MODUŁ RFX - INSTRUKCJA OFERENTA

Transkrypt

MODUŁ RFX - INSTRUKCJA OFERENTA
RFX - Instrukcja Oferenta
Marketplanet
Strona - 1
Spis treści
Spis treści ...............................................................................................................................................2
1.
Definicje ...........................................................................................................................................3
2.
Wprowadzenie .................................................................................................................................4
3.
Nawigacja w Systemie ....................................................................................................................5
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
Podstawowe elementy interfejsu użytkownika ............................................................................................................. 5
Nagłówek ...................................................................................................................................................................... 5
Menu użytkownika ....................................................................................................................................................... 5
Obszar roboczy ............................................................................................................................................................. 8
Akcje ............................................................................................................................................................................. 9
Stopka ........................................................................................................................................................................... 9
4.
Strefa publiczna systemu .............................................................................................................10
5.
Logowanie do systemu .................................................................................................................13
5.1
Pierwsze logowanie do systemu ................................................................................................................................. 14
6.
Podstawowe informacje o module RFX .......................................................................................16
7.
Moje zapytania RFX .......................................................................................................................17
8.
Przystąpienie do zapytania ogólnodostępnego ..........................................................................18
9.
Podgląd zapytania ofertowego .....................................................................................................20
9.1
Zakładka Status ........................................................................................................................................................... 21
9.2
Zakładka Pytania/odpowiedzi dostawcy ..................................................................................................................... 24
9.3
Zakładka Oferta .......................................................................................................................................................... 28
9.3.1 Składanie ofert ........................................................................................................................................................ 29
10.
Spis rysunków ...........................................................................................................................35
Marketplanet
Strona - 2
1. Definicje
System (Platforma Zakupowa) – aplikacja informatyczna o nazwie Platforma Zakupowa, wdrażana w
określonym zakresie w celu wsparcia procesu wyboru Dostawcy zgodnie z umową wdrożeniową.
Użytkownik – osoba, posiadająca login i hasło do konta pozwalającego na korzystanie z systemu w
zakresie zgodnym z przypisanymi rolami. Użytkownikami są pracownicy usługobiorcy oraz pracownicy
Dostawców;
Rola – zbiór uprawnień do wykonywania czynności w systemie, wyodrębniony dla potrzeb konfiguracji
kont użytkowników;
Jednostka organizacyjna – zdefiniowana w systemie część Struktury organizacyjnej, do której
przypisani są użytkownicy. Przyjmuje się, że będzie ona odwzorowywała organizację zakupową i
obejmować będzie określoną liczbę poziomów;
Moduł systemu – zbiór funkcjonalności systemu, obsługujących wybrany etap procesu zakupowego;
Obiekt – wyodrębniony element znajdujący się w aplikacji, stanowiący reprezentację dokumentu, lub
zbioru dokumentów. Obiekt posiada parametry takie jak: typ (Aukcja, RFX, Zapotrzebowanie), status,
pola formularza, zakładki.
Oferent- osoba składająca ofertę w procesie wyboru dostawcy, będąca przedstawicielem jednostki
organizacyjnej danego Dostawcy.
Operator – osoba odpowiedzialna za prowadzenie Zapytań Ofertowych (RFX-ów) i Aukcji
elektronicznych na Platformie Zakupowej.
RFX / Zapytanie ofertowe - to zaproszenie dla dostawców do wzięcia udziału w procesie składania
ofert, mającego na celu dostarczenie konkretnego produktu lub usługi.
Marketplanet
Strona - 3
2. Wprowadzenie
Niniejsza instrukcja przeznaczona jest dla użytkowników składających w imieniu dostawcy oferty
w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Dokument zawiera instrukcję postępowania oraz opis funkcji
dostępnych na Platformie Zakupowej.
Platforma Zakupowa umożliwia dostawcom:
•
rejestrację w systemie,
•
przystąpienie do zapytania ofertowego,
•
podgląd zapytania ofertowego,
•
zapisanie i złożenie oferty,
•
zadanie pytania operatorowi prowadzącemu zapytanie ofertowe,
•
udzielenie odpowiedzi na pytanie zadane przez operatora.
Marketplanet
Strona - 4
3. Nawigacja w Systemie
3.1 Podstawowe elementy interfejsu użytkownika
Po zalogowaniu do Systemu użytkownik (oferent) ma przed sobą interfejs z następującymi elementami
widocznymi na rysunkach poniżej:
1. Nagłówek.
2. Menu użytkownika.
3. Obszar roboczy.
4. Stopka.
nagłówek
obszar roboczy
menu użytkownika
Rysunek 1 Elementy interfejsu użytkownika
stopka
3.2 Nagłówek
W części nagłówkowej znajdują się informację dotyczące imienia, nazwiska i loginu użytkownika oraz
nazwa i identyfikator jednostki organizacyjnej, do której jest on przypisany.
