Używanie korespondencji seryjnej do tworzenia i drukowania listów

Używanie korespondencji seryjnej do tworzenia i drukowania listów oraz
innych dokumentów
Za pomocą korespondencji seryjnej można utworzyć zestaw dokumentów, takich jak list
seryjny wysyłany do wielu klientów lub arkusz etykiet adresowych. Każdy list i każda etykieta
zawiera ten sam rodzaj informacji, ale ich treść jest unikatowa. Na przykład w
korespondencji do klientów każdy list może zostać spersonalizowany tak, aby zawierał
imienny zwrot do każdego klienta. Unikatowe informacje w każdym liście lub na etykiecie
pochodzą z pozycji źródła danych.
Proces korespondencji seryjnej składa się z poniższych ogólnych kroków:
1. Konfigurowanie dokumentu głównego. Dokument główny zawiera tekst i grafikę,
które są takie same dla każdej wersji scalonego dokumentu. Może to być na
przykład adres zwrotny lub zwrot grzecznościowy w liście seryjnym.
2. Łączenie dokumentu ze źródłem danych. Źródło danych to plik zawierający
informacje, które mają być scalane w dokumencie. Mogą to być na przykład imiona,
nazwiska i adresy każdego z adresatów listu.
3. Modyfikowanie listy adresatów lub elementów. Program Microsoft Office Word
generuje kopię dokumentu głównego dla każdego elementu lub rekordu w pliku
danych. Jeśli plikiem danych jest lista adresowa, to elementami mogą być dane
adresatów dokumentu wysyłkowego. Można wybrać, które elementy (rekordy)
dołączyć, aby wygenerować kopie tylko dla określonych elementów pliku danych.
4. Dodawanie do dokumentu symboli zastępczych, zwanych polami korespondencji
seryjnej. Wykonywanie korespondencji seryjnej powoduje, że pola korespondencji
seryjnej są wypełniane informacjami z pliku danych.
5. Wyświetlanie podglądu i zakańczanie korespondencji seryjnej. Przed
wydrukowaniem całego zestawu można wyświetlić podgląd każdej kopii
dokumentu .
W celu utworzenia korespondencji seryjnej należy użyć poleceń znajdujących się na karcie
Korespondencja.
Porada Korespondencję seryjną można również wykonać za pomocą okienka zadań
Korespondencja seryjna, które prowadzi użytkownika przez proces krok po kroku. Aby użyć
tego okienka zadań, należy w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej na karcie
Korespondencja kliknąć przycisk Rozpocznij koresp. ser., a następnie kliknąć polecenie
Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku.
Konfigurowanie dokumentu głównego
1. Uruchom program Word.
Domyślnie zostanie otwarty pusty dokument. Pozostaw ten dokument otwarty.
Zamknięcie go spowoduje, że polecenia w następnym kroku nie będą dostępne.
2. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej kliknij
przycisk Rozpocznij korespondencję seryjną.
3. Kliknij typ dokumentu, który chcesz utworzyć.
Można na przykład utworzyć:



Zestaw kopert Adres docelowy jest unikatowy dla każdej z kopert, natomiast adres
zwrotny jest na wszystkich jednakowy. Kliknij przycisk Koperty, a następnie określ
preferencje dotyczące rozmiaru kopert i formatowania tekstu na karcie Opcje kopert
okna dialogowego Opcje kopert.
Zestaw etykiet adresowych Każda etykieta przedstawia imię, nazwisko i adres jednej
osoby, jednak te dane są unikatowe dla każdej etykiety. Kliknij przycisk Etykiety, a
następnie określ preferencje dotyczące typu etykiety w oknie dialogowym Opcje
etykiet.
Zestaw listów seryjnych lub wiadomości e-mail Podstawowa treść jest jednakowa
we wszystkich listach lub wiadomościach, ale zawierają one informacje dotyczące
pojedynczego adresata, takie jak imię, nazwisko i adres lub inne informacje. Kliknij
przycisk Listy lub Wiadomości e-mail, aby utworzyć ten typ dokumentów.

Wykaz lub katalog Dla każdego elementu jest wyświetlany ten sam rodzaj
informacji, taki jak nazwa i opis, ale w każdym elemencie te dane są unikatowe.
Kliknij przycisk Katalog, aby utworzyć ten typ dokumentu.
Wznawianie tworzenia korespondencji seryjnej
Jeśli pojawi się potrzeba przerwania pracy nad korespondencją seryjną, można zapisać
dokument główny i wznowić tworzenie korespondencji seryjnej później. Program Microsoft
Office Word zachowa informacje o źródle danych i polach. W przypadku używania okienka
zadań Korespondencja seryjna po wznowieniu tworzenia korespondencji seryjnej program
Word powraca do miejsca, w którym została przerwana praca.
1. Jeśli możesz już wznowić opracowywanie korespondencji seryjnej, otwórz dokument.
Program Word wyświetli monit z pytaniem, czy użytkownik chce otworzyć dokument,
który uruchomi instrukcję SQL.
2. Ponieważ ten dokument jest połączony ze źródłem danych, z którego mają być
pobierane dane, kliknij przycisk Tak. W przypadku braku pewności na temat
połączenia otwieranego dokumentu ze źródłem danych można kliknąć przycisk Nie,
aby zapobiec ewentualnemu złośliwemu dostępowi do danych.
