Ritter Sport - RR Donnelley

„Wykorzystując aplikację
Automatyzacja Zamówień
Basware jako system zakupowy
w odniesieniu do produktów
i usług MRO (produkty i usługi
serwisowe, konserwacyjne
i modernizacji), udało nam się
osiągnąć istotne oszczędności
i w znacznym stopniu skrócić
czas obsługi zamówień.”
Hans-Joachim Brand
Dyrektor ds. Zakupów
Ritter Sport
Klient
Ritter Sport
Sektor
Przemysł
Lokalizacja
Niemcy
Wyzwania
 Poprawa sprawności procesów
SPRAWNIEJSZA REALIZACJA PROCESU ZAKUPÓW W FIRMIE
RITTER SPORT
Zmniejszenie kosztów zakupów o 10%, znaczne przyspieszenie procesu obsługi
zamówień, jasno określone procedury autoryzacji i zatwierdzeń,
większa
przejrzystość, zapobieganie niekontrolowanym zakupom, czy zwrot z inwestycji
w ciągu dwóch lat, to tylko niektóre korzyści jakie osiągnęła firma Ritter Sport
wdrażając rozwiązanie Automatyzacja Zamówień Basware.
zakupowych
 Redukcja liczby dostawców
 Zmniejszenie zależności od
zasobów o charakterze
technicznym
 Stworzenie bardziej przejrzystej
procedury i zapobieganie
niekontrolowanym zakupom
Wdrożone rozwiązanie
Basware Purchase Management
(Automatyzacja Zamówień)
Basware anyERP interfejs
Zbyt wiele procesów, zbyt wielu dostawców,
zbyt mała przejrzystość
Mleczno-orzechowa, o smaku pomarańczowego
likieru, trufli, z organicznymi migdałami lub
dietetyczna nugatowa – 43 rodzaje produktów
Ritter Sport oferują wiele możliwości, by cieszyć
się smakiem czekolady. Dzięki wyjątkowemu
i kolorowemu asortymentowi Ritter Sport, firma
o wieloletniej tradycji osiągnęła ogromny sukces
na rynku. Mimo to, niejednolita struktura
procedur zakupowych przynosiła efekt odwrotny
do zamierzonego: zbyt duża liczba dostawców,
skomplikowane procesy obsługi i brak jasno
sprecyzowanych procedur potwierdzania
zamówień powodowały opóźnienia w obsłudze
i generowały niepotrzebne koszty.
Ritter Sport charakteryzował się dużą liczbą procedur zakupowych. Jeden pracownik mógł złożyć
zamówienie za pośrednictwem faksu, drugi drogą
telefoniczną, a trzeci wysyłając e-mail. Wielu pracowników składało zamówienia telefonicznie w wyniku
czego powstało wiele różnych i zmieniających się
z biegiem czasu procesów obsługi, składających się
z kilku niepotrzebnych etapów.
W związku z tym czas wykorzystywany na obsługę
zamówień był zbyt długi, a producent czekolady
tracił swój cenny czas. Zbyt wielu pracowników
w działach zakupów zaangażowanych było w proces
obsługi zamówień. Jasny wgląd w koszty pośrednie
nie był więc możliwy. Z tych powodów Ritter Sport
zwrócił się do Dyrektora ds. Zakupów, HansaJoachima Branda, by stworzył on całkowicie nową,
nowoczesną procedurę obsługi zakupów. Celem
było osiągnięcie większej wydajności i przejrzystości,
a także łatwiejszej kontroli systemu.
KORZYŚCI
 Zmniejszenie kosztów zakupów
o 10%
 Znaczne przyspieszenie procesu
obsługi zamówień
 Obniżenie ilości nabywanych
produktów MRO o 10%
 Liczba dostawców zredukowana
o 40%
 Zwrot z inwestycji w ciągu dwóch lat
 Jasno określone procedury
autoryzacji i zatwierdzeń
 Większa przejrzystość: zapobieganie
niekontrolowanemu podejściu do
dokonywania zakupów
 Możliwość składania zamówień
z katalogu i z wolnej ręki
 Bardzo wysoki stopień akceptacji
ze strony Działu Technicznego
i ds. Zakupów
 Szybki proces wdrożenia, brak
konieczności długotrwałych szkoleń
 Planowane rozszerzenie do systemu
obejmującego proces od złożenia
zamówienia do dokonania płatności
(Purchase-to-Pay/ od Zamówienia do
Płatności)
RR Donnelley dostarcza systemy i usługi
w zakresie zarządzania fakturami,
zamówieniami i dokumentami biorącymi
udział w procesach biznesowych.