W nagłówku dostępne są także dwie funkcje Mój Profil i Wyloguj. Po kliknięciu na Mój profil otwiera
się ekran zmiany hasła do konta, a po kliknięciu w link Wyloguj kończymy pracę z systemem.
3.3 Menu użytkownika
Podczas pracy z menu oferent (użytkownik), chcąc przejść do konkretnego miejsca, wykorzystuje
dostępne sekcje menu. Każda z sekcji zawiera opcje umożliwiające wywołanie określonych ekranów
Marketplanet
Strona - 5
systemu (odnośniki), na przykład, klikając na Portal dostawcy użytkownik uzyskuje widok
poszczególnych odnośników: Moje zapytania Rfx, Pozostałe zapytania Rfx, Moje aukcje,
Obserwowane aukcje. Zakres dostępnych opcji w menu jest uzależniony od uprawnień użytkownika.
rozwinięta
sekcja
odnośnik
Rysunek 2 Menu użytkownika - rozwinięta sekcja Portal dostawcy
Rozwinięte sekcje menu, zostają zapisane w momencie wylogowania się użytkownika, dzięki czemu,
przy ponownym logowaniu użytkownik zastaje je w tej samej konfiguracji.
Menu zostało wyposażone w szereg interaktywnych funkcji ułatwiających użytkownikom pracę
z systemem. Pierwszą z nich jest funkcja zwijania/rozwijania zawartości sekcji menu, uruchamiana po
kliknięciu na nazwę sekcji.
Rysunek 3 Rozwinięcie/zwinięcie zawartości sekcji menu
W celu zwiększenia powierzchni obszaru roboczego, użytkownik ma możliwość ukrycia menu.
W tym celu należy kliknąć na link Zwiń menu znajdujący się nad menu.
Marketplanet
Strona - 6
Rysunek 4 Możliwości dostosowania wyglądu menu
Użytkownicy mogą określić pozycję sekcji w menu. W tym celu należy „chwycić” wybraną sekcję,
a następnie przeciągnąć ją we właściwe miejsce menu. Aby „chwycić” sekcję, należy kliknąć w jej
nagłówek (poza obszarem jej nazwy).
Rysunek 5 Przemieszczanie sekcji
System zapamiętuje dokonane zmiany w ustawieniu menu. Po zalogowaniu się użytkownika do
systemu, menu zostanie wyświetlone w takiej postaci, w jakiej znajdowało się podczas ostatniego
wylogowania.
Istnieje także możliwość podzielenia sekcji na dwie grupy: główną i dodatkową oraz ukrycia sekcji
z grupy dodatkowej. Aby przenieść sekcję do dodatkowych, należy kliknąć na ikonę
dostępną
z prawej strony nazwy sekcji. Po wykonaniu tej czynności sekcja zostanie przeniesiona do dolnej części
menu (poniżej wyraźnej linii oddzielającej grupę główną od grupy dodatkowej).
W celu ukrycia sekcji z grupy dodatkowej należy kliknąć na link Ukryj sekcje menu,
znajdujący się pod menu. Po wykonaniu tej czynności w menu będą
Marketplanet
Strona - 7
widoczne tylko sekcje główne. Określenie kolejności sekcji w menu jest możliwe tylko dla sekcji
głównych. Aby przywrócić sekcję do grupy głównej, należy kliknąć na ikonkę
przeniesienie sekcji do grupy dodatkowej
podział na sekcje główne i dodatkowe
przywrócenie sekcji do grupy głównej
ukrycie sekcji dodatkowej
Rysunek 6 Interaktywność menu użytkownika
3.4 Obszar roboczy
W obszarze roboczym wyświetlane są ekrany systemu zawierające takie elementy, jak formularze
i listy. Obszar roboczy można powiększyć poprzez zwinięcie menu bądź nagłówka systemu.
W obrębie obszaru roboczego podczas wykonywania
czynności, w zależności od uruchamianych opcji,
wyświetlają się różne ekrany.
Rysunek 7 Obszar roboczy
Marketplanet
Strona - 8
3.5 Akcje
Jedną z kolumn dostępnych na listach jest kolumna Akcje. Pojawiają się w niej ikonki umożliwiające
wykonanie określonego działania na dokumencie dostępnym na liście. Użytkownicy dostawcy
najczęściej będą się spotykali z ikoną podglądu
, służącą do wejścia w szczegóły zapytania
ofertowego.
