OPZ - Portal Intranetowy

Przedmiotem projektu jest budowa i wdrożenie portalu intranetowego Płockiego Zakładu Opieki
Zdrowotnej. Wdrożenie portalu intranetowego jest koniecznym etapem w informatyzacji każdego
przedsiębiorstwa, co wymusza na firmie stworzenie platformy pracy grupowej w celu lepszego
zarządzania pracą zespołów ludzi oraz przepływem informacji.
System powinien posiadać programy:








Struktura organizacyjna
Urlopy
Delegacje
Zarządzanie i rezerwacje zasobów
Wspólny kalendarz
Rejestr wyposażenia
Niestandardowa biblioteka dokumentów
Zamówienia
W ramach przedmiotu zamówienia Zamawiający wymaga od wykonawców wykonania
następujących usług:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
dostawa i instalacja środowiska portalu intranetowego,
wykonanie projektu technicznego
wstępna konfiguracja portalu,
konfiguracja portalu zgodnie z projektem technicznym,
wdrożenie dedykowanych modułów zbudowanych na portalu intranetowym,
przeprowadzenie szkoleń administratorów i użytkowników portalu.
Wdrożony portal intranetowy powinien być zgodny z następująca specyfikacją:
1. Zapewnienie optymalnej pracy systemu przy założeniu 100 użytkowników portalu, oraz 50
osób jednocześnie korzystających z Intranetu.
2. Wymagany dla optymalnego funkcjonowania systemu rozmiar bazy: 10 GB rocznie.
3. Efektywne zarządzanie strukturą portalu poprzez:
i. możliwość swobodnego przenoszenia dokumentów i innych elementów np. zdjęć pomiędzy
poszczególnymi serwisami,
ii. możliwość zmiany, dodawania nowych opcji do sekcji „menu”, definiowanie i zmiana
struktury portalu bez konieczności angażowania działu odpowiedzialnego za IT
iii. możliwość definiowania tzw. layoutów czyli szablonów dla strony określających układ
strony (stron) internetowej a także określone elementy wspólne dla stron, które oparte są
na tym samym szablonie, dodatkowo, powinna być możliwość tworzenia wielu szablonów
dla różnych układów stron w zależności od tego jakie są potrzeby funkcjonalne w różnych
częściach intranetu oraz możliwość modyfikowania szablonu a tym samym zmianę wyglądu
stron już utworzonych.
iv. możliwość automatycznego generowania mapy stron portalu oraz automatyczne tworzenie
nawigacji na stronach intranetu zgodnej z bieżącą hierarchią
v. możliwość definiowania metryki dokumentu do uzupełniania przez użytkownika w roli
edytora w trakcie publikacji pliku
vi. możliwość publikacji plików w strukturze katalogów
vii. możliwość budowania hierarchicznej struktury strony portalu z możliwością przenoszenia
stron i sekcji w ramach struktury nawigacji
4. Możliwość efektywnego zarządzania wyglądem portalu w zakresie formatowania tekstu. W
praktyce oznacza to możliwość wklejania treści (przy publikacji stron intranetu z plików) z
zachowaniem lub nie oryginalnego formatowania oraz w zakresie globalnego zdefiniowania
podstawowych parametrów czcionek i fontów (krój pisma), które mogą być wykorzystywane
przez użytkowników edytujących tekst.
5. Możliwość zdefiniowania poziomu dostępu zgodnie z grupami użytkowników w ramach
scentralizowanej bazy zarządzania kontami użytkowników , co w praktyce oznacza możliwość
zdefiniowania dla wskazanych grup użytkowników poziomu dostępu do określonych zasobów,
np. możliwość definiowania uprawnień użytkowników do poszczególnych stron czy sekcji
intranetu (np. fragment portalu prezentujący treści dla danego działu) w sposób niezależny
dotyczy to tak że odczytu jak i edycji i publikacji. Istotne jest aby w sposób niezależny od IT
uprawnienia mogli nadawać użytkownicy będący tzw. administratorami merytorycznymi.
