Odpowiedzi 16.07.2012r.

Warszawa, 16 lipca 2012 r.
Wykonawcy
ubiegający
się
o udzielenie zamówienia
Dotyczy: postępowania przetargowego w trybie przetargu nieograniczonego na: „Świadczenie powszechnych
usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek pocztowych o wadze powyŜej 50 gram”,
sprawa nr 17/IAM/2012/4.
W związku z prośbą o wyjaśnienie treści SIWZ obowiązującego w przedmiotowym postępowaniu, działając w
trybie art. 38 ust. 1 pkt. 2 i ust 2 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z
2010r. Nr 113, poz. 759 i nr 161 poz. 1078 z późn. zm.), Zamawiający wyjaśnia co następuje:
1. Pytania zadane w dniu 12.07.2012r.
1. Ogłoszony przetarg jest na: „świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla
przesyłek pocztowych o wadze powyŜej 50 gram) natomiast w załączniku nr 1 do SIWZ jest równieŜ zapis
dotyczący codziennego odbioru przesyłek. Zgodnie z zapisami ustawy Prawo pocztowe – art. 2 ust. 1 pkt 1)
usługa pocztowa polega na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek. Nie jest usługą
pocztową odbiór przesyłek z siedziby klienta - odbiór przesyłek jest usługą transportową. Czy Zamawiający
przewiduje doprecyzowanie zapisów SIWZ w tym zakresie?
Czy Zamawiający dopuszcza zmianę formularza w zał. Nr 2 do SIWZ poprzez wyodrębnienie w formularzu
ofertowym pozycji dot. odbioru korespondencji celem ustalenia ceny jednostkowej za odbiór?
Odpowiedź:
Zamawiający nie dopuszcza zmiany zapisów SIWZ, główną usługą, na którą Zamawiający ogłosił
postępowanie przetargowe jest usługa pocztowa, odbiór przesyłek jest tylko jej składową częścią.
2.
Czy w związku z liberalizacją rynku usług pocztowych i wejściem w Ŝycie od 1 stycznia 2013 roku
nowej ustawy Prawo pocztowe (w tym równieŜ aktów wykonawczych na jej podstawie) Zamawiający
przewiduje zmianę w zakresie realizacji przedmiotu Umowy ze względu na zmianę obowiązującego prawa,
której nie dało się przewidzieć w dacie składania oferty przez Wykonawcę?
Ponadto, czy Zamawiający przewiduje doprecyzowanie zapisów SIWZ w kwestii ewentualnej zmiany
obowiązujących aktów prawnych na podstawie których będą świadczone usługi pocztowe oraz czy
Zamawiający dopuszcza zmianę zapisów dotyczących wprowadzenia cennika na podstawie równieŜ nowych
uregulowań?
Odpowiedź:
Zamawiający nie dopuszcza powyŜszych zmian.
3.
Załącznik nr 2 do SIWZ (formularz oferty) w odniesieniu do listów zagranicznych uwzględnia pozycje
do doręczenia w strefach A, B, C, D. Wykonawca posiada zapisy w podziale na strefy: kraje europejskie (łącznie
z Cyprem, całą Rosją i Izraelem) i pozaeuropejskie.
Natomiast w odniesieniu do paczek zagranicznych Wykonawca posiada podział na strefy: A1, A2, A3, A4, A5,
B, C, D.
Przedziały wagowe paczek mieszczą się w następujących kryteriach: do 1 kg, ponad 1 kg do 2 kg, ponad 2 kg
do 5 kg, ponad 5 kg do 10 kg, ponad 10kg do 15 kg, ponad 15 kg do 20kg, ponad 20kg do 30 kg.
Czy Zamawiający przewiduje zmianę formularzy dostosowaną do Cenników Wykonawcy?
Odpowiedź:
Zamawiający nie przewiduje zmiany formularza ofertowego
4.
§ 4 Załącznik nr 6 do SIWZ :
„Odbiór przesyłek do wysyłki będzie kaŜdorazowo dokumentowany przez przedstawiciela Wykonawcy
pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej ksiąŜce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu
ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych)” – czy w związku z
tym zapisem Zamawiający przewiduje juŜ w momencie odbioru przesyłek (przez Wykonawcę z siedziby
Zamawiającego) potwierdzanie ich nadania w odpowiednich dokumentach nadawczych ?