3.6 Stopka
Stopka zawiera informacje o aktualnej wersji systemu oraz link do regulaminu.
Rysunek 8 Stopka z informacją o systemie
Marketplanet
Strona - 9
4. Strefa publiczna systemu
Przed zalogowaniem się do systemu dostępna jest tylko część jego zawartości. W strefie publicznej
można obejrzeć opublikowane zapytania ofertowe, regulacje i procedury procesu zakupowego oraz
pytania i odpowiedzi.
Rysunek 9 Strefa publiczna
Po kliknięciu na głównym menu w sekcje Zapytania ofertowe otwiera się lista opublikowanych
i otwartych (dostępnych dla wszystkich dostawców) zapytań ofertowych.
Marketplanet
Strona - 10
Rysunek 10 Strefa publiczna systemu – Zapytania ofertowe
Istnieje możliwość przeszukania tej listy po nazwie, numerze zapytania lub wybierając kategorię
asortymentową. By wyszukać po nazwie, należy uzupełnić pole „Nazwa zapytania” wpisując
przynajmniej fragmentem nazwy i kliknąć przycisk „Szukaj”. Grupę materiałową należy wybrać z listy,
która po kliknięciu
otworzy się w oknie pop-up. Lista grup materiałowych ma postać drzewa, którego
gałęzie rozwijają się po kliknięciu na znak plusa obok numeru grupy. Wybór grupy materiałowej
potwierdza się kliknięciem na numer obok jej nazwy.
Klikając na ikonę
można obejrzeć szczegóły opublikowanego RFXa. Aby przystąpić do zapytania,
należy kliknąć na przycisk „Zaloguj się, aby przystąpić do zapytania” umieszczony na dole
formularza zapytania ofertowego. Nastąpi wówczas przekierowanie do okna logowania.
Sekcja
„Regulacje
i
procedury
procesu
zakupowego”
na
głównym
menu
zawiera
pliki do ściągnięcia, zamieszczone przez operatora.
Marketplanet
Strona - 11
Rysunek 11 Sekcja Regulacje i procedury procesu zakupowego
Sekcja „Pytania i odpowiedzi” zawiera listy zadanych przez użytkowników pytań, na które odpowiedzi
mogą dotyczyć wszystkich dostawców i są dostępne publicznie. Istnieje możliwość przeszukania bazy
pytań i odpowiedzi za pomocą wyszukiwarki.
Rysunek 12 Ekran Pytania i odpowiedzi
By przeczytać całą treść odpowiedzi, należy kliknąć ikonę
.
Rysunek 13 Ekran odpowiedzi publicznej
Marketplanet
Strona - 12
5. Logowanie do systemu
Aby zalogować się do systemu, należy kliknąć na link Zaloguj dostępny w nagłówku Platformy
Marketplanet. Zalogowanie do systemu jest niezbędne do złożenia oferty (przystąpienia do aukcji).
Rysunek 14 Strona główna Platformy
Po wykonaniu powyższej operacji otwarty zostanie ekran logowania:
Rysunek 15 Ekran logowania
Marketplanet
Strona - 13
Przy logowaniu, w okienkach z napisami: Login oraz Hasło należy wpisać odpowiednie dane oraz
nacisnąć przycisk Zaloguj.
W przypadkach, gdy użytkownik zapomniał bądź zagubił hasło dostępowe do swojego konta, może
skorzystać z funkcjonalności przypomnienia hasła. W tym celu należy najpierw wybrać łącze Zaloguj,
a następnie Przypomnij hasło. Hasło zostanie wysłane na adres e-mail loginu, który został
wprowadzony na wyświetlonym ekranie.
5.1 Pierwsze logowanie do systemu
Przy pierwszym logowaniu, w okienkach Login oraz Hasło należy wpisać otrzymane e-mailem
odpowiednie dane (login oraz hasło) oraz nacisnąć przycisk Zaloguj.
Przy pierwszym logowaniu do systemu system poprosi o zmianę hasła. W tym celu należy wypełnić
odpowiednie pola na ekranie widocznym na rysunku poniżej. Należy pamiętać, że hasło powinno mieć
przynajmniej 8 znaków, w tym małe i wielkie litery oraz cyfrę lub znak specjalny. Po wprowadzeniu
danych należy wybrać przycisk Zatwierdź zmiany. Hasło do systemu zostanie zmienione i będzie
służyć do logowania. Standardowo każde hasło jest ważne 30 dni od jego ostatniej zmiany. Po tym
okresie konieczne będzie dokonanie ponownej zmiany.
