Kancelaria Podatkowa

2013-06-20
Wdrożenie Comarch ERP Optima zrealizowane w Kancelarii Podatkowej Jerzego Dworakowskiego w
Łodzi przez SOCO Szyma i Wspólnicy Sp.J.
"Coraz trudniej jest rzetelnie świadczyć usługi doradztwa podatkowego i
efektywnie spełniać rosnące wymagania Klientów bez nowoczesnego,
profesjonalnego oprogramowania”
– mówi Jerzy Dworakowski, właściciel Kancelarii, doradca podatkowy o numerze
wpisu 00072
O firmie
O firmie
Kancelaria Podatkowa Jerzego Dworakowskiego powstała
w 1991 roku, jako jedna z pierwszych w Łodzi. Właściciel
Kancelarii jest cenionym w regionie łódzkim (i nie tylko)
doradcą podatkowym. Pełni również szereg funkcji w
organach samorządu doradców podatkowych. Jest, między
innymi, biegłym rzeczoznawcą z listy Krajowej Rady Doradców
Podatkowych dla sporów sądowych w sprawach ubezpieczenia
doradców podatkowych, jest także członkiem Krajowej Rady
Doradców Podatkowych, przewodniczącym Zespołu Etyki
Krajowej Rady Doradców Podatkowych. Wielokrotnie
również prowadził wykłady z zakresu prawa podatkowego w łódzkim oddziale Stowarzyszenia
Księgowych Polskich. Jest autorem publikacji z zakresu prawa podatkowego.
Kancelaria oferuje kompleksowy zakres obsługi podatkowej: doradztwo podatkowe i księgowe,
prowadzenie księgowości każdego rodzaju, obsługę kadrowo – płacową prowadzonych przez Klientów
Kancelarii przedsiębiorstw. Zakres świadczonych usług obejmuje także reprezentowanie ich przed
organami podatkowymi i skarbowymi oraz sądami administracyjnymi zarówno pierwszej jak i drugiej
instancji. Kancelaria stale współpracuje z kancelariami adwokackimi i radców prawnych, a także z
biegłymi rewidentami księgowymi i notariuszami. Personel Kancelarii to 10 osób o wyższym i średnim
wykształceniu kierunkowym.
1
Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu - wyzwania
Kancelaria obsługuje ok. 120 podmiotów o bardzo
zróżnicowanej wielkości. Od 1993 roku Kancelaria użytkowała
oprogramowanie serii Klasyka. Pan Jerzy był bardzo
świadomym jej użytkownikiem, aktywnym uczestnikiem forów
dyskusyjnych, wielokrotnie wnosił cenne uwagi, służące
udoskonalaniu oprogramowania. Współpraca z obsługującym
Kancelarię Partnerem – firmą SOCO była bardzo owocna, zaś
wnioski z niej wynikające konstruktywnie służyły praktycznie
wszystkim użytkownikom Klasyki w regionie łódzkim.
Wśród Klientów Kancelarii stopniowo rosły potrzeby
otrzymywania nie tylko informacji o należnych kwotach podatków i składek, ale także różnego typu
zestawień i analiz, które są dziś nieodzownym elementem prowadzenia każdego biznesu. Praca na
dotychczasowych rozwiązaniach wymagała stosowania
dodatkowych, zewnętrznych narzędzi;
spełnianie rosnących wymagań Klientów stawało się coraz bardziej czasochłonne.
W wyniku świadczenia usług o szerokim zakresie, często w Kancelarii istniała potrzeba symulowania
konkretnych, nietypowych sytuacji podatkowych i księgowych. Jednak dotychczas używane rozwiązanie
nie zapewniało uzyskania określonych efektów w znacznej części przypadków bez stosowania
dodatkowych narzędzi i bez znacznych nakładów sił.
Potencjalni Klienci Kancelarii często oczekiwali także, że używa wykorzystywania nowoczesnego
narzędzia jakim jest Comarch ERP Optima, gdyż często sami na niej pracowali i dysponowali danymi w
tym formacie.
Rozwiązanie
Właściciel Kancelarii zdawał sobie sprawę, że
musi zacząć pracować na nowoczesnym,
zintegrowanym systemie. Jest osobą bardzo
wymagającą, świadomą swojego biznesu i
wiedzącą, jaka funkcjonalność jest w stanie go
zadowolić. Osoba, która poszukuje nowych
rozwiązań systemowych, nie dokona zmiany
oprogramowania jedynie dla sztuki. Jeśli
dotychczasowe rozwiązanie realizuje ok. 70%
jego potrzeb, to nie wybierze innego, również
realizującego 70% potrzeb, tylko dla samej
zmiany
(jest wszak jeszcze znaczna praca
przejścia, związana z wdrożeniem, szkoleniem i migracją danych), takie działanie każdy uzna za zbędne.
Zysk „na potrzebach” musi wynosić ok. 20-25%, aby użytkownik rozważał inwestycje w nowe
oprogramowanie. Pan Jerzy przetestował kilka typów rozwiązań i stwierdził, że najwięcej potrzeb
realizuje Comarch ERP Optima. Były to przede wszystkim:
2
 Moduł Biura Rachunkowego, umożliwiający działania seryjne na bazach – przy tej ilości
obsługiwanych podatników to absolutna konieczność,
 fakt, że Comarch ERP Optima jest systemem zintegrowanym – te same dane są dostępne z
różnych modułów,
 ujednolicenie pulpitów operatorów w całej Kancelarii – istotne w przypadku zastępstw i absencji,
 elektroniczne przesyłanie deklaracji podatkowych,
 możliwość exportu na zewnątrz systemu wszystkich, wyświetlanych przezeń danych,
 obecność filtrów, umożliwiających elastyczne kształtowanie zestawień i raportów,
 generowanie własnych raportów, publikowanie dowolnego dokumentu w formacie .pdf,
 przesyłanie dokumentów bądź raportów mailem z poziomu programu,
 możliwość rozróżnienia amortyzacji bilansowej i kosztowej w module Środki Trwałe dla każdego
typu księgowości,
 możliwość zasymulowania bardzo różnych konkretnych sytuacji biznesowych, księgowych i
podatkowych,
 możliwość precyzyjnego określenia uprawnień pracowników do określonych modułów i formatek
programu,
W świetle tych oczekiwań, przedstawiona Kancelarii przez SOCO oferta na Comarch ERP Optimę
spotkała się z bardzo pozytywną reakcją, tym bardziej, że w zapowiedziach były konkretne rozwiązania,
związane ze zmianami w podatku VAT na 2013 rok.