Zgodnie z ustawą Prawo pocztowe usługę pocztową stanowi przyjmowanie, przemieszczanie
i doręczanie przesyłek, a zatem świadczenie usług pocztowych rozpoczyna się w momencie nadania przesyłek w
placówce Wykonawcy (nie zaś w momencie ich odbioru z siedziby klienta) i dopiero wówczas potwierdza się
nadanie przesyłek na przygotowanych przez klienta dokumentach/dokumencie nadawczym. W przypadku
świadczenia usług rejestrowanych przesyłki przyjmowane są do przemieszczenia i doręczenia w kolejności
wpisu na formularzu nadania według wzoru określonego przez operatora (wykonawcę). Zestawienie ilościowo –
wartościowe nie jest dokumentem nadawczym, a jedynie dokumentem potwierdzającym fakt przyjęcia przesyłek
o charakterze dokumentu pomocniczego w kwestii dokonywania rozliczeń z tytułu realizacji usług.
1
W ramach usługi transportowej przesyłki są przyjmowane do przewozu na podstawie zestawienia przesyłek
przekazanych do przewozu.
Czy Zamawiający przewiduje zmianę/doprecyzowanie tego zapisu?
Odpowiedź:
Odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego będzie odbywała się na podstawie zestawienia ilościowego
przesyłek wg. poszczególnych kategorii. Po wykonaniu usługi nadania przesyłek Wykonawca
kaŜdorazowo dostarczy Zamawiającemu odpowiednie dokumenty nadawcze. potwierdzające fakt
realizacji usługi.
5.
§ 4 zał. Nr 6 do SIWZ - Podane w SIWZ akty prawne na podstawie których świadczone są usług
wskazują, Ŝe zamówienie dotyczy de facto powszechnych usług pocztowych. Niemniej jednak Zamawiający
ściśle określił termin zwrotu potwierdzenia odbioru pokwitowanego przez adresata – czy Zamawiający
dopuszcza zmianę zapisu:
„Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane odbioru przesyłki pocztowej do
adresata, to jest „potwierdzenie odbioru”, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później, niŜ w
terminie 7 dni roboczych od dnia doręczenia adresatowi.”
Z uwagi na fakt, iŜ termin dostarczania zagranicznego potwierdzenia odbioru CN 07 nie jest do zrealizowania,
Artykuł 137 ust. 3.2 w Regulaminie poczty listowej stanowi: "Urząd przeznaczenia zwraca najbliŜszą pocztą
bezpośrednio do nadawcy naleŜycie wypełniony i podpisany formularz CN 07. Formularz ten jest przesyłany bez
koperty i bez pobierania opłaty pocztowej najszybszą drogą (lotniczą lub lądowo-morską)
Proponujemy zapis:
„Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru”
niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, zgodnie
z obowiązującymi przepisami wymienionymi w § 5 załącznika nr 6.”.
Odpowiedź:
Tak, Zamawiający wyraŜa zgodę na wprowadzenie powyŜszego zapisu do umowy.
§ 4 ust. 6 przyjmuje następujące brzmienie: „Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego
pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki,
zgodnie z obowiązującymi przepisami wymienionymi w § 5 niniejszej umowy”
6.
§ 4 załącznik Nr 6 do SIWZ: awizowanie dwukrotne moŜe być przewidziane tylko dla przesyłek w
obrocie krajowym. Czy Zamawiający dopuszcza moŜliwość doprecyzowania zapisu?
Odpowiedź:
Zamawiający wyjaśnia, iŜ zapis z § 4 ust. 7 Załącznika nr 6 do SIWZ dotyczy przesyłek w obrocie
krajowym.
7.
§ 4 ust. 7 Załącznika nr 6 do SIWZ :
Czy zapis, iŜ „w przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie
(pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki pocztowej ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat moŜe odebrać
przesyłkę listową lub paczkę pocztową ” moŜna odnosić jedynie do przesyłek rejestrowanych, czy teŜ
Zamawiający oczekuje „awizacji” kaŜdego rodzaju przesyłek, nawet jeŜeli istnieje moŜliwość pozostawienia
przesyłki nierejestrowanej w pocztowej skrzynce oddawczej adresata.
Odpowiedź:
Zamawiający przewiduje moŜliwość awizowania jedynie przesyłek rejestrowanych.
8.
