania, co
wynika z art. 10 ust. 5, 5a, 5b ustawy Karta Nauczyciela.
24. Braku w aktach osobowych nauczycieli mianowanych i nauczycieli dyplomowanych
informacji z Krajowego Rejestru Karnego – obowiązek wynika z art.10 ust. 8 a ustawy Karta
Nauczyciela.
1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków
na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2010 i 2011 roku.
4
Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe z okresu październik – grudzień 2010
roku oraz styczeń – marzec 2011 roku tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT,
rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, umowy najmu pomieszczeń, urządzenia księgowe,
plany finansowe i sprawozdania budżetowe (sprawozdanie Rb – 28S za okres od 01.01.2010 r.
do 31.12.2010 r. oraz za okres od 01.01.2011 r. do 31.03.2011 r. – załącznik nr 1).
1.1. Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 01.10.2010 r. (WB nr 00138/2010)
69.975,16 zł
1.1.1. Wpływy za miesiąc październik, listopad i grudzień 2010 roku stanowiły:
1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego
2) odsetki bankowe
3) przelewy na rachunek bankowy z tytułu najmu pomieszczeń
4) odszkodowanie
5) składki ubezpieczeniowe
6) zwrot nadpłaty za gaz
611.828,00 zł
0,33 zł
12.005,20 zł
1.220,00 zł
537,60 zł
213,39 zł
Ogółem wpływy:
625.804,52 zł
1.1.2. Rozchody za miesiąc październik, listopad, grudzień 2010 roku stanowiły:
1) opłaty i prowizje bankowe
2) zrealizowane czeki
3) składki na ubezpieczenia społeczne
4) składki na ubezpieczenie zdrowotne
5) składki na FP
6) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych
7) przekazanie dochodów do budżetu
8) zwrot środków na wydatki budżetowe do UM
9) zapłacone faktury
w tym:
- monitorowanie obiektu
- za energię cieplną
- zakup stołu i szafy
- za energię elektryczną
- za rozmowy telefoniczne
- opłata za wodę, ścieki
- prenumerata prasy i poradników fachowych
- opłata za śmieci
- zakup materiałów do drobnych napraw
- badania profilaktyczne pracowników
- zakup materiałów dydaktycznych
- szkolenia nauczycieli, gł. księgowej
- usługi informatyczne, licencje programów komp., monitor
- zakup materiałów biurowych, dzienników, antyramy
1.232,55 zł
42.609,66 zł
143.609,83 zł
36.393,38 zł
11.614,83 zł
35.443,00 zł
12.956,08 zł
1.094,24 zł
1.006,50 zł
18.799,95 zł
3.577,13 zł
7.874,49 zł
803,81 zł
804,31 zł
6.492,51 zł
2.361,49 zł
709,34 zł
537,00 zł
2.362,68 zł
1.163,80 zł
8.584,63 zł
736,20 zł
5
10) wynagrodzenia pracowników
11) nagrody DEN
12) potrącenia z list płac
w tym:
- składki członkowskie ZNP
- składki PZU
- spłata pożyczki mieszkaniowej
- spłata pożyczki KZP
- składki członkowskie Solidarność NSZZ
- składki Aviva
310.434,85 zł
15.990,24 zł
Ogółem rozchody:
695.779,68 zł
Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 31.12.2010 r. (WB nr 190/2010)
1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.10.2010 r.
(RK nr 24 z dnia 01.10.2010 r.)
1.134,87 zł
5.104,80 zł
7.000,25 zł
9.420,00 zł
927,14 zł
5.000,12 zł
0,00 zł
1.977,83 zł
1.2.1. Na przychody składały się:
- wpłaty gotówki do kasy z tytułu
zrealizowanych czeków na kwotę
- wpłata za ubezpieczenie
Razem:
42.609,66 zł
537,60 zł
43.147,26 zł
1.2.2. Na rozchody składały się:
- odprowadzenie wpłat do banku
- zakup materiałów dla konserwatora
- zakup środków czystości
- zakup znaczków pocztowych, opłaty pocztowe, bilety MZK
- zakup herbaty, odzieży i obuwia BHP
- zakup materiałów biurowych
- zakup materiałów do apteczki
- zakup okularów korekcyjnych (2 osoby x 500,00 zł)
- badania okresowe
- zakup nagród na zawody sportowe
- czyszczenie wykładziny
- stypendia szkolne
- dofinansowanie podręczników szkolnych
- zwrot kosztów podróży służbowych
- usługa informatyczna
- zakup blatów na ławki i krzeseł
- opłaty RTV
- zakup materiałów i akcesoriów komputerowych, pilot TV
537,60 zł
3.079,14 zł
859,90 zł
543,10 zł
3.645,90 zł
1.597,32 zł
291,90 zł
1.000,00 zł
236,00 zł
186,31 zł
3.069,00 zł
21.858,00 zł
2.720,00 zł
404,26 zł
500,00 zł
2.560,54 zł
188,30 zł
1.747,82 zł
6
- szkolenie nauczycieli
Razem:
Stan środków w kasie na dzień 31.12.2010 r.