6. Możliwość definiowania ról wraz z określonym dla roli poziomem uprawnień.
7. Efektywne zarządzanie zawartością intranetu poprzez:
i. umożliwienie użytkownikom w roli edytora i redaktora na poziomie poszczególnych
jednostek organizacyjnych umieszczania i edytowania dokumentów oraz informacji w
ramach określonych obszarów tematycznych
ii. wykorzystanie do publikacji, edycji oraz przeglądania dokumentów na poziomie
repozytorium narzędzi powszechnie znanych i wykorzystywanych takich jak np.
przeglądarka internetowa, Eksplorator Windows czy MS Office
iii. umożliwienie współdzielenia zasobów elektronicznych wykorzystywanych przy tworzeniu
stron intranetu na potrzeby stron, które mogą być umiejscowione w różnych obszarach
portalu oraz zarządzenie tymi zasobami
iv. implementację mechanizmów związanych z wersjonowaniem i wyszukiwaniem na
poziomie intranetowego repozytorium treści elementów galerii zasobów elektronicznych
v. implementację mechanizmów, które umożliwią niezależne od pracowników działu IT
zarządzanie uprawnieniami do publikowanych dokumentów i treści oraz nadawanie
uprawnień na różnych poziomach przez administratorów merytorycznych do realizowania
określonych czynności np. tylko odczytu.
vi. implementację mechanizmów umożliwiających tworzenie repozytoriów tematycznych w
dowolnych ilościach w różnych częściach portalu, specjalnych katalogów czy repozytoriów
do przechowywania tylko określonych rodzajów treści np. plików graficznych.
vii. możliwość wielokrotnego (w zależności od potrzeb) wykorzystanie elementów zawartości
intranetu w różnych jego częściach natomiast w sytuacji gdy opublikowana w wielu
miejscach treść ulegnie modyfikacji gwarancja, że w pozostałych również zostanie
zaktualizowana
viii. implementacja mechanizmu powodującego dołączanie do publikowanych stron w sposób
automatyczny informacji o dacie publikacji i autorze
ix. możliwość definiowania metryk, które opisują dokumenty na poziomie poszczególnych
repozytoriów w celu min usprawnienia procesu wyszukiwania
x. implementacja mechanizmu powodującego wersjonowanie treści prezentowanych na
stronach intranetu działającego w sposób automatyczny przy wprowadzaniu treści przez
użytkowników w roli edytorów
xi. możliwość niezależnej od zarządzania uprawnieniami użytkownika do zawartości możliwość
personalizacji i filtrowania treści w intranecie w zależności od np. roli przypisanej do
użytkownika w celu dostarczenia danemu użytkownikowi skierowanych do danego
użytkownika informacji
xii. możliwość zarządzania określonymi obszarami portalu w ramach zarządzania treścią przez
osoby nietechniczne – użytkowników występujących w roli edytora lub administratora
merytorycznego w celu ograniczenia lub całkowitego wyłączenia zespołu IT w ramach
organizacji.
8. Możliwość nadania użytkownikom występującym w roli edytora oraz redaktora uprawnień
pozwalających na zmianę treści prezentowanej w ramach portalu bez angażowania w proces
pracowników działu odpowiedzialnego za IT.
9. Możliwość konfigurowania procesu / procesów aktualizacji i zatwierdzenia publikowanych
stron oraz dokumentów oraz wsparcie procesu przez system, co oznacza, że system informuje
określonych użytkowników uprawnionych do recenzji materiałów o tym, że pojawił się
materiał / materiały oczekujące na decyzję o publikacji lub odrzuceniu. Użytkownik powinien
mieć możliwość wprowadzenia do systemu wyniku swojej decyzji. Poszczególne kroki powinny
być realizowane w ramach procesu zatwierdzania dokumentów nowych lub modyfikowanych,
który to proces powinien być możliwy do zdefiniowania na poziomie systemu (mechanizm
workflow).
10. Możliwość automatycznego generowania powiadomień dla użytkowników pocztą
elektroniczną informujących o określonej publikacji lub modyfikacji istotnych treści portalu.
11. Możliwość wyszukania przez użytkownika pożądanej przez niego informacji w ramach
określonego obszaru portalu lub pełnej zawartości intranetu co w praktyce oznacza:
i. dostępny dla użytkowników intranetu mechanizm wyszukiwania treści
ii. umożliwienie budowania wielu wyszukiwarek, które mogą być umieszczone
w różnych częściach portalu i mają służyć do przeszukiwania całego lub części
portalu wg zadanego kryterium (kryteriów)
iii. mechanizm wyszukiwania zaawansowanego
12. Zawartość strony powinna umożliwiać wizualizację struktury organizacyjnej organizacji.
Umożliwienie każdej z jednostek organizacyjnych założenia własnej witryny (z odrębną
nawigacją) prezentującej określone treści, zadania, dokumenty itp. właściwe dla jednostki i
wynikające z jej specyfiki. Ważne jest aby określone części informacyjne mogły być dostępne
tak na poziomie strony jednostki jak i całej organizacji.