Czy Zamawiający dopuszcza moŜliwość dodania następujących zapisów w § 5 załącznika nr 6 do SIWZ
dotyczących aktów prawnych:
d)
Regulamin świadczenia powszechnych usług pocztowych wprowadzony Uchwałą nr 171/2011 Zarządu
Poczty Polskiej S.A. z dnia 19 lipca 2011 roku z późniejszymi zmianami,
e)
Regulamin świadczenia usługi „Paczka Pocztowa PLUS” w obrocie krajowym, wprowadzony Uchwałą
Nr 393/2010 Zarządu Poczty Polskiej S.A. z dnia 14 grudnia 2010 roku z późniejszymi zmianami,
f)
w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym - międzynarodowe przepisy
pocztowe tj.: Światowa Konwencja Pocztowa, Regulamin Poczty Listowej i Regulamin
dotyczący paczek pocztowych.
g)
zgodnie z Uchwałą Nr 278/2011 Zarządu Poczty Polskiej S.A. z dnia 30 listopada 2011 roku w
regulaminu świadczenia usługi pocztowej przesyłka aglomeracja w obrocie krajowym, z późniejszymi
zmianami,
h)
Regulamin świadczenia usługi Poczta Firmowa (Załącznik nr 1 do Uchwały nr 140/2011 Zarządu
Poczty Polskiej S.A. z dnia 21 czerwca 2011 roku , z późniejszymi zmianami, stanowiący załącznik nr … do
niniejszej Umowy.
Odpowiedź:
Zamawiający nie wyraŜa zgody.
9.
§ 6 ust. 2 załącznika nr 6 do SIWZ:
2
Czy Zamawiający dopuszcza zmianę zapisu, Ŝe podane w formularzu ofertowym ceny nie podlegają zmianom
przez okres obowiązywania umowy? Zgodnie z ustawą Prawo pocztowe Poczta Polska S.A., jako operator
publiczny, zobowiązana jest do stosowania wobec nadawców jednolitych i równych kryteriów zarówno co do
opłat, jak i warunków związanych z umową.
Czy w przypadku wyboru oferty Wykonawcy Zamawiający dopuszcza moŜliwość wprowadzenia
do treści umowy zapisu:
„JeŜeli w okresie trwania umowy nastąpi zmiana cenników Wykonawcy kaŜda ze Stron ma prawo
do wypowiedzenia zawartej umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia bez
zastosowania kar umownych lub odszkodowania.”
Odpowiedź:
Zamawiający nie wyraŜa zgody.
10.
W § 6 Załącznika nr 6 do SIWZ:
Proponujemy określenie terminu płatności na 14 dni od daty wystawienia faktury VAT.
Z zastrzeŜeniem, iŜ uiszczanie opłat za nadawane przesyłki dokonywane będzie przez Zamawiającego
poleceniem przelewu, na podstawie wystawionej faktury VAT – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów
w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy
towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r.
Nr 68, poz.360).
Odpowiedź:
Zamawiający nie wyraŜa zgody.
11.
W § 6 załącznika nr 6 do SIWZ proponujemy dodać następujące zapisy dotyczące zasad rozliczania się
i regulowania naleŜności:
1)
Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy.
2)
Podstawą rozliczeń finansowych jest suma opłat za nadane i zwrócone przesyłki oraz zlecone usługi
komplementarne, stwierdzona na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych, w okresie rozliczeniowym,
o którym mowa w ust. 1, z zgodnie z cennikami usług pocztowych obowiązującymi w dniu nadania przesyłek.
3)
Wszelkie rozliczenia wynikające z realizacji niniejszej umowy, w tym wystawianie faktur VAT,
dokonywane będą w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego.
4)
NaleŜności wynikające z faktur VAT, Nadawca regulować będzie przelewem na konto wskazane na
fakturze w terminie 14 dni od daty jej wystawienia. Na przelewie Nadawca zobowiązany jest określić tytuł
wpłaty "umowa Nr , wpłata za fakturę Nr ...z dnia….".
5)
Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Poczty.
6)
Za nieterminowe regulowanie naleŜności Poczta naliczać będzie odsetki ustawowe oraz zastrzega sobie
prawo wstrzymania świadczenia usług do czasu uregulowania naleŜności. Odsetki ustawowe za nie zapłacone w
terminach faktury VAT płacone będą przez Nadawcę na podstawie noty odsetkowej.