Rysunek 16 Zmiana hasła do systemu
Jeżeli oferent nie posiada konta w systemie, powinien zarejestrować się za pomocą formularza
rejestracyjnego. W celu wyświetlania formularza należy na ekranie logowania kliknąć na przycisk
Zarejestruj się. Formularz rejestracyjny został przedstawiony poniżej.
Marketplanet
Strona - 14
Rysunek 17 Formularz rejestracyjny
Poniżej formularza znajduje się „checkbox” z opisem: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych
osobowych
zawartych
w
formularzu
rejestracyjnym
dla
potrzeb
związanych
z uczestnictwem w procesach zakupowych w Platformie Zakupowej, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia
1997
roku
o
ochronie
danych
osobowych.
(Dz.
U.
z
2002
r.
Nr
101,
poz.
926
z późn. zm.)”.
Jeśli „checkbox” nie zostanie zaznaczony, nie będzie możliwości wysłania wniosku rejestracyjnego.
Marketplanet
Strona - 15
Po otrzymaniu wniosku i zweryfikowaniu zawartych w nim danych administrator wysyła e-mailem
akceptację zgłoszenia z hasłem tymczasowym do systemu, które należy zmienić przy pierwszym
logowaniu.
6. Podstawowe informacje o module RFX
W celu wzięcia udziału w procesie składania ofert, oferent powinien zalogować się do systemu. Po
poprawnym zalogowaniu należy wybrać sekcję Portal dostawcy.
Rysunek 18 Ekran po zalogowaniu
Na liście Moje zapytania RFX są dostępne zapytania, do których oferent został zaproszony przez
zamawiającego lub do których przystąpił samodzielnie.
Oferent może również za pomocą opcji Pozostałe zapytania RFX podejrzeć inne ogólnodostępne
zapytania ofertowe, do których, chociaż nie został bezpośrednio zaproszony, może przystąpić,
w celu złożenia oferty.
Marketplanet
Strona - 16
7. Moje zapytania RFX
Po wyborze w menu opcji Moje zapytania RFX system wyświetli ekran z listą zapytań, nad którą
znajduje się poniższa wyszukiwarka.
Rysunek 19 Pola wyszukiwarki
Oferty można wyszukiwać po następujących polach: nazwa zapytania, status zapytania, stan zapytania,
stan oferty, kategoria asortymentowa, status zapytania.
Rysunek 20 Lista zapytań RFX
Marketplanet
Strona - 17
Zapytanie odnajdujemy za pomocą dostępnej wyszukiwarki lub wybieramy odpowiednią pozycję
z listy i przechodzimy do jej szczegółów za pomocą ikony
.
8. Przystąpienie do zapytania ogólnodostępnego
Istnieje możliwość przystąpienia do ogólnodostępnego zapytania ofertowego. Lista tych zapytań,
dostępna jest pod linkiem Pozostałe zapytania RFX w menu użytkownika. Listę można filtrować za
pomocą takich kryteriów jak nazwa zapytania, numer zapytania, kategoria asortymentowa oraz status
zapytania.
Rysunek 21 Zapytania ogólnodostępne
W celu obejrzenia szczegółów zapytania, należy kliknąć ikonę lupy
w kolumnie Akcje. Pojawi się
opis szczegółów zapytania ofertowego. Jeśli oferent będzie chciał na nie odpowiedzieć, wówczas należy
wybrać przycisk Przystąp do procedury umieszczony pod treścią RFX. Spowoduje to przejście do
takiego samego widoku jaki został opisany w punkcie 9.3 oraz przeniesienie zapytania z sekcji
Pozostałe zapytania RFX do Moje zapytania RFX.
Marketplanet
Strona - 18
Rysunek 22 Przystąpienie do zapytania ofertowego
Marketplanet
Strona - 19
9. Podgląd zapytania ofertowego
Po
użyciu
ikony
lupy
przechodzimy
do
szczegółów
zapytania
ofertowego.
Informacje
o zapytaniu są zawarte na trzech poniższych zakładkach:
•
zakładce Status;
•
zakładce Pytania/odpowiedzi dostawcy;
•
zakładce Oferta.
W przypadku wejścia na zapytanie z poziomu listy Pozostałe zapytania RFX dostępna będzie
początkowo jedynie zakładka Status. Pozostałe dwie zakładki zostaną pokazane dopiero po tym, jak
oferent przystąpi do zapytania poprzez kliknięcie przycisku Przystąp do procedury.