Zostanie wyświetlony tekst dokumentu razem ze wstawionymi polami.
3. Kliknij kartę Korespondencja i kontynuuj pracę.
Łączenie dokumentu ze źródłem danych
Aby scalić informacje do dokumentu głównego, należy połączyć dokument ze źródłem
danych lub plikiem danych. Jeśli plik danych nie został wcześniej utworzony, można go
utworzyć podczas tworzenia korespondencji seryjnej.
Wybieranie pliku danych
1. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej kliknij
przycisk Wybierz adresatów.
2. Wykonaj jedną z następujących czynności:
o Aby użyć listy kontaktów programu Outlook, kliknij opcję Wybierz z
kontaktów programu Outlook.
Łączenie się z folderem Kontakty programu Outlook jest zazwyczaj dość
proste, ale niekiedy mogą wystąpić problemy.
Nie mogę znaleźć folderu Kontakty programu Outlook
Być może należy włączyć właściwość Pokazuj ten folder jako Książkę
adresową poczty e-mail w programie Outlook lub zmienić profil użytkownika
programu Outlook.
Włączanie właściwości Pokazuj ten folder jako Książkę adresową poczty email
1. W programie Microsoft Office Outlook w menu Przejdź kliknij
polecenie Kontakty.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder Kontakty zawierający
informacje, których chcesz użyć w korespondencji seryjnej, a
następnie kliknij polecenie Właściwości.
3. Na karcie Książka adresowa programu Outlook upewnij się, że pole
wyboru Pokazuj ten folder jako Książkę adresową poczty e-mail jest
zaznaczone, a następnie kliknij przycisk OK.
Zmienianie profilu użytkownika programu Outlook
Profil użytkownika programu Outlook to grupa kont e-mail i książek
adresowych. Zwykle jest potrzebny tylko jeden profil — jednak jeśli komputer
jest używany przez wielu użytkowników lub różne książki adresowe są
używane do różnych celów, można skonfigurować więcej niż jeden profil. Jeśli
podczas tworzenia korespondencji seryjnej jest używany profil, który nie
zawiera odpowiedniego folderu Kontakty, ten folder nie będzie dostępny.
Aby przełączyć się do innego profilu użytkownika, należy ponownie uruchomić
program Outlook. Po wyświetleniu monitu o wybór profilu należy wybrać
profil zawierający folder Kontakty, który ma zostać użyty w korespondencji
seryjnej.
Jeśli nie został wyświetlony monit o wybór profilu i istnieje więcej niż jeden
profil, można skonfigurować program Outlook tak, aby wyświetlał monit. Aby
to zrobić:
4. Zamknij program Outlook.
5. W Panelu sterowania włącz wygląd klasyczny, a następnie kliknij
pozycję Poczta.
6. Kliknij przycisk Pokaż profile.
7. Aby podczas każdego uruchomienia programu Outlook był wyświetlany
monit o wybranie profilu, kliknij opcję Monituj o profil, który ma być
używany, a następnie kliknij przycisk OK.
Otrzymuję komunikaty o błędach dotyczące klientów poczty i tabel
Jeśli próbujesz nawiązać połączenie ze swoim folderem Kontakty podczas
tworzenia korespondencji seryjnej w programie Word, a program Outlook nie
został ustawiony jako domyślny program e-mail w programie Windows
Internet Explorer, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie następującej
treści:
„Brak domyślnego klienta poczty lub bieżący klient poczty nie może spełnić
żądania wiadomości. Uruchom program Microsoft Office Outlook i ustaw go
jako domyślnego klienta poczty”.
Aby zapobiec wyświetlaniu tego komunikatu podczas tworzenia
korespondencji seryjnej, wykonaj następujące czynności:
8. Zamknij program Word.
9. W menu Narzędzia programu Internet Explorer kliknij polecenie Opcje
internetowe, a następnie kliknij kartę Programy.
10. Na liście Poczta e-mail kliknij pozycję Microsoft Office Outlook, a
następnie kliknij przycisk OK.
Uruchom program Word, otwórz dokument korespondencji seryjnej i połącz
się z folderem Kontakty programu Outlook.
Nie mogę się połączyć z folderem Kontakty programu Outlook w
folderach publicznych
Uruchomienie korespondencji seryjnej w programie Word i próba połączenia
się z folderem Kontakty programu Outlook w folderach publicznych
spowoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie o następującej treści:
„Tej operacji nie można ukończyć z powodu błędów aparatu okna
dialogowego lub bazy danych. Próbuj ponownie później”.
Ponowienie próby powoduje wyświetlenie tego samego komunikatu o
błędzie.
Aby użyć folderu Kontakty folderów publicznych jako pliku danych dla
korespondencji seryjnej, należy rozpocząć tworzenie korespondencji seryjnej
przy użyciu programu Outlook.
Chcę używać książki adresowej programu Outlook Express jako
folderu Kontakty
Podczas scalania nie można łączyć się bezpośrednio z tym typem książki
adresowej. Zamiast tego należy wyeksportować książkę adresową programu
Outlook Express jako plik tekstowy w formacie csv, a następnie połączyć się z
nią w tej formie.
Eksportowanie książki adresowej programu Outlook Express
11. Uruchom program Microsoft Outlook Express.
12. W menu Plik wskaż polecenie Eksportuj, a następnie kliknij opcję
Książka adresowa.