7)
W przypadku zalegania Nadawcy z płatnościami przez okres dłuŜszy niŜ 21 dni od wskazanego w pkt.4
terminu zapłaty, usługa począwszy od następnego okresu rozliczeniowego będzie realizowana z zastosowaniem
formy płatności „z góry”. W przypadku zastosowania formy płatności „z góry”, Poczta wystawi fakturę VAT,
nie później niŜ w terminie 7 dni od dnia dokonania wpłaty przez Nadawcę. Ponowne zastosowanie formy opłaty
„z dołu” nastąpić moŜe począwszy od następnego okresu rozliczeniowego, po uregulowaniu zaległych
naleŜności wraz z odsetkami.
8)
Opłata naleŜna Poczcie za świadczenie usługi Poczta Firmowa będzie obliczana kaŜdorazowo na
podstawie aktualnie obowiązującego „Cennika na świadczenie usługi „Poczta Firmowa”. Obowiązujący w
chwili zawarcia umowy cennik stanowi załącznik do Umowy i jest jej integralną częścią. Zmiana cennika nie
wymaga zmiany umowy. Poczta zawiadomi na piśmie, priorytetową przesyłką listową rejestrowaną za
potwierdzeniem odbioru, o zmianie cennika. Nowy cennik obowiązywać będzie począwszy od następnego
miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiło zawiadomienie.
Odpowiedź:
Zamawiający nie wyraŜa zgody na proponowane zapisy w powyŜszych punktach.
12.
§ 7 ust. 2 załącznika nr 6 do SIWZ – określony wymóg moŜe się odnosić tylko dla usługi krajowej; za
niedoręczenie przesyłek poleconych w obrocie zagranicznym w określonym terminie nie przysługuje
odszkodowanie zgodnie z przepisami międzynarodowymi. Odszkodowanie wypłaca się wtedy gdy w wyniku
postępowania reklamacyjnego okaŜe się, Ŝe rzeczywiście przesyłka zaginęła. Są podane terminy składania
reklamacji (6 miesięcy po dniu nadania) i są terminy,
w ciągu którego maksymalnie naleŜy wypłacić.
Odpowiedź:
Zamawiający nie wyraŜa zgody na zmianę zapisu§ 7 ust. 2 załącznika nr 6 do SIWZ
13.
Czy Zamawiający dopuszcza moŜliwość wykreślenia § 7 zał. 6 do SIWZ zapisu dotyczącego kar
umownych i czy Zamawiający wyrazi zgodę na stosowanie warunków i wysokości odszkodowań, w razie
niewykonania lub nienaleŜytego wykonania umowy, zgodnie z Regulaminami Wykonawcy.
3
Odpowiedź:
Zamawiający nie wyraŜa zgody na proponowane zmiany zapisów.
14. Czy Zamawiający dopuszcza następujące zapisy w umowie:
1) Świadczenie przez Wykonawcę Usług objętych Umową, zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 17) ustawy z dnia 11
marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2011r. nr 177 poz. 1054) na dzień
zawarcia Umowy zwolnione jest z podatku od towarów i usług.
2) Usługa Poczta Firmowa podlega opodatkowaniu VAT stawką 23%.
3) JeŜeli w trakcie obowiązywania Umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku VAT, Zamawiający zobowiązuje
się do uiszczenia stawek wynagrodzenia powiększonych o podatek od towarów i usług według obowiązującej
stawki.”.
Odpowiedź:
Zamawiający nie wyraŜa zgody na proponowane zmiany w umowie.
15.
Czy Zamawiający dopuszcza moŜliwość zastosowania wzoru umowy Wykonawcy zgodnej z jego
regulaminami świadczenia usług pocztowych oraz poczty firmowej (odbiór przesyłek) ?
Odpowiedź:
Nie, Zamawiający nie wyraŜa zgody.
2. Pytania zadane w dniu 12.07.2012r.
1. Załącznik nr 5 "Wykaz wykonywanych usług" wymaga od naszej firmy niedotrzymania tajemnicy handlowej
oraz umowy o poufności danych. MoŜemy przekazać informacje o nazwie i adresie odbiorcy nie moŜemy
natomiast przekazać informacji dotyczących wartości zamówienia. W związku z tym czy zał. nr 5 moŜe być
zastąpiony referencjami, które nasza firma otrzymało od kontrahentów?