( RK nr 37 za okres 27-31.12.2010 r. )
100,00 zł
45.125,09 zł
0,00 zł
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:
1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki,
rozliczenie wyjazdu służbowego, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe
dowody wpłat.
2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu
w księgach (dekretacja ) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym,
rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty.
4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny.
5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka
podjęta czekiem z konta bankowego wpłacona do kasy szkoły w tym samym dniu
zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt. 3 ustawy o rachunkowości (jt.: Dz. U. z 2002 roku, Nr
76, poz. 694 ze zm.).
6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej,
odbierającej i sprawdzającej.
7. Zarządzeniem Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia
1 września 2006 r. w sprawie zapewnienia okularów korygujących wzrok pracownikom
zatrudnionym na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe ustalono górną
granicę refundacji zakupu okularów na kwotę 500,00 zł. W badanym okresie
zrefundowano w maksymalnej wysokości zakup okularów dwóm osobom po 500,00 zł łącznie na kwotę 1.000,00 zł. Wydatki publiczne powinny być dokonane w sposób
celowy i oszczędny z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych
nakładów, oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych
celów – powyższa zasada wyrażona jest w art. 44 Ustawy o finansach publicznych (Dz.
U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Wysokość refundacji w opinii kontrolujących nie można
uznać za oszczędną. Na przykład: w Urzędzie Miejskim – jednostce nadrzędnej refundacja zakupu okularów wynosi 170,00 zł dla jednej osoby w okresie dwuletnim.
8. Należności za wynajem pomieszczeń w pierwszym kwartale są wpłacane nieterminowo,
a wynajmującym nie są naliczane odsetki za zwłokę za okres od 1 do 10 dni. Jednostki
budżetowe są zobowiązane do naliczenia i ewidencjonowania odsetek nie później niż
7
na koniec każdego kwartału, co wynika z art. 17 ust. 1 pkt. 3 ustawy o finansach
publicznych (tj.: Dz.U. z 2005 roku, Nr 249, poz. 2104 ze zm.), a także § 7 ust. 7 i 8
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U.
Nr 142, poz.1020 ze zm.). Te same zasady wynikają także z art. 40 ust. 2 pkt. 3 cyt. wyżej
ustawy z dnia 29 sierpnia o finansach publicznych oraz w rozporządzeniu Ministra
Finansów z dnia 07 grudnia 2010 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek
budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616).
Powyższe dotyczy następujących osób, z którymi zawarto umowy najmu: (ochrona
danych) – wynajem boiska, (ochrona danych) Stargard Szczeciński – wynajem sali
gimnastycznej, (ochrona danych) – wynajem sklepiku szkolnego, (ochrona danych) –
wynajem kuchni.
9. Za czyszczenie mechaniczne wykładzin na korytarzach szkoły w okresie listopadgrudzień 2010 r. wydatkowano 3.069,00 zł. Jako przesłankę wydatku przedstawiono
zalecenia producenta, który zaleca gruntowne konserwowanie użytkowanej wykładziny
co 6 miesięcy. Z wyjaśnień kierownika administracyjno – gospodarczego wynika,
że wykładzinę zakupiono w 2008 roku. W związku z zaleceniem producenta termin na
dokonanie czyszczenia został przekroczony. Zwraca uwagę fakt, że w jednostce
zatrudniono 5 osób obsługi (sprzątających). Wobec powyższego należy stosować reguły
zawarte w cyt wyżej art. 44 ustawy o finansach publicznych. Wyjaśnienie stanowi
załącznik nr 2.
1.3. Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 01.01.2011 r. (WB nr 001/2011)
0,00 zł
1.3.1. Wpływy za miesiąc styczeń, luty, marzec 2011 roku stanowiły:
1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego
2) odsetki bankowe
3) składki ubezpieczeniowe
741.338,00 zł
0,70 zł
537,60 zł
Ogółem wpływy:
741.876,30 zł
1.3.2. Rozchody za miesiąc styczeń, luty, marzec 2011 roku stanowiły:
1) opłaty i prowizje bankowe
2) zrealizowane czeki
3) składki na ubezpieczenia społeczne
4) składki na ubezpieczenie zdrowotne
5) składki na FP
6) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych
7) przekazanie dochodów do budżetu
8) zapłacone faktury
1.038,50 zł
163,72 zł
127.122,67 zł
42.422,60 zł
7.954,04 zł
43.968,00 zł
109,16 zł
8
w tym:
- monitorowanie obiektu
- za energię cieplną
- zakup taśmy do faksu
- za energię elektryczną
- ekwiwalent za urlop
- opłata za wodę, ścieki
- opłata za śmieci
- badania profilaktyczne pracowników
- szkolenia nauczycieli
9) wynagrodzenia pracowników
10) potrącenia z list płac
w tym:
- składki członkowskie ZNP
- składki PZU
- spłata pożyczki mieszkaniowej
- spłata pożyczki KZP
- składki członkowskie Solidarność NSZZ
- składki Aviva
Ogółem rozchody:
Stan środków na rachunku bankowym
na dzień 31.12.2011 r. (WB nr 30/2011)
1.4. Stan środków w kasie na dzień 01.01.2011 r.
(RK nr 1 z dnia 01.01.2011 r.)