13. W oknie dialogowym Narzędzie do eksportu Książki adresowej kliknij
opcję Plik tekstowy (w formacie CSV), a następnie kliknij przycisk
Eksportuj.
14. W polu Zapisz eksportowany plik jako wpisz nazwę eksportowanego
pliku, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj.
15. W oknie dialogowym Zapisz jako na liście Zapisz w wybierz lokalizację,
w której chcesz zapisać plik, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Pliki
danych warto zapisywać w podfolderze Moje źródła danych folderu
Moje dokumenty. Ta lokalizacja jest otwierana jako pierwsza podczas
przeglądania w poszukiwaniu plików danych na potrzeby
korespondencji seryjnej w programie Word.
16. Kliknij przycisk Dalej. Zaznacz pola wyboru obok pól, które chcesz
wyeksportować, a następnie kliknij przycisk Zakończ.
Uwaga Podczas wybierania pól do wyeksportowania należy się
zastanowić, jakie listy seryjne, wiadomości e-mail lub etykiety będą
tworzone w ramach korespondencji seryjnej. Jeśli na przykład
pseudonimy i adresy witryn sieci Web kontaktów nie będą nigdy
uwzględniane w dokumentach scalonych, nie eksportuj tych pól.
17. Po wyświetleniu komunikatu o zakończeniu procesu eksportu kliknij
przycisk OK.
18. Aby zamknąć okno dialogowe Narzędzie do eksportu Książki
adresowej, kliknij przycisk Zamknij, a następnie zamknij program
Outlook Express.
Podczas tworzenia korespondencji seryjnej w programie Word i łączenia się z
plikiem danych kliknij opcję Użyj istniejącej listy, a następnie przeglądaj w
poszukiwaniu wyeksportowanego pliku csv. Przed otwarciem tego pliku może
zostać wyświetlony monit o wybranie znaku separatora, który będzie
oddzielał od siebie kolumny na liście adresów. Kliknij opcję Przecinek, a
następnie kliknij przycisk OK.
Aby użyć arkusza programu Microsoft Office Excel, bazy danych programu Microsoft
Office Access lub innego typu pliku danych, kliknij opcję Użyj istniejącej listy, a następnie
zlokalizuj plik w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych.
Źródło danych może być dowolnym arkuszem lub określonym zakresem ze
skoroszytu programu Excel. Może to być także dowolna tabela lub kwerenda
(kwerenda: Sposób znajdowania wszystkich rekordów przechowywanych w
źródle danych, które spełniają podane kryteria. W celu zawężenia
wyszukiwania w kwerendach można stosować operatory, znaki zapytania,
symbole wieloznaczne i nawiasy.) zdefiniowana w bazie danych programu
Access. Aby użyć innego typu pliku danych, wybierz odpowiedni plik w oknie
dialogowym Wybieranie źródła danych. Jeśli plik nie jest wyświetlany,
wybierz odpowiedni typ pliku lub wybierz pozycję Wszystkie pliki w polu Pliki
typu. W korespondencji seryjnej można używać następujących typów plików
danych:



Pliki programów do obsługi jednowarstwowych baz danych opartych
na plikach, dla których zainstalowano dostawcę OLE DB (baza
danych OLE: Architektura bazy danych oparta na składnikach, która
implementuje wydajny dostęp sieciowy i internetowy do wielu typów
źródeł danych, w tym danych relacyjnych, plików poczty, plików
płaskich i arkuszy kalkulacyjnych.) lub sterownik ODBC (Open
Database Connectivity (ODBC): Standardowa metoda
współużytkowania danych między bazami danych i programami. W
celu uzyskania dostępu do danych zewnętrznych sterowniki ODBC
używają standardowego języka Structured Query Language (SQL).)
(część sterowników jest dostarczana z pakietem Microsoft Office).
Plik HTML zawierający pojedynczą tabelę. Pierwszy wiersz tabeli musi
zawierać nazwy kolumn, a pozostałe wiersze muszą zawierać dane.
Elektroniczne książki adresowe:
 Książka adresowa programu Microsoft Outlook.
 Lista kontaktów programu Microsoft Schedule+ 7.0.
Dowolna lista adresowa podobnego rodzaju utworzona za
pomocą systemu obsługi wiadomości zgodnego z interfejsem
MAPI (MAPI: Specyfikacja interfejsu firmy Microsoft, dzięki
której różne aplikacje obsługi wiadomości i grup roboczych (w
tym e-mail, poczta głosowa i faks) mogą działać za
pośrednictwem jednego klienta.), takiego jak program
Microsoft Outlook.
Dokument programu Microsoft Word. W dokumencie powinna się
znajdować pojedyncza tabela. Pierwszy wiersz tabeli musi zawierać
nagłówki, a pozostałe wiersze — rekordy do scalenia. Jako źródła
danych można również użyć źródła nagłówka (źródło nagłówka:
Dokument, który zawiera wiersz nagłówka (lub rekord nagłówka),
używany ze źródłem danych określonym dla dokumentu głównego
korespondencji seryjnej.).
