DATY I CZAS W EXCELU

daty
i czas w excelu
Formatowanie
warunkowe
od A do Z
 W jaki sposób Excel interpretuje wartości czasu i daty?
 Jak szybko poradzić sobie z błędnie zaimportowanymi wartościami
czasu i datami?
 O czym należy pamiętać przy ręcznym wprowadzaniu do arkusza dat
i czasów?

formatować
Formatowanie
tabeli daty?
 
Jak
wartości czasu
 W jaki sposób przeprowadzać obliczenia na wartościach czasu i


 Porównywanie danych
datach?
 
O
jakich
zasadach należy pamiętać
przy zaokrąglaniu

Wyszukiwanie
i oznaczanie
danychwartości czasu?
 Jak szybko analizować wartości czasów i przygotowywać raporty
okresowe oparte na datach?
BBP 0223
$
$ANEFIRMYsSZYBKIEWSTAWIANIEDOARKUSZA
Rada Konsultantów:
3PISTREyCIsAKTUALIZACJASPECJALNA
Adam Kornacki
autoryzowany instruktor Microsoft (licencje: Microsoft Certified Professional,
Microsoft Certified Systems Engineer), pracownik Centrum Edukacyjnego EduSoft w Warszawie
Krzysztof Marek Rudziński
nauczyciel informatyk, instruktor w Centrum Edukacyjnym EduSoft,
od 2000 r. trener w Centrum Technik Sieciowych
CZĘŚĆ I
WARTOŚCI CZASU W EXCELU
dr Stanisława Sobolewska
wieloletni wykładowca rachunkowości w Wyższej Szkole Biznesu i Administracji
im. Koźluka w Warszawie i Wyższej Szkole Bankowości i Ubezpieczeń w Warszawie
Redaktor
Piotr Gromulski
Redaktor merytoryczny
Tadeusz Jankowski
Wydawca
Przemysław Modrzewski
Opracowanie graficzne okładki
Grażyna Tomaszewska-Trusz
Opracowanie graficzne piktogramów
Marika Kuźmicz
Koordynator produkcji
Michał Wołodźko
Korekta
Zespół
W jaki sposób Excel interpretuje wartości czasu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Jak wprowadzać i formatować wartości czasu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Jak wykonywać obliczenia na wartościach czasu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Jakich funkcji można używać do przetwarzania wartości czasu? . . . . . . . . . . . . . . . . .
2
5
9
10
Rozdział 2
Rozwiązania najczęściej spotykanych problemów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Automatyczne poprawianie błędnie zaimportowanych do arkusza wartości czasu . . . . .
Obliczenia na ujemnych czasach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Problem z obliczeniami wartości czasu przekraczających 24h . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Przykłady zaokrągleń wartości czasu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
ISBN 83-7468-517-4
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,
tel. 0 22 518 29 29, faks 0 22 617 60 10, e-mail: [email protected]
Skład i łamanie: INFO DATA CONSULTING Zbigniew Korzański
02-784 Warszawa, ul. Pasaż Ursynowski 1/97, tel. 0 22 648 96 50, e-mail: [email protected]
Druk: LOTOS Poligrafia Spółka z o.o,
04-987 Warszawa, ul. Wał Miedzeszyński 98, tel. 0 22 872 22 66
11
19
26
28
Rozdział 3
Przykłady najpopularniejszych analiz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Naliczanie wynagrodzenia na podstawie stawki godzinowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Analiza billingów telefonicznych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Analiza rzeczywistego czasu pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2006
Poradnik „Excel w praktyce” został opracowany we współpracy
z Wydawnictwem VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG z Niemiec.
Poradnik „Excel w praktyce” chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materia­łów opublikowanych
w poradniku „Excel w praktyce” – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania
publikacji z powołaniem się na źródło.
Niniejszy poradnik został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wy­sokich
kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w poradniku „Excel
w praktyce” wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym
przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być
traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państ­wowych.
W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie za­wartych
w poradniku „Excel w praktyce” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli
jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem pisma oraz interesem Wy­dawnictwa
Wiedza i Praktyka.
Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka
sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Łotewskiej 9a, w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do ce­lów
marketingowych – przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo
prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich prze­twarzania do
celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez
Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.
/2 ,ISTOPAD