305,00 zł
17.738,32 zł
80,00 zł
5.650,15 zł
1.273,57 zł
712,63 zł
331,13 zł
33,00 zł
768,48 zł
372.338,61 zł
969,57 zł
5.042,40 zł
5.698,25 zł
9.260,00 zł
917,09 zł
3.819,66 zł
647.716,55 zł
93.159,75 zł
0,00 zł
1.4.1. Na przychody składały się:
- wpłaty gotówki do kasy z tytułu
zrealizowanych czeków
- wpłata za ubezpieczenie
Razem:
163,72 zł
537,69 zł
701,32 zł
1.4.2. Na rozchody składały się:
- odprowadzenie wpłat do banku
- badania okresowe
- zwrot kosztów podróży służbowych
537,60 zł
30,00 zł
133,72 zł
Razem:
701,32 zł
Stan środków w kasie na dzień 31.03.2011 r.
( RK nr 4 za okres 28-30.03.2011 r. )
0,00 zł
9
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje:
1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki,
rozliczenie wyjazdu służbowego, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe
dowody wpłat.
2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu
w księgach ( dekretacja ) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym,
rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty.
4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny.
5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka
podjęta czekiem z konta bankowego wpłacona do kasy szkoły w tym samym dniu
zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt. 3 ustawy o rachunkowości (tj.: Dz. U. z 2002 roku, Nr
76, poz. 694 ze zm.).
6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej,
odbierającej i sprawdzającej.
1.5. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej.
1) Saldo konta 101 „Kasa” na dzień 31.03.2011 r. wynosiło po stronie
Symbol
konta
101
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
2.731,82
Wn 0,00 zł
Saldo na dzień 31.03.2011 r.
Ma
2.731,82
Wn
-
Ma
-
Saldo konta jest zgodne z RK nr 4 za okres 28-30.03.2011 roku.
2) Saldo konta 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” na dzień 31.03.2011 r.
wynosiło po stronie
Wn 93.159,75 zł
Symbol
konta
130
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
741.876,30
Saldo na dzień 31.03.2011 r.
Ma
648.716,55
Wn
93.159,75
Ma
-
Saldo konta jest zgodne z WB nr 30/2011 z dnia 30-31.03.2011 roku.
3) Saldo konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” na dzień 31.03.2011 r. wynosiło
po stronie
Wn 109,16 zł
10
Symbol
konta
222
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
109,16
Ma
-
Saldo na dzień 31.03.2011 r.
Wn
109,16
Ma
-
Saldo konta stanowią przekazane dochody budżetowe.
4) Saldo konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” na dzień 31.03.2011 r. wynosiło
po stronie
Ma 741.338,00 zł
Symbol
konta
223
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
-
Ma
741.338,00
Saldo na dzień 31.03.2011 r.
Wn
-
Ma
741.338,00
Saldo konta stanowią otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego.
5) Saldo konta 225 „Rozrachunki z budżetami” na dzień 31.03.2011 r. wynosiło po stronie
Ma 10.542,00 zł
Symbol
konta
225
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
44.097,00
Ma
54.549,00
Saldo na dzień 31.03.2011 r.
Wn
-
Ma
10.542,00
Saldo konta stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT – 4 za
marzec 2011roku.
6) Saldo konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” na dzień 31.03.2011 r.
wynosiło po stronie
Ma 49.980,39 zł
Symbol
konta
229
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
Ma
191.524,82 241.505,21
Saldo na dzień 31.03.2011 r.
Wn
-
Ma
49.980,39
Saldo konta stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za marzec
2011 roku.
7) Saldo konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” na dzień 31.03.2011 r.
wynosiło po stronie
Wn 24.057,00 zł
Symbol
konta
234
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
35.295,75
Ma
11.238,75
Saldo na dzień 31.03.2011 r.
Wn
24.057,00
Ma
-
11
Saldo konta stanowią należności z tytułu pożyczek z ZFŚS.
8) Zespół kont 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” na dzień 31.03.2011 r.
wynosiło po stronie
Wn 657.545,47 zł
Symbol
konta
4
B.O.
Wn
-
Obroty narastająco od
początku roku
Ma
-
Wn
657.545,47
Ma
-
Saldo na dzień 31.03.2011 r.
Wn
657.545,47
Ma
-
Na saldo zespołu kont 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” składały się:
401 „Zużycie materiałów i energii”
402 „Usługi obce”
404 „Wynagrodzenia”
405 „Ubezpieczenia i inne świadczenia”
409 „Pozostałe koszty rodzajowe”
19.536,68 zł
1.157,73 zł
544.702,33 zł
92.015,01 zł
133,72 zł
1.6. Przegląd wewnętrznych uregulowań obowiązujących w jednostce tj.:
- Zasady (polityka) rachunkowości wprowadzona Zarządzeniem nr 1/01/2011 z dnia 03.01.2011r.