Dowolny plik tekstowy, w którym pola danych (pole danych:
Kategoria informacji, która odpowiada jednej kolumnie informacji w
źródle danych. Nazwa każdego pola danych jest wyświetlana w
pierwszym wierszu (wiersz nagłówka) źródła danych. Przykładami
nazw pól danych są nazwy KodPocztowy i Nazwisko.) są rozdzielone
znakami tabulacji lub przecinkami, a rekordy danych (rekord danych:
Pełny zestaw powiązanych informacji, który odpowiada jednemu
wierszowi informacji w źródle danych. Przykładem rekordu danych są
wszystkie informacje o jednym kliencie na liście wysyłkowej
klientów.) są rozdzielone znacznikami akapitów.



Porady dotyczące formatowania danych w programie Excel
Jeśli plikiem danych jest skoroszyt programu Excel zawierający wartości
procentowe, walutowe lub kody pocztowe, można zachować formatowanie
tych danych podczas łączenia się ze skoroszytem programu Excel z programu
Word, korzystając z mechanizmu dynamicznej wymiany danych. Można na
przykład zapobiec wyświetlaniu pięciocyfrowego kodu pocztowego 07865 z
pliku danych w formie liczby 7865 (bez poprzedzającej cyfry zero).
Przed połączeniem się ze skoroszytem wykonaj następujące czynności w
programie Word:
5. Kliknij przycisk Microsoft Office
, a następnie kliknij przycisk Opcje
programu Word.
6. Kliknij przycisk Zaawansowane.
7. Przewiń ekran do sekcji Ogólne i zaznacz pole wyboru Potwierdź
konwersję przy otwieraniu pliku.
8. Kliknij przycisk OK.
9. Po otwarciu głównego dokumentu korespondencji seryjnej w grupie
Rozpoczynanie korespondencji seryjnej na karcie Korespondencja
kliknij przycisk Wybierz adresatów, a następnie kliknij polecenie Użyj
istniejącej listy.
10. Zlokalizuj skoroszyt programu Excel w oknie dialogowym Wybieranie
źródła danych i kliknij go dwukrotnie.
11. W oknie dialogowym Potwierdzanie źródła danych kliknij opcję
Skoroszyty programu MS Excel przez DDE (*.xls), a następnie kliknij
przycisk OK.
Uwaga Jeśli opcja Skoroszyty programu MS Excel przez DDE (*.xls)
nie jest wyświetlana, zaznacz pole wyboru Pokaż wszystko.
12. W oknie dialogowym Microsoft Office Excel dla opcji Nazwa lub
zakres komórek wybierz zakres komórek lub arkusz kalkulacyjny
zawierający informacje, których chcesz użyć w korespondencji
seryjnej, a następnie kliknij przycisk OK.
Uwaga Aby zapobiec monitowaniu przy każdym otwarciu pliku
danych, można wyłączyć opcję Potwierdź konwersję przy otwieraniu
pliku po połączeniu się ze skoroszytem.
Jeśli nie masz jeszcze pliku danych, kliknij opcję Wpisz nową listę, a następnie utwórz
listę za pomocą formularza, który zostanie otwarty. Lista zostanie zapisana jako plik bazy
danych (mdb), z którego będzie można ponownie korzystać w przyszłości.
Modyfikowanie listy adresatów lub elementów
Podczas łączenia się z określonym plikiem danych nie trzeba scalać do dokumentu głównego
wszystkich informacji z rekordów w tym pliku danych.
Aby zawęzić listę adresatów lub użyć podzbioru elementów z pliku danych, należy wykonać
następujące czynności:
1. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej kliknij
przycisk Edytuj listę adresatów.
2. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej wykonaj jedną z
następujących czynności:
o Wybieranie pojedynczych rekordów Ta metoda jest szczególnie użyteczna,
gdy lista jest krótka. Zaznacz pola wyboru obok adresatów, których chcesz
uwzględnić w korespondencji seryjnej, wyczyść pola wyboru obok tych,
których chcesz wykluczyć.
Aby uwzględnić tylko kilka rekordów podczas scalania, wyczyść pole wyboru w
wierszu nagłówka i zaznacz tylko odpowiednie rekordy. Aby uwzględnić
większość rekordów z listy, zaznacz pole wyboru w wierszu nagłówka, a
następnie wyczyść pola wyboru dla rekordów, które chcesz wykluczyć.
o
Sortowanie rekordów Kliknij nagłówek kolumny dla elementu, według
którego chcesz sortować dane. Lista zostanie posortowana rosnąco w
kolejności alfabetycznej (od A do Z). Ponownie kliknij nagłówek kolumny, aby
posortować listę malejąco w kolejności alfabetycznej (od Z do A).
Aby uzyskać bardziej złożone metody sortowania, kliknij przycisk Sortowanie
w obszarze Modyfikowanie listy adresatów i wybierz właściwości sortowania
na karcie Sortowanie rekordów w oknie Filtrowanie i sortowanie. Przy użyciu
tego typu sortowania można na przykład sortować adresy odbiorców w
porządku alfabetycznym według nazwiska dla każdego kodu pocztowego, a
kody pocztowe w kolejności numerycznej.
o
Filtrowanie rekordów Ta funkcja jest użyteczna, jeśli lista zawiera rekordy,
które nie mają być wyświetlane ani uwzględniane podczas tworzenia
korespondencji seryjnej. Po przefiltrowaniu listy można użyć pól wyboru w
celu uwzględnienia lub wykluczenia rekordów.