Rozdział 1
Operacje na wartościach czasu w arkuszu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
7IEDZAI0RAKTYKA
CZĘŚĆ II
DATY W EXCELU
Rozdział 1
Operacje na datach w arkuszu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
W jaki sposób Excel interpretuje daty? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Jak wprowadzać i formatować daty? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Jak wykonywać obliczenia na datach? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Jakich funkcji można używać do przetwarzania dat?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7IEDZAI0RAKTYKA
51
52
57
59
%XCELWPRAKTYCE† 3PISTREyCI
Rozdział 2
Rozwiązania najczęściej spotykanych problemów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Poprawne importowanie dat do arkusza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Automatyczne poprawianie błędnie wprowadzonych lub zaimportowanych dat . . . . . .
Operacje na datach dni roboczych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Automatyczne wyróżnianie komórek zależnie od daty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
60
66
72
77
Rozdział 3
Przykłady najpopularniejszych analiz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Wielowariantowy okresowy raport sprzedaży. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Filtrowanie listy zamówień za pomocą filtra zaawansowanego . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Naliczanie wynagrodzenia na podstawie liczby przepracowanych dni . . . . . . . . . . . . . 98
$ATYICZASW%XCELU
$ANEFIRMYsSZYBKIEWSTAWIANIEDOARKUSZA
$
D 11/03
W większości formularzy i raportów bardzo ważną rolę odgrywają wartości czasu i daty. Dzięki nim możesz jednoznacznie
określić, kiedy nastąpiło pewne zdarzenie czy transakcja lub
też jakiego okresu dotyczą wpisywane dane. Wartości czasu
i daty pozwalają Ci na sumowanie danych dotyczących tego
samego dnia, miesiąca, kwartału czy roku, a także na wykonanie
przejrzystych zestawień okresowych. Jeżeli nie znasz dobrze
zasad posługiwania się datami i czasem w Excelu, praca
z tego typu wartościami może się okazać niezwykle kłopotliwa.
Niepoprawnie wprowadzone data lub czas mogą być przyczyną
błędów w obliczeniach lub nawet zupełnie uniemożliwić
przeprowadzenie analizy. Dlatego w niniejszej publikacji
przedstawimy Ci zasady i sposoby posługiwania się tymi
wartościami w arkuszu. Pokażemy, jak rozwiązywać typowe
problemy, zapoznasz się także z przykładami najpopularniejszych analiz związanych z datami i wartościami czasu.
!54/2
,ISTOPAD
/2 ,ISTOPAD
7IEDZAI0RAKTYKA
7IEDZAI0RAKTYKA
7IEDZAI0RAKTYKA
7IEDZAI0RAKTYKA
Tadeusz Jankowski
informatyk, programista,
Microsoft MVP Excel %XCELWPRAKTYCE†
/2
%XCELWPRAKTYCE† $
$
$
$
$ATYICZASW%XCELU
$ATYICZASW%XCELU
$ATYICZASW%XCELU
$ATYICZASW%XCELU
#:§i£)
7!24/i#)#:!357%8#%,5
2/:$:)!€
/0%2!#*%.!7!24/i#)!#(
#:!357!2+53:5
W jaki sposób Excel interpretuje wartości czasu?
'ODZINY
Czas w Excelu jest traktowany jako rodzaj wartości
liczbowych, gdzie dane są przechowywane jako ułamki
doby. Oznacza to, że 24 godzinom, czyli 1 dobie, odpowiada liczba 1, a tym samym wartość ułamka 1/24 jest
równa 1 godzinie. Wyjaśnimy Ci to na prostym przykładzie. Wpisz do komórek arkusza przykładowe formuły reprezentujące ułamki zwykłe (rys. 1).
Rys. 1. Wartości czasu jako ułamki zwykłe
W wyniku otrzymasz ułamki dziesiętne, które z pozoru
nie mają nic wspólnego z czasem.
$
$
$
$
$ATYICZASW%XCELU
$ATYICZASW%XCELU
$ATYICZASW%XCELU
$ATYICZASW%XCELU
Jeżeli jednak zaznaczysz zakres komórek A1:A4,
a następnie za pomocą polecenia Format/Komórki
wyświetlisz okno Formatowanie komórek, gdzie
w zakładce Liczby wybierzesz dla nich jeden z formatów z grupy Czas, to otrzymasz w komórkach wartości
godzin zgodne z licznikami wprowadzonych uprzednio
ułamków zwykłych.
Rys. 3. Sformatowane godziny
Podobnie jest w przypadku minut i sekund. Jedna
minuta jest częścią doby, odpowiadającą wartości
ułamka 1/1440, co wynika z wyrażenia 24*60 = 1440.
Sekunda jest natomiast równa 1/86400 doby.
-INUTY
ISEKUNDY
Z uwagi na to, że poszczególne składniki czasu są wartościami liczbowymi, łączna wartość czasu jest tworzona przez zsumowanie składników odpowiadających
godzinom, minutom i sekundom.
W przykładzie z rysunku 1 użyte zostały tylko wartości dla pełnych godzin, a więc zarówno minuty, jak
i sekundy miały wartość zerową.
Chcąc zmienić przedstawione wartości czasu, tak aby
reprezentowały one również minuty i sekundy, należy
je zmodyfikować zgodnie z rysunkiem 4.
Rys. 2. Czas w postaci ułamków dziesiętnych
,ISTOPAD
,ISTOPAD
SPIS
TREŚCI
7IEDZAI0RAKTYKA
7IEDZAI0RAKTYKA
7IEDZAI0RAKTYKA
7IEDZAI0RAKTYKA
%XCELWPRAKTYCE†
%XCELWPRAKTYCE†