Zał. Nr 3 i 4

Zał. Nr 3 do Zarządzenia Nr 61/0809
Instrukcja działania Referatu Pocztowego
1. Referat Pocztowy, zwany dalej „Referatem” jest punktem wymiany korespondencji
przeznaczonej do obiegu wewnętrznego tzn. pomiędzy wszystkimi jednostkami
i komórkami organizacyjnymi Uczelni oraz urzędem pocztowym.
2. Referat przyjmuje korespondencję dostarczaną przez:
1) urzędy pocztowe,
2) jednostki spoza Uczelni,
3) jednostki organizacyjne nie objęte systemem poczty wewnętrznej (Katowice, Rybnik).
4) punkty pocztowe, za pośrednictwem pracowników Referatu oraz pracownika
przewożącego korespondencję samochodem.
3. Korespondencja przekazywana z punktów pocztowych powinna być posegregowana w teczki
odpowiedniego koloru: czerwony – z przeznaczeniem dla Rektora i Prorektorów, zielony dla
jednostek i komórek, niebieski dla urzędu pocztowego a następnie zapakowana w pojemniki
zamykane na klucz. Za przekazanie zamkniętego pojemnika odpowiadają pracownicy
punktów pocztowych oraz przenoszący i przewożący korespondencję.
4. Całość przekazywanej korespondencji powinna zawierać dokładne dane adresata.
W przypadku braku zaadresowanej koperty należy dopiąć karteczkę zawierającą dokładną
nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Uczelni.
5. Referat otwiera koperty za wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie,
2) oznaczonych klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone”,
6. Korespondencję oznaczoną klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone” Referat przekazuje do
Kancelarii Tajnej, a ta z kolei po zarejestrowaniu, osobom posiadającym stosowne
poświadczenie bezpieczeństwa.
7. Referat przekazuje otrzymaną korespondencję:
1) Rektorowi za pośrednictwem sekretariatu,
2) Prorektorom za pośrednictwem sekretariatów,
3) jednostkom i komórkom organizacyjnym, zlokalizowanym przy ul. Akademickiej 2, 2A,
oraz ul. Krzywoustego 2 - za pośrednictwem pracowników Referatu, pozostałym – za
pośrednictwem pracownika przewożącego korespondencję samochodem,
4) jednostkom nie objętym systemem poczty wewnętrznej za pośrednictwem
upoważnionych pracowników.
8. Referat przygotowując listy do wysyłki przez urząd pocztowy:
1) segreguje listy według kategorii (polecone, zwykłe),
2) frankuje przesyłki, oznacza korespondencję na mocy umowy zawartej z pocztą
pieczęcią „opłata pocztowa skredytowana”,
3) wpisuje listy polecone do odpowiednich książek pocztowych,
4) wpisuje listy zwykłe do prowadzonego rejestru,
9. Referat prowadzi ewidencję przychodzących i wychodzących przesyłek poleconych.
Zał. Nr 4 do Zarządzenia Nr 61/0809
Instrukcja działania punktów pocztowych
1. Wymiana korespondencji pomiędzy Referatem Pocztowym, a jednostkami i komórkami
organizacyjnymi mieszczącymi się w różnych budynkach prowadzona jest za
pośrednictwem tzw. punktów pocztowych, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. W szczególnych przypadkach korespondencję wymagającą natychmiastowego doręczenia
lub potwierdzenia odbioru jednostki i komórki organizacyjne przekazują bezpośrednio
przez swoich pracowników.
3. Jednostki i komórki organizacyjne przekazują całość korespondencji do punków pocztowych,
gdzie osoby odpowiedzialne, wymienione w Zał. Nr 1 segregują korespondencję w teczki
odpowiedniego koloru tj. czerwonego - z przeznaczeniem dla Rektora i Prorektorów,
zielonego - z przeznaczeniem dla innych jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni,
niebieskiego - z przeznaczeniem dla urzędu pocztowego, a następnie pakują w pojemniki
zamykane na klucz. Za przekazanie zamkniętego pojemnika odpowiadają pracownicy
punków pocztowych oraz przenoszący i przewożący korespondencję.