Aby filtrować rekordy, wykonaj następujące czynności:
1. W obszarze Modyfikowanie listy adresatów kliknij przycisk Filtruj.
2. Na karcie Filtrowanie rekordów okna dialogowego Filtrowanie i
sortowanie wybierz kryteria, których chcesz użyć podczas filtrowania.
Aby na przykład wygenerować kopie dokumentu głównego tylko dla
adresów z ciągiem Australia określającym kraj/region, kliknij pozycję
Kraj lub region na liście Pole, pozycję Równe na liście Porównanie, a
następnie pozycję Australia na liście Porównaj.
3. Aby dalej modyfikować filtr, kliknij polecenie I albo polecenie Lub, a
następnie określ kolejne kryteria.
Aby na przykład wygenerować kopie dokumentu głównego tylko dla
firm, których siedziby znajdują się we Wrocławiu, użyj filtru
wyświetlającego rekordy, w których pole Miasto zawiera ciąg
Wrocław, a pole Nazwa firmy nie jest puste. Użycie opcji Lub zamiast
opcji I w tym filtrze spowoduje, że w korespondencji seryjnej zostaną
uwzględnione wszystkie adresy we Wrocławiu, jak i adresy zawierające
nazwę firmy, niezależnie od miasta.
Uwaga Jeśli zainstalowano oprogramowanie do sprawdzania poprawności adresów, można
kliknąć polecenie Sprawdź poprawność adresów w oknie dialogowym Adresaci
korespondencji seryjnej, aby sprawdzić poprawność adresów.
Dodawanie do dokumentu symboli zastępczych, zwanych polami
korespondencji seryjnej
Po połączeniu dokumentu głównego z plikiem danych można wpisywać treść dokumentu i
dodawać symbole zastępcze wskazujące miejsce pojawiania się unikatowych informacji w
każdej kopii dokumentu.
Symbole zastępcze, takie jak adres i powitanie, noszą nazwę pól korespondencji seryjnej.
Pola w programie Word odpowiadają nagłówkom kolumn w wybranym pliku danych.
1. Kolumny w pliku danych reprezentują kategorie informacji. Pola dodawane w dokumencie
głównym są symbolami zastępczymi dla tych kategorii.
2. Wiersze w pliku danych reprezentują rekordy informacji. Podczas wykonywania
korespondencji seryjnej program Word generuje kopię dokumentu głównego dla każdego
rekordu .
Umieszczenie pola w dokumencie głównym oznacza, że w tym miejscu ma się znaleźć
określona kategoria informacji, na przykład imię i nazwisko lub adres.
Uwaga Nazwa pola korespondencji seryjnej wstawionego w dokumencie głównym jest
zawsze ujęta w znaki cudzysłowu ostrokątnego (« »). Te cudzysłowy ostrokątne nie są
wyświetlane w scalonych dokumentach. Ułatwiają one jedynie rozróżnianie pól i zwykłego
tekstu w dokumencie głównym.
Na czym polega scalanie
Podczas scalania informacje zawarte w pierwszym wierszu pliku danych zastępują pola w
dokumencie głównym, aby utworzyć pierwszy dokument scalony. Informacje z drugiego
wiersza pliku danych zastępują pola, aby utworzyć drugi dokument scalony i tak dalej.
Praca z polami: przykłady
Dowolny nagłówek kolumny z pliku danych można dodać do dokumentu głównego jako pole.
Zapewnia to elastyczność przy projektowaniu listów seryjnych, etykiet, wiadomości e-mail i
innych dokumentów seryjnych. Na przykład:



Załóżmy, że w celu powiadomienia lokalnych firm, że informacje o ich działalności
zostaną umieszczone w corocznej edycji przewodnika miejskiego, jest tworzony list.
Jeśli plik danych zawiera kolumnę Firma z nazwami firm, które mają zostać
powiadomione, można wstawić pole «Firma» zamiast wpisywać nazwę każdej z firm.
Załóżmy, że raz na kwartał do klientów są wysyłane wiadomości e-mail
powiadamiające ich o nowych produktach i ofertach specjalnych. Aby
spersonalizować te wiadomości dla najlepszych klientów, można dodać kolumnę
UwagiOsobiste w pliku danych, gdzie można wpisać notatki, na przykład „Szanowna
Pani Bator, oto produkt, którego Pani szukała”. Umieszczenie pola «UwagiOsobiste»
w dokumencie głównym pozwoli dołączyć te notatki u dołu określonych wiadomości.
Załóżmy, że lista adresowa zawiera dane subskrybentów biuletynu, a plik danych
zawiera kolumnę o nazwie DataWażności, w której są przechowywane daty
wygaśnięcia poszczególnych subskrypcji. Umieszczenie pola «DataWażności» w
dokumencie głównym przed uruchomieniem korespondencji seryjnej spowoduje
wyświetlenie na etykietach wysyłkowych dat ważności dla poszczególnych
subskrybentów.
Pola można łączyć i rozdzielać za pomocą znaków interpunkcyjnych. Aby na przykład
utworzyć adres, można ułożyć pola w dokumencie głównym w następujący sposób:
«Imię» «Nazwisko»
«Ulica»
«Kod pocztowy» «Miasto», woj. «Województwo»
Dla często używanych pól, na przykład bloków adresu lub wierszy pozdrowienia, program
Word dostarcza złożone pola grupujące po kilka pól. Na przykład:

Pole Blok adresu może być kombinacją kilku pól, takich jak imię, nazwisko, ulica,
miasto i kod pocztowy.