Pomagamy efektywnie zarządzać
firmą świadcząc usługi wdrażania
dokumentów elektronicznych
oraz oprogramowania dla biznesu,
włączając w to digitalizację, archiwizację
oraz systemy obiegu dokumentów.
RR Donnelley Polska należy do założonej
ponad 148 lat temu grupy RR Donnelley,
która zatrudnia ponad 58 000 pracowników
w ponad 600 biurach na całym świecie.
Uproszczenie procedury zakupowej
Ritter Sport radykalnie (do jednej!) zmniejszył
liczbę procedur zakupowych. Wszystkie działy,
które kupują produkty i usługi MRO (produkty
i usługi serwisowe, konserwacyjne i modernizacji),
korzystają z tej samej procedury i tych samych
standardów. Kilkoma kliknięciami myszki
pracownicy z różnych działów mogą obecnie
złożyć zamówienie bezpośrednio za pomocą
katalogu dostawcy. Jeśli wymagane jest
zatwierdzenie zakupu, osoba zatwierdzająca
zostaje powiadomiona drogą e-mailową, dzięki
temu stale możliwe jest sprawdzenie
zapotrzebowania, nie powodując tym samym
opóźnienia w obsłudze zamówienia. Możliwe jest
także składanie zamówień w dowolnej formie
tekstowej (z wolnej ręki); w razie konieczności
działy mają też swobodę przesyłania dodatkowych
żądań, które przekierowane zostają do Działu
Zakupów w celu uzupełnienia zamówienia.
Tę nową procedurę stworzono wdrażając
rozwiązanie Automatyzacja Zamówień firmy
Basware. Eksperci Ritter Sport dokonali przeglądu
sześciu rozwiązań. O wyborze Basware
zdecydowały dwa kluczowe czynniki. Po pierwsze,
rozwiązanie wyróżniało się jako posiadające
najlepszy stosunek kosztów do korzyści. Poza tym,
duże wrażenie na Ritter Sport wywarło całościowe
podejście firmy do koncepcji Purchase-to-Pay (od
Zamówienia do Płatności). Oprócz rozwiązań
dotyczących zakupów, Basware oferuje również
automatyzację procesu przetwarzania faktur.
System Basware umożliwia firmom stworzenie
zintegrowanego procesu – od momentu złożenia
zapotrzebowania, aż do uregulowania płatności
przychodzących faktur. Następnym logicznym
krokiem dla Ritter Sport jest zoptymalizowanie
całego tego procesu.
Firma Ritter Sport zintegrowała rozwiązania
Automatyzacja Zamówień ze swoimi systemami
SAP MM i SAP FI. Współdziałanie tych systemów
stało się możliwe dzięki interfejsowi anyERP.
Sukces, jaki Ritter Sport osiągnęła dzięki Basware,
jest oczywisty. Obecnie firma obniżyła ilość
nabywanych produktów MRO o około 10 procent.
Liczba dostawców zmniejszono o 40 procent.
Inwestycja zwróciła się w ciągu dwóch lat.
Ponadto, Ritter Sport w znacznym stopniu skróciła
długość procedury obsługi zamówień. Nie dziwi
więc fakt, iż korzystający z systemu pracownicy
firmy tak pozytywnie go ocenili.
„Wykorzystując system Basware, obniżyliśmy ilość
nabywanych produktów MRO o około 10 procent.
Zmniejszyliśmy również liczbę dostawców o 40
procent.”
Hans- Joachim Brand
Dyrektor ds. Zakupów w Ritter Sport
Firma Ritter Sport, która rozpoczęła działalność w 1912 roku jako mała spółka rodzinna kierowana przez
Alfreda Rittera i jego żonę Clarę, odnosi obecnie ogromne sukcesy na forum międzynarodowym.
Czekolady Ritter Sport sprzedawane są w 90 krajach, a w 2009 obroty firmy wyniosły 274 miliony euro.
Ritter Sport zatrudnia około 800 pracowników. Obecnie firmę prowadzi wnuk założyciela spółki Alfred
Theodor Ritter.
Basware to globalny lider rozwiązań Purchase-to-Pay posiadający ponad 1 600 klientów oraz 1 000 000
użytkowników w 50 krajach. Basware wdrażany jest w Europie, USA, oraz regionie Azji i Pacyfiku poprzez
szeroką sieć biur Basware oraz partnerów biznesowych.
W Polsce autoryzowanym partnerem Basware jest firma RR Donnelley.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej:
[email protected] I www.edokumenty-rrd.pl
Copyright © 2013 R.R.Donnelley & Sons Company. All rights reserved.