13. Możliwość zarządzania informacją na poziomie organizacji co w praktyce oznacza:
i. Informacje istotne z perspektywy organizacji powinny być publikowane w formie stron
intranetu, lub / oraz w postaci umieszczonych na stronach plików do pobrania
odpowiednio (w zależności od rodzaju dokumentów) skategoryzowanych i
sformatowanych.
ii. Określone komunikaty publikowane przez władze organizacji i/lub poszczególne działy
powinny być publikowane w postaci stron HTML o określonym układzie wizualnym dla
pojedynczej strony.
iii. Możliwość wysyłania do wszystkich użytkowników jednocześnie określonych informacji
(newsletter -> tekst lub tekst i załącznik).
iv. Możliwość zdefiniowania automatycznych powiadomień o nowowprowadzonych zapisach
czy dokumentach wprowadzonych w postaci pop-up lub strony HTML gdzie generowane
będą informacje, także o plikach, które zostały dodane bezpośrednio do archiwum.
v. Możliwość umieszczenia instrukcji / przewodników obejmujących informacje związane
z pracą np. procedury, instrukcje
vi. Możliwość umieszczenia periodyku dla pracowników, który powinien być publikowany
w określonej graficznie formie wraz z linkami do pełnej treści artykułu, streszczeniem do
strony głównej oraz spisem treści.
vii. Możliwość umieszczenia skrótów określonych wiadomości prasowych i/lub linki
do serwisów prasowych zewnętrznych oraz inne informacje często wyszukiwane oraz
wykorzystywane przez pracowników w codziennej pracy np. informacje generowane przez
komórki organizacyjne firmy publikowane w formie stron HTML o określonych układach
wizualnych. W ramach publikacji powinna być możliwość wg zadanego kryterium /
zadanych kryteriów wyszukiwania np. data emisji, autor itp.
14. Uwzględnienie w zakresie treści intranetu następujących formatów:
i. txt, xls, PDF, JPG, ppt
ii. pliki typu Word.
15. Implementacja narzędzi, które umożliwią przeciętnemu użytkownikowi, który nie posiada
znajomości języka HTML na publikowanie treści w formacie HTML w trybie WYSIWG.
16. Możliwość prostego osadzenia i formatowania plików graficznych, linków różnych typów,
paragrafów, tabel itp. w treści publikowanych w intranecie artykułów.
17. Wsparcie obsługi wybranych zawartości intranetu w różnych wersjach językowych.
18. Możliwość wypełniania bezpośrednio ze strony portalu przez użytkowników dostępnych
formularzy i/lub wniosków.
19. Możliwość budowania formularzy elektronicznych XML bez konieczności ich programowania
oraz publikowanie utworzonych formularzy na portalu.
20. Możliwość definiowania procesów obiegu dokumentów/formularzy czyli workflow
21. Możliwość odrębnej konfiguracji na poziomie poszczególnych części portalu tj. definiowanie
różnych edytorów i recenzentów w ramach różnych obszarach intranetu.
22. Możliwość łatwego dodawania nowych sekcji, przenoszenie sekcji na poziomie menu oraz
zmian sekcji. Niezbędna jest elastyczna struktura portalu pozwalająca na łatwe wprowadzanie
zmian – łatwe czyli bez asysty pracowników działu IT - tak na poziomie struktury graficznej,
treści jak i poszczególnych obszarach tematycznych.
23. W ramach systemu powinien zostać dostarczony oraz skonfigurowany moduł umożliwiający
publikowanie w różnych jego częściach (w zależności od przeznaczenia oraz grupy docelowej)
jednopytaniowych a więc prostych sond oraz wielopytaniowych złożonych ankiet, które mogą
składać się tak z pytań otwartych jak i zamkniętych. Rozwiązanie powinno dawać możliwość
publikowania wielu ankiet oraz wielu sond jednocześnie.