Pole wiersza pozdrowienia może zawierać jedno lub więcej pól imienia i nazwiska w
zależności od wybranego zwrotu grzecznościowego.
Zawartość każdego z tych pól złożonych można dostosować. W adresie można na przykład
zastosować nazwisko w formacie formalnym (Pan Marcin Jankowski), a jako zwrot
grzecznościowy — wyraz „Do” zamiast „Szanowny”.
Mapowanie pól korespondencji seryjnej do pliku danych
Aby zagwarantować, że program Word będzie mógł odnaleźć w pliku danych kolumnę
odpowiadającą każdemu elementowi adresu lub powitania, może być potrzebne
zamapowanie pól korespondencji seryjnej w programie Word do kolumn w pliku danych.
Aby zamapować pola, należy kliknąć przycisk Dopasuj pola w grupie Wpisywanie i
wstawianie pól na karcie Korespondencja.
Zostanie otwarte okno dialogowe Dopasowywanie pól.
Z lewej strony znajduje się lista z elementami adresu i pozdrowienia. Z prawej strony
znajdują się nagłówki kolumn z pliku danych.
Program szuka kolumny pasującej do każdego elementu. Na ilustracji widać, że kolumna
Nazwisko z pliku danych została automatycznie dopasowana do pola Nazwisko. Jednak nie
wszystkie elementy zostały dopasowane przez program Word. W przypadku tego pliku
danych nie powiodło się na przykład dopasowanie kolumny Imię.
Z listy po prawej stronie można wybrać kolumnę z pliku danych, która odpowiada
elementowi z lewej strony. Na ilustracji kolumna Imię jest dopasowana do pola Imię. Nie ma
nic złego w tym, że kolumny Tytuł grzecznościowy, Unikatowy identyfikator i Drugie imię
nie zostały dopasowane. Dokument korespondencji seryjnej nie musi używać wszystkich pól.
Jeśli zostanie dodane pole, które nie zawiera danych w pliku danych, zostanie ono
wyświetlone w dokumencie korespondencji jako pusty symbol zastępczy — zazwyczaj pusty
wiersz lub ukryte pole.
Wpisywanie treści i dodawanie pól
1. W dokumencie głównym kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić pole.
2. Użyj grupy Wpisywanie i wstawianie pól na karcie Korespondencja.
3. Dodaj dowolny z poniższych elementów:
Blok adresu z nazwiskiem, adresem i innymi informacjami
1. Kliknij polecenie Blok adresu.
2. W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu zaznacz odpowiednie
elementy adresu i formaty, a następnie kliknij przycisk OK.
3. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, będzie to
oznaczało, że prawdopodobnie program Microsoft Word nie mógł odnaleźć
części informacji wymaganych dla bloku adresu. Kliknij strzałkę obok pozycji
(nie dopasowano), a następnie ze źródła danych wybierz pole danych
odpowiadające polu, które jest wymagane w korespondencji seryjnej.
Wiersz pozdrowienia
4. Kliknij polecenie Wiersz pozdrowienia.
5. Zaznacz format wiersza pozdrowienia zawierający tekst powitania, format
nazwiska oraz końcowy znak interpunkcyjny.
6. Zaznacz tekst, który ma być wyświetlany w przypadku, gdy program Microsoft
Word nie będzie mógł zinterpretować nazwy odbiorcy, jeśli na przykład źródło
danych nie będzie zawierało imienia ani nazwiska adresata, a jedynie nazwę
firmy.
7. Kliknij przycisk OK.
8. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, będzie to
oznaczało, że prawdopodobnie program Microsoft Word nie mógł odnaleźć
części informacji wymaganych dla bloku adresu. Kliknij strzałkę obok pozycji
(nie dopasowano), a następnie ze źródła danych wybierz pole danych
odpowiadające polu, które jest wymagane w korespondencji seryjnej.
Pojedyncze pola
Informacje z pojedynczych pól, na przykład imię, numer telefonu lub kwota wkładu z
listy ofiarodawców, również można wstawiać. Aby szybko dodać pole z pliku danych
do dokumentu głównego, należy kliknąć strzałkę obok przycisku Wstaw pola koresp.
ser., a następnie kliknąć nazwę pola.
Aby uzyskać więcej opcji wstawiania pojedynczych pól do dokumentu, należy
wykonać poniższe czynności:
9. Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól kliknij
przycisk Wstaw pole korespondencji seryjnej.
10. W oknie dialogowym Wstawianie pola korespondencji seryjnej wykonaj
jedną z następujących czynności:
 Aby wybrać pola adresu, które będą automatycznie odpowiadały
polom źródła danych, nawet jeśli pola źródła danych mają inne nazwy
niż pola użytkownika, kliknij opcję Pola adresu.
 Aby wybrać pola, które zawsze pobierają dane bezpośrednio z
kolumny w pliku danych, kliknij opcję Pola bazy danych.