Marketplanet
Strona - 20
9.1 Zakładka Status
Na zakładce Status znajdują się szczegółowe informacje o zapytaniu ofertowym pogrupowane
w trzech sekcjach.
Rysunek 23 Zakładka „Status”
Marketplanet
Strona - 21
W sekcji Informacje o zapytaniu znajdziemy informacje:
•
Status oferenta – zmienia się w zależności od czynności dokonywanych przez oferenta
i operatora, np.: nowa runda, złożono ofertę, runda zakończona;
•
Nazwa zapytania – nazwa nadana przez operatora zapytania;
•
Numer zapytania – numer nadany automatycznie przez System;
•
Dokument źródłowy - numer zapotrzebowania powiązanego z Zapytaniem Ofertowym;
W sekcji Informacje podstawowe znajdziemy informacje:
•
Waluta RFXa - waluta bazowa RFXa względem której są przeliczane waluty, w których zostały
złożone oferty, po kursie ustalonym przez Kupca. Kupiec może zaktualizować kursy walut
w dowolnym czasie trwania RFXa.
•
Dane kontaktowe Kupca – pod linkiem Pokaż dane kontaktowe znajdują się dane teleadresowe
Kupca, będącego operatorem RFXa;
•
Jednostka organizacyjna - nazwa jednostki, dla której tworzone jest zapytanie ofertowe;
•
Opis zapytania – krótki opis czego dotyczy zapytanie (pole opcjonalne);
•
Kategoria asortymentowa - kategoria zakupowa, której dotyczy RFX.
Sekcja Informacje szczegółowe zawiera parametry determinujące przebieg danej rundy zapytania
ofertowego:
•
Typ rundy zapytania („Otwarta” – dostępne dla wszystkich oferentów; „Zamknięta” – dostępne
tylko dla zaproszonych oferentów, „Aukcyjna” – zapytanie ofertowe ma wyłącznie postać Aukcji);
•
•
Rodzaj ofert:
o
Jawne - widoczne są dla kupca od chwili ich złożenia;
o
Niejawne - oferty widoczne dla kupca dopiero po upływie terminu ich otwarcia;
Terminy rozpoczęcia i zakończenia rundy – terminy wyznaczające okres, w którym oferenci mogą
składać oferty;
•
Data otwarcia ofert - data otwarcia ofert przez operatora (definiowana tylko w przypadku
niejawnych RFXów);
•
Możliwość składania ofert częściowych/całościowych – wartość „Na całość” oznacza, że oferta
zostanie przyjęta tylko wówczas, gdy zostanie złożona na wszystkich pozycjach zapytania;
wartość „Częściowe” oznacza, że oferent może wybrać pozycje, na które chce złożyć ofertę;
W obu przypadkach ważne jest, aby dla każdej pozycji wypełnić wszystkie dostępne pola, tak aby
oferta miała status „Kompletna”;
Marketplanet
Strona - 22
•
Dopuszczalna zmiana oferty przez dostawcę – wartość „Tak” oznacza, że w okresie trwania
rundy oferenci mają możliwość ponownego złożenia oferty. Nowa oferta zastępuje poprzednio
złożoną;
•
Dostępne waluty- dostępne waluty, w których oferenci mogą składać oferty.
Poniżej sekcji informacyjnych znajdują się Odpowiedzi publiczne. Operator może zdecydować się
udzielić odpowiedzi publicznie na pytanie dostawcy, wówczas odpowiedź pojawia się również pod
opisem szczegółów zapytania (nie jest wtedy podawany autor pytania). By ją obejrzeć, należy kliknąć
ikonkę lupki
.
Rysunek 24 Odpowiedzi publiczne
Rysunek 25 Podgląd odpowiedzi publicznych
Marketplanet
Strona - 23
9.2 Zakładka Pytania/odpowiedzi dostawcy
Zakłada Pytania/odpowiedzi dostawcy służy do komunikacji z operatorem prowadzącym dane
zapytanie ofertowe.
Rysunek 26 Zakładka Pytania/odpowiedzi.
Na zakładce Pytania i odpowiedzi są dostępne dwie listy. Na jednej są widoczne pytania otrzymane od
operatora RFXa, a na drugiej pytania zadane operatorowi RFXa. W celu podglądu pytania należy kliknąć
na ikonę
.
Pytanie do operatora można zamieszczać za pomocą funkcji Dodaj pytanie znajdującej się pod listą
pytań skierowanych do operatora. Formularz pytania składa się dwóch obowiązkowych pól: Tytuł oraz
Treść pytania.