Do wymiany oprogramowania i pracy na nim przygotowywaliśmy się wspólnie z personelem Kancelarii
od jesieni 2012 roku - została przygotowana oferta migracyjna, dotycząca zarówno zakupu określonej
liczby modułów oprogramowania i przeniesienia danych z Comarch ERP Klasyka oraz określonych działań
szkoleniowych i wdrożeniowych.
Część personelu Kancelarii uczestniczyła wcześniej w otwartych szkoleniach, organizowanych w latach
2009-2011 przez SOCO, dlatego działania wdrożeniowe praktycznie koncentrowały się na uzupełnieniu
wiedzy o nowościach wprowadzonych w interfejsie Comarch ERP Optima 2012/2013 oraz
przedstawieniu nowych funkcjonalności systemu (wcześniejsze szkolenia otwarte, ze względu na cykl
przygotowawczy i opracowaną dokumentację, były zorganizowane dla Optimy w wersji 17 ).
Z uwagi na specjalizację wdrożeniowców SOCO, działania szkoleniowo-wdrożeniowe zostały
zrealizowane w trzech grupach/modułach tematycznych:
 Księga Podatkowa – 4 godzin
 Księga Handlowa – 8 godzin
 Środki Trwałe – 2 godziny
Przy każdym module przekazywano też niezbędne informacje o powiązanych modułach Optimy.
W każdym z modułów szkolenie poglądowe (wykład z pomocą rzutnika, przykłady konkretnych
przypadków księgowych) stanowiło ok. 50 % czasu, resztę – praca operatorów na własnych
stanowiskach i własnej bazie danych, najpierw przykładowych, a później – także rzeczywistych,
zaistniałych w wyniku wstępnej migracji. Z uwagi na możliwy z poziomu Comarch ERP Optimy pełen
zakres migracji w przypadku KP, działania SOCO sprowadzało się do nadzorowania i ewentualnego
wsparcia (na wyraźne życzenie właściciela Kancelarii). Wdrożenie obejmowało także wskazanie
pozytywnych wyróżników Optimy w stosunku do Klasyki. Działania te odbywały się w grudniu 2012 roku.
W połowie stycznia 2013 roku (a więc najwcześniej, jak tylko można było, z powodu konieczności
zamknięcia zapisów poprzedniego roku) dokonano ostatecznej migracji danych z Klasyki. W tym czasie
3
personel Kancelarii był już przygotowany do pracy na Optimie, co umożliwiało rozpoczęcie księgowania
dokumentów od początku roku.
Aktualnie do SOCO docierają z Kancelarii jedynie doraźne zgłoszenia o charakterze zdecydowanie
serwisowym, nie zaś wdrożeniowym.
Korzyści
W trakcie pięciu zakończonych miesięcy podatkowych dało się zaobserwować następujące, mierzalne
korzyści:
 Spadek średniego czasu obsługi podatnika o ok. 20 %,
 Spadek czasu przeznaczonego na działania „okołodeklaracyjne” – przeliczenie, wysyłka i wydruk
deklaracji VAT7 – z ok. 10 min. do ok. 6 min/podatnika
 Ilość pomyłek, popełnionych podczas wprowadzania dokumentów z 5% do 3%
Uzyskano także spodziewany efekt możliwości zasymulowania bardzo wielu różnych sytuacji księgowych
i podatkowych.
Uzyskano też uporządkowanie pulpitów poszczególnych stanowisk, co, w połączeniu z określonymi
nastawami na poziomie interfejsu operatora dało znaczną unifikację stanowisk i ułatwiło ewentualne
zastępowanie nieobecnych pracowników. Określono także i ujednolicono politykę kształtowania
słowników u wszystkich podatników, co także ułatwiło personelowi ewentualną pracę z „nie swoim”
podatnikiem (w przypadkach absencji chorobowych).
„Obecnie dysponujemy uniwersalnym systemem zintegrowanym,
który jest zarazem systemem otwartym. Dzięki właściwościom
systemu Comarch ERP Optima jesteśmy w stanie uzyskać z niej
prawie każdą informację - bezpośrednio, zaś pośrednio - zawsze i
każdą. Duże wsparcie uzyskaliśmy, jak zwykle, od naszego
sprawdzonego dostawcy – firmy SOCO Szyma i Wspólnicy. To
bardzo kompetentny i doświadczony Partner Comarch”
– Jerzy Dworakowski, doradca podatkowy, właściciel Kancelarii
Wdrożone moduły Comarch ERP Optima:
KH, KP, KBP, FA, ST, BR
Dane klienta:
Firma wdrażająca:
Kancelaria Podatkowa
Jerzy Dworakowski Doradca Podatkowy
93-535 Łódź, ul Zaolziańska 52 a
42 250 55 72
www.dworakowski.pl
SOCO Szyma i Wspólnicy Sp. J.
90-249 Łódź ul. S. Jaracza 45
42 630 31 56
www.soco.com.pl
4