11. W polu Pola kliknij odpowiednie pole.
12. Kliknij przycisk Wstaw, a następnie kliknij przycisk Zamknij.
13. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, będzie to
oznaczało, że prawdopodobnie program Word nie mógł odnaleźć części
informacji wymaganych do wstawienia pola. Kliknij strzałkę obok pozycji (nie
dopasowano), a następnie ze źródła danych wybierz pole danych
odpowiadające polu, które jest wymagane w korespondencji seryjnej.
Uwaga Jeśli zostanie wstawione pole z listy Pola bazy danych, a następnie
użytkownik przełączy się do źródła danych, w którym nie istnieje kolumna o tej samej
nazwie, program Word nie będzie mógł wstawić informacji z tego pola do scalonego
dokumentu.
Pola niestandardowe z kontaktów programu Outlook
Jedynym sposobem dołączenia w dokumencie głównym niestandardowych pól
kontaktów jest rozpoczęcie korespondencji seryjnej w programie programu Outlook.
Najpierw należy skonfigurować widok kontaktów z polami, które zostaną użyte w
korespondencji seryjnej. Następnie należy uruchomić korespondencję seryjną. Po
wybraniu odpowiednich ustawień program Word zostanie automatycznie
uruchomiony i będzie można ukończyć korespondencję seryjną.
Konfigurowanie widoku kontaktów zawierającego pola niestandardowe
14. W oknie Kontakty programu Outlook w menu Widok wskaż polecenie Widok
bieżący, a następnie kliknij polecenie Lista telefonów.
15. Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny, a następnie kliknij
polecenie Wybór pola.
16. Z listy rozwijanej u góry okna dialogowego Wybór pola wybierz pozycję Pola
zdefiniowane przez użytkownika w folderze.
17. Przeciągnij pole, które chcesz dodać, z okna dialogowego na nagłówki kolumn.
Mała czerwona strzałka pomaga umieścić pole w odpowiednim miejscu.
Uwaga W oknie dialogowym Wybieranie pola można dodać nowe pole,
klikając przycisk Nowe u dołu okna.
18. Po dodaniu wszystkich pól niestandardowych do widoku zamknij okno
dialogowe Wybór pola.
19. Aby usunąć pole, którego nie chcesz dołączać do korespondencji seryjnej,
kliknij nazwę pola w nagłówku kolumny w widoku listy telefonów, a następnie
przeciągnij ją z nagłówka kolumny.
Uruchamianie korespondencji seryjnej w programie Outlook
20. W kontaktach programu Outlook zaznacz pojedyncze kontakty. Aby to zrobić,
naciśnij i przytrzymaj klawisz SHIFT, a następnie kliknij, zaznaczając zakres.
Można także nacisnąć i przytrzymać klawisz CTRL i klikać poszczególne osoby.
Aby dołączyć wszystkie kontakty widoczne w bieżącym widoku, nie klikaj
żadnego z kontaktów.
21. W menu Narzędzia kliknij polecenie Korespondencja seryjna.
22. Aby dołączyć do korespondencji seryjnej pojedyncze zaznaczone kontakty,
kliknij opcję Tylko wybrane kontakty. Aby dołączyć wszystkie kontakty
widoczne w bieżącym widoku, kliknij opcję Wszystkie kontakty w widoku
bieżącym.
23. Jeśli widok listy telefonów został skonfigurowany w taki sposób, że wyświetla
dokładnie te pola, których chcesz użyć w korespondencji seryjnej, kliknij opcję
Pola kontaktów w widoku bieżącym. W przeciwnym przypadku kliknij opcję
Wszystkie pola kontaktów, aby udostępnić wszystkie pola kontaktów dla
korespondencji seryjnej.
24. Aby utworzyć nowy dokument główny dla korespondencji seryjnej, kliknij
opcję Nowy dokument. W przeciwnym przypadku kliknij opcję Istniejący
dokument, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj, aby zlokalizować
dokument, którego chcesz użyć jako dokumentu głównego.
25. Aby zachować wybrane kontakty i pola w celu ponownego użycia, zaznacz
pole wyboru Plik trwały, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj i zapisz plik.
Dane zostaną zapisane w dokumencie programu Word jako dane rozdzielane
przecinkami.
26. Wybierz odpowiednie opcje scalania:
 Listy seryjne Przygotowuje partię listów do wysyłki masowej.
 Etykiety wysyłkowe Konfiguruje etykiety adresowe do wysyłki
masowej.
 Koperty Konfiguruje koperty do wysyłki masowej.
 Katalog Tworzy pojedynczy dokument zawierający katalog lub listę
adresową.
 Nowy dokument Generuje dokumenty seryjne, które można
edytować w programie Word.
 Drukarka Drukuje dokumenty seryjne bezpośrednio na drukarce
domyślnej.
 Wiadomości e-mail Generuje dokumenty seryjne zaprojektowane
pod kątem wysyłania jako wiadomości e-mail. Po przygotowaniu się do
zakończenia scalania w programie Word kliknij przycisk Zakończ i scal
na karcie Korespondencja w grupie Kończenie, a następnie kliknij
polecenie Wyślij wiadomości e-mail. Wiersz Temat zostanie
wypełniony tekstem wpisanym w oknie dialogowym Kontakty
korespondencji seryjnej w programie Outlook.