Marketplanet
Strona - 24
Rysunek 27 Szczegóły pytania
Po wypełnieniu formularza należy nacisnąć przycisk Dalej – wówczas tytuł i treść pytania zostaną
zapisane. Wyświetlony zostanie ekran, z poziomu którego można dodawać załączniki do pytania.
Rysunek 28 Ekran dodawania załączników do pytania
Po kliknięciu na link Dodaj dokument zostanie wyświetlone okno pop-up, z poziomu którego można
wskazać ścieżkę dostępu do załączanego pliku. Po wskazaniu pliku, należy wybrać przycisk Dodaj.
Jednorazowo można dodać tylko jeden plik, ale powtarzając czynność można załączyć wiele plików do
pytania.
Marketplanet
Strona - 25
Rysunek 29 Lista plików załączonych do pytania
W przypadku dodania złego pliku, można go usunąć przy pomocy ikony kosza
.
Po udzieleniu odpowiedzi przez operatora zmienia się status pytania na liście Pytania skierowane do
operatora na Udzielono odpowiedzi. Odpowiedź można przeczytać po kliknięciu na ikonę lupy
.
Rysunek 30 Odpowiedzi publiczne
W razie otrzymania pytania od operatora wiadomość pojawia się na liście Pytania otrzymane od
operatora. Za pomocą ikony
można otworzyć jego podgląd, natomiast ikona
otwiera ekran
odpowiedzi.
Marketplanet
Strona - 26
Rysunek 31 Lista pytań otrzymanych od operatora
Rysunek 32 Ekran odpowiedzi na pytanie
Ten formularz posiada tylko jedno obowiązkowe pole – pole treści odpowiedzi. Po jej wprowadzeniu,
należy kliknąć przycisk Dalej. Wówczas wyświetlony zostanie ekran dodawania plików do odpowiedzi.
Dodawanie plików do odpowiedzi przebiega analogicznie, jak w przypadku dodawania plików do pytania.
Każde z pytań, zadane tak przez operatora, jak i przez oferenta, zostaje przypisane do toczącej się
rundy.
Marketplanet
Strona - 27
9.3 Zakładka Oferta
Rysunek 33 Zakładka Oferta
Marketplanet
Strona - 28
Zakładka Oferta składa się z czterech sekcji:
•
Sekcja Informacja o zapytaniu (patrz rozdział 9.1)
•
Sekcja Informacje o ofertach zawiera takie informacje jak:
o
Liczba pozycji w zapytaniu
o
Do końca zostało (czas do zakończenia etapu zbierania ofert)
o
Parametry oferty Złożonej/Zapisanej:
Wartość oferty (wartość oferty ze wszystkich pozycji, na które została
złożona/zapisana oferta, przeliczona na walutę bazową po kursie ustalonym przez
kupca)
Data oferty (Data złożenia/zapisania oferty)
Autor oferty (kliknięcie na autora oferty spowoduje otworzenie okna z danymi
teleadresowymi)
•
Sekcja Wyszukiwarki (wyszukiwać pozycje RFXa można po Nazwie pozycji oraz Statusie oferty).
•
Sekcja Listy pozycji RFXa (przedstawia podstawowe dane o pozycjach RFXa. Pozwala to
w szybki sposób zdiagnozować co jest przedmiotem zapytania).
9.3.1
Składanie ofert
Jeżeli w ramach pozycji zapytania zostały zdefiniowane tylko kryteria Cena i Wartość, oferent może
złożyć ofertę z poziomu listy pozycji (wypełniając pola „Cena” oraz „Waluta”).
Rysunek 34 Lista pozycji
Jeżeli jednak w ramach pozycji zapytania zostały zdefiniowane inne kryteria niż Cena i Wartość oferent
musi wejść w szczegóły oferty za pomocą ikonki lupki
.
Marketplanet
Strona - 29
Rysunek 35 Szczegóły pozycji
Marketplanet
Strona - 30
W szczegółach pozycji znajdują się informacje o pozycji RFXa, pogrupowane w pięciu sekcjach:
•
Sekcja Informacje o zapytaniu (patrz rozdział 9.1)
•
W sekcji Dane podstawowe znajdziemy informację:
o
Numer (jest to numer/liczba porządkowa pozycji RFXa)
o
Nazwa pozycji (nazwa definiowana przez Kupca)
o
Opis (szczegółowy opis pozycji RFXa)
o
Ilość (ilość np. sztuk będąca przedmiotem zakupu)
o
Jednostka miary (jednostka miary, w której wyrażona jest pozycja będąca przedmiotem
RFXa)
o
Waga [%] (każda pozycja ma podaną wagę określającą istotność danej pozycji
w ocenie oferty)
o
•
Status (możliwe statusy oferty: Brak, Kompletna, Niekompletna)
W sekcji Dokumenty do pozycji znajdują się dokumenty załączone przez Kupca. Informacje
o załączniku dodanym przez kupca można również zauważyć na liście pozycji RFXa – informuje
o tym ikonka spinacza
•
przy pozycji (rys. 34).