– wymieniono sprawozdania, których jednostka nie sporządza, w planie kont opisano zespół
kont 5, w oparciu o który nie prowadzi się ewidencji w jednostce. Częściowy brak oznakowania
załączników do zarządzenia.
- Zakładowy Plan kont wprowadzony Zarządzeniem nr 1/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej
nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 03 stycznia 2011r.- opisano konta księgi głównej,
w oparciu o które nie prowadzi się ewidencji księgowej w jednostce.
- Instrukcja gospodarki kasowej w Szkole Podstawowej nr 4 – obowiązuje od
01 stycznia 2010 r. – zapisano, iż kasjer może wpłacić do kasy pobraną gotówkę z rachunku
bankowego w dniu pobrania, a najdalej w dwóch następnych dniach roboczych – taki zapis
umożliwia niewłaściwe wykorzystanie środków budżetowych. Brak wymienionych w tekście
załączników.
- Instrukcja obiegu, i kontroli dokumentów finansowo – księgowych wprowadzona
Zarządzeniem nr 01/07 Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 01
stycznia 2007r. – nieaktualne podstawy prawne.
- Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona decyzją Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w
Stargardzie Szczecińskim nr 1/2008. – brak daty wejścia w życie.
- Zarządzenie Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia
1 września 2006 r. w sprawie zapewnienia okularów korygujących wzrok pracownikom
zatrudnionym na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zarządzenie weszło w
życie w dniu podpisania. – Pracodawca ustala górną granicę refundacji zakupu okularów dla
12
wszystkich pracowników Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim, którzy nabyli
prawo do ich zakupu na kwotę 500,00 zł (słownie: pięćset 00/100 złotych).
- Regulamin przyznawania premii dla pracowników administracji i obsługi w Szkole
Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim wprowadzony Zarządzeniem nr 1/2010 Dyrektora
Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim. Regulamin obowiązuje od 01.01.2010r. bez uwag.
- Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Szkoły Podstawowej nr 4
– brak daty wejścia w życie.
- Zarządzenie nr 2/2009 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia
07.11.2009 w sprawie : kwoty zakupu odzieży ochronnej dla nauczycieli wychowania fizycznego
prowadzących naukę pływania na basenie i ratownika – bez uwag.
- Zarządzenie Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim z dnia 29 grudnia
2008r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb – WS w zakresie
wydatków strukturalnych – bez uwag.
Sprawozdania budżetowe oraz plany finansowe składane do Urzędu Miejskiego w Stargardzie
Szczecińskim nie zawierają potwierdzenia przyjęcia, stąd trudno stwierdzić czy składane są
terminowo. Numeracja zarządzeń Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 nie jest prowadzona w
sposób ciągły.
1.7. Poprawność prowadzenia ksiąg inwentarzowych zbadano w oparciu o ustawę
z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.
Podczas kontroli stwierdzono:
- Księgi inwentarzowe prowadzone są ręcznie, pomimo tego, iż w 2009 r. został zakupiony
program do ewidencji wyposażenia. Wobec powyższego winny być stosowane reguły wyrażone
w cyt. wyżej art. 44 ustawy o finansach publicznych.
- Księgi inwentarzowe są ponumerowane od nr I do nr XIII. Brak jest księgi nr VI. W protokole
przekazania obowiązków, kierownik administracyjno – gospodarcza wskazała, że brak ten jest
spowodowany pomyłką w numeracji (protokół przekazania stanowi załącznik nr 3). Wymienione
księgi dotyczą ewidencji wyposażenia. Księga inwentarzowa dotycząca środków trwałych
prowadzona jest osobno i nie posiada nadanej numeracji. Wartości niematerialne i prawne
częściowo przypisywane są do zestawów komputerowych, wpisanych do księgi zawierającej
ewidencję środków trwałych, a częściowo zaewidencjonowane w oddzielnym zeszycie.
- Nie przeprowadzono inwentaryzacji w 2006 r. w momencie przekazania obowiązków
nowozatrudnionej kierownik administracyjno – gospodarczej, co jest niezgodne z cyt. wyżej
instrukcją inwentaryzacyjną Szkoły.
- W księgach inwentarzowych poprawek dokonuje się za pomocą korektora, a niektóre wpisy
zamieszczane są ołówkiem. W jednym przypadku wklejono pasek papieru, na którym naniesiono
poprawki, dodatkowo skreślenia dokonane za pomocą długopisu nie są podpisane przez osobę,
która tych skreśleń dokonała – sposób dokonywania poprawek reguluje art. 25 ustawy
o rachunkowości.
13
- Wyposażenie konserwatora jest zaewidencjonowane w księdze inwentarzowej XIII - podczas
przeprowadzonej w 2009 r. inwentaryzacji na „stanie” konserwatora znajdowały się 3 kosiarki.