27. Kliknij przycisk OK. Po otwarciu dokumentu w programie Word na karcie
Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól kliknij strzałkę
znajdującą się obok przycisku Wstaw pola koresp. ser., a następnie kliknij
pola, które chcesz dodać do dokumentu.
Uwagi


Znaków pól korespondencji seryjnej («« »») nie można wpisać ręcznie ani wstawić
przy użyciu polecenia Symbol z menu Wstaw. Należy użyć korespondencji seryjnej.
Jeśli pola korespondencji seryjnej są wyświetlane wewnątrz nawiasów klamrowych,
na przykład { MERGEFIELD Miasto }, oznacza to, że program Word wyświetla kody
pól (kod pola: Tekst zastępczy, który wskazuje miejsce, w którym pojawią się
określone informacje ze źródła danych; elementy pola generujące wynik pola. Kod
pola obejmuje znaki pola, typ pola i instrukcje.) zamiast wyników pól (wyniki pola:
Tekst lub grafika wstawiana do dokumentu, gdy program Microsoft Word wykonuje
instrukcje pola. Gdy użytkownik drukuje dokument lub ukryje kody pól, kody pól są
zastępowane wynikami pola.). Nie ma to wpływu na korespondencję seryjną, lecz
jeśli zamiast kodów powinny być wyświetlane wyniki, należy kliknąć kod prawym
przyciskiem myszy, a następnie kliknąć polecenie Przełącz kody pól w menu skrótów.
Formatowanie scalonych danych
W programach baz danych i arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Microsoft Office Access oraz
Microsoft Office Excel, informacje wpisane w komórkach są przechowywane jako dane
pierwotne. Zastosowane formatowanie w programach Access lub Excel, na przykład czcionki
i kolory, nie jest przechowywane razem z tymi danymi. Proces scalania informacji z pliku
danych do dokumentu programu Word obejmuje tylko dane — bez formatowania.
Aby sformatować dane w dokumencie, należy zaznaczyć pole korespondencji seryjnej i
sformatować je w taki sam sposób, jak dowolny tekst. Należy się upewnić, że zaznaczenie
zawiera cudzysłowy ostrokątne (« ») otaczające to pole.
Wyświetlanie podglądu i zakańczanie korespondencji seryjnej
Po dodaniu pól do dokumentu głównego można wyświetlić podgląd wyników korespondencji
seryjnej. Jeśli podgląd spełnia oczekiwania użytkownika, można zakończyć korespondencję
seryjną.
Wyświetlanie podglądu wyników scalania
Przed zakończeniem korespondencji seryjnej można wyświetlić podgląd scalonych
dokumentów i wprowadzić zmiany.
Aby wyświetlić podgląd, należy wykonać jedną z następujących czynności w grupie Podgląd
wyników na karcie Korespondencja:



Kliknij przycisk Podgląd wyników.
Przejrzyj wszystkie scalone dokumenty, używając przycisków Następny rekord i
Poprzedni rekord w grupie Podgląd wyników.
Przejrzyj konkretny dokument, klikając przycisk Znajdź adresata.
Uwaga Kliknij przycisk Edytuj listę adresatów w grupie Rozpoczynanie korespondencji
seryjnej na karcie Korespondencja, aby otworzyć okno dialogowe Adresaci korespondencji
seryjnej, w którym można filtrować listę lub usuwać adresatów, których nie należy dołączać.
Zakańczanie scalania
Scalone dokumenty można drukować lub modyfikować pojedynczo. Można również
drukować lub zmieniać wszystkie dokumenty lub ich określony podzbiór.
Drukowanie scalonych dokumentów
1. Na karcie Korespondencja w grupie Kończenie kliknij przycisk Zakończ i scal, a
następnie kliknij polecenie Drukuj dokumenty.
2. Wybierz, czy chcesz wydrukować cały zestaw dokumentów, tylko obecnie
wyświetlaną kopię, czy podzbiór zestawu, który jest określony przez numery
rekordów.
Zmienianie pojedynczych kopii dokumentu
1. Na karcie Korespondencja w grupie Kończenie kliknij przycisk Zakończ i scal, a
następnie kliknij polecenie Edytuj poszczególne dokumenty.
2. Wybierz, czy chcesz edytować cały zestaw dokumentów, tylko obecnie wyświetlaną
kopię, czy podzbiór zestawu, który jest określony przez numery rekordów. Program
Word zapisuje edytowane kopie w pojedynczym pliku z symbolem podziału strony
między kopiami dokumentu.
Zapisywanie dokumentu głównego
Należy pamiętać, że scalone dokumenty są zapisywane oddzielnie od dokumentu głównego.
Warto zapisać także dokument główny, jeśli użytkownik planuje użyć tego dokumentu w
innej korespondencji seryjnej.
Zapisanie dokumentu głównego spowoduje zapisanie jego połączenia z plikiem danych. Po
następnym otwarciu dokumentu głównego pojawi się monit o ponowne scalenie informacji z
pliku danych z dokumentem głównym.


Jeśli klikniesz przycisk Tak, zostanie otwarty dokument ze scalonymi informacjami z
pierwszego rekordu.
Jeśli klikniesz przycisk Nie, połączenie między dokumentem głównym a plikiem
danych zostanie przerwane. Dokument główny stanie się wtedy standardowym
dokumentem programu Word. Pola zostaną zastąpione unikatowymi informacjami z
pierwszego rekordu.