W sekcji Formularz oferty znajdują się wszystkie kryteria oceny pozycji (sekcja składania ofert).
Sekcja składa się z 4 kolumn:
o
Nazwa
o
Waga [%] - (każde kryterium ma podaną wagę określającą istotność danego kryterium
w ocenie oferty)
o
J.M – jednostka miary w jakiej jest wyrażone kryterium
o
Wartość – w kolumnie tej podana jest wartość oferty w walucie bazowej oraz wartości dla
poszczególnych kryteriów.
•
W sekcji Dokumenty do oferty znajdują się dokumenty załączone przez Oferenta do pozycji.
Aby dodać załącznik do oferty należy kliknąć w link Dodaj dokument. Wywołana akcja otworzy
okno, na którym należy wskazać ścieżkę lokalną dla dokumentu, który chcemy załączyć
Rysunek 36 Załączanie dokumentów do ofert na pozycji
Marketplanet
Strona - 31
Rysunek 37 Wskazywanie ścieżki lokalnej dla dokumentu
W celu złożenia oferty należy wypełnić wszystkie wymagane pola w szczegółach pozycji tak aby status
oferty był Kompletny. Oferta może zostać złożona tylko jeśli jej status na pozycji jest Kompletny lub Brak
(status Brak jest dopuszczalny w przypadku gdy operator RFXa dopuścił możliwość składania ofert na
pozycjach a nie na całość RFXa). Za pomocą przycisków Następny/Poprzedni oferent może w sprawny
sposób nawigować pomiędzy pozycjami RFXa. Nawigacja pomiędzy pozycjami zapisuje wprowadzone
oferty (rys. 35).
W celu złożenia oferty należy na liście pozycji kliknąć przycisk Złóż ofertę na liście pozycji.
Potwierdzeniem prawidłowego złożenia oferty jest wyświetlenie przez system komunikatu „Oferta
złożona poprawnie”.
Rysunek 38 Składanie oferty przez Dostawcę
Oferent dysponuje również możliwością zapisu oferty przed jej złożeniem (np. w przypadku, gdy
w trakcie uzupełniania oferty, pojawiła się konieczność wykonania innej czynności). W takim wypadku
w trakcie uzupełniania formularza należy wybrać przycisk Zapisz. Dzięki temu oferent będzie mógł
Marketplanet
Strona - 32
powrócić do uzupełniania oferty w bardziej dogodnym dla siebie momencie. Informacja o zapisaniu
oferty będzie widoczna w sekcji Informacje
Informacj o ofertach, tak jak pokazano to na rysunku poniżej.
poni
Rysunek 39 Zapisanie oferty
Przy próbie zapisu oferty System poinformuje o tym, iż
i oferta została jedynie wst
wstępnie zapisana i w celu
jej złożenia należy kliknąć Złóż ofertę
ofertę.
Rysunek 40 Komunikat – zapisanie oferty
Istnieje możliwość występowania
powania róż
różnić pomiędzy ofertą zapisaną a ofertą
ą złożoną.
złoż
W takim wypadku
system, za pomocą ikonki czerwonego wykrzyknika (rys.38) poinformuje użytkownika
żytkownika o tym fakcie. Jest
to jedynie podpowiedź dla oferenta - taki stan oferty nie wymaga
ymaga ponownego złożenia
zło
oferty (aktualna
jest oferta ostatnio złożona).
Marketplanet
Strona - 33
Rysunek 41 Różnice w ofercie zapisanej i złożonej.