24. Możliwość prowadzenia blogów współtworzonych przez wielu autorów (wybrane osoby)
odnoszących się do określonych zagadnień w ramach wybranego obszaru tematycznego. Z
założenia powinna istnieć możliwość wybierania określonego poziomu dostępu np.
ograniczenie dostępu tylko dla pracowników danego departamentu.
25. Możliwość zbudowania forum dla wszystkich użytkowników lub forum tematycznego np. na
potrzeby danego projektu. W ramach forum powinna być możliwość dołączania plików oraz
przeszukiwania zawartości forum wg określonych kryteriów. Dodatkowo, system powinien
dawać możliwość efektywnego zarządzania wątkami poprzez dodawanie nowych, usuwania
wątków czy przekierowanie wątków do archiwum.
26. Możliwość komentowania zawartości tzn. dodania komentarza np. do artykułu i/lub
przekazania tzw. informacji zwrotnej na temat przydatności określonej informacji
zamieszczonej na portalu w celu badania przydatności publikowanych treści czy prowadzenia
dyskusji.
27. Portal powinien udostępniać mechanizmy archiwizowania informacji starszych niż rok
z założeniem zmiany okresu, po którym informacje witryny są przesyłane do archiwum.
Powinna istnieć także możliwość dodawania plików bezpośrednio do archiwum.
28. Możliwość przeszukiwania dokumentów w archiwum za pomocą mechanizmów wyszukiwania
w portalu.
29. Gwarancja zastosowania w praktyce idei SSO (Single sign on) polegająca na pojedynczym
logowaniu tak do systemu jak i intranetu. Użytkownik podaje jedno hasło na podstawie
którego system dokonuje rozpoznania a następnie uwierzytelnienia.
30. Możliwość mobilnego dostępu do portalu za pomocą Smatphone, PDA oraz innych urządzeń
tej klasy.
31. System musi pracować na systemie operacyjnym Microsoft Windows Server 2008 lub
równoważnym oraz musi zapewnić integrację z systemem pocztowym, np.: Microsoft
Exchange.
32. Implementacja mechanizmu workflow umożliwiającego projektowanie, budowę oraz
modyfikację automatycznych przepływów dokumentów i spraw na poziomie organizacji
w celu usprawnienia zidentyfikowanych procesów biznesowych.
33. Implementacja mechanizmów wspierających pracę grupową aby wykorzystać intranet do
celów pracy działów i zespołów zadaniowych w zakresie gromadzenia dokumentów, wsparcia
komunikacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami, członkami określonych grup roboczych,
planowania zadań oraz zdarzeń.
34. Możliwość umieszczania przez użytkowników bezpośrednio w Intranecie (wyznaczone
miejsce) wniosków dotyczących funkcjonowania Intranetu, poszczególnych sekcji,
potencjalnych zmian, aplikacji, które mogłyby być potrzebne oraz funkcjonalności.
35. W ramach sytemu powinna zostać przewidziana baza wiedzy rozumiana jako zbiór
repozytoriów dokumentów o określonym przeznaczeniu (np. baza procedur firmy, dokumenty
związane np.: z systemem zarządzania ISO itp.), publikowanych w różnych częściach intranetu.
Każde z repozytoriów powinno zawierać określoną dokumentację oraz być skategoryzowane
wg ustalonej struktury katalogów. W ramach wybranych repozytoriów dokumenty powinny
być
wersjonowane
oraz
opisane
określonym
zestawem
atrybutów
w ramach metryki. Dokumenty powinny być udostępniane użytkownikom zgodnie
z ustalonym poziomem dostępu. Baza powinna móc zawierać także artykuły publikowane w
postaci stron HTML, tworzone w oparciu o ogólne narzędzia zarządzania treścią platformy
intranetowej.
36. Implementacja aplikacji służącej odwzorowaniu aktualnej struktury organizacyjnej
z uwzględnieniem pełnego modelu zależności poszczególnych jednostek organizacyjnych.
Zależności pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacji powinny móc być przedstawione
za pomocą drzewa. Aplikacja powinna umożliwić łatwe wprowadzanie modyfikacji w związku z
możliwymi na poziomie struktury organizacyjnej zmianami.
