UNIWERSYTET ZIELONOGÓRSKI

UNIWERSYTET ZIELONOGÓRSKI
INSTYTUT INFORMATYKI I ELEKTROTECHNIKI
ZAKŁAD INŻYNIERII KOMPUTEROWEJ
Przygotował: dr inż. Janusz Jabłoński
LABORATORIUM 6: ARKUSZ MS EXCEL JAKO BAZA DANYCH
Jeżeli nie jest potrzebna baza danych o ogromnych rozmiarach i złożonej np. relacyjnej strukturze,
to można wykorzystać Arkusz kalkulacyjny jakim jest MS Excel.
Traktując każdy wiersz jak rekord danych, gdzie w każdym polu przechowywany jest konkretny typ
informacji rekordu jako odpowiedni atrybut, w łatwy sposób można przygotować tabelę danych oraz
formularz do ich wprowadzania.
Tworzenie bazy danych
Aby stworzyć tabelę bazy danych wpisz nazwy nad grupą przylegających do siebie kolumn
zgodnie z wzorem tabeli z Rys. 1
Rys. 1 Nazwy pól w tabeli
Wskazówki:
•
•
Naciskaj Tab, aby przejść do komórki na prawo od komórki aktywnej
Naciśnij Enter, aby przejść do komórki poniżej od komórki aktywnej
W celu ułatwienia wprowadzania edytowania, usuwania i wyszukiwania danych można posługiwać się
formularzami. Wygląd przykładowego formularza przedstawia Rys. 2
Tworzenie formularza
Aby przygotować formularz wykonaj następujące czynności:
1. Kliknij dowolną komórkę bazy danych (rys.1)
2. Wybierz z menu Dane pozycję Formularz
3. Aby dodać nowy rekord, kliknij przycisk Nowy w oknie formularza i wpisz dane do
odpowiednich pól
4. Kliknij przycisk Zamknij aby zamknąć formularz
Wykorzystując menu Dane można wykonać operacje sortowania i filtrowania danych według
wybranych kryteriów (możliwe są również inne operacje).
Rys. 2 Wygląd formularz do operacji na danych w tabeli z rys.1
Makropolecenia
Makra są prostymi programami, które przechowują serię poleceń zarejestrowanych przez użytkownika
za pomocą rejestratora makr wbudowanego w Excela lub można je samodzielnie napisać korzystając
z edytora Visual Basic.
Przykład: formatowanie arkusza
W celu szybkiej orientacji dotyczącej zawartości wykorzystywanych komórek Arkusza z Rys.
3 można wyróżnić komórki o określonej zawartości.
Rys. 3 Arkusz Excela przed sformatowaniem
Zakładając, że arkusz zawiera komórki: tekstowe, liczbowe oraz formuły, które mają zostać
wyróżnione w sposób przedstawiony na Rys. 4 (wraz z formą legendy), należy wykonać szereg
czynności formatujących.
Rys. 4 Arkusz Excela po sformatowaniu
Czynności formatujące – wyszczególnienie czynności formatujących:
1. Wybierz dowolną komórkę w arkuszu.
2. Z menu Edycja wybierz Przejdź Do.
3. W oknie dialogowym Przejdź Do kliknij przycisk Specjalnie
4. Kliknij opcję Stałe, a następnie skasuj zaznaczenie opcji Liczby, Logiczne i Błędy.
Jedynie opcja tekst powinna być zaznaczona
5. Kliknij OK, aby powrócić do arkusza, nie anulując zaznaczenia wybranych komórek.
6. Wybierz opcję Komórki z menu Format
7. W oknie Formatuj komórki kliknij zakładkę Czcionka. Ustaw Styl czcionki na
Pogrubiony oraz wybierz odpowiedni kolor (fioletowy)
Rys. 5 przedstawia Arkusz po wykonaniu czynności opisanych w pkt. 1-7
Rys. 5 Wygląd arkusza 1 po sformatowaniu komórek zawierających tekst
Wykonanie analogicznych opisanych pkt. 1-7 czynności, uwzględniając iż w pkt.4 wybrana będzie
odpowiednio tylko opcja Liczby i odpowiedni granatowy kolor, a przy kolejnym powtórzeniu
czynności (pkt.1-7), Formuły i kolor czerwony, arkusz powinien przypominać wyglądem Rys. 4.
W celu uzyskania pełnej zgodności (Rys. 4) należy dodać legendę, w tym celu należy:
1. Zaznaczyć komórki A1:A3 oraz wybrać Wstaw z menu Wiersze.
2. Kliknij w komórce A1.
3. Wybierz Format z menu Komórki, w zakładce Desenie wybierz kolor odpowiadający
kolorowi Tekstów w arkuszu
Następnie wybierz deseń komórki A2 odpowiadający kolorom liczb oraz A3 kolorom formuł.