Marketplanet
Strona - 34
10. Spis rysunków
RYSUNEK 1 ELEMENTY INTERFEJSU UŻYTKOWNIKA ....................................................................................................................... 5
RYSUNEK 2 MENU UŻYTKOWNIKA - ROZWINIĘTA SEKCJA PORTAL DOSTAWCY .............................................................................. 6
RYSUNEK 3 ROZWINIĘCIE/ZWINIĘCIE ZAWARTOŚCI SEKCJI MENU................................................................................................... 6
RYSUNEK 4 MOŻLIWOŚCI DOSTOSOWANIA WYGLĄDU MENU .......................................................................................................... 7
RYSUNEK 5 PRZEMIESZCZANIE SEKCJI ............................................................................................................................................ 7
RYSUNEK 6 INTERAKTYWNOŚĆ MENU UŻYTKOWNIKA.................................................................................................................... 8
RYSUNEK 7 OBSZAR ROBOCZY ....................................................................................................................................................... 8
RYSUNEK 8 STOPKA Z INFORMACJĄ O SYSTEMIE ............................................................................................................................ 9
RYSUNEK 9 STREFA PUBLICZNA ................................................................................................................................................... 10
RYSUNEK 10 STREFA PUBLICZNA SYSTEMU – ZAPYTANIA OFERTOWE .......................................................................................... 11
RYSUNEK 11 SEKCJA REGULACJE I PROCEDURY PROCESU ZAKUPOWEGO ..................................................................................... 12
RYSUNEK 12 EKRAN PYTANIA I ODPOWIEDZI............................................................................................................................... 12
RYSUNEK 13 EKRAN ODPOWIEDZI PUBLICZNEJ ............................................................................................................................. 12
RYSUNEK 10 STRONA GŁÓWNA PLATFORMY ................................................................................................................................ 13
RYSUNEK 15 EKRAN LOGOWANIA ................................................................................................................................................ 13
RYSUNEK 16 ZMIANA HASŁA DO SYSTEMU ................................................................................................................................... 14
RYSUNEK 17 FORMULARZ REJESTRACYJNY .................................................................................................................................. 15
RYSUNEK 18 EKRAN PO ZALOGOWANIU ....................................................................................................................................... 16
RYSUNEK 19 POLA WYSZUKIWARKI.............................................................................................................................................. 17
RYSUNEK 20 LISTA ZAPYTAŃ RFX ............................................................................................................................................... 17
RYSUNEK 17 ZAPYTANIA OGÓLNODOSTĘPNE ............................................................................................................................... 18
RYSUNEK 24 PRZYSTĄPIENIE DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO ......................................................................................................... 19
RYSUNEK 18 ZAKŁADKA „STATUS” ............................................................................................................................................. 21
RYSUNEK 24 ODPOWIEDZI PUBLICZNE .......................................................................................................................................... 23
RYSUNEK 25 PODGLĄD ODPOWIEDZI PUBLICZNYCH ..................................................................................................................... 23
RYSUNEK 21 ZAKŁADKA PYTANIA/ODPOWIEDZI. ......................................................................................................................... 24
RYSUNEK 22 SZCZEGÓŁY PYTANIA ............................................................................................................................................... 25
RYSUNEK 23 EKRAN DODAWANIA ZAŁĄCZNIKÓW DO PYTANIA .................................................................................................... 25
RYSUNEK 24 LISTA PLIKÓW ZAŁĄCZONYCH DO PYTANIA ............................................................................................................. 26
RYSUNEK 27 ODPOWIEDZI PUBLICZNE .......................................................................................................................................... 26
RYSUNEK 28 LISTA PYTAŃ OTRZYMANYCH OD OPERATORA ......................................................................................................... 27
RYSUNEK 29 EKRAN ODPOWIEDZI NA PYTANIE ............................................................................................................................. 27
RYSUNEK 30 ZAKŁADKA OFERTA................................................................................................................................................. 28
RYSUNEK 34 LISTA POZYCJI.......................................................................................................................................................... 29
RYSUNEK 35 SZCZEGÓŁY POZYCJI ................................................................................................................................................ 30
RYSUNEK 33 ZAŁĄCZANIE DOKUMENTÓW DO OFERT NA POZYCJI................................................................................................. 31
RYSUNEK 39 WSKAZYWANIE ŚCIEŻKI LOKALNEJ DLA DOKUMENTU ............................................................................................. 32
RYSUNEK 33 SKŁADANIE OFERTY PRZEZ DOSTAWCĘ ................................................................................................................... 32
RYSUNEK 37 ZAPISANIE OFERTY................................................................................................................................................... 33
RYSUNEK 36 KOMUNIKAT – ZAPISANIE OFERTY ........................................................................................................................... 33
RYSUNEK 38 RÓŻNICE W OFERCIE ZAPISANEJ I ZŁOŻONEJ............................................................................................................. 34
Marketplanet
Strona - 35

MODUŁ RFX - INSTRUKCJA OFERENTA

Transkrypt

Podobne dokumenty

Tworzenie animacji postaci z wykorzystaniem klatek - Gimp

INWESTOR Państwowe Muzeum Auschwitz

“Lwiątko – 2008” klasy 3 gimnazjum