Gdy podczas inwentaryzacji stwierdzono ich brak, sporządzono dokumenty „LT” bez
potwierdzenia ich kasacji (wyjaśnienie konserwatora stanowi załącznik nr 4). Konserwator do
05.10.2006 r. nie przyjął odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie, na zasadach
określonych w art. 124 Kodeksu Pracy. Do czasu zakończenia kontroli nie przedstawiono karty
wyposażenia konserwatora, a w oświadczeniu wskazano, że jest on odpowiedzialny za mienie
wpisane do księgi XIII (oświadczenie stanowi załącznik nr 5).
- Arkusze spisu z natury z inwentaryzacji przeprowadzonej w 2009 r. nie zostały wpisane do
księgi druków ścisłego zarachowania - obowiązek ten wynika z cyt. wyżej instrukcji
inwentaryzacyjnej Szkoły.
1.8. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
W związku z nieprawidłowym stosunkiem salda konta 851 – Zakładowy Fundusz
Świadczeń Socjalnych do kont 135 – rachunek – Środki Socjalne /ZFŚS/, 234-2 – pozostałe
rozrachunki z pracownikami - ZFŚS i 225-2 – Urząd Skarbowy PIT-4 – ZFŚS wykazanym
w zestawieniach obrotów i sald kont księgi głównej kontrolowanego okresu, tj. IV kwartału 2010
roku i I kwartału 2011 roku, kontroli poddano gospodarkę finansową Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych w roku 2010.
Temat ten zbadano w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Szkoły Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim, plan finansowy na rok 2010, ewidencję
księgową, rachunki, faktury VAT, wnioski o dofinansowanie wypoczynku, wnioski o przyznanie
zapomogi, wnioski o udzielenie
pożyczki na cele mieszkaniowe, umowy pożyczek
mieszkaniowych.
Zasady tworzenia funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania jego środkami
określają następujące akty prawne:
- Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (jt.: Dz. U.
z 1996 r., Nr 70, poz. 335 ze zm.),
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt.: Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 674
ze zm.),
- Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2001 r., Nr 79, poz. 854
ze zm.),
- Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu
ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz
świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349 ze zm.).
Zasady tworzenia i udzielania świadczeń socjalnych dla pracowników określił dyrektor Szkoły
Podstawowej nr 4 w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który określa:
- źródła tworzenia Funduszu,
- osoby uprawnione do korzystania ZFŚS,
- przeznaczenie ZFŚŚ,
- zasady i warunki przyznawania świadczeń.
Wstępnej kwalifikacji wniosków o przyznanie pomocy socjalnej dokonuje komisja socjalna,
która została powołana Zarządzeniem nr 4/2005 dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4
14
z dnia 01 września 2005 roku. W skład komisji wchodzą trzy osoby. Komisja socjalna sporządza
każdorazowo protokół z posiedzenia, który zawiera informację o udzieleniu pożyczek
mieszkaniowych, zapomóg, dofinansowania „wczasów pod gruszą” itp., który zatwierdza
dyrektor. Ostateczną decyzję w sprawach przyznawania świadczeń podejmuje Dyrektor szkoły.
Zasadniczym kryterium przyznawania i ustalania wysokości świadczeń z zakładowego funduszu
świadczeń socjalnych jest przeciętny miesięczny dochód na jedną osobę w rodzinie
uprawnionego.
Naliczenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na rok 2010 stanowi załącznik
nr 6 protokołu.
W czasie kontroli ZFŚS stwierdzono następujące uchybienia, tj.:
- poszczególne strony Regulaminu ZFŚS nie są parafowane przez Dyrektora szkoły
i przedstawiciela związków zawodowych, podpisy wraz z pieczęciami widnieją tylko na
ostatniej stronie,
- do księgowania ZFŚS nie utworzono oddzielnych paczek dokumentów, są one księgowane
łącznie z wydatkami budżetowymi, powyższe wynika z art. 14 ustawy o rachunkowości,
- brak planów dochodów i wydatków ZFŚS, co jest niezgodne z regulaminem ZFŚS Szkoły
Podstawowej nr 4,
- przy wyciągach bankowych rachunku ZFŚS, z których dokonywane są wypłaty świadczeń
socjalnych, brak załączników, tj.: protokołów z posiedzeń komisji, umów pożyczek
mieszkaniowych, itp.,
- wnioski o przyznanie pożyczki z ZFŚS, zawierają braki formalne (brak przeznaczenia pożyczki,
kwoty, kwoty słownie, pieczątki szkoły, itp.),
- na przygotowanych umowach pożyczki mieszkaniowej brak jest podpisów stron tych umów
oraz nie są wymienieni poręczyciele – także brak ich podpisów na umowie. Zasady zawierania
umów o pożyczkę zawarte są w art. 720 ust. 1 i 2 oraz art. 78 ust 1 ustawy z dnia 23 kwietnia
1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) – przykładowy wniosek i umowa
stanowią załącznik nr 7,
- odsetki od pożyczek są naliczane niezgodnie z obowiązującym regulaminem ZFŚS,
- niezgodnie z regulaminem ZFŚS dwóm pracownikom szkoły udzielono drugiej pożyczki
mieszkaniowej na kwotę 2000,00 zł każda, mimo iż pierwsza nie została spłacona,
- pracownicy spłacają pożyczki w innych ratach, niż wynika to z umowy,
- przy wypłatach z kasy, pod raport kasowy podpinane są zbiorcze KW, brak jest list wypłat wraz
z podpisami.