4. Przekazywana korespondencja powinna zawierać dokładne dane adresata.
W przypadku braku zaadresowanej koperty należy dopiąć karteczkę zawierającą dokładną
nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Uczelni
5. Korespondencja kierowana do urzędu pocztowego powinna być ujęta w odpowiednim
wykazie, stanowiącym Zał. Nr 1 i Nr 2 do niniejszej Instrukcji, z tym że w Zał. Nr 1
wypełnia się wyłącznie kolumnę 1,2 i 3.
6. Koperta powinna być zaadresowana (imię i nazwisko, adres) i ostemplowana pieczęcią
firmową właściwej jednostki lub komórki, zgodnie ze wzorem stanowiącym Zał. Nr 3 do
niniejszej Instrukcji. Ponadto koperta powinna zawierać oznaczenie, wskazujące kategorię
przesyłki: P – polecony, PO – potwierdzenie odbioru, PR – priorytet, ZW – zwykły,
a koperta z oznaczeniem PO dodatkowo wypełniony formularz pocztowy tzw. „zwrotkę”
(do pobrania w Referacie).
7. Pracownicy punktów pocztowych sprawdzają przed wysłaniem poprawność
przygotowanej do wysyłki korespondencji, zgodnie z ust. 5 i 6.
Załącznik nr 1 do Instrukcji działania punktów pocztowych
Imię i nazwisko (nazwa) oraz adres nadawcy ............................................................................................................................................................................
Lp.
ADRESAT
(imię i nazwisko lub nazwa)
Dokładne miejsce
doręczenia
Wartość
Kwota
Masa
zł
kg
gr
Nr
nadawczy
Uwagi
Opłata
zł
gr
Kwota
pobrania
gr
zł
gr
Opłata
za
pobranie
zł
1
2
3
Z przeniesienia
4
5
6
7
Z przeniesienia
8
9
gr
10
Zał. Nr 2 do Instrukcji działania punktów pocztowych
Wykaz listów zwykłych
Lp.
ADRESAT
MIEJSCOWOŚĆ
Załącznik Nr 3 do Instrukcji działania punktów pocztowych
Wzór prawidłowo adresowanej przesyłki listowej w obrocie krajowym
(z uwzględnieniem nadruku dotyczącego przesyłki reklamowej)
→
Anna Kowalska
ul. Lipowa 3 m 110
87-036 TORUŃ
TO MIEJSCE POWINNO ZOSTAĆ PUSTE
UZUPEŁNIANE JEST PRZEZ REFERAT POCZTOWY
←
Pole znaczkowe
Pole nadawcy
→
PRZESYŁKA REKLAMOWA
Wyróżnik
przesyłki
reklamowej
Sz. P. Janina Nowak
ul. Cicha 132 m 16
←
Pole adresowe
62-200 GNIEZNO
STREFA KODOWA NIE UMIESZCZAĆ ŻADNYCH NAPISÓW
↕ min. 15 mm
Wyróżniki kategorii – PRIORYTET, POLECONY, ZA POTWIERDZENIEM ODBIORU
Wyróżnik kategorii w postaci nalepki nakładu Poczty Polskiej lub odręcznego napisu tej
samej treści należy umieszczać w lewej połowie strony adresowej koperty (pieczątki
PRIORYTET, POLECONY, ZA POTWIERDZENIEM ODBIORU przybija Referat
Pocztowy, chyba że jednostki posiadają swoje pieczątki), poniżej oznaczenia nadawcy.
→
Anna Kowalska
ul. Lipowa 3 m 110
87-036 TORUŃ
TO MIEJSCE POWINNO ZOSTAĆ PUSTE
UZUPEŁNIANE JEST PRZEZ REFERAT POCZTOWY
←
Pole znaczkowe
Pole nadawcy
→
Wyróżnik
kategorii
priorytet,
polecony,
za
potwierdzeniem
odbioru,
PRIORYTET
POLECONY
ZA POTWIERDZENIEM
ODBIORU
Sz. P. Janina Nowak
ul. Cicha 132 m 16
62-200 GNIEZNO
STREFA KODOWA NIE UMIESZCZAĆ ŻADNYCH NAPISÓW
←
Pole adresowe
↕ min. 15 mm