37. Implementacja aplikacji umożliwiającej obsługę bazy pracowników obejmującej wykaz
pracowników ze wskazaniem ich miejsca w strukturze, dane kontaktowe oraz inne dane
umożliwiające szybkie wyszukanie danego pracownika lub grupy pracowników.
38. Implementacja aplikacji wspierającej zarządzanie urlopami pracowników. Innymi słowy
aplikacji, która umożliwi pełną obsługę procesu związanego z obsługą urlopów od momentu
złożenia wniosku przez pracownika aż do uzyskania informacji zwrotnej o statusie wniosku.
Aplikacja musi wspierać proces w zakresie obsługi różnych typów wniosków. Dodatkowo,
aplikacja powinna udostępniać informacje o ilości dni dostępnych dla danego pracownika (w
tym wymiaru urlopu zaległego).
39. Implementacja aplikacji do zarządzania delegacjami krajowymi w zakresie zgodnym
ze zdefiniowaną w ramach organizacji procedurą. W ramach aplikacji powinna być możliwość
wydrukowania formularza delegacji.
40. Implementacja aplikacji do zarządzania zasobami z założeniem, że zasób oznacza dowolny
środek materialny zgromadzony w ramach organizacji. Na poziomie aplikacji powinno być
możliwe wprowadzenie środków materiałowych (sale konferencyjne, samochody, projektory,
komputery itp.) w celu sprawnego nimi zarządzania. Aplikacja powinna umożliwiać rezerwację
przez użytkowników wybranego zasobu w wybranych przez niego terminie. Każda rezerwacja
powinna być weryfikowana pod kątem dostępności zasobu a tym samym potencjalnych
konfliktów wskazanego terminu z innymi rezerwacjami. Użytkownik powinien mieć możliwość
anulowania rezerwacji oraz możliwość automatycznego powiadomienia osób rezerwujących
dany zasób w sytuacji awaryjnej tzn. uszkodzenia czy nagłego braku dostępności zasobu.
41. Implementacja aplikacji współdzielonych kalendarzy w sposób umożliwiający podpięcie kilku
źródeł danych np.: skrzynek pocztowych Exchange, z możliwością wyróżnienia źródła danych
np. kolorystycznie. Mechanizm integracji kalendarzy powinien zapewnić agregację kilku
kalendarzy na poziomie jednego widoku.
42. Implementacja aplikacji niestandardowa biblioteka dokumentów. Aplikacja powinna zapewnić
zarządzanie różnego rodzaju dokumentami, które są gromadzone przez różne jednostki
organizacyjne, zespoły projektowe w uporządkowany sposób z określonymi typami
i rodzajami dokumentów. Aplikacja powinna zapewnić jednoczesne przeszukiwanie
rozproszonych w systemie zbiorów dokumentów z jednego miejsca w systemie.
43. Implementacja aplikacji zamówienia w celu usprawnienia procesu składania i realizacji
wewnętrznych zamówień w firmie. Aplikacja powinna zapewniać elektroniczny sposób
składania i realizacji zamówień. Złożone i zatwierdzone zamówienia powinny być w sposób
automatyczny wysyłane do dostawców drogą elektroniczną. Aplikacja powinna umożliwiać
wydruk elektronicznego zamówienia. Każdy upoważniony pracownik powinien mieć dostęp do
aktualnych i historycznych danych w podziale na dane wartościowe i ilościowe.
Platforma sprzętowa
System zostanie zainstalowany na dedykowanym dostarczonym przez Wykonawcę serwerze,
przeznaczonym do montażu w szafie rackowej. Serwer musi zawierać system umożliwiający
osadzenie na nim platformy Intranetowej opisanej w powyższej części. Dostęp przez użytkowników
Systemu do danych zawartych na Serwerze będzie odbywał się wyłącznie z komputerów
podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej Zamawiającego – intranetu. Wewnętrzna sieć
informatyczna Zamawiającego – intranet – nie jest dostępna dla osób trzecich. Zamawiający
oświadcza, że w czasie obowiązywania niniejszej umowy intranet nie będzie udostępniany osobom
trzecim.
W celu zapewnienia odpowiedniej archiwizacji całego systemu Wykonawca dostarczy również
macierz dyskową dedykowaną do montażu w szafie rackowej. Ponadto zapewni odpowiedni
mechanizm backupu sytemu Intranetowego oraz całej jego bazy danych na dostarczonej macierzy
dyskowej.