Niepoprawne saldo konta 851 stwierdzono od początku roku 2010 do końca I kwartału 2011
roku. Wyjaśnienie Głównej Księgowej oraz dowód księgowy korygujący powyższą
nieprawidłowość stanowi załącznik nr 8 do protokołu.
Nieprawidłowość powyższą, w trakcie kontroli skorygowano w sposób niezgodny z ustawą
o rachunkowości oraz instrukcją obiegu kontroli dokumentów finansowo – księgowych Szkoły
Podstawowej nr 4. Zgodnie z § 6 pkt. 3 tejże instrukcji, do ujęcia dokonanych już zapisów
według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczących wszelkich przeksięgowań) tworzy się
15
dowód księgowy ,,polecenie księgowania”. Dokument Bilans Otwarcia (BO) służy do otwierania
ksiąg rachunkowych w przypadkach określonych w art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Dokument 12-BO-1, którym skorygowane zostały różnice, został zaksięgowany pod datą
31-12-2010 roku, co jest niezgodne z art. 12 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości.
2. Prawidłowość wynagradzania pracowników w wybranych okresach 2010 i 2011 roku
oraz prowadzenie akt osobowych.
Szczegółowej kontroli poddano sposób wynagradzania pracowników w IV kwartale 2010 roku
oraz I kwartale 2011 roku. Temat ten zbadano w oparciu o:
1. Ustawę z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (jt.: Dz. U. z 2006 r. Nr 674 poz. 97
ze zm.).
2. Ustawę o systemie oświaty z dnia 07 września 1991 r. (jt.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256 poz. 2572
ze zm.).
3. Uchwałę Nr XXIX/325/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009
roku w sprawie ustalenia w drodze regulaminu, wysokości i zasad przyznawania dodatków do
wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych
zastępstw, wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego niektórych nauczycieli
oraz nagród dla nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowowychowawczej prowadzonych przez Gminę - Miasto Stargard Szczeciński.
4. Uchwałę Nr XXIX/326/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009
roku w sprawie określenia najniższego wynagrodzenia i wartości punktu dla ustalenia
miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników nie będących nauczycielami
zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowo wychowawczej prowadzonych
przez Gminę-Miasto Stargard Szczeciński,
5. Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami
zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Stargard
Szczeciński z dnia 10 maja 1999 r. oraz protokoły dodatkowe.
6. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
7. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004r. w sprawie szkolenia w
dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 roku, Nr 180, poz. 1860 ze zm.).
8. Akta osobowe 15 pracowników Szkoły Podstawowej nr 4 (w tym umowy o pracę, kolejne
angaże zawierające wymiar zatrudnienia, wymiar wynagrodzenia, dodatek za wysługę lat,
dodatek motywacyjny, dodatek za wychowawstwo, dodatek za opiekuna stażu, dodatek
funkcyjny)