Odpowiedź:
Załącznik nr 5 Wykaz wykonanych usług nie moŜe zostać zastąpiony przez referencje. Referencje lub inne
dokumenty potwierdzające naleŜyte wykonanie usług, muszą potwierdzać prawidłowe i z naleŜytą
starannością wywiązanie się Wykonawcy z realizacji zamówień wymienionych w załączniku nr 5. JeŜeli
natomiast według Wykonawcy, oferta będzie zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa
w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, dane te naleŜy umieścić w oddzielnej
kopercie wewnątrz oferty, opisanej: „Informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa” oraz wskazać
numery stron stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
2. pkt XIV. ppkt3.pojawia się zapis, Ŝe "Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany jest wnieść
zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy" natomiast w pkt XV pojawia się zaprzeczenie wcześniejszego
zapisu a mianowicie, Ŝe Zamawiający nie wymaga wniesienia naleŜytego zabezpieczenia umowy.
Proszę o informacje czy zabezpieczenie jest wymagane.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, iŜ w przedmiotowym postępowaniu nie wymaga wniesienia naleŜytego
zabezpieczenia umowy
3. Proszę o informacje dla jakich wymiarów mam być kalkulowana cena przyjęta dla Gabarytu A, a dla jakich
wymiarów dla Gabarytu B.
Odpowiedź:
Gabaryt A to przesyłki o wymiarach:
• MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niŜ 90 x 140 mm.
• MAKSIMUM - Ŝaden z wymiarów nie moŜe przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm,
szerokość 230 mm.
Gabaryt B to przesyłki o wymiarach:
• MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość grubość 20 mm lub długość 325 mm,
lub szerokość 230 mm.
• MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z
tych wymiarów (długość) nie moŜe przekroczyć 600 mm.
4. Proszę o podanie wykazu państw, które przyporządkowane są do strefy A, B, C, D.
Odpowiedź:
Strefa A: Europa, Rosja i Izrael
Strefa B: Ameryka Północna i Afryka
Strefa C: Ameryka Środkowa, Południowa i Azja
Strefa D: Australia i Oceania
5. Proszę o podanie róŜnicy między listy/paczki zwykłe a ekonomiczne?
Odpowiedź:
Zamawiający wyjaśnia, iŜ listy/paczki zwykłe to przesyłki zawierające korespondencję lub drobne rzeczy
dopuszczone do przewozu pocztowego, które nadane są w zamkniętym opakowaniu, natomiast przesyłki
ekonomiczne - to kategoria przesyłek listowych doręczanych: na terenie kraju - do trzeciego dnia
roboczego po dniu nadania. Przesyłki ekonomiczne moŜna nadawać na teren kraju, jak i zagranicę
4
Krajową przesyłką ekonomiczną moŜe być: przesyłka listowa nierejestrowana (list zwykły, kartka
pocztowa), przesyłka listowa polecona, przesyłka listowa z zadeklarowaną wartością. Zagraniczną
przesyłką ekonomiczną moŜe być: list zwykły, kartka pocztowa, list polecony lub list wartościowy,
cekogram (druk dla ociemniałych), worek M, czasopisma oraz przesyłki masowe.
6. Proszę o uszczegółowienie informacji o przesyłkach poleconych tzn. czy naleŜy przyjąć, Ŝe chodzi o przesyłki
objęte ubezpieczeniem na czas transportu.?
Odpowiedź:
Przesyłka polecona to przesyłka listowa rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczana
adresatowi za pokwitowaniem odbioru.
7.Proszę o podanie przykładu przyczyn, z których moŜe być rozwiązana umowa z winy leŜącej po stronie
Wykonawcy, a od których naliczana moŜe być kara umowna (paragraf 7 pkt1)
Odpowiedź:
Za przyczyny rozwiązania umowy leŜące po stronie Wykonawcy Zamawiający rozumie: nienaleŜyte
wykonywanie przedmiotowej umowy, czyli nie wywiązywanie się z obowiązków świadczenia
Zamawiającemu usług wymienionych w umowie
8. W paragrafie 4 pkt 6 mowa jest o pokwitowaniach odbioru przesyłek pocztowej przez adresata, proszę o
potwierdzenie, Ŝe zapis ten odnosi się tylko do przesyłek ZPO.
Odpowiedź:
Zamawiający potwierdza, Ŝe powyŜszy zapis dotyczy przesyłek ZPO
Na podstawie art. 38 ust 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2010r nr 113,
poz. 759 z późn. zm.) Zamawiający zmienia termin składania i otwarcia ofert:
1) Termin składania ofert do 19 lipca 2012 r. do godz. 10:00
2) Termin otwarcia ofert 19 lipca 2012 r., o godz. 10:30
Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia – zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych pod
numerem 154347 -2012 dnia 16.07.2012 r.
Z powaŜaniem
Kierownik Zamówień Publicznych
Dariusz Sobkowicz
5