Ostatni etap formatowania polega na umieszczeniu opisu w komórkach B1:B3
Usuń Formatowanie; celu usunięcia formatowania wykonaj kolejno czynności:
1. Zaznacz cały arkusz naciskając Ctrl + A
2. W menu Edycja podmenu Wyczyść wybierz Formaty
3. Zaznacz komórki A1:A3
4. Wybierz w menu Edycja opcje Usuń i zaznacz Cały Wiersz
5. Potwierdzenie OK. spowoduje usunięcie wierszy A1:A3
Jak zarejestrować Makro?
Przed zarejestrowaniem Makra należy zastanowić się czy chcemy zarejestrować położenie aktywnej
komórki. Jeżeli chcemy aby Makro zaczynało się w określonej komórce arkusza, to włączamy
najpierw rejestrator Makr a następnie wybieramy komórką, od której chcemy zacząć. Jeżeli położenie
bieżącej komórki nie ma znaczenia, to najpierw wybieramy dowolną komórkę arkusza, a następnie
włączamy rejestrator Makr.
Włączanie rejestratora Makr – czynności
1. Wybierz dowolną komórkę arkusza
2. Wybierz Narzędzia Makro Zarejestruj nowe makro (Rys. 6)
3. Wpisz nazwę, używając jako pierwszy znak nazwy literę, dla przykładowego makra:
MojFormat
4. Wybierz Ten skoroszyt w polu Przechowaj makro w
5. Aby dołączyć opis makra, wpisz odpowiedni opis w polu Opis
6. Zatwierdź OK, okno dialogu Rejestruj makro i rozpocznij rejestrację makra
7. Wykonaj teraz po kolei wszystkie czynności z przykładu: formatowanie arkusza
Rys. 6 Widok arkusza przed rejestracją Makra
Po wykonaniu czynności 1– 6 pojawi się pasek narzędzi Zatrzymaj rejestrację (Rys. 7).
Odwołanie
względne
Zatrzymaj
rejestrację
Rys. 7 Pasek narzędzi Zatrzymaj rejestrację
Rejestrowane są czynności ukończone przez naciśnięcie klawisza Enter lub zatwierdzenie
operacji OK. Jeśli zrezygnujesz z operacji (ESC) lub Anuluj zanim dokończysz daną
czynność, rejestrator makr nie zarejestruje czynności.
8. Po wykonaniu wszystkich czynności, Zatrzymaj rejestrację naciskając odpowiedni
przycisk (rys.5) lub wybierz Narzędzia Makro Zatrzymaj rejestrowanie
Odtwarzanie Makr
W celu sprawdzenia poprawności działania makra (MójFormat) wykonaj usuń formatowanie a
następnie wykonaj
Uruchomienie makra – czynności
1. Wybierz Narzędzia Makro Makra
2. Wybierz nazwę makra (MójFormat)
3. Naciśnij zakładkę Uruchom
Jeżeli, makro wykonuje polecenia niezgodnie z naszymi wyobrażeniami, popraw
funkcjonowanie makra tak aby realizowało zamierzenia.
W celu uruchamiania makra z przycisku w arkuszu należy wykonać następujące czynności:
1. Wybierz Widok Paski narzędzi Formularze, (dodaje je do paska narzędzi)
2. Naciśnij Przycisk na pasku narzędzi Formularze
3. Wybierz w arkuszu pole w którym chcesz umieścić przycisk uruchamiający
4. Po pojawieniu się okna dialogowego Przypisz makro, wybierz nazwę makra
5. Aby uruchomić makro (MójFormat), kliknij dodany do arkusza przycisk.
Modyfikowanie makra
Przy nagrywaniu makra wybrana zostało umiejscowienie makra w Ten skoroszyt, zatem
najłatwiejszym sposobem odnalezienia makra jest jest otwarcie okna dialogowego Makro w tym celu:
1. Wybierz Narzędzia Makro Makra
2. Zaznacz nazwę makra MojFormat
3. Kliknij przycisk Edycja
Microsoft Excel otwiera specjalne okno o nazwie Visual Basic Editor (VBE), korzystając ze skrótu
ALT + F11 możemy szybko poruszać się pomiędzy oknem aplikacji MS Excel i oknem edytora
Visual Basic.
ZADANIE DO WYKONANIA NA LABOLATORIUM
Wykorzystując przedstawione powyżej możliwości zaprojektuj wymagane tabele oraz
formularze i makra, które ułatwią wprowadzanie oraz manipulowanie danymi.
W konstruowaniu tabel i makr wykorzystaj dane i operacje wymagane wzorem dokumentu
faktury VAT oraz schemat bazy danych dla punktu sprzedaży przedstawiony w materiałach
z wykładu 4.
Funkcje makr powinny uwzględniać automatyzowanie, ewidencji dokumentów, automatyzację
sprzedaży i zakupów oraz raportowanie i przedstawienie w formie wykresów obrotów.