9. Listy płac za okres październik - grudzień 2010 r. i styczeń – marzec 2011r.,
10. Regulamin premiowania pracowników Szkoły Podstawowej nr 4.
Na podstawie sprawozdań Rb-28S za okres od października do grudnia 2010 roku, stwierdzono
wydatki poniesione na wynagrodzenia osobowe w następującej wysokości:
16
Dział 801 Oświata i Wychowanie, Rozdział 80101 Szkoły podstawowe:
Plan
Wykonanie z
sprawozdania
%
1 583 659,00
424 861,07
26,83
251 176,00
75 464,71
30,04
32 251,00
9 841,15
30,51
1 867 086,00
510 166,93
27,32
Paragraf
4010-Wynagrodzenia
osobowe pracowników
4110-Składki na
ubezpieczenia społeczne
4120-Składki na Fundusz
Pracy
Razem:
Dział 801 Oświata i Wychowanie, Rozdział 80103 Oddziały przedszkolne w szkołach
podstawowych:
Paragraf
4010-Wynagrodzenia
osobowe pracowników
4110-Składki na
ubezpieczenia
społeczne
4120-Składki na
Fundusz Pracy
Razem:
Plan
Wykonanie z
sprawozdania
%
95 084,00
31 168,99
32,78
15 366,00
6 166,36
40,13
2 507,00
1 000,50
39,91
112 957,00
38 335,85
33,94
Dział 801 Oświata i Wychowanie, Rozdział 80195 Pozostała działalność:
Paragraf
4010-Wynagrodzenia
osobowe pracowników
4110-Składki na
ubezpieczenia
społeczne
4120-Składki na
Fundusz Pracy
Razem:
Plan
Wykonanie z
sprawozdania
%
2 600,00
2 600,00
100
393,00
392,60
99,90
64,00
63,70
99,53
3 057,00
3 056,30
99,98
Dział 854 Edukacyjna Opieka Wychowawcza, Rozdział 85401 Świetlice szkolne:
17
Paragraf
4010-Wynagrodzenia
osobowe pracowników
4110-Składki na
ubezpieczenia
społeczne
4120-Składki na
Fundusz Pracy
Razem:
Plan
Wykonanie z
sprawozdania
%
92 895,00
25 432,09
27,38
14 615,00
4 372,66
29,92
2 369,00
709,48
29,95
109 879,00
30 514,23
27,77
Na podstawie sprawozdań Rb-28S za okres od stycznia do marca 2011
stwierdzono wydatki poniesione na wynagrodzenia osobowe w następującej wysokości:
roku,
Dział 801 Oświata i Wychowanie, Rozdział 80101 Szkoły podstawowe:
Paragraf
4010-Wynagrodzenia
osobowe pracowników
4040-Dodatkowe
wynagrodzenie roczne
4110-Składki na
ubezpieczenia
społeczne
4120-Składki na
Fundusz Pracy
Razem:
Plan
Wykonanie z
sprawozdania
%
1 555 000,00
390 493,60
25,11
130 000,00
116 220,71
89,40
258 576,00
63 224,20
24,45
42 381,00
7 229,65
17,06
1 985 957,00
577 168,16
29,06
Dział 801 Oświata i Wychowanie, Rozdział 80103 Oddziały przedszkolne w szkołach
podstawowych:
Paragraf
4040-Dodatkowe
wynagrodzenie roczne
4110-Składki na
ubezpieczenia
społeczne
4120-Składki na
Fundusz Pracy
Razem:
Plan
Wykonanie z
sprawozdania
%
6 337,00
6 336,46
99,99
957,00
956,80
99,98
156,00
155,24
99,51
7 450,00
7 448,50
99,98
18
Dział 854 Edukacyjna Opieka Wychowawcza, Rozdział 85401 Świetlice szkolne:
Paragraf
4010-Wynagrodzenia
osobowe pracowników
4040-Dodatkowe
wynagrodzenie roczne
4110-Składki na
ubezpieczenia
społeczne
4120-Składki na
Fundusz Pracy
Razem:
Plan
Wykonanie z
sprawozdania
%
86 987,00
23 705,13
27,25
9 379,00
9 378,54
99,99
15 374,00
3 516,98
22,88
2 493,00
569,15
22,83
114 233,00
37 169,80
32,54
Terminowość odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatek
dochodowy od osób fizycznych (PIT-4) w IV kwartale 2010 r. oraz w I kwartale 2011 r.
przedstawiają zestawienia stanowiące załącznik nr 9 protokołu. Działając w myśl art. 44 ust. 3
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, oszczędniej i efektywniej byłoby
dokonywać przesunięć środków finansowych pomiędzy własnymi rachunkami bankowymi,
następnie składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy (PIT-4) opłacać z jednego rachunku
bankowego.
W Szkole Podstawowej nr 4 w Stargardzie Szczecińskim na dzień 31 marca 2011 roku
zatrudnionych było 48 osób, w tym:
Ilość zatrudnionych
Ilość etatów
Nauczyciele
37
32,69
Administracja
5
4,25
Obsługa
6
5,65
RAZEM
48
42,59
W trakcie kontroli sprawdzono akta osobowe 15 pracowników, co stanowi 31,25%
zatrudnionych. Sprawdzono następujące akta osobowe:
- Akta osobowe nr 9 – Główna księgowa
- Akta osobowe nr 8 – Specjalista ds. płac
- Akta osobowe nr 12 – kierownik administracyjno – gospodarczy,
- Akta osobowe nr 6 – konserwator,
- Akta osobowe nr 7 – pracownik obsługi,
- Akta osobowe nr 13 – nauczyciel dyplomowany,
- Akta osobowe nr 1 – nauczyciel dyplomowany,
- Akta osobowe nr 23 – nauczyciel dyplomowany,
- Akta osobowe nr 32 – nauczyciel dyplomowany,
19
- Akta osobowe nr 28 – nauczyciel kontraktowy,
- Akta osobowe nr 6 – nauczyciel dyplomowany,
- Akta osobowe nr 24 – nauczyciel kontraktowy,
- Akta osobowe nr 8 – nauczyciel kontraktowy,
- Akta osobowe nr 5 – nauczyciel dyplomowany,
- Akta osobowe nr 3 – nauczyciel mianowany,
Kontroli poddano akta osobowe, umowy o pracę, listy wypłat wynagrodzeń, karty wynagrodzeń
pracowników, wykazy premii i porównano z w/w aktami prawnymi i stwierdzono że:
a) oddzielnie sporządza się listy płac dla administracji, obsługi, nauczycieli szkoły podstawowej,
świetlicy, zerówki, wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, zasiłki ZUS;
b) listy płac w badanym okresie sporządzał specjalista ds. płac, sprawdzał Główny Księgowy
a zatwierdzał Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4;
c) wykazy godzin ponadwymiarowych nauczycieli za IV kwartał 2010 roku oraz za I kwartał
2011 roku – były sporządzane i podpisywane przez Zastępcę Dyrektora;
d) premie dla pracowników administracji i obsługi za IV kwartał 2010 roku oraz za I kwartał
2011 były naliczane i wypłacane na podstawie cytowanego wyżej regulaminu (wykaz premii
sporządza kierownik administracyjno-gospodarczy, a zatwierdza Dyrektor);
e) naliczenie stawki do zasiłku chorobowego generowano z programu płacowego P88
(przykładowe wyliczenie stanowi załącznik nr 10, w kilku przypadkach program ten do
wyliczenia zasiłku pomijał jeden z 12 miesięcy w roku, pomimo iż pracownik przepracował
więcej niż połowę dni roboczych w miesiącu, które winien był przepracować, a to jest niezgodne
z art. 38 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia
społecznego w razie choroby i macierzyństwa ( Dz. U. z 2010r. Nr 77, poz. 512 ze zm.);
f) w indywidualnych kartach wynagrodzeń pracowników nie wyszczególniono składników
wynagrodzeń, tj.: wynagrodzenia zasadniczego, premii, stażu pracy, dodatków do
wynagrodzenia, itd. (przykładowa karta stanowi załącznik nr 11);
g) każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych, dokumenty umieszczone są w
poszczególnych częściach akt (A, B, C) i ujmowane w wykazie zgodnie z cyt. wyżej
Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
oraz sposobu prowadzenia akt osobowych tj.:
- część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała: kwestionariusze osobowe,
kopie świadectw potwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy,
- część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała: umowy o pracę, orzeczenia lekarskie
stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, zaświadczenia o
ukończeniu kursu BHP oraz przeciwpożarowego, zakres czynności, wymiar wynagrodzenia i
zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, świadectwa i zaświadczenia o
ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach; premiach,
- część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy;
20
h) w niektórych aktach osobowych wystąpiły następujące uchybienia, tj.:
- brak oświadczeń pracowników upoważniających do dokonywania przelewów wynagrodzeń na
wskazane przez nich rachunki bankowe,
- nie zachowano podziału dokumentów między poszczególne części akt osobowych (A,B,C),
- nie zachowanie chronologicznego układu dokumentów, brak bieżącej numeracji dokumentów, a
jeśli występuje - to często jest ona zaburzona,
- część dokumentów jest wpięta w oryginale - a kopie, często nie zawierają potwierdzenia
za zgodność z oryginałem,
- brak dokumentów powierzenia mienia pracownikom,
- w aktach osobowych nr 28 brak aktu nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela
kontraktowego;
i) w niektórych aktach osobowych stwierdzono uchybienia dotyczące nie przestrzegania
cyt. wyżej Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie
szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy w następującym zakresie:
- w aktach o numerach 5 i 6 brak dokumentu aktualnego szkolenia w dziedzinie BHP (ostatnie
które znajduje się w tych aktach jest z 2003 r.),
- nauczyciele zatrudnieni w 2006 r., których akta zostały skontrolowane (akta osobowe
nr 8,24,28), nie przeszli szkolenia okresowego w wymaganym terminie, tzn. w ciągu 12 miesięcy
od szkolenia wstępnego,
- w aktach osobowych nr 9,12 brak dokumentu potwierdzającego odbycie szkolenia wstępnego,
- szkolenia okresowe w dziedzinie BHP są przeprowadzane rzadziej, niż jest to określone
w § 15.2 cyt. rozporządzenia;
j) w niektórych aktach osobowych stwierdzono uchybienia dotyczące nie przestrzegania ustawy
Karta Nauczyciela z dnia 26 stycznia 1982 r. w następującym zakresie:
- nie przekształcono stosunku pracy nawiązanego na podstawie umów o pracę z nauczycielami
mianowanymi i nauczycielami dyplomowanymi w stosunek pracy na podstawie mianowania, co
wynika z art. 10 ust. 5, 5a, 5b cyt. ustawy,
- nauczyciele mianowani i nauczyciele dyplomowani nie posiadają w aktach osobowych
informacji z Krajowego Rejestru Karnego – obowiązek wynika z art.10 ust. 8a cyt. Ustawy;
21
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 16 maja
2011 roku.
Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 4 Alicja Sopalska została poinformowana o przysługującym jej
na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego
z dnia 22 października 2008 roku o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu
– zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej),
z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej.
W treści protokołu dokonano następujących poprawek:
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do:
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
które załączono do protokołu.
Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją .............
Stargard Szczeciński ....................... 2011roku.
22